Rédaction
Stockage RH
Envoi
Stockage collaborateurs
Signature électronique
Collecte
Productivité
Sécurité
Expérience collaborateur17 000
collaborateurs
750
magasins en France
90%
de bulletins de paie dématérialisés
Le groupe Fnac Darty, issu du rapprochement des deux enseignes, est un leader français et européen dans la distribution de produits techniques, d’appareils électroménagers, de biens culturels et de loisirs. Il dispose d’un réseau de plus de 750 magasins répartis sur le territoire français.
Tourné vers la digitalisation de sa distribution pour répondre aux nouveaux standards de consommation, Fnac Darty a également opté pour celle de ses processus RH. Dès 2020, le groupe a ainsi dématérialisé l’envoi de plusieurs documents RH, dont les bulletins de paie, ainsi que le stockage des dossiers du personnel.
Mais la collaboration entre Fnac Darty et Primobox ne s’arrête pas là puisque deux projets actuellement en cours de déploiement, doivent permettre au groupe d’aller plus loin dans sa démarche de digitalisation.
Retour sur les étapes du projet de dématérialisation RH du spécialiste français de la distribution de produits culturels et de loisirs.
Uniformiser les processus RH suite au rapprochement de deux enseignes
Initié en 2020, le projet de dématérialisation RH du groupe avait pour objectif d’uniformiser les processus des entités Fnac et Darty suite à leur rapprochement. Chacune d’entre elles gérait jusqu’alors de manière indépendante les envois postaux de ses bulletins de paie, eux-mêmes édités à partir de deux logiciels SIRH distincts : Cegedim et HR Access. Il était impératif que la solution retenue puisse dialoguer avec les deux outils. Dans ce contexte, la société Fnac Darty a sélectionné la solution DEMAT RH de Primobox. Cette dernière, interfacée avec les deux SIRH, permet aujourd’hui d’envoyer les fiches de salaire de l’ensemble des salariés du groupe de manière automatique via un protocole de transfert de fichiers sécurisé (le protocole SFTP).
Le projet, mené en collaboration avec les équipes RH des deux entités, a permis de renforcer le dialogue entre des personnes aux fonctions similaires qui n’avaient pas l’habitude de travailler ensemble. Stéphanie Danuc, Coordinatrice projets SIRH du groupe Fnac Darty précise : « Depuis la mise en place du projet, je remarque beaucoup plus de collaboration entre les équipes SIRH des deux entités ».
Gérer les particularités d’une organisation multi-sites
Au-delà d’uniformiser les processus RH entre ses deux entités, Fnac Darty souhaitait rationaliser la gestion documentaire entre ses différents sites. En effet, jusqu’en 2020, le stockage était réparti entre le siège, les sites logistiques et les magasins. Désormais, les bulletins de paie étant dématérialisés, leur accessibilité par le service Ressources Humaines est renforcée.
« Les membres de l’équipe RH peuvent avoir la responsabilité de plusieurs sites donc, avec le stockage papier, ils n’avaient pas toujours accès aux documents des collaborateurs quand ils en avaient besoin, explique Stéphanie Danuc. Aujourd’hui c’est beaucoup plus pratique, nous avons gagné en accessibilité. »
De nombreux bénéfices opérationnels pour les équipes RH
Pour les équipes paie du groupe, la dématérialisation RH a permis de limiter les actions manuelles. Auparavant, les bulletins devaient être imprimés, mis sous pli et affranchis, ce qui représentait plusieurs heures de travail chaque mois. La mise en place de DEMAT RH a mis fin à ces différentes tâches, ce qui a permis d’importants gains de productivité pour les gestionnaires de paie.
Ces derniers ont également constaté un gain de temps en ce qui concerne la gestion des demandes de duplicata. « Aujourd’hui, si un salarié n’a pas reçu son bulletin de paie par courrier ou s’il l’a perdu et qu’il y a une urgence, nous pouvons le lui pousser dans son espace personnel myPrimobox de façon très simple. C’est apprécié à la fois par les salariés qui ont un retour rapide et par le service paie qui a une charge de travail en moins » précise Stéphanie Danuc.
En dehors du bulletin de salaire, Fnac Darty a également dématérialisé l’ensemble des communications auprès de ses collaborateurs : « Aujourd’hui, nous nous servons énormément de DEMAT RH pour faire des communications à l’attention des salariés. Nous sommes sûrs qu’ils les reçoivent puisqu’ils ont tous un espace en ligne. C’est très appréciable. »
Enfin, les utilisateurs de DEMAT RH constatent un bénéfice opérationnel très concret : l’amélioration du suivi des traitements. « DEMAT RH nous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les traitements effectués donc nous pouvons tracer les envois, ce qui n’était pas possible avant avec les courriers papiers. On sait à quel moment le bulletin de chaque collaborateur a été envoyé. »
Stéphanie Danuc ajoute : « la dématérialisation est totalement entrée dans les habitudes des équipes RH. Il y a eu une très bonne adhésion et aujourd’hui chacun se rend compte du bénéfice de tout avoir au même endroit. L’utilisation quotidienne est beaucoup plus simple. »
Une forte adhésion de la part des collaborateurs
Parmi les critères de réussite observés par Fnac Darty, l’adhésion des collaborateurs occupe une place centrale : avec un taux de dématérialisation de 90%, soit 15 points de plus que le seuil de rentabilité calculé par le groupe, le projet est un réel succès.
Si des disparités sont à noter sur les différents sites en fonction de l’appétence au numérique, l’anticipation de la communication interne a permis un très bon accueil global.
Stéphanie Danuc revient sur les étapes clés de la communication qui a été faite autour du projet : « Nous avons commencé par présenter le projet aux membres du CSE. En tant que porte-parole des salariés, c’était essentiel de les inclure dans notre démarche et d’avoir leur adhésion. Pour le bulletin de paie, nous avons passé tous les salariés en dématérialisation par défaut, tout en leur laissant la possibilité de revenir au papier par la suite. L’objectif était d’inciter les collaborateurs à passer à la dématérialisation pour leur en démontrer les avantages. Nous savions que si les salariés étaient en électronique dès le début, ils allaient avoir moins avoir tendance à revenir au courrier par la suite. Alors que dans la situation inverse, ils auraient eu tendance à rester en papier et à ne pas faire la démarche de basculer en électronique puisqu’ils auraient eu à se connecter à leur espace pour le faire. Nous savions qu’ils risquaient de ne pas le faire. Nous avons donc envoyé un courrier à tous les collaborateurs pour les informer du passage au bulletin de paie dématérialisé et leur préciser qu’ils avaient la possibilité de continuer à les recevoir au format papier s’ils le souhaitaient. Cette décision a été très bien accueillie par nos salariés, notamment parce que nous avons fait en sorte de leur faciliter l’accès au maximum. Nous voulions éviter qu’il y ait des barrières. Pour simplifier encore un peu plus l’usage, nous avons donc mis le lien vers le coffre-fort et le guide utilisateur sur la page d’accueil du portail collaboratif de chaque entité (Fnac et Darty). C’était une forte demande de la part des salariés d’avoir toutes les informations au même endroit pour simplifier la connexion. Nous avons également mis le guide utilisateur myPrimobox sur l’intranet du groupe au même titre que tous les outils qui peuvent leur être utiles dans leur quotidien. En parallèle, nous avions prévu un dispositif de communication sur écran en magasin (qui n’a finalement pas été déployé en raison du confinement de mars 2020). Une fois le projet lancé, nous avons communiqué par email pour récapituler la procédure de connexion et rediriger nos collaborateurs vers l’équipe Support myPrimobox en cas de question. »
Les 4 étapes du dispositif de communication de Fnac Darty autour de la dématérialisation du bulletin de paie :
- Une présentation du projet aux membres du CSE
- Un courrier d’information à tous les collaborateurs
- Une campagne d’affichage sur écran en magasin
- Un email récapitulatif pour rediriger vers l’équipe support myPrimobox en cas de question
Si dès 2020 la plupart des salariés du groupe avaient adhéré au projet, notons que l’enthousiasme ne fait que se renforcer au fil des années. Aujourd’hui encore, quatre ans après l’envoi des premières fiches de paie dématérialisées, des collaborateurs qui avaient initialement exprimé le souhait de continuer à recevoir leurs bulletins au format papier changent d’avis et optent pour la dématérialisation. Leur principale motivation : la perspective de les recevoir plus rapidement. « Occasionnellement, des salariés reviennent sur leur décision initiale parce qu’ils se rendent compte que le digital leur permet d’avoir les éléments plus rapidement et que c’est une garantie pour eux de recevoir leur bulletin (contrairement au courrier qui peut se perdre par exemple). D’après notre expérience, les collaborateurs s’habituent à la dématérialisation et s’aperçoivent au fur et à mesure que c’est plus pratique. De plus, nous constatons que les nouveaux collaborateurs acceptent de plus en plus facilement la dématérialisation. Ils ont moins de frein au départ » constate Stéphanie Danuc.
Une mise en place fluide et la perspective de nouveaux projets avec Primobox
Stéphanie Danuc qui a piloté le projet de dématérialisation RH au sein du groupe Fnac Darty se souvient : « La mise en place s’est faite très facilement, il n’y a pas eu de complexité particulière. L’accompagnement proposé par Primobox était très appréciable. Pendant toute la durée du projet, j’ai senti que mes interlocuteurs maîtrisaient parfaitement chacune des étapes. »
Pour faire un choix entre les différents éditeurs rencontrés, Fnac Darty a été particulièrement attentif à la capacité d’adaptation à leur contexte. « La dimension humaine de Primobox a été très appréciée en interne. Nos interlocuteurs nous ont démontré qu’ils étaient en mesure de s’adapter à nos processus et à nos besoins. Avec d’autres éditeurs, cela aurait été l’inverse : nous aurions dû adapter notre façon de faire à la leur. »
Stéphanie Danuc souligne que depuis que la solution est en place, la qualité de service est restée la même. « La relation avec les équipes au quotidien est agréable et sereine. Il y a eu des changements d’interlocuteurs bien sûr mais il y a une vraie continuité dans les échanges. En cas de question ou de difficulté, il y a une très bonne réactivité. Tout est mis en œuvre pour nous apporter une réponse rapidement ».
Dès le départ, le projet global de dématérialisation de Fnac Darty avait été scindé en plusieurs lots pour en simplifier le déploiement. Après avoir dématérialisé l’ensemble des documents RH et les dossiers du personnel, le groupe est en train de déployer deux nouvelles briques avec Primobox :
- Un passage à la signature électronique des contrats de travail et autres documents RH.
- Une reprise d’historique des dossiers du personnel. L’objectif : centraliser dans DEMAT RH les documents des collaborateurs échangés au cours des dernières années pour faciliter leur accès par l’équipe RH et limiter l’espace physique nécessaire à leur stockage.
Deux pas de plus dans la gestion électronique des documents de Fnac Darty !