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Univers Paie opte pour la dématérialisation avec Primobox
Membre du groupe HR Path, Univers PAiE propose à ses clients un service d’externalisation de leur paie et regroupe plus de 250 experts sur le territoire national.
La structure dispose d’un écosystème de partenaires parmi les principaux éditeurs de SIRH du marché (Sage, Cegid, Sopra HR, SAP, Workday …) et réalise un chiffre d’affaires de 6 millions d’euros.
Le marché de la paie évolue et la dématérialisation est devenue un réel besoin pour toutes les entreprises. Les salariés, comme les dirigeants, plébiscitent sa mise en place.
Soucieux de proposer à ses clients une qualité de service optimale, Univers PAiE a souhaité enrichir son offre en proposant la dématérialisation à tous ses clients. C’est dans ce contexte que le choix de la dématérialisation s’est imposé. Les solutions de Primobox ont été sélectionnées pour la dématérialisation des bulletins de paie, et plus récemment le e-dossier et la signature électronique. Génératrices de gain de productivité, ces dernières remplacent les processus d’édition des bulletins de paie qui monopolisaient une équipe dédiée.
Stéphanie Helie, directrice d’agence Univers PAiE : « Le traitement sous forme papier est une tâche chronophage sans valeur ajoutée. Elle implique un espace de stockage et des coûts importants pour les fournitures (enveloppes, imprimantes, machine de mise sous pli, machine à affranchir…) ainsi que de monopoliser un collaborateur pour la réalisation de cette tâche. La distribution postale ne peut pas être suivie et maîtrisée (perte de courrier ou retard de distribution). La dématérialisation, quant à elle, permet de suivre les documents à chaque étape du processus. Avec Primobox, nous gérons désormais simplement près d’un million de bulletins de paie chaque année pour près de 750 clients. »
Pour soutenir au mieux le projet de dématérialisation de ses clients, Univers PAiE a souhaité les accompagner au fur et à mesure. Dans un premier temps, quelques clients tests ont été sélectionnés avant de généraliser la démarche à l’ensemble de la clientèle. De son côté, Primobox a fourni différents supports de communication pour accompagner la mise en place du dispositif.
Thomas Fettu, Responsable technique : « Il y a encore quelques mois, Primobox nous accompagnait sur le paramétrage de leur plateforme pour nos clients. Nous souhaitions devenir autonomes sur ce point et nous avons pu bénéficier de formations simples et efficaces de la part de Primobox. Cette agilité nous permet d’avancer plus rapidement sur nos projets et de maîtriser la solution. »
Stéphanie Helie : « Notre relation avec Primobox ? C’est un partenaire de confiance avec lequel Univers PAiE entretient d’excellentes relations. Au niveau contractuel, dès le début de la relation, c’est simple, clair et nous avons une vraie visibilité sur les coûts. Nous sommes 100 % satisfait de cette collaboration ! ».
La mise en œuvre de ces solutions répond efficacement aux besoins des clients d’Univers PAiE en termes de dématérialisation des bulletins de paie, de signature électronique et de e-dossiers.
Le passage à la dématérialisation : les bonnes pratiques
La dématérialisation des processus facilite les échanges entre l’entreprise et ses tiers (clients, fournisseurs, collaborateurs). Elle réduit les coûts de traitement et dispense les équipes de tâches chronophages, à faible valeur ajoutée. De fait, elle entraîne une évolution des modes de travail et impacte tous les services de votre entreprise.
Découvrez 4 conseils pour accompagner efficacement et sereinement vos collaborateurs dans la transition vers la dématérialisation.
La dématérialisation, un projet d’entreprise
Quelle que soit la motivation de votre entreprise à dématérialiser tout ou partie de ses échanges, gardez à l’esprit une vision d’ensemble du projet. Croire que la digitalisation relève de la seule compétence du service informatique est réducteur. Certes ce sont souvent les premiers consultés pour la mise en place du projet, mais c’est un véritable programme d’entreprise dont l’aboutissement inclus tous les collaborateurs. Il est important d’identifier les interlocuteurs pertinents dans chaque service et les inclure dans le projet pour s’assurer leur soutien. Les consulter permettra également d’adapter le projet aux objectifs et aux contraintes du service concerné par le changement. Vous mettez toutes les chances de votre côté pour confirmer le succès du projet !
Une valeur légale identique à celle d’un document papier
Il est important de rassurer vos équipes quant à la valeur légale du bulletin de paie dématérialisé et de la signature électronique.
La signature électronique dispose de la même valeur probante que la signature manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Techniquement, chaque signature apposée électroniquement se voit attribuer un certificat électronique qualifié. Ce certificat est généré par un prestataire de services de certification électronique. Les documents signés sont fiables et peuvent être produits devant un tribunal.
Pour le bulletin de paie le procédé est similaire. Afin de garantir le caractère original du document, chaque bulletin transmis sur l’espace personnel du collaborateur est signé et horodaté électroniquement. L’entité (dans notre cas, Primobox) qui envoie les bulletins de paie dans les espaces personnels des salariés certifie que ces documents proviennent bien de l’employeur. L’intégrité de chaque bulletin est assurée sur le long terme.
Informez vos collaborateurs…
Ensuite, il sera plus facile de fédérer vos collaborateurs autour du projet si vous leur démontrez qu’ils vont en tirer un bénéfice immédiat. Communiquez activement sur les avantages utilisateurs. N’hésitez pas à vous adresser à des groupes bien définis pour capter leur attention avec des problématiques qui leur sont propres. Identifiez en amont les éventuels freins et soyez prêts à les lever.
3 exemples concrets :
- La signature électronique : elle permet à la force de vente de signer plus rapidement et à distance. Le suivi des contrats en attente et la relance sont simplifiés, les commerciaux ont davantage de temps à consacrer à la vente. Sa mise en place et son utilisation sont rapides et simples.
- La fiche de paie dématérialisée raccourcit considérablement les étapes d’attente et de réception pour les salariés. Un espace de stockage électronique dédié garantit à vos collaborateurs une accessibilité 24/24h et un archivage longue durée. Ils sont plus autonomes et le service RH est moins sollicité.
- Les services client et comptabilité ont tout intérêt à adopter la facture dématérialisée. En effet, elle facilite le suivi des clients et permet de réduire les litiges et les délais de paiement.
Chaque service gagne en agilité et en productivité. Finalement c’est toute l’organisation qui en bénéficie.
…et accompagnez les !
Enfin, ne négligez pas la communication auprès de vos collaborateurs lors de la transition. Idéalement, le projet devrait être annoncé par un acteur interne comme le Directeur des Ressources Humaines ou un membre de la direction connu par les équipes concernées.
Les rythmes d’adaptation peuvent différer entre les services. En effet, tous ne seront pas impactés de la même manière par la transition vers la dématérialisation. Un écart entre les générations, plus ou moins connectées et à l’aise avec l’outil informatique, peut également être constaté. Une solution intéressante, si la taille de votre entreprise le permet, est d’inciter vos collaborateurs à échanger ensemble régulièrement pour mieux intégrer la nouveauté. Dans la même logique, communiquez sur le retour d’expérience positifs des collaborateurs et les améliorations constatées par chaque service de votre entreprise. Comment résister à une solution visiblement efficace ?
Quelle que soit la taille de votre organisation, la dématérialisation est un projet pour lequel il faut avoir une vision d’ensemble afin d’inclure tous les salariés. Ne négligez pas de les accompagner surtout lors de la phase de mise en place du projet. Et n’oubliez pas de communiquer sur vos réussites !
Découvrez comment Primobox s’adapte à vos pré-requis et peut vous accompagner sur tous vos projets !
SODIS « La dématérialisation nous a permis de nous recentrer sur l’humain »
Primobox accompagne depuis 2016 SODIS, filiale du groupe Mc Cormick, dans la digitalisation de ses opérations RH.
Réparties sur tout le territoire français, les équipes de SODIS interviennent dans plus de 4 000 points de vente dans toute la France pour optimiser la présence en rayon de ses marques. L’entreprise emploie au minimum 1 130 salariés et jusqu’à plus de 1 500 personnes selon les périodes. Cette organisation décentralisée impliquait une gestion complexe des flux RH, à l’image de la signature des contrats de travail et du traitement des bulletins de paie.
Les processus, centrés sur l’envoi de documents papier, engendraient des coûts et des délais de traitement importants. L’équipe était mobilisée deux jours par mois pour imprimer et expédier les bulletins de paie. Afin de gagner en productivité et en confort de travail, la direction de SODIS a souhaité repenser en profondeur son processus de gestion historique et se tourner vers la dématérialisation.
Après étude des solutions du marché, DEMAT RH® de Primobox est sélectionnée. Simon Wiesel, responsable expérience collaborateurs de SODIS précise « DEMAT RH® permet à la fois de traiter les bulletins de paie, de signer à distance les contrats de travail et d’échanger des documents avec les collaborateurs en quelques clics. Cette solution complète répond aux besoins du service RH de SODIS. »
Des bénéfices financiers et organisationnels immédiats
Dès sa mise en place en juillet 2016, DEMAT RH® améliore les conditions de travail de l’équipe. Cathy Coueffic, assistante RH : « DEMAT RH® est très simple à utiliser, sa mise en place a été rapide. Nous nous en servons quotidiennement. Quelques clics suffisent pour transmettre les bulletins, signer un contrat ou relancer un collaborateur. » L’impact financier de la dématérialisation a été lui aussi immédiatement constaté. Ainsi, le budget alloué à la gestion des contrats de travail et des bulletins de paie est passé d’une moyenne de 2 200 € à 650 € par mois.
Se recentrer sur le cœur de métier et renforcer le lien
Selon Simon Wiesel, un bénéfice inattendu est apparu quelques mois après la mise en place de DEMAT RH®. Il explique « Nous avons craint que la dématérialisation ne brise les échanges avec les collaborateurs. Cela n’a pas été le cas, au contraire. Nous nous sommes recentrés sur l’humain. Le lien avec les équipes terrain s’est renforcé autour de sujets plus importants que la distribution du courrier. »
Dégagée des réclamations quotidiennes relatives aux contrats et bulletins de paie, l’équipe RH se consacre désormais pleinement à la gestion des Ressources Humaines. Cathy Coueffic l’affirme « Le temps gagné grâce à DEMAT RH® permet de nous recadrer sur notre cœur de métier, de nous investir sur des missions importantes comme le recrutement ou l’intégration du salarié dans l’entreprise. Simplifier les échanges nous a rapproché du terrain. »
98% d’acceptation du bulletin électronique
Côté collaborateurs, le passage à la dématérialisation s’est fait en douceur. Les documents fournis par Primobox sur l’utilisation de l’espace personnel salarié ont permis de rassurer les équipes sur l’accès aux documents et la sécurité du stockage. Ainsi, plus de 98 % des collaborateurs ont accepté le bulletin de paie électronique. En 2017, 2 260 contrats ont été signés électroniquement et 15 000 bulletins de paie traités avec DEMAT RH®.
Fort de ce succès, SODIS souhaite aller encore plus loin en transmettant de nouveaux documents via l’espace de stockage électronique sécurisé de ses salariés. Simon Wiesel déclare : « En 2018, nous avons joint aux bulletins de paie les documents relatifs aux augmentations annuelles. C’est un processus qui n’avait pas encore été dématérialisé. De la même façon, nous avons préparé les collaborateurs au prélèvement à la source. Dès le mois de septembre, ils ont pu recevoir dans leur espace personnel leur bulletin classique ainsi qu’un second avec le montant après impôts. »
Comme SODIS, faites confiance aux équipes de Primobox et amorcez votre transformation digitale grâce à une solution performante et sécurisée. Contactez-nous !
Cultura dématérialise ses processus RH avec Primobox
En 2017, Cultura a souhaité moderniser ses processus historiques de gestion de ses bulletins de paie grâce au digital pour gagner en agilité, en productivité et en qualité de service vis-à-vis de ses 4 000 collaborateurs répartis dans l’ensemble de ses magasins en France. En effet, ce processus géré au siège de l’entreprise impliquait différentes manipulations complexes et des retards importants dans la réception des bulletins de paie.
Cyril Da Silva, leader paie et administration du personnel chez Cultura : « La problématique qui a conduit Cultura vers la dématérialisation de ses bulletins de paie était principalement le temps de traitement des documents. Les collaborateurs recevaient leurs bulletins de paie entre le 15 et le 20 du mois suivant. Le coût lié à ce traitement était très élevé et a aussi joué un rôle dans notre volonté de passer à la dématérialisation. »
Après étude des solutions du marché, DEMAT RH® de Primobox a été sélectionné pour sa flexibilité, sa mise en œuvre rapide et sa capacité à évoluer en continu tout en s’intégrant simplement au SI (système d'information) de Cultura. Le rôle d’accompagnement et de conseil des équipes a aussi été un point d’attention important dans le cadre du choix de Cultura.
Un projet mené de bout en bout de manière industrielle
Cultura souhaitait aussi rendre ses différents magasins autonomes. C’est chose faite depuis la mise en place de la solution DEMAT RH® de Primobox. Chaque magasin bénéficie d’un profil géré par les directeurs ou chefs de secteurs. Ils ont accès à la consultation et la distribution des bulletins de paie pour les équipes de leur magasin.
Alain Faye, chef de projet SIRH chez Cultura : « Il était primordial que chaque magasin puisse avoir accès aux bulletins de paie de ses collaborateurs mais pas à ceux des autres points de vente. Primobox a su nous proposer une solution simple d’accès pour nos 92 sites. La collaboration avec Primobox a été fluide, très rapide, avec beaucoup de disponibilités et d’écoute. Concrètement, en un mois, nous avons lancé notre projet à l’échelle nationale. Aujourd’hui, nous gérons près de 4 000 bulletins de paie tous les mois en moins de dix minutes avec la solution DEMAT RH® de Primobox. » Pour garantir le succès de cette initiative, une campagne d’information a été lancée en parallèle auprès des collaborateurs de Cultura pour leur expliquer les différents bénéfices. Là encore, Primobox a accompagné les équipes en charge de ce projet de conduite du changement.
Des bénéfices financiers, organisationnels et fonctionnels
Grâce à la dématérialisation des bulletins de paie et la mise en place des e-Dossiers, Cultura délivre désormais une qualité de service appréciée par l’ensemble des collaborateurs. Ces derniers reçoivent dès le 5 du mois leur bulletin de paie ; soit au minimum 10 jours plus tôt qu’auparavant. De plus, au niveau organisationnel, la suppression des actions d’édition et de mise sous pli a généré d’importants gains de productivité.
Cyril Da Silva : « Aujourd’hui, 95 % des collaborateurs ont franchi le pas de la dématérialisation, ce qui traduit le succès de ce projet. Nos salariés sont très satisfaits et peuvent maintenant accéder à leurs bulletins de paie sur leur smartphone et à tout moment. Grâce à la dématérialisation, notre marque employeur s’est également améliorée. Les directeurs de magasins ont gagné en autonomie et le service RH en disponibilité pour gérer d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Fort de ces succès, de nouveaux projets sont à l’étude, notamment la mise en place de la signature électronique couplée à des processus de récupération automatique des pièces justificatives des salariés. Il est aussi évoqué le déploiement d’un nouveau processus d’offboarding avec la mise à disposition des documents de fin de contrat au format dématérialisé.
Alain Faye : « Primobox met un point d’honneur à satisfaire ses clients et prend l’initiative de répondre qualitativement à leurs interrogations et problèmes rencontrés. »
En un mois, nous pouvons vous fournir une solution de dématérialisation opérationnelle, fiable et sécurisée. N’attendez plus, contactez-nous !
Ludovic Partyka vous présente DEMAT RH
Depuis maintenant 10 ans, Primobox conçoit et commercialise des solutions de dématérialisation pour les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Dans cette interview, Ludovic Partyka, Directeur Général de la société, nous présente DEMAT RH®, la solution dédiée aux Directions des Ressources Humaines.
Primobox, des solutions de dématérialisation s’adressant aux RH qui facilitent les échanges entre salariés.
« Primobox propose une offre globale de dématérialisation qui s’adresse à toutes les directions métiers de l’entreprise, et plus particulièrement aux services Paie/RH à travers notre solution DEMAT RH®. Notre objectif premier est de permettre aux directions RH d’automatiser, sécuriser et fluidifier l’ensemble des échanges administratifs avec les salariés.
L’expérience commence dès l’embauche avec la signature électronique du contrat de travail et la dématérialisation des pièces constitutives du dossier individuel. Ensuite, tous les mois, la plateforme permet d’assurer l’envoi de tous les documents RH aux salariés : les bulletins de paie certes, mais également les notes d’information, relevés d’heures, information mutuelle, BSI… Lors du départ du salarié enfin, tous les documents de sortie sont également envoyés depuis la plateforme DEMAT RH®.
Notons que la dématérialisation n’est pas une fin en soi. Tout l’enjeu de notre prestation est de prendre en compte l’ensemble des flux, qu’ils soient remis aux salariés au format électronique, ou envoyés par voie postale ! L’objectif étant que les RH se libèrent de ces tâches chronophages, et puissent ainsi allouer davantage de temps à leurs équipes !
Aussi, bien plus qu’une solution, c’est un réel service de dématérialisation que nous tenons à apporter chaque jour à nos clients. Nous sommes d’ailleurs heureux d’avoir été labellisés Entreprise Numérique Responsable, label attribué notamment sur la base d’une enquête de satisfaction indépendante menée auprès de nos clients.«
Quels critères prendre en compte dans le choix d’une solution ?
« Ne pas résumer la dématérialisation des documents RH au seul bulletin de paie ! Tous les mois, en plus du bulletin de paie, le service Paie/RH a besoin d’envoyer aux salariés différents documents. Il est donc essentiel que la solution mise en place permette de traiter tous les documents, quels que soient les logiciels dont ils sont issus, bien au-delà du logiciel ou du prestataire de paie de l’entreprise !
Aussi, nous préconisons une mise en œuvre agile : amorcer rapidement la démarche à travers la dématérialisation d’un premier processus, puis étendre progressivement à l’ensemble des processus RH de l’entreprise. A titre d’exemple, la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie se fait en moins d’un mois, quelle que soit la taille de l’entreprise, et sa solution de paie ! «
Zoom sur l’espace de stockage sécurisé salarié
« Même si cela n’est pas obligatoire d’un point de vue légal, il nous semble opportun de profiter de la dématérialisation pour offrir à chaque salarié un espace de stockage électronique sécurisé qui lui permettra de bénéficier de différents services additionnels, dans sa sphère privée. Attention toutefois à ne pas choisir une solution exclusivement sous l’angle du salarié ! Il y a de nombreux outils de stockage de masse disponibles sur le marché et déjà utilisés quotidiennement par de très nombreux Français… Nous pensons que l’espace de stockage électronique sécurisé mis à disposition par l’employeur a vocation à répondre à d’autres besoins d’ordre administratif notamment ; à l’heure où quelques dizaines de méga-octets suffisent à un salarié pour dématérialiser tous ses documents administratifs, rien ne sert, selon nous, de proposer des espaces de stockage disproportionnés. Enfin, il y a fort à parier que les salariés s’équiperont au fil du temps, indépendamment de leur employeur, et souhaiteront voir déposés dans leur espace personnel leurs bulletins de paie et autres documents RH émis par leur employeur. C’est donc bien une solution avant tout pour le service Paie/RH que l’entreprise doit choisir.«
Conséquences de la loi Travail sur la dématérialisation
« Depuis la loi Travail, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, l’employeur peut faire du bulletin de paie électronique la règle dans l’entreprise ; c’est désormais aux salariés récalcitrants de s’opposer s’ils le souhaitent. Ainsi, les taux de dématérialisation oscillent en moyenne entre 80% et 100%, soit deux fois plus qu’auparavant, et sans aucun effort financier en matière de communication.
Autre avantage de la Loi Travail : le salarié doit pouvoir consulter son bulletin de paie depuis son Compte Personnel d’Activité (CPA).
Attention cependant à ne pas confondre CPA et pérennité de la conservation ! En effet le bulletin de paie reste stocké par et chez l’opérateur de dématérialisation retenu par l’entreprise.
II ne faut donc pas considérer que le seul lien technique avec le CPA permette à l’employeur de garantir au salarié la conservation du bulletin de paie sur toute la durée exigée par la loi (50 ans ou jusqu’au 70 ans du salarié).
Si aucun engagement n’est pris par l’opérateur de dématérialisation, il est possible que le salarié ne puisse plus, du jour au lendemain, consulter son bulletin de paie depuis le CPA !
Il est donc essentiel de s’assurer auprès du prestataire retenu des engagements pris en matière de conservation et de restitution des bulletins de paie, notamment en cas de cessation d’activité !«
Face à cette problématique, Primobox propose par défaut un archivage des bulletins de paie pour une durée ferme de 50 ans chez CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts ; quoi qu’il arrive donc, le salarié pourra consulter ses bulletins de paie tout au long de sa vie professionnelle.
Forte croissance pour Primobox en 2017
L’éditeur Primobox confirme sa dynamique de développement en annonçant une croissance de plus de 40 % de son chiffre d’affaires qui passe ainsi la barre des deux millions d’euros. Cette nouvelle augmentation du volume d’activité (plus de 110 nouveaux clients) sur le segment de la dématérialisation des documents RH (bulletins de paie, signature des contrats, on-boarding…), de la signature électronique et de la facture électronique, atteste du solide positionnement de l’éditeur sur un marché en fort développement.
Primobox démontre ainsi sa capacité à accompagner ses clients dans la mise en œuvre de solutions industrialisées, pouvant répondre de manière simple et efficace aux attentes des entreprises, quelle que soit leur taille. En 2017, une grande partie des nouvelles références s’est faite auprès de marques référentes à l’image de Cultura, Carglass ou encore Webhelp.
En 2018, Primobox va accentuer ses investissements pour étoffer ses équipes commerciale, technique et marketing. Cela lui permettra de continuer de répondre aux attentes de ses clients et de renforcer sa qualité de service pour les accompagner de bout en bout dans leurs différents projets de dématérialisation (candidatures spontanées : nous-rejoindre@primobox.com)
Ludovic Partyka, Directeur Général de Primobox : « Nous nous réjouissons d’avoir conjugué croissance et rentabilité d’exploitation et nous attelons, cette année encore, à poursuivre l’exécution de notre stratégie de développement placée notamment sous le signe de la satisfaction Clients » .
Davidson fait le choix de la dématérialisation avec Primobox
Primobox accompagne le groupe Davidson dans son projet de dématérialisation des 2000 bulletins de paie de ses collaborateurs.
Un souhait de modernisation et de digitalisation des processus de gestion de bulletins de paie
Pour gagner en agilité dans le traitement de ses bulletins de paie et rationaliser significativement ses coûts de traitement, Davidson a souhaité lancer en 2017 un vaste projet de digitalisation. L’objectif était notamment de décharger ses collaborateurs des tâches à faible valeur ajoutée liées à la gestion des bulletins de paie papier pour leur permettre de se concentrer sur d’autres missions. Au-delà de ces éléments, les autres objectifs consistaient à améliorer l’empreinte écologique du groupe et à renforcer l’attractivité de sa marque employeur en proposant un service de qualité et innovant à ses collaborateurs.
Le choix de la solution DEMAT RH®
C’est dans ce contexte que la Direction des Ressources Humaines a sélectionné Primobox pour répondre à son besoin. Eloise Belus, chargée de missions RH chez Davidson : « Nous avons choisi Primobox et sa solution DEMAT RH® pour la gestion de l’éditique, les nombreux connecteurs disponibles et la mise en place d’une consultation des bulletins de paie depuis notre intranet. Le deuxième point, et non des moindres, est l’aspect sécurité. Primobox offre une garantie optimale pour la sécurité des données, c’est un point clé qui a convaincu notre équipe informatique. »
Une agilité dans la gestion du projet
Dans la mise en place de ce projet, les points à retenir sont le soutien de l’équipe de Primobox et leur rapidité d’exécution. Leur disponibilité constante a permis de travailler dans de bonnes conditions. Pour accompagner le projet, une campagne de communication a également été lancée auprès des collaborateurs qui ont massivement adhéré à cette nouvelle initiative. Désormais, la digitalisation du processus de gestion et d’envoi de bulletins de paie leur permet d’accéder à tout moment et en tout lieu à leurs documents sans avoir à interagir avec la DRH. À ce jour, plus de 95% des collaborateurs sont passés aux bulletins de paie électroniques.
Marie-Claire Vecchiali, responsable de la gestion du personnel chez Davidson : « Nous mesurons aujourd’hui des gains de productivité significatifs. Parmi ces derniers, les temps de traitement ont été largement optimisés. Avant d’utiliser Primobox, une journée était nécessaire pour traiter les bulletins de paie sous forme papier. Désormais, 8 minutes suffisent pour chaque société, soit au total moins de 2 heures pour l’ensemble des sociétés de notre groupe. Au-delà de ces gains, nous avons pu améliorer nos processus de gestion et faire évoluer nos collaborateurs en leur proposant de nouvelles missions génératrices de valeur ajoutée. »
Berger Levrault dématérialise ses bulletins de paie avec Primobox
Primobox, éditeur de logiciels et spécialiste de la dématérialisation des flux RH, accompagne Berger Levrault dans la mise en place d’une solution industrielle lui permettant de passer efficacement à la dématérialisation des bulletins de paie de ses collaborateurs. En rassemblant les atouts et les talents de ses entreprises, l’éditeur Berger Levrault, 1 700 collaborateurs, filiale depuis 10 ans du Groupe Accueil, propose aujourd’hui une offre unique à l’usage du monde public et de la santé.
Le contexte du projet et la gestion de la problématique multisites
Soucieux de fluidifier la gestion de ses opérations et notamment celles liées à ses flux RH, Berger Levrault a souhaité digitaliser ses processus d’édition et de gestion de bulletins de paie. Cette opération était jusqu’alors réalisée sous forme papier et concernait les bulletins de paie émis pour les 13 sites et 4 sociétés du groupe.
Elodie David, Responsable paie chez Berger Levrault : « Nous étions pleinement conscients de l’importance jouée par le digital dans nos métiers et par les nombreux apports opérationnels qu’offrent les outils SIRH. De plus, ce projet nous permettait de nous différencier et d’offrir grâce à la dématérialisation toujours plus de qualité de service à nos collaborateurs. »
Après avoir étudié les différents outils du marché, Berger Levrault a sélectionné l’offre de Primobox pour son ergonomie, ses fonctions avancées, l’expertise de ses collaborateurs et son approche financière compétitive.
Un projet piloté de bout en bout par Primobox et apprécié par les collaborateurs
Facile à paramétrer, la solution DEMAT RH® a rapidement été mise en place chez Berger Levrault. Cette mise en œuvre simplifiée s’explique par la performance de la solution et l’accompagnement sans faille des équipes de Primobox tout au long du projet. Les gains de productivité sont au rendez-vous notamment au niveau des temps de traitement. Ainsi, le processus global de traitement qui prenait 3 jours auparavant (entre la clôture de la paie et la réception des bulletins de salaire par les collaborateurs) est ramené à 5 minutes aujourd’hui.
Elodie David, Responsable paie chez Berger Levrault : « Avant l’envoi des premiers bulletins de paie électroniques, nous avions lancé 2 campagnes de communication interne pour sensibiliser et informer nos collaborateurs. Ce fut une réussite ! En effet, plus de 90 % de nos collaborateurs ont choisi la dématérialisation. Après presque un an d’utilisation, ils apprécient particulièrement l’accessibilité à leur espace de stockage électronique sécurisé où ils retrouvent leurs documents professionnels et personnels à tout moment. Il n’y a pas eu de retour en arrière : ceux qui sont passés à la dématérialisation ne reviennent pas aux bulletins de paie papier. Primobox se positionne donc comme une solution moderne et génératrice de confort d’utilisation et de gains de productivité. Je suis ravie de cette collaboration. »
Fort de ce succès le groupe envisage d’étendre l’utilisation de la solution DEMAT RH® à ses filiales à l’étranger (Espagne, Canada, Belgique).
Emmaus Connect : La solidarité numérique pour tous
Lorsque Emmaüs lance sa campagne il y a 3 mois contre l’isolement numérique, à Bordeaux, c’est une évidence pour Primobox de faire partie de l’aventure.
Alors que notre société devient 100% connectée, 13 millions de Français déclarent être en difficulté face au numérique. Cette situation pénalise des milliers de personnes dans leurs actions du quotidien : chercher un emploi, trouver un renseignement, accéder à leurs droits sociaux, prendre un rendez-vous médical en ligne, trouver un hébergement d’urgence ou encore quand il s’agit de communiquer avec leurs proches.
Tous les profils sont concernés, des personnes à bas revenus aux jeunes en insertion ou encore les personnes âgées isolées et les personnes sans domicile.
Nous nous sentons concernés par ce genre de problèmes et souhaitons contribuer et apporter notre soutien aux entreprises et associations souciantes des inégalités numériques. C’est pour cela que nous avons récemment contribué au projet de la Direction Générale de la Cohésion Sociale et de l’UNCCAS sur l’expérimentation de l’espace de stockage électronique sécurisé auprès des publics en difficulté.
Nous ne voulions pas nous arrêter là, lorsque Emmaüs Connect s’est lancé dans une collecte de fonds, nous n’avons pas hésité. Emmaüs Connect est une association du Mouvement Emmaüs qui accompagne depuis 2013 des milliers d’individus cumulant précarités sociales et difficultés numériques.
Emmaüs Connect a donc organisé une collecte de fonds via une campagne de financement participatif. Leur objectif était fixé à 20 000€ pour leur permettre de créer une équipe mobile pour initier au numérique les personnes fragiles les plus isolées. Ils souhaitent faire de Bordeaux LA ville du numérique 100% solidaire et rendre autonome 700 personnes fragiles d’ici 2018.
Pendant cette campagne, nous avons proposé à chaque donateur, pendant une semaine, de doubler leurs dons !
Objectif atteint ! Nous tenions sincèrement à remercier les 115 donateurs, et tous ceux qui soutiennent Emmaüs Connect dans leur lutte contre ces inégalités. Grâce à vous, la lutte contre l’exclusion numérique progresse !
#TOUSCONNECTES