Au premier abord, votre projet était clair : mettre en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie conforme au cadre légal.
La notion de coffre-fort numérique (ou CFN) est alors rapidement apparue au cours de vos recherches, si bien qu’aujourd’hui les deux vous semblent peut-être indissociables.

Si c’est votre cas, alors nous vous conseillons de poursuivre votre lecture. Cet article vous propose justement des explications détaillées sur les obligations légales liées à votre projet de fiches de paie électroniques.

Un objectif : vous permettre d’identifier les critères nécessaires pour un stockage des bulletins en toute conformité avec la réglementation

Coffre-fort numérique : de quoi parle-t-on ?

Par analogie avec sa version matérielle où l’on stocke des objets de valeur, le coffre-fort numérique (ou « coffre-fort électronique » dans le langage courant) permet de stocker des documents ou tout type d’informations numériques dans un espace permettant d’en garantir la conservation et la sécurité.

 

Il est défini par l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques (1) comme un service assurant « la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ». Selon cette même définition, il doit également permettre : 

  • La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents,
  • L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service,
  • Un accès exclusif de l’utilisateur à ses documents électroniques (sauf tiers explicitement autorisés),
  • La récupération de ses documents par l’utilisateur dans un format réutilisable et exploitable. 

 

Au-delà de cette définition, la notion de coffre-fort numérique (CFN) est strictement normée par l’AFNOR. Les dispositifs techniques de conservation des fichiers numériques dans un coffre-fort numérique sont précisés dans les normes NF Z42-013 et NF Z42-020 (2). 

Autrement dit, un coffre-fort numérique est un espace de stockage qui répond aux critères définis par l’AFNOR et qui permet aux entreprises d’archiver des fichiers numériques de manière sécurisée.

Est-ce pour autant le seul moyen de garantir un stockage sécurisé de vos documents RH ? Dans le cadre des fiches de paie, l’employeur a-t-il l’obligation d’opter pour des espaces de stockage de type CFN ? Que dit la loi ?

 

Bulletins de paie dématérialisés : quelles obligations légales pour l’employeur ?

Il s’agit d’une notion très encadrée d’un point de vue juridique.

 

Conformément à l’article L.3243-2 du Code du Travail (3) l’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à ses salariés et est libre d’en choisir le format : papier ou électronique

 

S’il opte pour la dématérialisation, 3 conditions doivent alors être respectées : 

  • Confidentialité : la sécurité des documents et de leur accès doit être assurée.
  • Intégrité : le format des documents ne doit pas permettre leur modification.
  • Disponibilité : les bulletins de paie doivent être stockés dans un format pérenne et leur accès doit être garanti dans le temps.

 

Les modalités de mise en place de la dématérialisation des fiches de paie pour les entreprises sont quant à elles précisées dans le décret d’application de la loi El Khomri (4), paru le 16 décembre 2016. D’après la Loi Travail, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut donc décider de remettre les bulletins de salaire au format électronique sans autorisation préalable de ses salariés. Ces derniers peuvent toutefois décider de s’y opposer de manière individuelle. 

 

Conformément au décret :

  • L’employeur doit informer le salarié de la dématérialisation de ses bulletins de paie au minimum un mois avant le premier envoi ou au moment de son embauche. Il doit alors être averti de son droit de s’y opposer s’il souhaite le recevoir au format papier. 
  • Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment et sa demande doit être prise en compte dans un délai maximum de trois mois.
  • L’employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie électroniques du salarié pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur afin que celui-ci puisse justifier ses droits à la retraite si nécessaire.
  • En cas de cessation d’activité du prestataire retenu par l’employeur, le salarié doit bénéficier d’un délai de trois mois pour récupérer ses bulletins de paie avant la fermeture du service. 

 

Lors de la parution du décret, celui-ci faisait état de l’obligation pour l’employeur de choisir un service reconnu dans le Compte Personnel d’Activité (CPA). Il nous semble important de souligner qu’au moment où nous rédigeons ces lignes, cette connexion n’est techniquement plus possible. Le site internet dédié au CPA ne peut plus être consulté, et ce, quel que soit l’éditeur de dématérialisation des bulletins de paie considéré.

 

> Plus d’informations dans notre article dédié au CPA.

 

Le décret d’application de la loi El Khomri impose donc un cadre légal strict autour de la dématérialisation des fiches de paie. Pourtant, avez-vous remarqué que la notion de CFN n’y figure pas ?

Ainsi, d’un point de vue réglementaire, l’employeur n’a pas l’obligation de distribuer les bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN. 

 

Quelles sont alors les garanties proposées par Primobox en termes de sécurité du stockage ?

 

Primobox : quel niveau de sécurité pour les espaces de stockage des salariés ?

Primobox propose une solution de dématérialisation RH qui permet de rédiger, envoyer, signer électroniquement et stocker tous types de documents RH (contrat de travail, avenant, fiche de paie, note d’information, solde de tout compte…). De leur côté, les collaborateurs y accèdent depuis leur espace de stockage personnel myPrimobox. Celui-ci garantit une totale conformité avec la législation sur les bulletins de paie électroniques et un niveau élevé de sécurité.

 

Les espaces de stockage myPrimobox répondent tout d’abord aux trois conditions énoncées par le Code du Travail sur les fiches de paie dématérialisées : 

 

  • Confidentialité : Le salarié qui dispose d’un espace myPrimobox se connecte à son espace grâce à un identifiant et un mot de passe personnalisés. Il peut également choisir d’en renforcer la confidentialité en activant la double authentification. Il est à noter que ni son employeur ni l’équipe RH n’ont accès au contenu de son espace de stockage.
  • Intégrité : Conformément à l’article L. 3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie dématérialisés remis aux salariés dans myPrimobox sont préalablement certifiés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité.
  • Disponibilité : Les bulletins de paie de chaque salarié sont accessibles dans leur espace personnel myPrimobox dans un format pérenne (à savoir le format pdf).

 

Ils respectent également les obligations liées au décret d’application de la loi El Khomri : 

 

  • Devoir d’information des salariés : Primobox met à disposition de ses clients un kit de communication qui leur permet de prévenir leurs salariés de la mise en place de la dématérialisation de leurs fiches de paie dans le délai réglementaire (1 mois minimum avant le premier envoi). 
  • Droit d’opposition des salariés : Chaque salarié peut choisir à tout moment s’il souhaite recevoir ses bulletins de paie au format papier ou dématérialisé. Selon l’option choisie par le service RH, le collaborateur peut soit formuler sa demande auprès de ce dernier, soit modifier le mode de réception de ses bulletins de paie directement sur son espace myPrimobox.
  • Disponibilité des bulletins de paie électroniques : Ils sont stockés dans les espaces myPrimobox et disponibles pendant une durée minimale de 50 ans. Chaque client peut également choisir de les archiver dans des conditions conformes aux normes AFNOR d’archivage électronique (NF 461 et NF Z 42-013). Cette option d’archivage à valeur probante représente une sécurité supplémentaire. Elle n’est pas obligatoire ou nécessaire pour respecter la législation en matière de bulletins de paie dématérialisés.
  • Possibilité de récupération des bulletins en cas de cessation d’activité : Primobox est conforme à la loi sur ce point et s’engage, en cas de cessation d’activité, à avertir chaque salarié disposant d’un espace myPrimobox de l’arrêt du service au moins 3 mois avant la fermeture effective afin de lui permettre de récupérer ses fiches de paie et autres documents RH.

 

Pour résumer, gardez en tête que le cadre réglementaire n’impose pas la distribution des bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN (coffre-fort numérique). Au moment de choisir un prestataire de dématérialisation RH, vous devrez toutefois vous assurer de sa conformité avec l’article L.3243-2 du Code du Travail et avec la loi El Khomri (ou loi Travail). 

Vous avez un projet de dématérialisation de vos documents RH ? Contactez notre équipe.