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Expérience collaborateurEn tant qu’unique instance de représentation du personnel dans les entreprises d’au moins 11 salariés, le CSE (Comité Social et Économique) a, depuis 2020, pour mission principale de défendre les intérêts des salariés. À ce titre, il tient souvent à s’assurer de la valeur ajoutée des projets internes qui ont un impact sur le quotidien des collaborateurs.
Il n’est donc pas rare que les services Ressources Humaines qui souhaitent mettre en place un projet de dématérialisation des bulletins de paie soient questionnés sur les bénéfices de la solution retenue.
Dans cet article, nous vous proposons plusieurs conseils visant à fluidifier la communication avec les représentants du personnel pour faire de votre projet un succès commun.
Au programme : les réponses aux 7 questions les plus fréquemment posées par le CSE dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie.
Informer le CSE : une condition de la réussite du projet
En France, la dématérialisation des bulletins de paie est encadrée par le décret n°2016-1762 du 16 décembre 20161. Celui-ci vise à en simplifier la mise en place dans les entreprises. Chaque employeur peut donc, depuis le 1er janvier 2017, décider de manière unilatérale de la mise en place du bulletin de paie électronique. Il doit, en contrepartie, offrir à ses collaborateurs la possibilité de s’y opposer. L’accord préalable des salariés, et a fortiori du CSE, n’est ainsi plus nécessaire depuis l’entrée en vigueur de ce texte.
Toutefois, solliciter et informer le CSE peut être un excellent moyen de faciliter son adhésion au projet et in fine, celle des salariés. Comme dans tout projet informatique, l’un des enjeux principaux est de favoriser le ralliement des utilisateurs à la démarche. Pour cela, convaincre le CSE des bénéfices du bulletin de paie électronique pour les collaborateurs représente une étape essentielle.
La clé du succès réside alors dans l’anticipation. En effet, l’employeur a le devoir d’informer les salariés de leur droit d’opposition au bulletin de paie électronique au moins un mois avant le premier envoi. Il s’avère donc nécessaire de prévenir le CSE en amont de cette communication interne. L’annonce se fera idéalement entre deux moments clés du projet : le lancement du cahier des charges et le choix du prestataire.
Solution retenue, délai de mise en place, organisation du déploiement… tous ces éléments sont précieux pour les représentants du personnel. Leur communiquer de manière claire témoigne ainsi d’une volonté de transparence vis-à-vis des collaborateurs. Cette démarche permet également de construire un dialogue social pérenne.
Selon les pratiques internes, il peut être décidé d’organiser une réunion extraordinaire sur le sujet ou d’attendre la prochaine réunion CSE prévue au calendrier. Dans les deux cas, il s’agira d’un moment important d’échange entre Direction, RH et représentants du personnel.
En tant qu’instance représentative des salariés, le CSE peut ainsi, s’il est informé du projet suffisamment en amont, être force de proposition pour faciliter l’adhésion des collaborateurs. Or, c’est bien cet objectif de convergence interne que les services RH doivent garder en tête tout au long d’un projet de dématérialisation.
Rassurer et répondre aux interrogations formulées par le CSE
La mission principale du CSE le pousse légitimement à formuler un certain nombre de questions dans le cadre d’un projet qui impacte directement les salariés. Tout l’enjeu pour le service des Ressources Humaines est alors de clarifier les bénéfices de cette innovation pour les collaborateurs et d’apporter des réponses concrètes aux éventuelles objections qui pourraient être formulées.
Grâce aux retours d’expérience de nos clients, nous avons pu établir que les questions les plus fréquemment posées par les représentants du personnel portent sur l’interface permettant aux salariés d’accéder à leurs documents. En effet, cet espace personnel représente leur unique point de contact avec l’outil choisi par la Direction des Ressources Humaines. Il catalyse à ce titre la majorité des interrogations.
Pour anticiper vos échanges avec le CSE, nous vous avons préparé une liste des 7 questions les plus fréquemment posées au sujet des bulletins de paie dématérialisés.
1. Quels sont les bénéfices concrets du bulletin de paie dématérialisé pour les salariés ?
Le format électronique des bulletins de paie les rend accessibles partout et à tout moment par les salariés. Habitués à une véritable instantanéité dans leurs démarches quotidiennes, ils bénéficient ainsi d’une expérience qui converge avec celle qu’ils expérimentent dans leur sphère privée.
De plus, l’espace en ligne mis à leur disposition pour accéder à leurs fiches de paie leur permet également de stocker des documents personnels de manière sécurisée : factures, contrats d’assurance… Ce qui peut s’avérer très utile en cas de perte ou de sinistre.
Enfin, il est important de souligner que la dématérialisation des bulletins de paie représente un gain de productivité important pour le service RH. Le temps de travail habituellement consacré à l’impression, à la mise sous pli et à l’envoi des bulletins peut alors être alloué à des missions bénéfiques à l’expérience collaborateur2.
2. Que se passe-t-il lorsqu’un salarié quitte l’entreprise ?
Conformément à l’article D3243-8 du code du travail, l’employeur est tenu de garantir l’accès aux bulletins de paie électroniques de ses salariés pour une durée de 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié (1).
Dans le cas de l’espace personnel et sécurisé myPrimobox, le départ de l’entreprise ne remet donc aucunement en cause l’accès du salarié à ses fiches de salaire. En effet, chacun conserve à vie un accès gratuit à son espace personnel. Le salarié a également la possibilité d’imprimer l’ensemble de ses documents ou de les transférer sur son ordinateur personnel s’il le souhaite.
3. Que se passerait-il si le prestataire de dématérialisation des bulletins de paie venait à disparaître ?
En cas de cessation d’activité du prestataire, l’article 1 du décret 2016-1762 lui impose de prévenir les salariés au moins 3 mois avant la date effective de fermeture du service. Ils doivent alors pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans manipulation complexe ou répétitive et « dans un format électronique structuré et couramment utilisé ».
En cas de disparition, Primobox mettrait alors en place un système permettant de récupérer simplement les bulletins de paie présents sur les espaces myPrimobox des salariés.
4. L’employeur peut-il avoir accès aux documents stockés dans les espaces personnels de ses salariés ?
Chaque espace myPrimobox est individuel et personnel. Il est protégé par un mot de passe choisi par le salarié lors de l’activation de son compte. L’employeur ne pourra en aucun cas y avoir accès, il appartient au salarié et à lui seul.
5. Quel est l’impact de la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie pour les salariés qui n’ont pas d’adresse email ?
Les salariés qui ne disposeraient pas d’adresse email peuvent continuer à recevoir leurs bulletins de paie au format papier. En effet, conformément au décret 2016-1762, chaque salarié a le droit de refuser le bulletin de paie électronique. Dans ce cas, l’employeur doit enregistrer le refus et rétablir le bulletin au format papier sous 3 mois maximum.
Grâce à la solution DEMAT RH, le service RH peut modifier le mode de réception des bulletins en 1 clic, ou permettre aux salariés d’effectuer eux-mêmes ce changement.
6. Les données des salariés sont-elles hébergées de manière sécurisée ?
Tous les applicatifs de Primobox sont hébergés en France dans des data centers certifiés ISO 27001. Ce certificat, délivré par l’Afnor, constitue l’une des normes les plus exigeantes en matière de sécurité des systèmes d’information. En parallèle, Primobox a initié une démarche de « Bug Bounty » pour accroître la sécurité des données hébergées. Elle consiste à solliciter des hackers éthiques qui réalisent des tests d’intrusion de manière inopinée et recherchent d’éventuelles vulnérabilités du système.
7. Les personnes qui n’ont pas d’ordinateur à domicile (ou qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique) peuvent-elles accéder à leurs bulletins de paie électroniques ?
Pour simplifier l’accès des utilisateurs ne disposant pas d’un ordinateur personnel, une application mobile gratuite est disponible sous Android et iOS. Chaque salarié peut ainsi indifféremment accéder à son espace myPrimobox depuis l’interface web ou depuis l’une de ces applications. L’accessibilité des documents est alors renforcée. L’expérience utilisateur est pensée pour être intuitive et pour faciliter la navigation de ceux étant moins à l’aise avec le numérique. En cas de difficulté, les salariés peuvent également compter sur les conseils d’une équipe support efficace et réactive. Les utilisateurs myPrimobox ayant sollicité ce service lui accordent la note moyenne de 8,6/10 sur Avis Vérifiés.
Pour aller plus loin dans l’accompagnement au changement que nécessite un projet de dématérialisation RH, Primobox met à disposition des services RH, un kit de communication. Celui-ci permet de démontrer les bénéfices du projet pour les collaborateurs et les représentants du personnel. Un moyen supplémentaire de renforcer leur adhésion et de faire du CSE votre principal allié dans le cadre de votre projet de dématérialisation des bulletins de paie !