Rédaction
Stockage RH
Envoi
Stockage collaborateurs
Signature électronique
Collecte
Productivité
Sécurité
Expérience collaborateur25 000
collaborateurs
(CDD et CDI)
400
établissements
à travers toute la France
73%
des salariés ont opté pour
le bulletin de paie électronique
En 2022, Clariane France, acteur majeur du domaine de la santé, a fait le choix de mettre en place le bulletin de paie électronique pour ses 25 000 collaborateurs. Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France, revient sur les étapes du projet et fait le point sur l’accompagnement proposé par Primobox.
Un processus de distribution des bulletins de paie papier source d’insatisfaction
Plusieurs raisons ont motivé la décision du groupe Clariane de passer au bulletin de paie électronique, comme l’explique Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France : « La première source d’insatisfaction en interne était liée aux délais de distribution des bulletins papiers. Nous avions externalisé l’éditique mais les salariés ne recevaient leur bulletin à domicile que vers le 15 du mois ce qui engendrait des mécontentements. Nous avions aussi des problèmes de livraison avec des adresses postales inexactes. L’objectif n°1 était donc de garantir des délais de livraison beaucoup plus courts. Notre deuxième enjeu était lié à la sécurisation de la remise du bulletin à chaque destinataire. Nous pouvions rencontrer des problèmes de confidentialité puisque nous faisions des envois simples, ce qui générait, là encore, des insatisfactions. Troisième chose, nous voulions entrer dans la modernité car la ditribution des fiches de paie papier se fait de moins en moins. Régulièrement, nous avions de nouveaux collaborateurs qui nous remontaient pendant leur processus d’intégration qu’ils étaient surpris que Clariane ne propose pas de coffre-fort électronique à ses salariés. Enfin, nous avions un enjeu en termes de coûts. Avec l’inflation et la hausse des tarifs d’affranchissement, l’expédition des bulletins papiers nous coutait très cher. »
Les 4 raisons de Clariane France de passer au bulletin de paie électronique :
- Réduire les délais de distribution
- Renforcer la confidentialité des bulletins
- Moderniser la marque employeur
- Réduire les coûts de distribution
Un travail d’acculturation au digital nécessaire pour dépasser l’objectif initial
En initiant son projet de dématérialisation RH, Clariane France a tenu compte des différentes populations de salariés pour fixer un objectif atteignable. « Nous projetions d’atteindre au minimum 60% de bulletins de salaire dématérialisés. Finalement nous avons atteint bien plus puisque 73% de nos salariés reçoivent leurs fiches de paie dans leur coffre-fort en ligne. Au départ, nous tenions à être prudents dans nos estimations puisque nous avons une population majoritairement peu à l’aise avec l’informatique, notamment en établissements. De nombreux salariés sont vraiment très éloignés de tout l’environnement digital au quotidien, y compris des smartphones et n’ont pas d’adresse email par exemple. »
Ayant identifié que la fracture numérique qui existait au sein de son personnel pouvait freiner le projet de dématérialisation RH, le groupe Clariane a réalisé un véritable travail d’acculturation au digital. « Les référents RH de nos 400 établissements ont accompagné les salariés pour toutes les démarches au quotidien et notamment pour la création et la gestion d’une adresse email. C’était une étape nécessaire pour mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie. Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. »
En effet, les ambitions de digitalisation RH du groupe Clariane ne s’arrêtent pas là. Aujourd’hui, Clariane France mise sur la dématérialisation de l’ensemble des documents RH pour créer une habitude autour du coffre-fort, y compris pour ses salariés éloignés du digital : « Le bulletin de paie a été la première étape mais depuis l’année dernière, nous envoyons aussi nos communications RH en format électronique. Nous ne faisons plus d’envoi papier, c’est 100% digital. Pour nous, c’est l’occasion d’inciter les référents RH à aller encore plus loin dans l’accompagnement des salariés qui craignent de mettre en place le coffre-fort électronique pour recevoir leur bulletin de paie. Le fait de recevoir les communications RH dans le coffre est moins perturbant pour les équipes puisqu’il y a moins d’enjeu sur ces documents, c’est moins sensible que le bulletin de paie. Donc c’est une manière d’inciter les salariés à se connecter à leur coffre pour leur montrer l’intérêt de cet outil. Petit à petit, certains salariés qui étaient réfractaires peuvent être tentés de passer au bulletin de paie électronique. »
Stéphanie Gaston considère que ce travail d’acculturation au digital relève d’une responsabilité de l’employeur vis-à-vis des populations en situation de fracture numérique : « Dans notre société actuelle, tout est de plus en plus digitalisé. Quand on regarde les administrations et les autres services d’État, que ce soit la sécurité sociale, la CAF ou les impôts, tout se fait de manière dématérialisée aujourd’hui. Donc il faut savoir utiliser internet et avoir une adresse email. Le coffre-fort permet donc d’apporter une petite pierre à l’acculturation digitale de nos salariés, ce qui leur sert ensuite pour toutes leurs démarches personnelles. »
La mise en place d’un vaste plan de communication interne
Au-delà de cette démarche d’acculturation qui ciblait spécifiquement les collaborateurs les moins à l’aise avec l’informatique, Clariane a misé sur un plan de communication ambitieux pour prévenir l’ensemble des salariés du passage au bulletin de paie électronique.
« Nous avons commencé à communiquer en interne environ 2 mois avant la mise en place de la solution en procédant par lots. Nous avons commencé par les sièges en juillet 2022 pour faire un essai sur une population plutôt alerte avec ce type d’outils. Puis, à partir d’octobre/novembre, nous avons enchainé avec le déploiement dans les établissements. Je pense que la communication autour d’un tel projet doit être à la fois rassurante et participative. L’idéal est de faire des démonstrations de la plateforme et de répondre aux questions des collaborateurs car c’est ce qui permet de lever les doutes et les inquiétudes. Concrètement, nous avons mené une campagne de communication auprès de l’ensemble de nos instances représentatives du personnel, dont notre CSEC [CSE Central, NDLR], nos 8 CSE et les RPX [représentants de proximité, NDLR] situés dans nos 400 établissements. Le but était de les informer que nous allions mettre en place la digitalisation des bulletins de paie avec Primobox. C’était important pour nous que les élus sachent qui serait le prestaire pour qu’ils puissent se projeter. L’annonce a été très bien accueillie. Nous avons donné la possibilité à nos représentants du personnel de nous poser leurs questions lors de webinaires. Ils nous ont par exemple challengés sur la confidentialité des documents déposés par les salariés dans leur coffre. Ils voulaient avoir la garantie que l’employeur ne voyait pas ces documents. Nous avons alors pu les rassurer sur ce point. »
Une fois le CSE averti, l’équipe projet de Clariane France a misé sur différents canaux de communication pour s’assurer que le message soit vu par tous les salariés du groupe. « Nous avons utilisé des webinaires pour collecter les questions et constituer des FAQ. Nous avons aussi mis en place une sorte de bibliothèque digitale dans laquelle nos collaborateurs retrouvent les différents supports de communication qui ont été diffusés à l’époque, comme les flyers par exemple. Au moment de la mise en place, nous avons pu compter sur l’équipe support de Primobox, mais nous avons aussi assuré une hotline en interne. Il y avait une personne dédiée pour répondre aux questions des établissements et des référents RH. »
Le plan de communication déployé par Clariane France a permis de lever les freins potentiels chez ses salariés. Toutefois, aujourd’hui, la conduite du changement n’est pas terminée : « Notre responsable de la coordination réseau sur les questions de paie assure des réunions mensuelles avec les référents RH. Elle rappelle régulièrement l’obligation de prévenir les nouveaux collaborateurs qu’ils vont recevoir leurs fiches de paie dans leur coffre-fort. La bibliothèque digitale que nous avons mise en place avec tous les supports de communication fait aussi partie de cette démarche. Elle permet d’informer les nouveaux collaborateurs qui nous rejoignent. »
S’appuyer sur des salariés ambassadeurs pour renforcer la conduite du changement RH
Pour accroître la portée du dispositif de communication autour de la dématérialisation du bulletin de paie, le groupe Clariane a pu s’appuyer sur un réseau d’ambassadeurs internes.
« Notre activité étant découpée en 23 régions, nous avons 23 RRH Régionaux et 2 DRH Opérations qui nous accompagnent dans le relais des projets. De la même façon, nous nous appuyons sur une quarantaine d’ambassadeurs paie répartis dans nos établissements en France. Nous avons donc en quelques sortes croisé les feux et avons pu compter à la fois sur des personnes issues de la direction RH et sur des interlocuteurs qui travaillent quotidiennement avec leurs propres collègues dans les différentes régions. Ces équipes d’ambassadeurs nous ont permis d’accompagner le changement. Aujourd’hui, nous reproduisons cette organisation dans le cadre de nos différents projets de digitalisation RH, y compris la robotisation qui est notre enjeu 2024. »
Comment réussir votre conduite du changement RH ?
Des bénéfices concrets liés au bulletin de paie électronique
Pour le groupe Clariane, le projet de dématérialisation RH représente un succès sur plusieurs plans. Les objectifs fixés en début de projet ont ainsi été largement atteints.
Stéphanie Gaston explique : « Le premier bénéfice concerne les délais de réception par les salariés. Ils sont sans comparaison avec notre ancien système car le salarié reçoit son bulletin le jour où il est disponible pour les RH. Aujourd’hui, à partir du moment où les bulletins de paie sont disponibles, ils sont aussitôt déposés sur le sFTP. Nous savons qu’ils partent tout de suite dans les coffres-forts des salariés, Alors qu’auparavant, nous étions tributaires d’un prestataire qui faisait les expéditions sous 48 heures minimum.
Le deuxième bénéfice a trait à la sécurisation, puisqu’on sait que le bulletin est remis à un utilisateur qui pourra y avoir accès par son adresse email. On n’a plus la problématique des bulletins qui parcourent la France et pour lesquels on ne peut pas savoir s’ils ont atteint leur destinataire.
Nous avons aussi un bénéfice économique puisque les coûts de préparation et d’expédition sont moindres désormais. Il nous reste une marge de manœuvre sur ce plan-là puisqu’aujourd’hui nos courriers d’activation du coffre-fort électronique partent en papier. Le jour où nous passerons à un envoi par email, ce poste de dépenses sera encore réduit. »
Enfin, Stéphanie Gaston pointe du doigt l’avantage que représente l’automatisation des flux : « Nous avons mis en place le dépôt automatique de notre référentiel salariés, de nos bulletins de paie et de nos BSI via sFTP principalement pour une question de volume. En effet, nous avons deux campagnes par mois : une campagne régulière en fin de mois et une qui concerne les soldes de tout compte qui part entre le 5 et le 10 du mois. Celle-ci occasionne des volumes très importants puisque nous avons plus de 200 000 CDD à l’année donc autant de soldes de tout compte. »
Une relation de proximité et de confiance avec les équipes de Primobox
« Primobox nous a accompagné avec une vraie proximité. Quand nous avions des questions, nos Chargées de Relation Client Célia et Mathilde revenaient vers nous avec une réponse immédiate. Elles ont toujours été hyper réactives que ce soit pendant la phase projet ou celle de run. Encore aujourd’hui, le projet est terminé mais quand nous posons des questions, les réponses sont très rapides. Nous sommes très satisfaits de la manière dont le projet a été mené. On peut vraiment parler de ‘’business partenariat’’.
Si on se rend compte qu’une fonctionnalité nous manque, parce que ça peut arriver, ça fait toute la différence d’avoir une équipe réactive. Nous savons que le sujet est pris en main et qu’on va nous proposer des solutions en attendant que la fonctionnalité soit développée.
Nous avons ressenti la réactivité des équipes dès les premiers échanges, mais plusieurs autres critères ont joué au moment où nous avons choisi Primobox. Nous avons par exemple apprécié la souplesse d’utilisation de la plateforme. Nous voulions un outil qui soit simple. La disponibilité du coffre-fort dans une application mobile a aussi été un plus. En termes d’acculturation au digital c’était important pour nous. On s’est dit qu’il y avait de fortes chances pour que les populations qui n’ont pas d’ordinateur à disposition aient un smartphone. Enfin, nous avons particulièrement apprécié le fait de pouvoir co-construire, avec les équipes de Primobox, la fonctionnalité de collecte de documents qui n’existait pas au départ.
Aujourd’hui la fonctionnalité est prête à être déployée, mais nous devons avancer en interne sur notre projet de robotisation du processus d’embauche avant de la mettre en place. Notre objectif est de simplifier ce processus à la fois pour nos candidats et pour nos référents RH qui sont chargés de suivre l’évolution du dossier candidat. La collecte de documents va grandement y contribuer. »