Comment dématérialiser ses fiches de paie ?

La fiche de paie dématérialisée est l’équivalent électronique d’une fiche de paie papier. À ce titre, elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la version papier : nom de l’employeur et du salarié, rémunération et nombre d’heures travaillées, cotisations sociales, etc. Rien ne change de ce côté là !

La remise aux collaborateurs ne s’effectue plus par voie postale ou remise en main propre mais par voie électronique, dans un espace sécurisé et propre à chaque salarié.

En optant pour le bulletin de paie électronique, vous êtes sûr.e.s de gagner sur plusieurs plans.

•  Améliorez votre productivité et réduisez vos frais :
  Grâce à la dématérialisation, terminées les tâches d’impression, de mise sous pli et d’envoi ! Les coûts qui leur sont liés (papier, affranchissement) disparaissent par la même occasion, allégeant votre budget. Plus de temps est alloué aux missions liées au cœur de métier des RH, plus stratégiques et importantes pour le bon fonctionnement de l’entreprise (recrutement, gestion de la paie, etc.).
•  Choisissez la conformité et la sécurité :
  La loi encadre la dématérialisation des bulletins de salaire (voir paragraphe suivant). Un bulletin en pièce jointe d’un email, par exemple, ne constitue pas un moyen d’envoi légalement valable en France. En choisissant une solution de dématérialisation délivrée par un Prestataire de Service de Confiance (PSCo), vous transmettez vos fiches de paie en toute sécurité et de façon totalement conforme. De plus, chaque bulletin est signé électroniquement, le protégeant d’éventuelles falsifications.
•  Développez l’expérience collaborateur et votre marque employeur :
  La dématérialisation vous permet d’offrir une meilleure expérience RH à vos collaborateurs. Fluide, sécurisé, disponible 24/24h et 7/7j sur ordinateur ou smartphone, de nombreuses options de partage de documents… Le niveau de service rendu aux salariés est élevé. Ceux-ci vous seront reconnaissants de mettre en place des outils performants et utiles au quotidien ! D’un point de vue Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE), c’est également un atout.

Avec Primobox l’espace personnel sécurisé appartient à vie au collaborateur, sans frais supplémentaires pour ce dernier ni pour l’entreprise. C’est l’assurance d’avoir toujours accès à ses bulletins de salaire dématérialisés !
Pour en savoir plus sur les synergies entre dématérialisation et expérience collaborateurs, téléchargez notre livre blanc consacré à ce sujet.

La “Loi Travail” (n°2016-1088) du 8 août 2016 a accéléré la mise en place de la dématérialisation au sein des services RH.
Le décret n°2016-1762, venu préciser les modalités d’application de la loi Travail sur le plan des bulletins de paie électroniques, montre la volonté de l’Etat de voir progresser la dématérialisation puisque le bulletin de paie électronique est depuis devenu la norme, et non plus l’exception.
Grâce à ces textes, la législation française en matière de dématérialisation des documents RH est devenue plus souple, permettant aux entreprises de l’intégrer plus facilement à leur processus RH global.

Les textes n’imposent en effet que certaines règles basiques à respecter :

• Devoir d’information : les collaborateurs doivent être informés au minimum 1 mois avant le passage du bulletin de paie papier au bulletin de paie électronique, incluant toutes les informations nécessaires à leur bonne compréhension : mode de délivrance du bulletin de paie, moyens d’accès à l’espace de stockage, etc.
• Droit d’opposition : le délai d’un mois permet aux salariés de refuser ce changement et de rester sous la format papier s’ils le souhaitent. L’employeur doit alors continuer à lui remettre son bulletin de papier en format papier, car c’est un droit du salarié.
• Format lisible et archivage long terme : le bulletin de paie électronique doit être émis dans un format pérenne et lisible, signé électroniquement par l’employeur pour en garantir l’intégrité et conservé pendant 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Ces délais permettent au salarié de faire valoir ses droits à la retraite si nécessaire, lui permettant ainsi de récupérer d’éventuels bulletins égarés pendant sa vie professionnelle.