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La crise sanitaire transforme les DRH
Depuis la mi-mars 2020, la fonction RH est en première ligne pour gérer les impacts de la crise sanitaire sur l’organisation de l’entreprise. Mais pas seulement, elle a dû aussi adapter son fonctionnement aux circonstances et faire face à une avalanche de réglementations. Si son image auprès des collaborateurs en sort grandie, individuellement, la fonction RH est épuisée et fatiguée.
Le rôle central des DRH dans l’entreprise renforcé, mais…
En un an, la vision des collaborateurs et de la direction générale a singulièrement évolué. Pour preuve, la synthèse faite par Lyon-Entreprises1 du baromètre RH 2021 en région Auvergne-Rhône-Alpes : 79% des RH interrogés disent être davantage sollicités par la direction et 77% par les salariés. D’ailleurs, 92% d’entre eux estiment que le niveau de sollicitation sera équivalent, voire plus important, en 2021. D’ailleurs, les priorités quotidiennes restent d’ordre administratif avec la gestion de l’activité partielle, des congés payés, des arrêts de travail ou encore des licenciements. Ce qui demande de continuer à suivre les évolutions réglementaires, trop peut-être, et de rester vigilant sur l’application du protocole sanitaire.
Résultat ? L’épuisement guette. « Les risques du métier de DRH se sont accrus avec le Covid-19 » titre Le Monde2. Depuis la pandémie de Covid-19, « on est en mode d’ajustement permanent, ce qui est très stressant pour tout le monde, témoigne ainsi Marc-Henri Bernard, le DRH Group de Rémy Cointreau. On a beaucoup d’humilité à essayer d’apporter des solutions, sans jamais être sûr du résultat ». Et le professeur Gaillard de préciser aussi que « les DRH sont à la fois sujets aux risques psychosociaux (RPS) et porteurs de la responsabilité des RPS pour toute l’entreprise. »
Ce mal-être vient amplifier les insatisfactions dans l’exercice du métier RH. Par exemple : le recrutement des talents. « 80 % des professionnels que nous avons sondés estiment que leur direction est impliquée, voire très impliquée, dans la gestion des talents. Mais le manque de moyens financiers, humains et matériels reste le premier frein à son développement », illustre l’Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines (ANDRH), dans les colonnes du quotidien Les Échos3. Ainsi, pour Muriel Jasor, auteure de l’article, après celles du reengineering, du digital et de l’agile, les managers vont devoir prendre de front une quatrième vague de transformation. Il s’agit du travail hybride, mouvement accéléré par la pandémie, la technologie et des considérations sociétales et environnementales.
Le digital au cœur d’une organisation du travail hybride
Une tendance que confirme Courrier-Cadres4 avec son article titré : « Management post-crise : vers une hybridation du travail ». Distanciel et présentiel sont désormais amenés à cohabiter dans une organisation du travail hybride qui trouve progressivement ses marques. Cette tendance ne vaut pas que pour 2021, elle devrait aller bien au-delà. Le journal rapporte ainsi l’expérience d’Arkéa Banque Entreprises et Institutionnels en matière de transformation des pratiques dans l’accueil des recrues. Anne Le Clair, sa directrice des Ressources Humaines explique : « Nous avons transposé en partie l’onboarding du présentiel au distanciel. Nous sommes en train de mettre en place un parcours type, écrit et structuré, comme une check-list co-construite avec le manager, pour éviter les oublis et gagner du temps. »
Comment gagner du temps et de l’efficacité ? Ce qui paraît être une quête sans fin peut voir dans la transformation numérique de la fonction RH, la meilleure réponse. En tout cas, elle offre un potentiel de marge de manœuvre. Et les DRH en sont conscientes : la dématérialisation des tâches et la robotisation sont perçues comme des leviers importants (selon 53% des DRH), relève Le Monde informatique5 qui analyse les résultats du 6e baromètre des DRH réalisé par le cabinet de conseil Willis Towers Watson. Et les champs d’application paraissent vastes. Pour les RH interrogés, trois chantiers de modernisation retiennent leur attention s’ils veulent accompagner les salariés dans le développement de leur performance : le recrutement (86%), la formation (82%) et l’évaluation (78%).
Investir dans le capital humain
Se soucier de ses collaborateurs, de leur montée en compétences, de leur bien-être dans l’entreprise installe un cercle vertueux. « Les politiques de bien-être des salariés se diffusent dans les entreprises par effet mimétique » a vérifié Fabrice Rousselot dans un article publié sur le site The Conservation6. Il remarque : pour conserver leur main-d’œuvre qualifiée, les entreprises doivent investir dans leur capital humain, au moins, si leurs pairs et concurrents du secteur le font ; sinon, elles craignent de perdre cet atout.
Fort d’un large panel de données américaines avec 11 451 observations par année et entreprise sur deux décennies (1996–2017), l’étude sur laquelle il appuie son propos montre qu’il n’est pas vain pour une entreprise de copier ses consœurs proches, en matière de politique de Ressources Humaines. Selon lui, les analyses montrent que ce comportement mimétique est au contraire créateur de valeur. Mais le vrai avantage ne serait-il pas d’adopter un comportement de leaders pour en tirer un avantage concurrentiel ? C’est impactant en termes de marque employeur, de sentiment d’appartenance et d’attractivité pour les futurs talents recrutés.
Sources
- Baromètre 2021 des RH – Éditions Tissot & Payfit
- Rencontres RH : les risques du métier de DRH se sont accrus avec le Covid-19 – Le Monde
- Un an de Covid : premier bilan de managers en plein questionnement – Les Échos
- Management post-crise : vers une hybridation du travail – Courrier Cadres
- Avec la crise, la fonction RH accélère sur le numérique – Le Monde Informatique
- Les politiques de bien-être des salariés se diffusent dans les entreprises par effet mimétique – The Conversation
La multiplicité des outils RH : opportunité ou fléau ?
Face à la multitude des missions relatives à la fonction RH et des données de plus en plus pléthoriques, les SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines) s’apparentent à des alliés de premier choix. Permettant l’automatisation de certaines tâches liées à la gestion administrative des salariés, tout en assurant la gestion de leurs carrières, les SIRH sont devenus des outils indispensables pour gagner en temps et en performance.
MARKESS by exægis1 estime que le marché français des solutions RH devrait poursuivre sa croissance au rythme annuel moyen de +7,2% pour dépasser les 3,4 milliards d’euros en 2021. La multiplication des outils est-elle une opportunité ou un fléau ? Quelles solutions existent pour répondre aux enjeux de performance des services RH ? Nous vous en disons plus dans cet article !
Des solutions RH comme s’il en pleuvait !
Qui est concerné ? Tout le monde et en particulier les sociétés multi-sites implantées sur plusieurs sites qui sont exposées à une multiplication et une grande hétérogénéité de leurs outils, tout comme les grandes entreprises, au fil des intégrations et des rachats successifs. Les services Ressources Humaines sont confrontés à de nombreuses problématiques et enjeux dans leur quotidien. La crise sanitaire propulse en top priorité 4 sujets, selon Deloitte2 :
• Repenser le bien-être au travail
• Libérer le potentiel des collaborateurs
• Miser sur le collectif
• Adopter une stratégie de gestion des talents.
À chaque problématique RH sa solution !
Étant donné la nature multiple de leur fonction, les directeurs RH ont de nombreux défis à relever. Aujourd’hui, il existe des solutions pour faciliter leur quotidien et répondre à leurs besoins concernant la gestion de la paie, des plannings, des absences, de la formation, du recrutement… la liste est longue !
Depuis quelques années, le rôle du responsable SIRH devient essentiel, à la fois sur des fonctions stratégiques mais aussi opérationnelles. Le principal objectif reste l’optimisation des processus RH.
La croissance du marché des logiciels RH de ces dernières années s’explique aussi par un recours plus fréquent aux solutions spécialisées. Beaucoup d’entreprises choisissent d’ajouter des briques logicielles pour répondre à des besoins plus spécifiques comme le recrutement ou la paie, à la place d’un logiciel SIRH complet, basé sur une licence onéreuse.
Des effets de bord
Avec une multiplicité des fournisseurs, les flux de données sont de plus en plus importants et difficiles à gérer, organiser, sécuriser, fiabiliser et valoriser.
La gestion des documents d’entrée et de sortie soulève régulièrement la problématique de double saisie entre chaque outil. Si nous prenons l’exemple d’une société spécialisée dans l’intérim, la gestion des contrats courts impose en plus une réactivité forte. Les délais peuvent être très serrés. L’embauche est effective parfois en moins d’une journée. Alors que faire lorsque vous avez 1 000 contrats de travail par semaine à faire signer ? Et 50 000 bulletins de paie par mois à envoyer ?
Plus la volumétrie est importante, plus la communication entre les outils a du sens, afin d’éviter la double saisie, le risque d’erreur et la recherche d’informations RH parfois difficilement accessibles.
L’importance de la digitalisation RH
Pour répondre aux enjeux et aux problématiques des RH dans l’entreprise, le digital se place désormais au cœur des réflexions. Selon le Baromètre 2020 “Les RH au quotidien” des Éditions Tissot3, 86% des RH interrogés mettent en avant le gain de temps et d’efficacité apportés par les outils digitaux. 63% parlent de la simplification du travail et 63% encore de la diminution de l’utilisation du papier.
De nombreuses opportunités sont identifiées
Selon la dernière étude Digital & RH, en partenariat avec l’Usine Digitale et Sopra HR4, le digital RH représente une opportunité pour :
• Améliorer la performance de la fonction RH
• Analyser les données RH de manière pointue
• Gagner en fiabilité
• Développer la transmission d’informations RH
• Innover avec de nouvelles pratiques RH
• Se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée
Il ne faut pas oublier que les services RH sont soumis à de nombreuses contraintes réglementaires et que les évolutions sont très régulières, notamment dans la paie. La digitalisation sur l’organisation de la paie et du déclaratif, ainsi que la gouvernance de la sécurité des données personnelles deviennent alors des facilitateurs du quotidien des RH.
Au service de la data RH
Les services RH disposent d’un grand nombre d’informations sur les salariés. La gestion de la donnée est un enjeu majeur. Digitaliser permet donc de collecter les informations et de stocker des données qui servent à appuyer des constats et des tendances via l’analyse de ces données.
Au départ, les données étaient utilisées dans un reporting descriptif. Son traitement servait à gagner du temps et à optimiser les coûts. Aujourd’hui, la tendance ‘analytique RH’ prend de l’ampleur, en vue de mobiliser les données pour mieux comprendre un phénomène, dans une optique d’amélioration de la prise de décision. Les données ainsi collectées dans les SIRH contribuent aux efforts de prédiction des enjeux stratégiques des organisations. Des modèles statistiques permettent ensuite de décrire la situation présente et de répondre aux questions sur les causes et conséquences de certains événements. Par exemple, étudier les écarts de salaire et les expliquer par des différences liées à l’âge, le diplôme ou encore l’expérience.
Les entreprises parviennent également à identifier les attentes des managers et les besoins spécifiques des salariés. L’approche ‘Data Centric’ est un véritable levier de croissance et de performance pour les RH. « Afin de suivre cette approche Data Centric, il est nécessaire de travailler sur la gestion des données RH. Quel outil détient la donnée fiable ? Quels sont les droits de chacun sur la donnée ? Ces premières questions posent les bases d’une gouvernance partagée avec l’ensemble de la fonction RH. Viennent ensuite les questions techniques. Comment centraliser les données ? Comment apporter l’information au bon interlocuteur ? La donnée doit être vue comme l’objet d’une chaîne logistique au service à la fois de l’efficience et de l’excellence », nous précise Arnaud Coulon, consultant en transformation digitale RH chez Sopra Steria Next.
Oui à l’interconnectivité et aux architectures ouvertes
Disons-le sans ambages, la multiplication des logiciels est une épine dans le pied des services RH. Les architectures ouvertes et l’interconnectivité sont l’avenir des outils RH pour répondre aux enjeux de la digitalisation de la fonction. C’est la seule manière de faire bénéficier à l’entreprise, aux Directions des Ressources Humaines et aux collaborateurs d’un système RH unifié et facile à utiliser.
Un héritage applicatif fort
Pour bon nombre de sociétés françaises, les outils et les Systèmes d’Informations (SI) ne sont pas adaptés, ce qui constitue le principal frein dans le déploiement de solutions. Ce constat est encore plus vrai dans les très grandes entreprises, partagées entre innovation et tradition. Il est fréquent d’entendre parler de “legacy”. En quelques mots, il s’agit de systèmes informatiques, de solutions métiers et logiciels mis en place depuis longtemps répondant aux exigences de l’époque, souvent obsolètes aujourd’hui.
Pour répondre aux besoins des directions RH d’avancer sur une couverture fonctionnelle plus aboutie, les éditeurs proposent de plus en plus des solutions sur-mesures et des interfaces évolutives et modulaires pour moderniser le patrimoine applicatif. En toile de fond, l’interopérabilité et la performance opérationnelle sont des priorités.
L’intégration des données entre applicatifs devient un véritable casse-tête. En effet, l’hétérogénéité des applicatifs ne simplifie pas la tâche ! La complexité des SI des entreprises a pour conséquence le développement d’architectures d’intégration adaptées. La fluidification des échanges doit aller de pair avec un niveau de sécurité élevé. Des solutions techniques existent grâce à l’interfaçage avec des WebServices, des API ou encore des connecteurs.
Des bénéfices concrets pour les RH et les salariés
La centralisation des données au sein d’un seul et même outil et l’interconnectivité des logiciels métiers contribue à un gain de temps considérable avec l’automatisation des tâches les plus chronophages (dépôt des bulletins de paie, signature des contrats, gestion des entrées et sorties avec tous les documents nécessaires : soldes de tout compte, attestation pôle emploi, certificat de travail…). “Avec des techniques comme le SFTP et les webservices, l’entreprise SAMSIC distribue aujourd’hui, 50 000 bulletins de paie chaque mois de manière simple et rapide !” nous précise Chloé Etheve, Customer Success Manager chez Primobox.
Un seul outil connu et maîtrisé est un confort pour les RH. Il n’est plus nécessaire de multiplier les identifiants et mots de passe de connexion. Les RH peuvent compter sur la fiabilité du flux et se libérer du stress lié aux risques d’erreurs. Les salariés, quant à eux, gagnent en autonomie et gèrent leur espace personnel et leurs propres informations : contrats de travail, fiches de paie, évaluation… Ils deviennent acteurs d’une partie du travail des RH grâce à la dématérialisation.
Allez plus loin en découvrant les témoignages de nos clients qui ont fait le choix de l’interconnectivité entre la solution de dématérialisation des documents RH, DEMAT RH et leurs outils : Optimark, La Vie Active, Groupe Omnium…
Sources
(1) Étude Markess – « Le digital RH en Franche, un marché dynamique”
http://blog.markess.com/2020/01/le-digital-rh-en-france-un-marche-dynamique/
(2) Deloitte – Les tendances RH 2021
https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/talents-et-ressources-humaines/articles/tendances-rh-2021.html
(3) Baromètre 2020 “Les RH au quotidien” – Éditions Tissot
https://www.editions-tissot.fr/page_contenu/barometre-2020-les-rh-au-quotidien/
(4) Étude Digital & RH, en partenariat avec l’Usine Digitale et Sopra HR
https://www.soprahr.com/fr/actualites/actualite/r%C3%A9sultats-de-l-etude-digital-rh-2020-par-sopra-hr-et-l%27usine-digitale
"La digitalisation est un levier nécessaire pour les collaborateurs"
L’expérience collaborateur s’installe comme un sujet central des politiques RH en s’appuyant sur la transformation digitale des organisations et de la fonction RH. Séverine Loureiro, conférencière et auteure sur le sujet, a répondu aux questions de Primobox. Elle nous donne sa vision sur l’enjeu culturel et d’avenir qui se joue ici pour l’entreprise.
Quels sont les apports de la dématérialisation et la digitalisation à l’expérience collaborateur ?
Vouloir dématérialiser ou digitaliser un processus, c’est rechercher à fluidifier, simplifier et alléger les interactions entre l’entreprise et le collaborateur. L’entreprise doit s’assurer que ses salariés sont suffisamment accompagnés pour s’approprier et prendre en main le nouvel outil. D’ailleurs, aujourd’hui, c’est rare de ne pas le faire quand un nouvel outil est mis en place. Pour moi, c’est un prérequis. Sans cela, il ne peut pas y avoir d’apports positifs car si le collaborateur ne sait pas utiliser l’outil, il sera source d’irritants.
L’effet positif de la digitalisation des process tient à l’industrialisation de la modélisation du cas le plus fluide possible. Pour y parvenir, l’entreprise a besoin de prendre en compte, en amont, les attentes des collaborateurs pour retenir le ou les cas qui conviennent le mieux. Dès lors, elle se donne toutes les chances de réussir la simplification des interactions avec le collaborateur.
Autrement dit, la digitalisation des process est un levier nécessaire d’amélioration de l’expérience collaborateur mais ce n’est pas le seul. Il y a aussi le sens donné aux collaborateurs dans leur métier, le développement de processus qui ne nuisent pas à son épanouissement, l’amélioration de son employabilité, de son bien-être au quotidien, sa fierté pour l’entreprise, ses relations avec son manager… Tout cela a du poids dans l’expérience collaborateur. On peut être à la pointe des processus digitaux, mais si tous ces autres aspects ne sont pas traités, l’expérience collaborateur n’en sera pas meilleure.
Depuis le début de la pandémie, le télétravail a été mis en place partout où l’activité le permet. Est-il possible de maintenir une bonne expérience collaborateur en 100% distanciel ?
Pour maintenir une bonne expérience collaborateur en distanciel, il faut avoir défini un cadre qui est approprié à chacun. L’entreprise peut définir un cadre général et global tel que le rythme de télétravail et les outils pour faciliter la collaboration. Ensuite, je pense qu’il faut redescendre à l’unité de travail, l’équipe, pour adapter les règles à appliquer.
Que cela soit en distanciel ou en présentiel, ce sont les managers qui ont la main pour assurer cette bonne expérience collaborateur. Ils sont de vrais leviers sur ce sujet, et peut-être plus encore en distanciel. Pour moi, leur rôle consiste à veiller à ce que chaque personne sous leur responsabilité dispose d’une organisation qui lui convienne. Dit autrement, ils doivent être capables d’adapter les règles communes à chacun des collaborateurs. Par exemple, certains auront besoin de points quotidiens, car ils attendent un lien plus constant avec leur manager. À l’inverse, parce qu’ils sont plus autonomes et habitués au télétravail, d’autres voudront des points plus espacés. Bien sûr, tout cela doit être réajusté selon la situation.
Enfin, il y a le rendez-vous ritualisé avec l’équipe. Objectif : conserver une cohésion d’équipe, au-delà de la relation one-to-one avec le manager. Là encore, la bonne pratique est d’interroger l’équipe pour récolter les avis sur la fréquence des échanges en collectif. Sans quoi, une perception de surveillance peut naître plutôt qu’une volonté de réunir et de développer le lien entre collaborateurs. Le meilleur outil du manager, ce sont ses oreilles, ses discussions avec les collaborateurs pour détecter des signaux faibles. Tous les outils de suivi (nombre de mails envoyés, comment se connecte le collaborateur, combien de temps reste-t-il connecté/déconnecté…) reviennent à mettre un agent de sécurité derrière chaque collaborateur dans l’open space. Pour moi, c’est une aliénation. Soit on fait confiance à ses collaborateurs, soit on se remet en cause face à ce manque de confiance, car le problème peut venir de soi-même.
Aujourd‘hui, presque tout le monde possède un smartphone. Pensez-vous que la dématérialisation et la digitalisation puissent aussi servir l’expérience collaborateur des cols bleus, et comment ?
L’expérience collaborateur est une affaire de ressenti, de perception et d’émotions. En la matière, il n’y a ni de col bleu, ni de col blanc, mais des collaborateurs qui vivent dans un collectif de travail. Pour tous, l’entreprise doit s’intéresser à ce qu’ils vivent au quotidien.
Si les processus sont dématérialisés, pour par exemple faciliter la communication avec les RH, l’organisation doit prendre en compte le niveau d’équipement matériel des collaborateurs notamment des cols bleus ou plus globalement des salariés non équipés d’un smartphone d’entreprise.
S’ils en ont un, à titre personnel et non professionnel, les DRH doivent s’assurer que cela n’est pas perçu comme intrusif de leur demander de l’utiliser pour accéder à des ressources pros (par exemple plateforme de communication de documents administratifs avec la RH). Certains refuseront, d’autres accepteront au regard du bénéfice positif qu’ils en retirent. En fait, peu importe, le point principal est qu’ils puissent avoir le choix du support à utiliser.
L’entreprise peut par exemple décider de mettre en place des bornes en accès libre au sein des ses locaux, tout en proposant une application smartphone. L’autre solution est d’équiper tous les salariés de smartphone professionnel. Tout dépend des moyens que l’on donne à ses objectifs. Dans tous les cas, les DRH doivent se demander quel processus est dématérialisable pour tout le monde et lesquels ne le sont pas, afin de prévoir les cas d’usage qui existent, puis étudier la façon d’y répondre.
L‘expérience collaborateur est-elle un concept qui peut « passer de mode », comme cela a été le cas un temps avec la marque employeur, ou est-il au contraire appelé à s’enraciner dans les stratégies RH ?
L’expérience collaborateur ne va pas passer de mode, car ce n’est pas un concept RH, sauf à considérer que les émotions et les perceptions le sont ! C’est un état de fait qui existe depuis toujours, dès lors que des collaborateurs sont mis ensemble dans une organisation et qu’on leur demande de faire quelque chose ou qu’on interagit avec eux. Mécaniquement, cela génère des émotions et des perceptions. De sorte que même si l’entreprise ne s’en occupe pas ou ne souhaite pas s’y intéresser, ces perceptions existent. Il me semble qu’il est donc plus pertinent pour son action RH de traiter l’expérience collaborateur que de l’ignorer.
Pour moi, la vraie question qui se pose aujourd’hui, est de savoir si les RH prennent la mesure de l’importance du sujet sur l’attractivité, la capacité à fidéliser, la capacité à mobiliser de l’entreprise. Selon moi ce sujet identifié comme un sujet à part entière aujourd’hui ne le sera plus dans l’avenir, car il sera totalement intégré dans les politiques RH, il aura infusé tous les pans des relations entre l’entreprise et les collaborateurs.
Conférencière et auteure sur les sujets de l’Expérience Collaborateur, de la Marque Employeur et de la transformation des RH, Séverine Loureiro est la fondatrice du site dédié « Points de Contact » sur lequel elle publie et tient une veille pointue sur ces thématiques. Son expertise prend appui sur ses 15 années en développement RH en entreprise et sur son expérience en conseil Expérience Collaborateur au sein de l’agence qu’elle a créée du même nom. Elle partage régulièrement sa vision lors de prises de paroles en entreprises ou lors d’événements RH, et la partage dans son podcast Stay Tuned qui a vu le jour en 2018. Séverine est notamment co-auteure du livre : « Boostez l’Expérience Collaborateur » paru aux éditions Eyrolles.
Comment dématérialiser ses fiches de paie ?
Depuis plusieurs années, l’État français se modernise et encourage les entreprises à dématérialiser un nombre croissant de documents, permettant d’allier simplicité, efficacité et rapidité. Parmi eux, le bulletin de salaire dont la version dématérialisée a la même valeur probante que la version originale depuis 2009 et qui ne requiert plus l’accord des collaborateurs pour être mis en place depuis 2017. Pour autant, les entreprises françaises sont loin de l’avoir généralisé, souvent par méconnaissance du contexte légal et de ce qu’elles ont concrètement à y gagner. C’est pourquoi nous répondons dans cet article aux 4 grandes questions que vous vous posez sûrement sur la fiche de paie électronique.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?
La fiche de paie dématérialisée est l’équivalent électronique d’une fiche de paie papier. À ce titre, elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la version papier : nom de l’employeur et du salarié, rémunération et nombre d’heures travaillées, cotisations sociales, etc. Rien ne change de ce côté là !
La remise aux collaborateurs ne s’effectue plus par voie postale ou remise en main propre mais par voie électronique, dans un espace sécurisé et propre à chaque salarié.
Pourquoi dématérialiser ses fiches de paie ?
En optant pour le bulletin de paie électronique, vous êtes sûr.e.s de gagner sur plusieurs plans.
- Améliorez votre productivité et réduisez vos frais :
Grâce à la dématérialisation, terminées les tâches d’impression, de mise sous pli et d’envoi ! Les coûts qui leur sont liés (papier, affranchissement) disparaissent par la même occasion, allégeant votre budget. Plus de temps est alloué aux missions liées au cœur de métier des RH, plus stratégiques et importantes pour le bon fonctionnement de l’entreprise (recrutement, gestion de la paie, etc.). - Choisissez la conformité et la sécurité :
La loi encadre la dématérialisation des bulletins de salaire (voir paragraphe suivant). Un bulletin en pièce jointe d’un email, par exemple, ne constitue pas un moyen d’envoi légalement valable en France. En choisissant une solution de dématérialisation délivrée par un Prestataire de Service de Confiance (PSCo), vous transmettez vos fiches de paie en toute sécurité et de façon totalement conforme. De plus, chaque bulletin est signé électroniquement, le protégeant d’éventuelles falsifications. - Développez l’expérience collaborateur et votre marque employeur :
La dématérialisation vous permet d’offrir une meilleure expérience RH à vos collaborateurs. Fluide, sécurisé, disponible 24/24h et 7/7j sur ordinateur ou smartphone, de nombreuses options de partage de documents… Le niveau de service rendu aux salariés est élevé. Ceux-ci vous seront reconnaissants de mettre en place des outils performants et utiles au quotidien ! D’un point de vue Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE), c’est également un atout.
Avec Primobox l’espace personnel sécurisé appartient à vie au collaborateur, sans frais supplémentaires pour ce dernier ni pour l’entreprise. C’est l’assurance d’avoir toujours accès à ses bulletins de salaire dématérialisés !
Pour en savoir plus sur les synergies entre dématérialisation et expérience collaborateurs, téléchargez notre livre blanc consacré à ce sujet.
Que dit la loi sur la dématérialisation du bulletin de paie ?
La “Loi Travail” (n°2016-1088) du 8 août 2016 a accéléré la mise en place de la dématérialisation au sein des services RH.
Le décret n°2016-1762, venu préciser les modalités d’application de la loi Travail sur le plan des bulletins de paie électroniques, montre la volonté de l’Etat de voir progresser la dématérialisation puisque le bulletin de paie électronique est depuis devenu la norme, et non plus l’exception.
Grâce à ces textes, la législation française en matière de dématérialisation des documents RH est devenue plus souple, permettant aux entreprises de l’intégrer plus facilement à leur processus RH global.
Les textes n’imposent en effet que certaines règles basiques à respecter :
- Devoir d’information : les collaborateurs doivent être informés au minimum 1 mois avant le passage du bulletin de paie papier au bulletin de paie électronique, incluant toutes les informations nécessaires à leur bonne compréhension : mode de délivrance du bulletin de paie, moyens d’accès à l’espace de stockage, etc.
- Droit d’opposition : le délai d’un mois permet aux salariés de refuser ce changement et de rester sous la format papier s’ils le souhaitent. L’employeur doit alors continuer à lui remettre son bulletin de papier en format papier, car c’est un droit du salarié.
- Format lisible et archivage long terme : le bulletin de paie électronique doit être émis dans un format pérenne et lisible, signé électroniquement par l’employeur pour en garantir l’intégrité et conservé pendant 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Ces délais permettent au salarié de faire valoir ses droits à la retraite si nécessaire, lui permettant ainsi de récupérer d’éventuels bulletins égarés pendant sa vie professionnelle.
Concrètement, comment transmettre des fiches de paie électroniques à ses salariés ?
Dématérialiser ses bulletins de salaire, c’est simple avec notre solution DEMAT RH !
C’est simple non ?
Grâce à une solution comme DEMAT RH®, vous améliorez la satisfaction de vos collaborateurs et la productivité du service RH tout en supprimant des tâches fastidieuses et répétitives. Vous hésitez à amorcer le virage numérique dans votre entreprise ? Appuyez-vous sur notre expertise et confiez-nous votre projet de dématérialisation. Nous vous accompagnons de A à Z, et même au-delà.
Traiteur de Paris accélère sa transformation numérique
Créé en 1996, Traiteur de Paris est spécialiste de la pâtisserie surgelée premium pour les professionnels du Food Service en France et à l’international. Mignardises, desserts individuels ou aides culinaires : 400 collaborateurs élaborent ces recettes dans deux ateliers de production en Bretagne et en Normandie. La direction et les fonctions supports sont rassemblées sur un troisième site basé à Rennes. L’entreprise rencontre un pic de saisonnalité sur la fin d’année (de septembre à décembre), entraînant le recrutement de nouveaux collaborateurs en contrats à durée déterminée. Ces contrats peuvent représenter jusqu’à 20% des effectifs.
Une organisation chronophage
Initialement deux gestionnaires de paie, mobilisées une demi-journée chaque mois, s’occupaient de l’impression et la mise sous pli des fiches de paie. L’équipe RH souhaitant réaliser un seul envoi postal avec le bulletin de paie et les tickets restaurant des salariés en bénéficiant, l’envoi était parfois reculé de quelques jours pour pouvoir rassembler les différents éléments.
Ensuite les enveloppes étaient transmises aux sites de production via une navette interne. Informelle, cette dernière était souvent réalisée par un collaborateur ou un membre de la direction lors d’une visite sur site, où la remise était effectuée en main propre. En cas d’absence, le courrier revenait au siège quelques jours plus tard où il était alors envoyé en recommandé au domicile du salarié.
Cette organisation n’était pas satisfaisante pour 3 raisons. Aurore Grill, Responsable Paie et Administration du Personnel nous explique. « Le délai entre la mise sous pli et la remise était trop long. La navette repoussait la distribution de 2 à 3 jours. Le renvoi au siège des bulletins des salariés absents pouvait prendre 1 semaine de plus, et la livraison du recommandé encore 2 jours. Ensuite, la sécurité n’était pas optimale. La transmission d’un site à l’autre, réalisée par un collaborateur, n’assure pas la confidentialité requise pour des données personnelles. Enfin, les coûts d’affranchissement des courriers recommandés auraient pu être affectés à d’autres postes de dépense. »
Une démarche qui s’inscrit dans une stratégie de digitalisation globale
La distribution des fiches de paie peut être améliorée, les Ressources Humaines en sont convaincues. C’est aussi l’avis de la direction de Traiteur de Paris, qui lance en 2018 un programme global de modernisation des outils en place. « La direction nous a fait part de sa volonté de digitaliser au maximum tous les services de l’entreprise, Ressources Humaines inclues » se souvient Aurore Grill. Côté RH, cela se traduit par un changement de logiciel de gestion des temps, un nouveau SIRH mais aussi par la mise en place d’une solution de dématérialisation des bulletins de paie.
Primobox sera choisi pour sa qualité de service et le suivi du dossier, tant par l’équipe commerciale que le service client. La solution DEMAT RH s’est quant à elle distinguée par sa simplicité d’utilisation, confirmée par Aurore Grill : « Le processus est logique, la plateforme est intuitive. C’est très simple à utiliser. »
Un accueil positif pour un projet réussi
Grâce à DEMAT RH, l’envoi des bulletins de paie ne bloque plus les gestionnaires de paie au-delà de quelques minutes par mois. « C’était une tâche sans valeur ajoutée. Désormais nous consacrons ce temps retrouvé à l’élaboration de la paie et au traitement des variables comme les absences par exemple » nous rapporte Aurore Grill. Elle ajoute : « DEMAT RH nous apporte un confort de travail et permet de réduire le risque d’erreur. » D’un point de vue purement financier, la suppression des courriers recommandés était aussi bienvenue.
Si les RH sont convaincus, les collaborateurs le sont aussi. « Nous avons été agréablement surpris par un taux de dématérialisation élevé » se félicite Aurore Grill. « Les collaborateurs sont ravis d’avoir leur bulletin dès le 5 du mois avec leur salaire. Ils sont autonomes pour utiliser leurs fiches de paie comme ils le souhaitent. ». Elle ajoute : « C’est un changement simple, qui va dans le sens du temps. ». La direction aussi est satisfaite de ce projet, qui s’inscrit totalement dans sa stratégie de digitalisation globale de l’entreprise.
Une solution à toute épreuve
En 2020, Traiteur de Paris a traversé la crise sanitaire comme toute la France. Les fonctions supports ont été placées en télétravail, dont les Ressources Humaines. La dématérialisation a pris un sens particulier à cette occasion, permettant aux collaborateurs de continuer à recevoir leurs bulletins de paie en temps et en heure. Aurore Grill se souvient : « La dématérialisation est arrivée au bon moment. Honnêtement sans DEMAT RH je ne sais pas comment nous aurions fait pendant les confinements. C’était un poids en moins à gérer pour notre équipe. Je suis contente que DEMAT RH ait été mis en place ! »
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Dématérialisation RH : 2 leçons à tirer de la crise sanitaire
Même si nous n’en avons pas complètement fini avec la pandémie, la sortie de la crise sanitaire se profile et, avec elle, l’entrée dans un « monde d’après Covid » différent. Car la transformation digitale n’a pas seulement aidé les entreprises à poursuivre leur activité, notamment en permettant le télétravail : elle s’est aussi accélérée, révélant de nouveaux enjeux et priorités. Voici deux enseignements que nous a apportés cette période sur la dématérialisation, élément de réussite clé de la transformation digitale des entreprises dans l’ère qui s’ouvre.
Pas d’expérience collaborateur satisfaisante sans dématérialisation de qualité
Durant la pandémie, toutes les entreprises dont l’activité le permettait se sont efforcées de mettre en place le télétravail. Largement plébiscitée par les salariés et les employeurs l’ayant généralisé depuis le premier confinement, cette modalité est appelée à perdurer, voire à devenir la norme, dans toutes les fonctions pouvant s’exercer dans un bureau.
Pourtant, le télétravail ne va pas sans poser un certain nombre de questions. Il y a d’abord celles de l’isolement et du risque de surengagement des collaborateurs, deux sujets qui vont imposer un dialogue social dédié dans nombre d’entreprises, et sans doute un encadrement légal plus précis de la part de l’exécutif.
Il y a aussi, avant toute chose, la qualité du service RH rendu au collaborateur travaillant à distance. Sans processus RH dématérialisés conformes, clairs, fluides et sécurisés, la mise en place du télétravail génère des risques d’insatisfaction des collaborateurs et de détérioration des relations avec les équipes.
La dématérialisation des documents papier a pris tout son sens durant la pandémie en permettant de traiter, malgré la distance, les interactions incontournables entre le collaborateur et son employeur : signature électronique des contrats de travail (nouvelles embauches, mais aussi renouvellement de CDD…), envoi des documents RH tels que les mises en quatorzaine, le bulletin de paie électronique…
Outre une simplification de leurs procédures administratives, les entreprises équipées d’une solution de dématérialisation moderne ont pu maintenir une communication suivie avec les salariés tout en optimisant leur expérience collaborateur, notamment :
– en permettant aux collaborateurs non équipés d’un ordinateur de recevoir tout document via leur smartphone (un atout fort des solutions pensées « mobile first »)
– en leur apportant le confort d’un espace personnel sécurisé pour stocker leurs documents et gérer leur dossier en ligne.
Certes, tant qu’existeront des métiers manuels, le télétravail ne se généralisera évidemment pas dans toutes les entreprises de France. Mais pourquoi exclure les « cols bleus » des bienfaits du digital et de la dématérialisation ?
Le taux d’équipement des particuliers en smartphones suffit à comprendre qu’une dématérialisation RH performante pour tous est non seulement possible, mais que c’est aussi, désormais, un passage obligé pour les entreprises souhaitant simplifier leurs processus RH, optimiser l’expérience collaborateur de leurs équipes et dynamiser leur marque employeur.
La sécurité des données est devenue un enjeu décisif
Dès mars 2020, la mise en place du télétravail a représenté un risque fort pour les entreprises qui n’y étaient pas préparées. S’il est relativement facile de se servir d’emails et de mettre en place des visioconférences, certains problèmes se sont fait jour, comme celui de la sécurité des données des salariés.
En multipliant les échanges et les portes d’accès aux données sensibles de l’entreprise, le télétravail accroît le risque de cyberattaques, naturellement plus élevé en temps de crise.
Sensibilisés à la cybersécurité dans leurs usages digitaux privés, tels que les achats en ligne, les collaborateurs attendent de leur employeur qu’il assure la sécurité et la confidentialité de leurs données de façon irréprochable.
Un certain nombre de bonnes pratiques peuvent et doivent être adoptées par les entreprises : fourniture d’un ordinateur et d’un téléphone dédiés au travail aux salariés concernés, liste de contacts à joindre pour les questions de sécurité, mise à disposition d’outils de collaboration en ligne… La CNIL a d’ailleurs établi en mai 2020 une liste de recommandations pour la mise en place du télétravail.
Par ailleurs, sécuriser la dématérialisation suppose également de restreindre l’accès aux données sensibles exclusivement aux personnes concernées. Il est recommandé aux entreprises de s’orienter sur une solution de dématérialisation proposant différents niveaux d’accès à l’information selon la fonction exercée. Un gestionnaire de paie, par exemple, n’aura ainsi accès qu’aux informations indispensables à l’établissement de la paie des salariés, là où un DRH pourra accéder à d’autres données plus confidentielles.
Le télétravail nous a aussi rappelé, durant la pandémie, que la mise en place de solutions digitales n’est pas forcément sans risques pour l’état physique et psychologique des collaborateurs. De quoi nourrir les arguments de ceux qui voient dans la transformation digitale de l’entreprise une déshumanisation de celle-ci.
L’un des grands enjeux est donc aussi, pour les DRH de l’après Covid, de s’assurer que toute innovation technologique est aussi porteuse d’un mieux-être pour les salariés. C’est en prenant en compte les impacts des innovations prévues sur le quotidien des salariés, en expérimentant et en testant avec eux, en recueillant les remarques et aspirations des collaborateurs via les managers, que la transformation digitale peut susciter l’adhésion et l’engagement des hommes et des femmes de l’entreprise.
Le télétravail, catalyseur de la dématérialisation
De plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation. C’est pour elles un gage d’efficacité, mais aussi un enjeu que la pandémie de Covid-19 a rendu stratégique. Avec la généralisation du télétravail, les organisations basculent peu à peu dans le tout numérique, mais cette transformation à marche forcée ne va pas forcément sans heurts. L’enjeu du télétravail revient ainsi largement dans cette revue de presse et du web dédiée à la dématérialisation.
Accélération de la dématérialisation et de la digitalisation
L’accélération de la dématérialisation est décryptée par le Courrier des cadres1 dans un article du 21 janvier, dont le titre pose la question de « l’entreprise zéro papier ».
Cité dans l’article, le spécialiste des études sectorielles Xerfi Percepta souligne que la crise sanitaire « a encouragé les entreprises à mettre les bouchées doubles pour migrer vers le numérique ». Il remarque que « le recours au télétravail pendant les périodes de confinement a nécessité de renforcer les dispositifs de dématérialisation des documents (factures fournisseurs, fiches de paie, documents internes, etc.) et d’automatisation des back-offices”.
La pandémie a aussi une incidence sur les fonctions liées aux activités de production des entreprises. Publié le 8 février sur le site informatiquenews.fr2, un communiqué montre comment les bouleversements organisationnels nés de la Covid-19 impactent la GPAO (Gestion de la Production Assistée par Ordinateurs).
Outre le recours aux blockchains, l’auteure met l’accent sur une dématérialisation devenue « vitale à la GPAO ». Selon elle, « la nécessité de généraliser le traitement numérique, avec signature électronique entre autres, n’est plus une option ».
Pour l’Usine Nouvelle3, « la crise sanitaire va accélérer l’adoption d’outils RH digitaux en 2021, mais des freins subsistent ». Dans un article publié sous ce titre le 29 janvier, la rédaction nous livre les résultats d’une étude sur le télétravail et l’aide apportée aux entreprises par le digital depuis le début de la crise sanitaire.
Parmi les chiffres cités, on retient que 66% des décideurs RH interrogés pensent que le digital permet d’améliorer la performance de leur fonction, contre 57% l’année dernière. Les principaux freins à la digitalisation demeurent l’inadaptation des SI et l’insuffisance des budgets. L’article relève par ailleurs l’inquiétude soulevée par « la perte du contact humain ».
Des inquiétudes liées à une migration vers le tout-digital
Le poste de travail classique est-il appelé à être remplacé par un « bureau dématérialisé » dans l’ère d’après Covid qui s’ouvre ? Pas forcément selon La Tribune4, qui dans un article du 25 janvier décrit « une évolution, pas une révolution » dans l’aménagement des bureaux post-Covid. Outre les évolutions analysées, l’auteur revient sur le concept du flex-office et ses diverses formes.
Toujours sur le plan RH, la montée en puissance de la digitalisation n’est pas sans susciter des inquiétudes, y compris paradoxalement chez les acteurs du digital. Dans un article du 10 février, le magazine Entreprendre5 se penche sur le blues des « managers digitaux », qui ont « autant de raisons de se montrer optimistes que de raisons d’éprouver des doutes ».
En effet, portés par la dynamique du secteur, les profils les plus convoités deviennent plus difficiles à retenir. Les managers digitaux sont eux-mêmes affectés par certains effets de la digitalisation, qui a créé une distanciation dans les rapports avec leurs collaborateurs. Il leur faut aujourd’hui fidéliser leurs talents dans un contexte plus concurrentiel.
De son côté, l’exécutif semble prendre au sérieux les possibles impacts psychosociaux du télétravail sur les salariés. Le 11 février, le site officiel du gouvernement6 a rendu publique la mise en place d’un numéro vert dédié aux « salariés en télétravail en difficulté ».
La crise a conduit les entreprises à passer par le cloud pour poursuivre leur activité. En généralisant le télétravail, elle a aussi créé le besoin chez les salariés d’accéder à des données à distance. La transformation digitale, au premier rang de laquelle la dématérialisation, connaît ainsi une accélération qui donne une forte dynamique aux acteurs innovants du secteur. Pour illustrer celle-ci, quoi de mieux que l’article du 17 janvier de Sud Ouest7 consacré aux recrutements et aux ambitions de Primobox ?
Sources
- http://courriercadres.com/entreprise/vie-au-travail/entreprise-zero-papier-est-ce-vraiment-ecologique-25012021
- https://www.informatiquenews.fr/covid-19-comment-la-pandemie-change-un-peu-la-gpao-76977
- https://www.usine-digitale.fr/editorial/etude-la-crise-sanitaire-va-accelerer-l-adoption-d-outils-rh-digitaux-en-2021-mais-des-freins-subsistent.N1053979
- https://www.latribune.fr/opinions/tribunes/amenagement-des-bureaux-post-covid-une-evolution-pas-une-revolution-874013.html
- https://www.entreprendre.fr/les-managers-digitaux-ont-ils-des-raisons-davoir-le-blues/
- https://www.gouvernement.fr/un-numero-vert-pour-les-salaries-en-teletravail-en-difficulte
- https://www.sudouest.fr/2021/01/17/bordeaux-primobox-expert-de-la-dematerialisation-rh-recrute-20-personnes-8298302-705.php
Tout savoir sur la signature électronique
L’usage de la signature électronique progresse fortement depuis une dizaine d’années. Si les mentalités évoluent et la confiance en l’outil grandit, la crise sanitaire rencontrée en 2020 a brutalement accéléré la transition numérique des entreprises. Poussées au changement en un temps record, les organisations s’interrogent sur cette pratique et ses avantages. Nous vous proposons de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique de vos documents RH en 4 questions !
La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?
Au même titre qu’une signature manuscrite, la signature électronique permet à son auteur de manifester son consentement aux obligations décrites dans un document, en général un contrat. C’est donc un acte qui engage la personne signataire à respecter les termes et les clauses d’un document, comme n’importe quelle signature sur papier, mais en version numérique.
La signature électronique a la même valeur probante (c’est-à-dire la même valeur juridique) que la signature manuscrite dès lors qu’elle respecte certaines conditions. Ces conditions peuvent être complexes à comprendre mais découlent de quatre éléments :
- la signature doit être liée au signataire de manière univoque ;
- elle doit permettre d’identifier le signataire ;
- elle doit être créée avec des moyens que le signataire garde sous son contrôle exclusif ;
- enfin, elle doit assurer l’intégrité et l’authenticité du document en étant lié à celui-ci, de telle sorte à empêcher toute modification ultérieure sans provoquer l’invalidation des signatures.
Toute signature électronique respectant ces conditions a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
En fonction du niveau d’identification du signataire, la signature électronique connaît différents niveaux permettant d’estimer leur force probante devant un juge dans le cas d’une contestation de signature : simple, avancée ou qualifiée. En général, on définit le niveau acceptable en fonction du risque lié à la contestation de la signature.
Comment ça marche chez Primobox ?
C’est très simple ! Le processus de signature numérique se déroule en 4 étapes :
- Grâce à un logiciel dédié, vous choisissez le document à signer, par exemple un contrat de travail.
- Vous paramétrez les signataires, ici la direction des Ressources Humaines et votre nouvelle recrue, et entrez leurs noms, prénoms et adresses email.
- Vous envoyez le document pour signature. Les personnes concernées reçoivent alors un email de notification les invitant à lire le document et à le signer.
- Après avoir pris connaissance du document, chacun l’accepte et le signe. L’authentification s’effectue grâce à un code SMS, non obligatoire mais fortement recommandé : ce code SMS permet de garantir l’identité du signataire à un niveau plus élevé que le simple mail ! Une fois cette étape effectuée, le document est signé. Chaque partie en reçoit alors une copie.
Quels documents signer électroniquement ?
Tous les documents RH que vous signez déjà manuellement :
- Contrat de travail et avenant
- Charte informatique
- Charte de télétravail
- Entretien individuel
- Solde de tout compte...
À noter : nous privilégions le format .pdf pour la signature électronique, par sa simplicité d’utilisation comparé aux autres formats. Seul le PDF peut contenir toutes les données de signature en les rendant visibles sur le document. Lorsqu’un document sous format PDF est signé, on parle alors de format PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures).
Pourquoi opter pour la signature en ligne ?
Dématérialiser la signature de vos documents a de nombreux avantages pour votre entreprise !
- Un gain de temps indéniable
Qu’il y ait un ou plusieurs signataires, qu’ils soient en face de vous ou à l’autre bout de la France, la signature en ligne accélère le processus de contractualisation. Les documents sont transmis immédiatement, le(s) destinataire(s) est notifié et signe simplement depuis un ordinateur ou un smartphone, à tout moment. Les délais de signature sont donc considérablement réduits : de plusieurs jours (voire semaines) à quelques heures seulement en supprimant les échanges postaux.
- Améliorez votre taux de signature
Il est aussi courant de constater une amélioration du taux de signature, sur les contrats de travail par exemple. Un salarié particulièrement sollicité sur le marché du travail pourra considérer la signature de ce document comme le point final de sa recherche d'emploi. Il sera alors moins tenté de changer d’avis ou de poursuivre d'éventuels processus de recrutement en cours.
- Diminuez vos coûts tout en augmentant votre efficacité
Il est évident qu’en dématérialisant la signature des documents RH, vous supprimez les frais de papier et d’affranchissement. Un autre poste de dépense est concerné, plus difficilement quantifiable : le coût du salaire du collaborateur qui effectue les actions d’impression, de mise sous pli, d’envoi et de suivi. Le temps consacré à ces tâches sera désormais affecté à des missions plus qualitatives pour l’entreprise et enrichissantes pour les collaborateurs.
Autre fonctionnalité utile au quotidien pour favoriser l’efficacité du processus : le suivi de l’avancement des e-signatures et les relances aux destinataires si nécessaires. Cette étape, chronophage, sera réduite à quelques clics qui remplaceront rapidement les appels, emails et autres réimpressions et renvois.
- Un outil sécurisé et fiable
La signature électronique est plus sécurisée que sa version manuscrite. En effet, du fait des technologies qu’elle intègre, elle est irrévocable et inaltérable.
De plus, grâce à la signature électronique, la traçabilité de vos documents est améliorée. Vous pourrez si besoin prouver qu’un document a été mis en signature et/ou signé à une date et une heure précise.
Un système d’archivage est également envisageable pour protéger vos documents et les conserver dans des conditions visant à garantir leur pérennité.
- Diffusez l’image d’une entreprise moderne et efficace
En choisissant un outil de signature numérique, vous renvoyez une image positive à vos collaborateurs et vos clients, fournisseurs, etc. En effet, cela traduit la volonté d’évolution continue de l’entreprise, sa capacité à s’adapter aux évolutions technologiques et sociétales. Vous êtes une organisation qui optimise ses processus et choisit des outils facilitant le quotidien, se modernisant pour aller vers plus d’efficacité. Véhiculer cette image peut même devenir un avantage concurrentiel !
* ”Le marché de la signature électronique est entré dans une nouvelle dimension” – Les Échos, mardi 27 octobre 2020.
Primobox, des ambitions clairement affichées pour 2021
Une levée de fonds de 4 millions d’euros et 20 recrutements prévus sur 2021. Nous pouvons dire que Primobox a le vent en poupe ! Et ce n’est pas pour nous déplaire !
Aujourd’hui, 1 français sur 4 reçoit sa fiche de paie de manière dématérialisée. À horizon 2024, ils seront 4 français sur 5.
La dématérialisation RH est un marché en forte demande, stimulé par les périodes de confinement et la généralisation du travail à distance en 2020, en raison de la crise sanitaire. Faciliter le travail des directions RH, dont le quotidien a été complètement chamboulé, devient indispensable.
Ludovic Partyka, CEO chez Primobox s’est prêté aux jeux des questions/réponses des journalistes. Voici une sélection des médias qui abordent le sujet :
Sud Ouest Éco >> par Nicolas César à découvrir ici
Bordeaux : Primobox, expert de la dématérialisation RH, recrute 20 personnes
“Le Covid-19 accélère l’activité de la société Primobox, basée à Pessac (33), spécialiste de la dématérialisation des documents pour les ressources humaines des entreprises. Ce qui l’amène à embaucher massivement et à augmenter son capital de 4 millions d’euros […]”
La Tribune Bordeaux >> par Pierre Cheminade à découvrir ici
Services RH : 20 recrutements chez Primobox qui lève quatre millions d’euros à Bordeaux
“Positionnée sur le marché des services RH dématérialisés dynamisé par la crise sanitaire et le télétravail, la société bordelaise Primobox réalise une augmentation de capital de 4 millions d’euros. 20 recrutements sont prévus à Bordeaux en 2021 dans cette PME qui veut doubler son chiffre d’affaires en trois ans pour atteindre 10 millions d’euros. […]”
L’usine Digitale >> par Aude Chardenon à découvrir ici
Primobox lève 4 millions d’euros pour sa solution métier d’automatisation des processus RH
“Le spécialiste de la dématérialisation Primobox accélère son développement sur un marché en forte demande dopé par les périodes de confinement et de travail à distance étendu. Ce cycle de financement doit lui permettre d’étoffer ses équipes mais également de répondre à des opportunités de croissance externe. […]”
RH Matin >> par Philippe Guerrier à découvrir ici
Ludovic Partyka, Primobox : “Notre offre de dématérialisation RH s’intègre aux SIRH”
“Primobox lève 4 millions d’euros pour accélérer son activité. Le CEO cofondateur explique les enjeux de la dématérialisation RH : bulletins de paie, signature électronique et GED RH. […]”
La French Tech Bordeaux >> article à découvrir ici
Dématérialisation RH : Primobox boucle une augmentation de capital de 4 M€
“Éditrice d’une solution métier pour la dématérialisation des processus RH, Primobox est sur tous les fronts. La PME installée à Pessac, à côté de Bordeaux, annonce ce lundi 18 janvier plusieurs belles nouvelles. Pour accélérer son développement, la société vient d’achever une augmentation de capital à hauteur de 4 millions d’euros. Cette dernière a été souscrite par les actionnaires historiques (Société Consellior – Allan Green) et un nouvel entrant, un family office français. […]”
Face au contexte, pourquoi faut-il dématérialiser ?
La pandémie de COVID-19 a bouleversé toutes les habitudes, nous amenant à repenser notre manière de travailler durablement. Sans le numérique, toute notre économie aurait été à l’arrêt et l’ensemble de la population active n’aurait pas pu continuer à travailler.
La transformation digitale concerne tous les services dans les entreprises. Les Ressources Humaines n’y échappent pas, priorisant des projets qui étaient prévus à plus long terme. Quelles sont les raisons qui provoquent l’accélération des besoins de dématérialisation ?
Gommer les distances, un nouvel enjeu pour les entreprises
Aujourd’hui, alors que les transactions en face-à-face sont impossibles, l’expérience du numérique s’impose. Les entreprises disposant d’une solide base digitale ont été capables d’adopter rapidement de nouvelles méthodes de travail.
Les directions, les plus frileuses par la mise en place de mesures, permettant le télétravail notamment, ont dû réagir vite et ont trouvé le moyen de s’adapter. En sortie du premier confinement puis du second, certaines entreprises ont revu leur copie en accélérant leur transformation numérique et en modernisant leur IT.
Franchir ce cap n’est pas si facile ! Cela exige un changement radical des comportements et des mentalités vers la relation de confiance, l’agilité et la responsabilisation.
Le monde post-COVID sera-t-il celui du télétravail ? Une enquête Gartner révèle que 82% des chefs d’entreprise prévoient de permettre à leurs employés de travailler à distance une partie du temps, après l’épisode COVID-19*.
La dématérialisation apparaît comme un moyen de conserver le lien avec les salariés, même à distance. En effet, la digitalisation des documents RH permet aux Ressources Humaines de simplifier et automatiser les processus administratifs et développe ainsi une relation de confiance avec les collaborateurs.
La dématérialisation, des bénéfices immédiats
La dématérialisation est une réponse à toutes les problématiques métiers et un gain de temps immédiat pour les RH, qu’il s’agisse du recrutement, de l’administration du personnel, de la paie, de la gestion des temps et activités ou bien encore de la gestion des talents.
Quelques clics suffisent pour :
- transmettre les bulletins de paie ou les notes d’information à tous les collaborateurs,
- faire approuver une charte de télétravail,
- envoyer un compte-rendu du CSE,
- signer les entretiens annuels individuels,
- …
Une sécurisation des données et un gain de place grâce à l’archivage, un suivi et une traçabilité des documents, une augmentation de la productivité, une accessibilité garantie… les avantages de la dématérialisation sont nombreux.
L’épidémie a révélé le rôle primordial du numérique dans le maintien et l’accompagnement du travail à distance. Cette situation inédite peut donc être une opportunité de tirer parti des nouvelles technologies et d’accélérer la transformation digitale pour assurer de la motivation et de l’engagement de la part des collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail.
De l’embauche à la sortie du collaborateur, la solution DEMAT RH® permet de traiter, distribuer, dématérialiser et stocker tous les documents qui concernent l’ensemble du parcours de vie d’un salarié en entreprise. Le gain de temps est considérable ce qui permet aux RH de se recentrer sur leur cœur de métier : faire vivre des individus au sein d’un collectif et le tout dans la meilleure harmonie possible.
Cultura précise que « Primobox a su nous proposer une solution simple d’accès pour nos 92 sites. Aujourd’hui, nous gérons près de
4 000 bulletins de paie tous les mois en moins de 10 minutes avec la solution DEMAT RH. ».
Oublié le casse-tête de la mise sous pli, des envois postaux ou bien de la remise en main propre des documents RH !
Pour conclure, la crise sanitaire a sans aucun doute bouleversé tous les codes. Les besoins des Ressources Humaines deviennent plus précis et se doter d’une solution de dématérialisation des documents RH devient un projet prioritaire.
Et vous ? La dématérialisation vous permet-elle de rester connectés à distance ?