La possibilité de dématérialiser les bulletins de paie ne date pas d’hier : elle fêtera cette année ses 12 ans !

Initiée par la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures (n°2009-526), la dématérialisation des bulletins de paie était d’abord conditionnée par l’accord préalable des salariés. Par la suite, la loi du du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (n°2016-1088) a supprimé la notion d’accord préalable, permettant simplement au salarié de pouvoir s’opposer à recevoir ses bulletins de paie au format électronique s’il le souhaite.

Au même titre que pour le format papier, certaines obligations s’appliquent pour l’employeur, qui se doit de les respecter s’il souhaite proposer la dématérialisation des bulletins de paie à ses salariés.

Au fond, qu’est ce qui change dans la dématérialisation ?

Plusieurs règles sont à respecter lorsque l’on parle de dématérialisation des bulletins de paie :

• l’employeur doit informer le salarié que son bulletin sera désormais remis en format dématérialisé sauf s’il s’y oppose, au minimum un mois avant sa mise en place ;

• les bulletins doivent être mis à disposition des salariés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans, afin de pouvoir justifier leurs droits à la retraite si nécessaire ;

• les bulletins doivent être conservés dans des conditions de nature à garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. Autrement dit, les bulletins doivent être établis dans des conditions permettant de garantir que le document n’a pas été modifié, être accessibles à tout moment et dans un espace strictement personnel au salarié.

À noter : le salarié peut demander à tout moment l’envoi de ses bulletins en format papier, et inversement.

Certaines obligations inhérentes au papier restent obligatoires…

Bien que le salarié puisse avoir accès à son bulletin dès qu’il le souhaite en version dématérialisée, l’employeur reste tenu, tout comme pour la version papier, de conserver le bulletin de paie de son salarié pendant au minimum 5 ans. Les mentions obligatoires du bulletin de paie papier sont également les mêmes pour la version électronique.

Si toutes ces conditions sont respectées, le bulletin de paie électronique aura la même valeur que sa version papier.

Quels avantages à la dématérialisation ?

Le salarié a accès en temps réel à ses documents, et n’a plus à aller explorer ses archives pour retrouver un ancien bulletin lorsqu’il en a besoin. La dématérialisation est d’autant plus utile lorsque le salarié doit accéder à ses documents lorsqu’il n’est pas chez lui : il peut retrouver facilement son bulletin depuis son téléphone portable, que ce soit via une application ou un site internet.

Côté employeur, les problématiques liées à la perte des bulletins de ses salariés sont résolues : impossible de perdre un bulletin de paie électronique !

La dématérialisation permet également d’avoir des preuves fiables que l’employeur respecte bien ses obligations : la remise des bulletins de paie est horodatée et permet de prouver avec précision que le bulletin de paie a été remis au salarié à une date et une heure précise, voire que le document a bien été ouvert par le salarié en cas de litige.

Les éventuels litiges concernant la remise des bulletins sont donc rapidement résolus, et ce de manière beaucoup plus simple.

Quid des autres documents RH ?

Les bulletins de paie sont les seuls documents concernés par des règles précises en matière de dématérialisation. Ainsi, la plupart des documents RH peuvent être transmis par voie dématérialisée par l’employeur : notes de service, solde de tout compte, attestation pôle emploi, etc.

Certains documents nécessitent parfois certains aménagements, comme le Règlement Intérieur pour lequel un affichage dans les locaux reste obligatoire.