Rédaction
Stockage RH
Envoi
Stockage collaborateurs
Signature électronique
Collecte
Productivité
Sécurité
Expérience collaborateur5 000
collaborateurs
74%
de bulletins de paie dématérialisés
24 000
documents signés en moyenne / an
Pro Impec est un acteur reconnu du secteur de l’hygiène et de la propreté dont le siège social est basé à Lille. L’entreprise emploie environ 5 000 collaborateurs, dont une majorité d’agents de propreté qui effectuent des missions de nettoyage professionnel dans toute la France. Elle s’appuie pour cela sur un réseau de 366 agences locales réparties sur le territoire.
Dès 2019, le groupe a fait le choix de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Il a ensuite renforcé sa digitalisation RH en dématérialisant ses contrats de travail. Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de Pro Impec, à l’initiative du projet et utilisateur de la solution, nous livre son retour d’expérience.
Passer au bulletin de paie électronique en tenant compte des particularités du secteur de la propreté
Avant de rejoindre la société de propreté, Patrick Senneville a travaillé dans un groupe multimarque de prêt-à-porter où il a contribué une première fois à mettre en place la solution DEMAT RH de Primobox. Convaincu par les bénéfices, il a rapidement initié le projet de dématérialisation des fiches de paie en arrivant chez Pro Impec.
Cependant, les populations de salariés dans les secteurs du retail et de la propreté étant très différentes, Patrick Senneville et son équipe ont tenu à inclure ces spécificités dans leurs hypothèses. Ils ont alors identifié plusieurs zones d’incertitude en amont du projet :
« Nous avons une population composée à 90% d’agents de service qui sont rattachés à des chantiers. Ils n’ont donc pas de relation particulière avec leur agence locale. Cette notion d’éloignement géographique devait être prise en compte du point de vue de la communication. Le deuxième point d’interrogation était lié au fait qu’une partie de nos effectifs ne parlent pas français. Nous nous demandions si cette population allait adhérer à la dématérialisation. Nous avons aussi eu un doute sur le fait que nos salariés soient tous suffisamment à l’aise avec l’informatique. Certains sont en situation de fracture numérique et d’autres ne maîtrisent pas la langue française donc il y avait une difficulté supplémentaire par rapport à d’autres secteurs. En réalité, nous nous sommes aperçus au cours du projet que la grande majorité de nos salariés est très bien équipée en smartphone et autres outils connectés. Enfin, notre dernier questionnement concernait les salariés qui ont des petits contrats avec nous. Ils peuvent cumuler un contrat de 5 à 10h par mois avec Pro Impec et d’autres contrats avec d’autres sociétés de propreté. Donc pour eux, potentiellement, cela veut dire plusieurs espaces en ligne pour accéder à leurs bulletins. »
Les 4 freins à la dématérialisation des bulletins de paie identifiés par Pro Impec :
- L’éloignement géographique des agents de service par rapports aux agences
- Un manque de maîtrise de la langue française par une partie des collaborateurs
- La situation de fracture numérique dans laquelle se trouvent certains collaborateurs
- Le cumul de contrats avec différents employeurs pour certains collaborateurs
Ayant identifié ces points de blocage potentiels, Pro Impec a lancé le projet en s’interrogeant sur le taux de dématérialisation qui pouvait être atteint. Patrick Senneville explique la démarche de son équipe : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. »
Accélérer la distribution des bulletins de paie : un réel avantage pour les salariés en contrats courts
Pour Pro Impec, l’un des principaux objectifs de la dématérialisation des bulletins de paie était de raccourcir les délais de réception par les salariés. Patrick Senneville explique : « Avec le courrier, nous avions une vraie problématique liée aux délais de réception des bulletins. La paie est faite au 10 de chaque mois, mais à cause des délais postaux, il n’était pas rare que nos salariés reçoivent leur bulletin après le 15. Pour ceux qui sont en contrat court ou qui ont un faible nombre d’heures, c’est un vrai problème. S’ils bénéficient d’aides de la part de Pôle Emploi, ils doivent justifier leur activité avant le 15 du mois. Grâce à la dématérialisation, ils reçoivent leur bulletin dès que le service RH leur envoie, donc le 10 au lieu du 15. Ils peuvent transférer le PDF directement à Pôle Emploi pour actualiser leurs droits et sécuriser leur paiement pour le mois suivant. »
C’est d’ailleurs cet argument qui a permis au CSE d’adhérer rapidement au projet. « Les représentants du personnel ont été rassurés de constater qu’il n’y aurait pas d’impact négatif pour les collaborateurs. Ils ont rapidement identifié que la dématérialisation allait permettre à tous les salariés de recevoir leurs bulletins beaucoup plus rapidement. »
Depuis la mise en place du bulletin de paie électronique, Patrick Senneville note plus de sérénité au sein des équipes : les salariés qui pouvaient être préoccupés périodiquement par un courrier non reçu n’ont plus à s’en soucier. « C’est très important parce que l’entreprise a le devoir de distribuer les bulletins en temps et en heure. Même si le virement est fait, le salarié a besoin de son bulletin, pour Pôle Emploi par exemple. S’il ne le reçoit pas, ça peut devenir sa préoccupation première. »
Depuis, la mise en place du projet, le bouche à oreille a fait son chemin au sein de l’entreprise. « Les salariés qui avaient refusé la dématérialisation ont constaté que leurs collègues qui l’avaient acceptée recevaient leurs bulletins avant eux. On a donc eu un phénomène de rétropédalage de la part de certains salariés qui se sont aperçus que la dématérialisation leur évitait d’attendre le courrier chaque mois, de faire une photocopie et de l’envoyer à Pôle Emploi », explique Patrick Senneville.
Améliorer la productivité RH grâce à la dématérialisation
En raccourcissant les délais de réception des bulletins de paie, la mise en place de DEMAT RH a permis de dégager du temps aux équipes RH. « Auparavant, mes équipes avaient régulièrement des relances de la part des salariés qui n’avaient pas reçu leur bulletin. Aujourd’hui, elles n’ont plus d’appels sur ce sujet. Tout le temps passé à expliquer aux salariés que les courriers sont en route n’a plus lieu d’être », constate Patrick Senneville.
Mais les gains de productivité ne se cantonnent pas au bulletin de paie. « C’est la signature des contrats de travail qui nous fait gagner le plus de temps parce que c’est là où il y a le plus de volume. On n’a pas fait ça pour l’économie financière mais plus pour simplifier le processus et pour faire gagner du temps à nos managers propreté. »
Les managers propreté, ambassadeurs des contrats de travail dématérialisés et de la signature électronique
Au-delà de l’équipe RH, chez Pro Impec, les managers propreté sont les principaux gagnants de la dématérialisation des contrats de travail. Responsables du recrutement des agents de service et chefs d’équipe sur leurs chantiers et de l’administration du personnel, les managers propreté sont notamment garants de la signature des contrats par leurs nouvelles recrues.
Patrick Senneville détaille le gain de temps constaté : « Depuis que nous utilisons DEMAT RH pour faire signer les contrats, les managers propreté n’ont plus qu’à donner à l’assistante d’agence les éléments nécessaires à la rédaction des contrats (nom, prénom, RIB, date de début du contrat…). Une fois rédigés, ils sont envoyés en signature aux salariés via DEMAT RH. Les managers n’ont plus besoin d’aller les faire signer sur le chantier dès le premier jour. A partir du moment où les managers ont compris le gain de temps que ça représentait pour eux, ils sont devenus nos meilleurs ambassadeurs. Comme nous avons beaucoup de sites et que les horaires des salariés sont très disparates, le fait de ne plus avoir à se déplacer représente un gain de temps phénoménal pour eux. »
Sécuriser les recrutements en CDD grâce à la e-signature
Autre bénéfice associé à la signature électronique pour Pro Impec : la sécurité sur le plan juridique en ce qui concerne les CDD.
« Avant, il fallait impérativement récupérer le contrat papier signé par le salarié. Maintenant, avec DEMAT RH, si un salarié veut tenter une requalification en CDI, on peut prouver qu’il a bien reçu son contrat et à quelle date il l’a signé. C’est une sécurité pour les managers propreté. En cas de litige, cet élément peut servir de preuve complémentaire », résume Patrick Senneville.
De leur côté, les agences locales qui gèrent la centralisation des contrats de travail ont gagné en sérénité. Elles n’ont plus besoin de vérifier constamment si le salarié a retourné son contrat signé puisque ce dernier s’ajoute automatiquement au dossier RH du collaborateur.
Communication & flexibilité : les clés d’une forte adhésion en interne
L’équipe RH ayant identifié plusieurs freins en amont du projet, un plan de communication complet a été mis en place. L’objectif était double :
- Accompagner les collaborateurs dans ce changement, les informer sur ce qui allait changer.
- Leur expliquer les bénéfices que cela allait représenter pour eux.
La communication autour du bulletin de paie électronique s’est déroulée en 3 temps :
- L’envoi d’un courrier papier d’information à chaque salarié avec son bulletin,
- La présentation d’information au CSE,
- La tournée des agences pour expliquer les impacts aux futurs utilisateurs en face à face.
« Dès le lancement, le bulletin de paie électronique a été proposé par défaut à tous les collaborateurs, c’est ce qui a permis le succès du projet. Aujourd’hui, notre position en interne est que si un salarié refuse la dématérialisation pour une raison ou pour une autre, ce qui est son droit, alors il lui suffit de demander à son agence de passer en courrier papier. Pour nous, la dématérialisation représente une proposition d’amélioration pour les collaborateurs, mais il n’y a rien d’obligatoire. Pour ceux qui refusent, cela revient simplement à rester dans la même situation qu’avant. Il n’y a pas de perte de service« , estime Patrick Senneville.
Cette confiance dans la solution proposée s’est avérée payante puisqu’aujourd’hui 2 salariés sur 3 consultent régulièrement leurs bulletins depuis leur espace de stockage en ligne. « Pour nous c’est la preuve qu’ils apprécient ce service puisqu’ils l’utilisent vraiment. »
Un projet rapide à mettre en place et des interlocuteurs réactifs
Ayant mis en place la solution dans deux entreprises différentes, Patrick Senneville liste les 4 points forts du déroulé du projet mené par Primobox :
- « Contrairement à d’autres projets, il n’y a pas réellement de temps passé sur la mise en place. La formation et la prise en main sont très rapides et nous n’avons aucun paramétrage à faire.
- C’est allé très vite, nous avons pu envoyer les premiers bulletins électroniques deux mois après avoir lancé le projet.
- Concernant le coût il n’y a pas de surprise, il est défini dans le contrat.
- Au quotidien, nous avons un interlocuteur disponible qui répond rapidement en cas de question. Techniquement et humainement c’est très fluide, nous n’avons aucune difficulté. »
Vers une automatisation croissante des processus RH
Pour aller plus loin dans la digitalisation de ses activités RH, la société Pro Impec travaille actuellement sur l’intégration de son logiciel de gestion Trynet avec Primobox. « L’objectif est que les assistantes pilotent les contrats depuis notre outil métier. Demain, les contrats seront générés dans cet outil et envoyés en signature sur DEMAT RH par webservice », explique Patrick Senneville.
Ce projet d’interface a d’autant plus de sens que Pro Impec gère un volume important de contrats. « Nous faisons signer un peu plus de 24 000 documents par an. Si les assistantes en agences n’avaient plus à importer le contrat de notre outil métier dans DEMAT RH, ça pourrait nous faire gagner autant de minutes. Sur une année, si on cumule ce gain pour nos 37 agences, ça représente plus d’une journée de travail en moins par semaine. »