Fiche de paie dématérialisée : quelles obligations pour l’employeur ?

La possibilité de dématérialiser les bulletins de paie ne date pas d’hier : elle fêtera cette année ses 14 ans !

Pourtant, de nombreuses questions d’ordre juridique subsistent et la crainte de passer à côté d’une subtilité est toujours là.

Dans cet article, Primobox revient sur le cadre légal à respecter pour passer sereinement à la dématérialisation des bulletins de paie.

La mise en place du bulletin de paie électronique facilitée depuis le 1er janvier 2017

Initiée par la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures (n°2009-526), la dématérialisation des bulletins de paie était à l’origine conditionnée par l’accord préalable des salariés.

Par la suite, la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (n°2016-1088), dite loi Travail (ou loi El Khomri), a supprimé cette condition. Depuis l’entrée en application de la loi le 1er janvier 2017, la décision de dématérialiser les fiches de salaire revient donc exclusivement à l’employeur. Chaque salarié peut toutefois s’opposer à recevoir ses bulletins au format électronique s’il le souhaite.

Fiches de paie électroniques : un cadre légal renforcé

Il existe plusieurs règles à respecter lorsque l’on parle de dématérialisation des bulletins de paie :

• L’employeur doit informer le salarié que son bulletin sera désormais remis au format dématérialisé, au minimum un mois avant le premier envoi. Il doit également le prévenir de son droit de s’y opposer.

• Les bulletins doivent être mis à disposition des salariés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans, afin de pouvoir justifier leurs droits à la retraite si nécessaire.
• Les bulletins doivent être conservés dans des conditions de nature à garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. Autrement dit, la solution de stockage retenue doit pouvoir garantir que le document :
  • n’a pas été modifié,
  • est stocké dans un format pérenne avec un accès garanti dans le temps,
  • est accessible de manière sécurisée, dans un espace strictement personnel au salarié.

Bulletin de paie papier ou digital : des obligations légales communes

Au même titre que pour le format papier, certaines obligations s’appliquent pour la version électronique.

Bien que le bulletin de paie dématérialisé soit accessible par le salarié dès qu’il le souhaite, l’employeur reste tenu, tout comme pour la version papier, de le conserver pendant au minimum 5 ans.

Par ailleurs, les mentions obligatoires du bulletin de paie papier restent les mêmes pour la version électronique. Citons par exemple :

• l’identité de l’employeur (nom, adresse, Siret…) et du salarié,
• le nombre d’heures de travail effectuées et les éventuelles heures supplémentaires,
• la rémunération brute, le montant net à payer et le net imposable,
• la date de paiement du salaire,
• le montant des cotisations et contributions sociales,
• la note incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée…

Si l’ensemble de ces conditions est respecté, la fiche de paie électronique aura la même valeur que sa version papier.

Quels sont les avantages du bulletin de salaire électronique ?

Côté salarié

La dématérialisation des fiches de paie bénéficie à tous les collaborateurs de l’entreprise.

Chacun y a accès en temps réel, et ce, depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone disposant d’une connexion internet.  La recherche d’un ancien bulletin est rapide et intuitive. Le salarié n’a plus besoin d’aller explorer ses dossiers d’archives pour retrouver un document.

On notera que la dématérialisation s’avère d’autant plus utile lorsque le salarié n’est pas chez lui (déplacement professionnel, congés…). Il peut alors retrouver facilement son bulletin depuis son téléphone portable, que ce soit via une application ou un site internet.

Côté employeur

L’entreprise bénéficie elle aussi d’avantages importants liés à la dématérialisation RH.

Les problématiques liées à la perte des bulletins de ses salariés sont résolues : impossible de perdre un bulletin de paie électronique !

La dématérialisation permet également d’avoir des preuves fiables que l’employeur respecte bien ses obligations : la remise des bulletins de paie est horodatée et permet de prouver avec précision que le bulletin de paie a été remis au salarié à une date et une heure précise, voire que le document a bien été ouvert par le salarié en cas de litige.

Les éventuelles contestations concernant la remise des fiches de salaires sont donc rapidement résolues, et ce de manière beaucoup plus simple qu’avec une version papier du document.

Que dit la réglementation concernant la dématérialisation des autres documents RH ?

Les bulletins de paie sont les seuls documents concernés par des règles précises en matière de dématérialisation. Ainsi, la plupart des documents RH peuvent être transmis par voie dématérialisée par l’employeur : notes de service, charte informatique, règlement intérieur, documents de fin de contrat, etc.

À noter : certains documents nécessitent parfois des aménagements, comme le règlement intérieur pour lequel un affichage dans les locaux reste obligatoire.