Secteur de la propreté : comment mieux gérer les remplacements de salariés absents grâce à la signature électronique ?

Dans le secteur de l’hygiène et de la propreté, absence rime avec remplacement. Que ce soit pour congés ou pour maladie, lorsqu’un salarié ne peut pas honorer une mission, il faut impérativement trouver une alternative. Qualité et continuité de service sont en jeu.

Pour contrer les absences au pied levé, les entreprises ont le choix entre le recours aux compléments d’heures et les recrutements en contrats temporaires. Dans ce second cas, les embauches doivent être conclues rapidement, parfois en quelques heures. Une fois le candidat sélectionné, il faut lui faire signer son contrat de travail au plus vite. Les services Ressources Humaines se heurtent alors aux lenteurs liées à la gestion papier du processus de contractualisation.

Dans cet article, nous vous expliquons comment la signature électronique de vos contrats de travail peut vous permettre d’accélérer vos recrutements tout en les sécurisant du point de vue juridique.

 

 

Dématérialiser le contrat de travail pour recruter dans l’urgence

 

Collecte de pièces justificatives et rédaction du contrat : deux étapes clés

En cas d’absence d’un agent de service, le manager propreté et le service RH (ou l’agence locale) doivent réagir vite pour le remplacer et honorer le contrat établi avec le client. Ils disposent d’un laps de temps très court pour :

• Identifier un remplaçant potentiel (souvent par recommandation ou grâce à un vivier de candidats et anciens salariés),
• Collecter les documents nécessaires à la rédaction du contrat de travail (pièce d’identité, attestation de Sécurité Sociale, RIB…),
• Rédiger le contrat,
• Le faire signer par le candidat et par la Direction des Ressources Humaines.

 

La contractualisation avec les nouvelles recrues a bien souvent une allure de course contre la montre. En cause : les lenteurs liées aux manipulations de documents papiers accentuées par l’éloignement géographique entre le salarié, son agence locale et son manager.

En levant cette contrainte, la dématérialisation RH apparaît comme une solution efficace. En quelques clics, l’équipe RH demande les pièces justificatives du nouveau collaborateur. Il reçoit alors une notification et peut les envoyer facilement depuis son smartphone, quel que soit l’endroit où il se trouve. Les deux parties gagnent du temps, ce qui permet de passer plus rapidement à l’étape suivante : la rédaction du contrat. Celle-ci peut alors être automatisée grâce à la génération de documents (interconnectée ou non avec le SIRH de l’entreprise). Les informations concernant le candidat sont automatiquement ajoutées dans le modèle de contrat pré-paramétré, les clauses spécifiques sont intégrées, les règles métiers sont appliquées. En quelques minutes, le contrat est prêt à être envoyé en validation puis en signature.

 

 

Signature électronique du contrat et réactivité dans les recrutements

Une fois le contrat rédigé, sa signature peut s’avérer particulièrement problématique si elle doit se faire sur papier : comment faire signer manuellement le futur collaborateur alors que sa mission doit démarrer dans les prochaines heures ? Difficile (voire impossible) de convenir d’un rendez-vous en amont ou de mobiliser le manager au pied levé. Pourtant, le contrat doit bien être signé avant que le salarié ne commence à travailler.

La signature électronique propose alors une flexibilité appréciable. Elle permet au futur collaborateur de signer son contrat de travail à distance et au moment qui lui convient, depuis son smartphone par exemple. De son côté, le manager propreté n’a plus besoin de se déplacer sur le chantier le matin de la première journée de travail de l’agent pour lui faire signer son contrat. Il économise ainsi de précieuses heures dans son emploi du temps déjà bien chargé et peut se concentrer sur la gestion opérationnelle de son équipe. Un avantage indéniable du point de vue de l’expérience collaborateur !

 

 

La solution de signature électronique proposée par Primobox et son partenaire Lex Persona offre un parcours intuitif et rapide :

 

1. Le signataire reçoit une notification par email l’invitant à signer son contrat.
2. Il clique sur le bouton dans l’email pour ouvrir le document et le consulte depuis son smartphone ou son ordinateur.
3. Il clique sur le bouton permettant de signer le contrat et reçoit un code par SMS pour vérifier son identité.
4. Il saisit le code dans la zone prévue à cet effet et valide pour signer son contrat.

 

L’équipe RH reçoit alors en quelques heures (voire quelques minutes) le contrat signé par le salarié. Celui-ci y accède également dans son espace personnel en ligne et peut aussitôt démarrer sa mission. L’épreuve de vitesse est gagnée !

Limiter le risque de requalification en CDI grâce à la signature électronique

Si la rapidité avec laquelle un collaborateur signe son contrat de travail est cruciale dans le secteur de la propreté, il existe un second critère tout aussi essentiel : celui de la traçabilité.

En effet, faire signer le contrat de travail par le collaborateur avant son premier jour (ou dans un délai maximum de 2 jours après l’embauche) représente une précaution sur le plan juridique, et a fortiori dans le cadre d’un CDD. Pour ce type de contrat, l’absence de signature du salarié peut donner lieu à une requalification en CDI. Celle-ci entraîne alors des sanctions financières et un versement d’indemnités en cas de licenciement. En fonction des volumes, le montant des contentieux peut rapidement atteindre des sommes importantes.

 

 

En comparaison avec une signature manuscrite, le processus de signature électronique renforce la traçabilité des échanges. En cas de tentative de requalification en CDI, l’employeur dispose alors d’un élément de preuve opposable devant un juge. Deux cas de figure peuvent se présenter :

• Si le salarié a bien signé son CDD alors l’employeur ayant eu recours à la e-signature peut facilement le prouver, notamment grâce à l’horodatage. Dans ce cas, par définition, la signature électronique garantit l’intégrité du document et en authentifie l’auteur. Il est donc possible de prouver que le contrat de travail n’a pas été modifié depuis sa signature et que la personne qui a signé le contrat est bien le salarié.
• Si le salarié n’a pas signé son CDD malgré les relances écrites de l’employeur, ce dernier dispose de preuves supplémentaires à faire valoir devant la justice pour démontrer une éventuelle mauvaise foi ou une intention frauduleuse de la part du salarié. En effet, ces deux motifs sont en réalité les seuls qui peuvent empêcher la requalification d’un CDD en CDI en cas de défaut de signature, conformément à la jurisprudence constante dans ce domaine.