Si la dématérialisation des documents RH (bulletin de paie, contrat de travail, solde de tout compte…) les rend, dans la majorité des cas, plus facilement accessibles aux salariés, le bénéfice n’est toutefois pas systématique. En effet, pour 17% de la population française qui souffre d’illectronisme, ou illettrisme numérique (1), la digitalisation croissante des entreprises peut représenter un frein dans l’accès à l’information. Ne pas avoir d’ordinateur à domicile, ne pas avoir accès à internet ou ne pas savoir utiliser les outils numériques peuvent s’apparenter à de véritables obstacles. Nous parlerons alors de fracture numérique pour désigner les inégalités dans l’accès et dans l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication.

Dans certaines situations, les services des Ressources Humaines souhaitant dématérialiser les documents de leurs collaborateurs peuvent ainsi craindre une levée de boucliers.

Quels sont les risques de la fracture numérique dans le cadre d’un projet de dématérialisation RH ? Quels sont les points de vigilance à observer pour éviter la fracture sociale ?

Fracture numérique et dématérialisation RH : quels risques pour les organisations ?

Selon une étude de l’INSEE1, les personnes aux revenus les plus modestes, les plus âgées et les moins diplômées sont les plus touchées par les inégalités d’accès au numérique. La fracture engendrée n’impacte donc pas toutes les organisations de la même manière. Les plus touchées sont alors celles dans lesquelles les populations ayant une faible appétence pour le numérique sont sur-représentées.

Pour ces organisations, la digitalisation croissante des processus, et a fortiori celle des RH, présente 3 risques principaux :

  • Être perçue comme un acte volontaire de la part de la direction qui consisterait à déshumaniser les relations sociales au sein de l’organisation, à privilégier les collaborateurs les plus à l’aise avec internet et à chercher avant tout à faire des économies.
  • Complexifier l’accès aux documents lorsque le parcours utilisateur a été mal conçu et qu’il est difficile d’obtenir une quelconque assistance technique.
  • Exclure les collaborateurs ayant des difficultés avec les outils numériques, que ce soit en raison d’un manque d’équipement, d’une difficulté dans l’usage, d’une mauvaise maîtrise de la langue française ou encore d’une mauvaise couverture en réseau internet.

Face à une population a priori moins appétente, les services Ressources Humaines vont avoir tendance à anticiper la fracture sociale que pourrait engendrer la dématérialisation des documents RH. Les difficultés pressenties par la Direction ou par le CSE (Comité Économique et Social) peuvent alors prendre le pas sur les bénéfices attendus. Tout l’enjeu est alors de remporter l’adhésion des collaborateurs. Pour cela, il sera opportun de démontrer aux plus frileux que le virage du numérique peut se faire de manière indolore et même présenter des opportunités.

Simplifier l’usage, une priorité

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des documents RH, le principal obstacle des collaborateurs qui se sentent exclus des usages du numérique va être lié à l’accessibilité de ces documents. Ce sont donc à la fois la simplicité d’usage des outils mis à leur disposition et l’accompagnement proposé qui sont en jeu. Les difficultés rencontrées vont alors être de nature différente et nécessiter des réponses différentes.

Pour certaines catégories de populations, l’accès à leurs documents dématérialisés sera plus difficile en raison d’un manque d’équipement informatique. C’est par exemple le cas des collaborateurs ne travaillant pas sur ordinateur au quotidien et ne disposant pas non plus d’un ordinateur personnel à domicile. Pour pallier cet écueil, il est indispensable de veiller à ce que la solution proposée soit accessible depuis un maximum de supports différents : smartphone, PC et tablette. C’est dans cette optique qu’a été conçue la solution myPrimobox qui permet aux collaborateurs de retrouver les documents mis à disposition par leur employeur sur un espace personnel en ligne. Elle est accessible aussi bien via un navigateur que via une application mobile. Cette dernière est disponible gratuitement (sous Android et iOS) et complète efficacement la version web de myPrimobox avec un objectif principal : proposer une expérience utilisateur aussi intuitive que possible.

Toutefois, pour les populations les moins familiarisées avec les outils numériques, il pourra être nécessaire d’aller plus loin dans l’accompagnement. Primobox met ainsi à la disposition des utilisateurs de myPrimobox une équipe support dédiée à l’assistance technique. Tout collaborateur ayant oublié son mot de passe, rencontrant des difficultés de connexion ou ne retrouvant pas l’un de ses documents sur son espace personnel peut alors joindre l’équipe support myPrimobox. Une réponse personnalisée est apportée à chacun en moins de 48h. De cette manière, quelle que soit l’appétence pour l’informatique de chaque utilisateur myPrimobox, aucun n’est laissé seul face à ses interrogations.

Renforcer l’accompagnement au changement

Mettre en place un projet de dématérialisation RH dans une organisation (et le réussir) implique une communication interne efficace. L’objectif ? Faire adhérer les collaborateurs au projet en leur démontrant les bénéfices de l’innovation proposée.

Dans cette optique, Primobox fournit à ses clients un kit de communication dès le début du projet. Celui-ci permet de communiquer régulièrement auprès des collaborateurs avant la mise en place de la solution. Il comprend notamment :

  • Un exemple de courrier d’information
  • Un exemple de mail et de courrier d’activation contenant les identifiants des utilisateurs
  • Une note sur les avantages de la dématérialisation
  • Une vidéo tutorielle de la plateforme myPrimobox
  • Le flyer et l’affiche de l’application myPrimobox

Cette transparence dans la communication a, par exemple, permis à l’association ifac de faire de son projet de dématérialisation RH un succès. En choisissant de dématérialiser ses 3 000 bulletins de paie mensuels, la Direction des Ressources Humaines a rapidement pris conscience de la nécessité d’une bonne communication interne. Romain Salvatore, Responsable RH précise : « Nous avons préparé le changement en expliquant concrètement le déroulé du projet. Il était important de rassurer les salariés mal à l’aise avec l’outil informatique et de rappeler globalement tous les avantages de la dématérialisation : l’accessibilité simplifiée aux documents, la conservation sécurisée ou encore la possibilité de stocker des documents personnels dans leur espace myPrimobox. La dématérialisation est entrée dans les habitudes sans problème. »

À découvrir : l’intégralité du témoignage client ifac.

Favoriser l’accès au numérique pour tous

Consciente de l’enjeu sociétal que représentent les inégalités d’accès au numérique, Primobox s’engage aux côtés de plusieurs organismes afin de le rendre accessible au plus grand nombre.

Cet engagement prend la forme de différentes actions au niveau local avec Bordeaux Mécènes Solidaires et au niveau national avec la DGCS (Direction Générale de la Cohésion Sociale) et l’UNCCAS (l’Union Nationale des Centres Communaux d’Action Sociale).

Dans le cadre du mécénat de compétences proposé aux collaborateurs de Primobox avec Bordeaux Mécènes Solidaires, certains ont par exemple, choisi d’agir aux côtés du Centre social de la Châtaigneraie. Celui-ci a rejoint le programme Quartiers Numériques (2) au début de l’année 2021 pour renforcer l’inclusion numérique au sein de ce quartier de Pessac (Gironde). L’objectif de la démarche est de permettre aux habitants du quartier volontaires d’assister à des ateliers pour améliorer leurs connaissances informatiques et se sentir moins isolés dans les démarches en ligne.