L’ifac repense ses processus de gestion RH avec Primobox

Primobox répond aux besoins de l’institut de formation, d’animation et de conseil (ifac), qui souhaitait améliorer son mode de gestion de bulletins de paie et de contrats. L’ifac est une association nationale à but non lucratif créée en 1975. Son réseau national agit dans les champs de l’animation socioculturelle, de l’enfance, de la jeunesse, de la citoyenneté et du développement local. Elle compte 27 000 adhérents qui œuvrent au sein de 24 délégations locales et 600 sites sur des actions de formation, d’animation et de conseil. Fort d’une activité qui a su s’élargir sur l’ensemble du territoire national et sur des champs d’action diversifiés, l’ifac réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires d’environ 80 millions d’euros en 2018 et emploie 2 000 collaborateurs. 5 000 personnes (salariés et bénévoles) contribuent chaque année au déploiement et au développement de ses activités.

Répondre à une organisation spécifique et moderniser l’approche historique

L’ifac connaît des pics d’activité importants notamment lors des vacances scolaires, où ses activités d’animation (centres de loisirs) et de formation (notamment via le BAFA) sont très demandées. Cela entraîne un nombre important de contrats courts à réaliser : les vacataires œuvrant parfois quelques jours ou quelques semaines. Dans ce contexte, l’association traite plus de 3 000 bulletins de paie et 1 500 documents de fin de contrat par mois. La paie est éditée deux fois par mois. Pour chaque fin de contrat, il faut produire en complément du bulletin de paie, le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation Pôle Emploi.

Jusqu’en mai 2018, la mise sous pli de ces documents était effectuée manuellement par une quinzaine de gestionnaires de paie, responsables chacun(e) d’un secteur géographique et des salariés qui y étaient rattachés. Cette étape nécessitait d’être particulièrement vigilant sur le tri des documents : chaque salarié devant recevoir son bulletin de paie et le cas échéant, la totalité de ses documents de fin de contrat. Le traitement de l’attestation Pôle Emploi obligeait à imprimer, signer et numériser le document pour pouvoir le conserver. Au total, cela représentait au moins une demi-journée par mois bloquée exclusivement pour ces opérations.

L’évolution vers la dématérialisation avec Primobox

Romain Salvatore, Responsable des Ressources Humaines à l’ifac précise : « Nous avions déjà mis en place le vote électronique pour nos élections professionnelles, la dématérialisation des bulletins s’inscrivait donc dans une démarche continue de simplification de nos processus et de nos outils en matière de gestion des Ressources Humaines. ». En faisant appel à Primobox, l’association souhaitait réduire le budget consacré aux envois papier, gagner du temps dans la réalisation des actions de mise sous pli et de diffusion mais également gagner en efficacité pour offrir à ses collaborateurs la possibilité de recevoir leurs bulletins plus rapidement et de pouvoir les conserver dans le temps sur un espace personnel et sécurisé.

Sa principale crainte était d’instaurer un changement auprès d’une population nombreuse, avec beaucoup d’entrées et de sorties de collaborateurs. Primobox a su la rassurer sur sa capacité à délivrer les documents RH à un collectif important. La mise en place de DEMAT RH® a été réalisée dès le départ pour la totalité des collaborateurs et des sites de l’ifac. Une importante campagne de communication auprès des salariés a été mise en place quatre mois avant la transition effective vers le bulletin de paie électronique.

Romain Salvatore déclare : « Nous avons préparé le changement en expliquant concrètement le déroulé du projet. Il était important de rassurer les salariés mal à l’aise avec l’outil informatique et de rappeler globalement tous les avantages de la dématérialisation : l’accessibilité simplifiée aux documents, la conservation sécurisée, la connexion avec le Compte Personnel d’Activité ou encore la possibilité de stocker des documents personnels dans leur espace myPrimobox. La dématérialisation est entrée dans les habitudes sans problème. »

Après formation par un chargé de compte dédié, une première équipe de cinq personnes a été accompagnée sur les premiers envois de documents. Depuis, elle est totalement autonome et gère seule ses envois deux fois par mois (entre 4 000 et 5 000 documents envoyés mensuellement).

Des bénéfices mesurables et un taux d’adhésion massif des collaborateurs

Grâce à Primobox, l’ifac a pu moderniser le traitement de ses opérations, gagner en agilité et mettre en place un processus de gestion fiable et sécurisé. Parmi les principaux gains constatés se distinguent notamment :

– Une rationalisation des frais de gestion grâce notamment à un taux d’adhésion au bulletin de paie électronique de 95% qui a engendré une baisse des coûts d’impression et d’affranchissement;

– Une parfaite sécurité lors de la transmission des bulletins de paie électroniques qui élimine les pertes et les retours par la Poste. Désormais, l’équipe RH est sûre que les salariés ont bien reçu leur bulletin;

– Un travail plus valorisant pour les gestionnaires de paie qui peuvent se concentrer sur des tâches faisant appel à leur technicité et passer moins de temps sur des actions de saisie répétitives.

Romain Salvatore conclut : « Nos collaborateurs sont satisfaits de cette nouvelle organisation et ils y adhèrent en très grande majorité. Ils utilisent également leurs espaces myPrimobox pour y centraliser des documents personnels (diplômes, factures, etc.). Une fois qu’ils ont fait l’expérience de la dématérialisation, ils ne reviennent pas au bulletin papier. »

Forte de ce succès, la Direction des Ressources Humaines envisage désormais la mise en place de nouveaux outils de dématérialisation pour simplifier et sécuriser ses processus de gestion administratifs.

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