Conduite du changement RH dans la fonction publique territoriale

Conduite du changement RH dans la fonction publique territoriale : 8 conseils pour réussir

Engagé depuis 2017 dans le programme Action Publique 2022, le gouvernement a mis le cap sur la modernisation de la fonction publique.

Parmi les chantiers prioritaires, figure celui de la transformation numérique des Ressources Humaines. Ces dernières années, les initiatives en faveur de la digitalisation des processus RH se sont donc développées au sein des collectivités territoriales (conseils régionaux, conseils départementaux, communes).

Si le train est en marche vers un secteur public de plus en plus digitalisé, l'enjeu est que cette marche ne soit pas forcée, au risque de voir des freins émerger parmi les agents (fonctionnaires territoriaux ou contractuels).

Découvrez 8 conseils pour mener à bien une démarche de conduite du changement dans la fonction publique territoriale.

 

#1 - Tenir compte de la culture de chaque collectivité locale

Chaque collectivité et chaque établissement public local (communauté d'agglomération, métropole…) a sa propre histoire et son propre passif. Il peut s'agir d'anciennes réformes mal accueillies, d'une incompréhension historique entre agents et management, d'un manque d'effectifs chronique ou encore d'un climat social tendu (1). Selon les situations, ces événements passés peuvent influencer l'accueil réservé à un nouveau projet, qu'il soit de nature digitale ou non. Les agents pourront en effet avoir du mal à se projeter vers un avenir en rupture avec ce qu'ils ont connu jusqu'à présent. Les démarches d'accompagnement au changement dans la fonction publique territoriale doivent tenir compte de cette logique.

Cela ne signifie pas que toute tentative de changement est condamnée à échouer, mais, à l'inverse, faire fi de ce contexte serait illusoire. Mieux vaut passer un peu de temps à s'approprier ses répercussions sur la culture de la collectivité locale et sur l'état d'esprit des agents que d'avancer avec des œillères. En vous appuyant sur ce passé, vous capitalisez sur ses enseignements pour trouver la voie qui permettra à votre projet de réussir dans votre propre environnement.

 

#2 - Prendre en compte la réalité du terrain

Dans le cadre d'un projet RH qui va impacter l'ensemble des agents, comme la digitalisation des bulletins de paie ou des demandes de congés par exemple, chacun aura potentiellement une vision et des attentes précises. Impliquer une partie des fonctionnaires territoriaux, des agents contractuels et des encadrants dans la construction du projet peut alors permettre d'éviter un certain nombre d'écueils. Pour cela, vous pouvez envisager de constituer des groupes de travail ou d'animer des ateliers collaboratifs en effectifs réduits. Il y a fort à parier que les différents échanges vous permettront d'identifier des idées clés, des dangers à éviter ou vous apporteront des précisions sur les processus en place dans certains services. Impliquer les agents territoriaux tout au long de la démarche pour recueillir leurs propositions fait d'ailleurs partie de l'un des 6 principes clés du programme Action Publique 2022 (2).

Parmi les bénéfices à attendre, on en notera deux principaux :

  • Maximiser l'adhésion au projet en interne. Les agents impliqués dès le début de la réflexion se sentent valorisés et ont de fortes chances de se transformer en ambassadeurs par la suite.
  • Élaborer un cahier des charges précis sur le plan fonctionnel. Cela vous sera utile au moment où vous aurez à le transmettre aux éditeurs que vous interrogerez.

 

#3 - Constituer une équipe projet et responsabiliser les encadrants

Pendant la phase de cadrage d'un projet de digitalisation RH, l'une des étapes essentielles est de définir clairement l'équipe qui le portera. Pour cela, deux possibilités : soit les services RH et SIRH identifient eux-mêmes les membres du comité en question, soit ils nomment un chef de projet, chargé de constituer sa propre équipe.

Dans les deux cas, le leadership naturel et les aptitudes de communication du chef de projet feront toute la différence. En effet, c'est à lui qu'incombe la mission de communiquer en interne sur les avancées du projet. Plus globalement, son objectif est d'embarquer les agents et d'impulser le changement.

Pour cela, le chef de projet a tout intérêt à s'appuyer sur les cadres de la collectivité. En les responsabilisant quant au rôle qu'ils peuvent jouer dans la conduite du changement, il s'assure d'avoir des relais de proximité auprès des agents territoriaux. Des formations professionnelles à l'innovation ou au fonctionnement en mode projet pourront s'avérer utiles sinon nécessaires.

 

#4 - Anticiper les conséquences du changement RH

Adopter une démarche de conduite du changement vertueuse nécessite de savoir quels sont les changements concrets qui se profilent. Pour cela, il est nécessaire de réaliser une étude d'impact.

L'objectif est d'identifier toutes les conséquences du changement sur :

  • le quotidien des agents et des encadrants,
  • les processus existants,
  • les autres projets en cours, digitaux ou non.

A partir de là, le chef de projet SIRH pourra élaborer un plan d'actions, un plan de formation et une méthodologie de gestion de projet adaptée au contexte.

 

#5 - Contextualiser le projet

Accepteriez-vous de changer l'une de vos habitudes sans savoir pourquoi ?

La réponse est probablement non.

Non, car si on ne vous explique pas où on souhaite vous amener, il y a de fortes chances pour que vous n'ayez pas envie d'y aller. C'est humain. Et c'est là l'un des principes de base des démarches d'accompagnement au changement.

Pour communiquer sur un projet de digitalisation RH, il est nécessaire de le replacer dans son contexte. L'objectif est de rappeler en quoi il s'inscrit dans une vision stratégique pour le territoire. Qu'il s'agisse de limiter les coûts de la structure publique, d'en moderniser les usages (3) ou d'améliorer l'expérience agent, chaque initiative RH répond à une ambition globale qu'il convient de partager. A noter que la logique de réduction du nombre de postes est, à l'inverse, une véritable crainte pour la plupart des agents. Attention donc à ne pas laisser entendre que le projet s'inscrit dans cette démarche. Les arguments liés à l'amélioration de l'expérience agent auront beaucoup plus de résonance que les plus quantitatifs d'entre eux.

Les chances de convaincre les agents du bien-fondé d'un changement sont d'autant plus importantes si celui-ci s'inscrit dans une politique publique de transformation numérique tel que le programme Action Publique 2022. Qu'ils adhèrent au projet politique ou non, pour les agents, il s'agit au moins d'un gage de cohérence. Ainsi Edouard Philippe déclarait en 2017 : "Action publique 2022 vise à redonner du sens, de la cohérence et de la lisibilité à l'action publique." (2)

 

#6 - Mettre en avant les bénéfices attendus pour les agents

La mise en place d'un outil RH qui impacte le quotidien de l'ensemble des agents d'une structure territoriale peut donner lieu à des inquiétudes. Pour accompagner au mieux ce changement, on veillera à insister sur les points de réassurance et à mettre en avant les bénéfices du projet pour les agents.

Par exemple, dans le cadre de la mise en place d'un espace personnel et sécurisé permettant à chaque agent d'y retrouver ses bulletins de paie et autres documents RH, le service RH et le chef de projet SIRH pourront mettre en avant les points suivants :

  • La facilité d'accès aux documents, 24h / 24, 7j / 7, depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
  • L'importance accordée à la sécurité des données des agents. Un hébergement en France et respectant les normes en vigueur (datacenters certifiés ISO 27 0001) sera par exemple à valoriser. De même qu'un archivage à valeur probante avec un prestataire comme Arkhineo garantissant l'intégrité des documents archivés.
  • La qualité du service d'assistance. Les utilisateurs les moins aguerris pourront se trouver confrontés à des difficultés d'accès à leur espace personnel, mais un service support réactif leur permettra de ne jamais se retrouver seuls face à leurs questions !

 

#7 - Multiplier les point de contact avec les agents locaux

Pour diffuser le message au sein de la collectivité locale, il est nécessaire de communiquer par tous les canaux possibles (intranet, newsletter, affichage…) et à tous les échelons de l'administration (encadrants, fonctionnaires territoriaux et agents contractuels). Faites-vous accompagner par un éditeur qui saura vous aiguiller et vous conseiller ! Chez Primobox, nous mettons à disposition de tous nos clients un kit de communication entièrement personnalisable composé notamment de :

  • un exemple de courrier d'information,
  • une présentation à destination des instances de dialogue social,
  • une vidéo tutorielle de la plateforme myPrimobox
  • un guide d'activation.

Cette diffusion institutionnelle du message sera idéalement couplée avec un accompagnement individuel et facultatif pour les agents qui en ressentent le besoin. Dans le cadre d'un projet de dématérialisation des bulletins de paie, certains agents pourraient se sentir démunis face à l'espace en ligne leur permettant de consulter leurs documents. Prévoir des sessions d'accompagnement peut alors permettre de lever des freins tant psychologiques que technologiques.

 

Pour découvrir les différents types de freins au changement et la manière de les adresser, téléchargez notre livre blanc sur la conduite du changement RH.

 

#8 - Mesurer le succès pour envoyer des signaux encourageants aux agents territoriaux

Prendre toute la mesure de la phase de cadrage permet d'avancer plus rapidement sur les étapes suivantes, une fois le projet lancé. En effet, une fois annoncé, le changement va être très attendu par les agents. Ces derniers seront impatients d'en percevoir les premières retombées.

Plus la mise en place sera finalisée rapidement, plus l'équipe projet pourra communiquer sur les premiers résultats tangibles. Cela permettra de rassurer les agents sur le fait que les changements qui leur ont été demandés n'ont pas été vains.

Première chose à faire pour communiquer des résultats : définir des indicateurs clés de succès qui permettront de mesurer la réussite du changement.

Vous disposez d'un premier taux d'adoption du bulletin de paie électronique quelques semaines après le lancement de la solution ? Soyez transparents et informez-en vos agents en prenant soin de détailler les leviers à actionner pour le faire augmenter. Vous leur proposerez une mise à jour lorsque le chiffre aura évolué. Vos agents sont avides de transparence, communiquez donc régulièrement sur vos indicateurs clés de succès et prévoyez des ajustements en conséquence !

 

Vous l'aurez compris, dans le cadre d'un projet de digitalisation RH, la clé est de communiquer. Mais pas n'importe comment ! Anticipez les changements à venir pour mieux les accompagner tout au long du processus. Rassurez vos agents, montrez leur les bénéfices attendus. Une chose est sûre, une communication anticipée et cohérente ne pourra que renforcer vos chances de succès.

 

Sources

  1. Seuls 60% des fonctionnaires envisagent de continuer le métier qu'ils exercent dans la fonction publique - Ipsos 2022
  2. Action Publique 2022 : pour une transformation du service public - Gouvernement.fr
  3. Interview Marc Beaulier : la conduite du changement dans le secteur public

« La DRH a un rôle clé à jouer pour faire vivre une culture de cybersécurité »

D’après un rapport gouvernemental de mars 2022, le niveau d’exposition des entreprises françaises aux cybermenaces, notamment aux rançongiciels, est en croissance permanente malgré la montée en puissance des mesures de protection. Toutes les directions de l’entreprise sont concernées, en particulier la Direction des Ressources Humaines : la principale vulnérabilité des organisations provient en effet du facteur humain.

Comment limiter ce risque majeur ? Les explications d’Anne Doré, fondatrice de ADHEL, cabinet de conseil fondé pour accompagner les dirigeants d’entreprise sur les enjeux de cybersécurité.

 

En quoi la cybersécurité est-elle, aussi, l’affaire de la DRH ?

La direction des ressources humaines est véritablement stratégique sur ce volet. Tout d’abord, elle gère l’ensemble des données relatives aux collaborateurs. Des données personnelles, sensibles, qui doivent être protégées comme l’exige le RGPD (règlement général sur la protection des données). Ensuite, elle doit s’assurer que l’organisation dispose, en interne, de compétences pour parer au risque cyber. Or ces compétences sont pénuriques : on estime à environ 15 000 le nombre de postes vacants. La cybersécurité nécessite de l’expertise technique, mais aussi de l’analyse des risques, des compétences juridiques et de communication... L’enjeu est donc le recrutement, mais aussi le développement de talents, les parcours de carrière, la fidélisation. C’est aussi à la DRH de s’assurer qu’une culture de cybersécurité se diffuse au sein de l’entreprise, et de la faire vivre, dans une dynamique d’amélioration continue et d’organisation apprenante.

 

Parmi les cibles des cyberattaques : les collaborateurs eux-mêmes, d’autant plus depuis l’essor du télétravail. La sensibilisation des comportements numériques est-elle suffisante ?

95 % des attaques réussies sont liées à une défaillance humaine.

La sensibilisation dans la durée est donc essentielle pour limiter par exemple les risques liés à l’usage d’ordinateurs personnels, à des mots de passe peu sophistiqués, à des ouvertures d’emails de phishing. Il faut former l’ensemble des collaborateurs et leur fournir des bonnes pratiques et recommandations claires et précises, adaptées à leur fonction.

Par ailleurs je crois profondément à l’exemplarité des dirigeants. Par exemple, pour ses déplacements professionnels, la Direction Générale va demander à la DSI (Direction des Systèmes d'Information) un ordinateur contenant le minimum de données. La dimension « role model » est importante pour encourager les comportements vertueux.

 

Un autre volet important concerne la protection des données sensibles relatives aux salariés. Comment la renforcer ?

La première règle consiste à restreindre les droits d’accès aux données RH, en les segmentant en fonction des usages et des responsabilités des collaborateurs. La deuxième recommandation découle d’un postulat : la cybersécurité doit être intégrée au sein des processus métiers et organisationnels, et être prise en compte dans chaque projet structurant. Par exemple, si l’entreprise souhaite se doter de solutions logicielles en mode SaaS : quelles sont les implications en termes de sécurité des données ? Cette logique implique une étroite collaboration entre la DRH, la DSI et l’expert cybersécurité.

 

Comment diffuser – et faire vivre – une culture de cybersécurité dans l’entreprise ?

La cybersécurité requiert une très forte corrélation entre processus métiers, processus RH et gestion des accès aux systèmes d’information. Dans tous les départements de l’entreprise, y compris RH, la cyber-résilience implique déjà d’anticiper les conséquences d’une attaque malveillante, en mettant en place les conditions de la continuité d’activité. Cela implique de tester avec la DSI les sauvegardes de données, de s’assurer qu’elles sont exploitables et peuvent être réinstallées.

Un autre volet concerne la vigilance, en continu, des droits d’accès du collaborateur à l’entreprise et aux outils informatiques, à chaque étape de son parcours professionnel – adaptation en cas de changement de poste ou de fonction, suppression immédiate lors de l’offboarding…

La cybersécurité doit s’immiscer au sein des métiers, en faisant en sorte que les équipes cybersécurité travaillent en collaboration étroite et au quotidien avec l’ensemble des métiers et fonctions transverses. Elle doit être perçue comme une valeur ajoutée pour l’organisation et pour ce faire doit être au service des métiers et de l’entreprise.

La mise en œuvre d’une cyberculture est un travail de fond qui se construit dans la durée, sous la tutelle et avec la volonté de la direction générale. Pour intégrer la cybersécurité dans la culture d’entreprise, il faut avant tout la considérer comme un sujet transverse, qui irrigue la feuille de route de chaque direction, dont la DRH.


Projet digital RH : SIRH intégré ou approche

Projet digital RH : SIRH intégré ou approche "best of breed" ?

Le digital RH gagne du terrain.

En 2022, 86% des entreprises sont équipées d'outils digitaux RH. Pour comparaison, elles n'étaient que 65% en 2018 (1).

Recrutement, gestion administrative, gestion de la paie, gestion des temps et des activités, développement RH… nombreuses sont les missions RH qui peuvent être optimisées grâce à des solutions numériques.

Face à ce besoin d'équipement croissant, les services RH ont deux possibilités : opter pour un SIRH intégré (Système d'Information des Ressources Humaines) leur permettant de gérer l'ensemble de leurs processus depuis une plateforme unique ou sélectionner plusieurs outils indépendants pour se constituer un écosystème SIRH sur-mesure. Cette dernière approche, qualifiée de "best of breed", consiste littéralement à sélectionner "le meilleur logiciel de chaque catégorie".

Confrontés à ces deux logiques, quel arbitrage les professionnels des Ressources Humaines doivent-ils privilégier pour optimiser leur gestion au quotidien ?

Notre réponse dans cet article.

 

Suite logicielle SIRH intégrée : une circulation fluide des informations

De prime abord, faire le choix d'un outil complet couvrant l'ensemble de ses besoins métiers apparaît comme une option attractive. Ce type de logiciel a, en effet, l'avantage de regrouper plusieurs modules dans un seul et même système. Il permet de gérer de manière centralisée tous les processus RH, du recrutement aux entretiens annuels, en passant par la paie et la GTA (gestion des temps et des activités).

Le principal atout d'une solution SIRH tout-en-un est de simplifier les usages du quotidien. En effet, les différents modules qui la composent reposent tous sur une même infrastructure. Ils disposent d'une interface et d'une base de données communes. Les informations sont partagées entre les différents modules et circulent de manière fluide. Par exemple, lorsqu'un collaborateur saisit un jour de congé, cette absence est directement intégrée en paie. En parallèle, un contrôle de cohérence est effectué sur les jours de congés du salarié et le planning du personnel est mis à jour rendant impossible la convocation à un entretien professionnel ou à une formation pendant cette journée. Les différentes tâches effectuées par le service RH sont standardisées et automatisées. La condition à respecter est que les procédures à automatiser soient précisément définies en amont. Si tel est le cas, alors la communication entre les équipes s'en trouve améliorée et le service RH gagne en productivité au quotidien sur les activités couvertes par le SIRH.

 

Une réponse standard à des besoins qui ne le sont pas toujours

Une suite logicielle SIRH reste toutefois une solution généraliste conçue pour répondre aux besoins standards de ses utilisateurs. Or, chaque entreprise dispose d'une organisation qui lui est propre pouvant être liée à sa taille ou à son secteur d'activité par exemple. Le fonctionnement d'une société sera d'autant plus spécifique si celle-ci atteint une taille critique et ouvre ou acquiert d'autres établissements. Dans ce cas, les étapes de son développement peuvent prendre une place prédominante dans le choix de ses logiciels RH.

Dans un tel contexte, difficile, voire impossible, pour le responsable SIRH d'une moyenne ou d'une grande entreprise, d'identifier une solution de gestion RH intégrée correspondant en tout point aux processus de sa structure.

En effet, une solution SIRH globale est conçue pour apporter une réponse à la plupart des problématiques RH, mais pas nécessairement la meilleure réponse au regard du contexte de l'entreprise. Selon les cas, la couverture fonctionnelle proposée peut s'avérer trop limitée, trop complète ou tout simplement inadaptée à certains processus. Comme l'explique le cabinet Gartner (2) "tous les modules d'un ERP (Enterprise Ressource Planning) sont rarement les meilleurs de leur catégorie". La performance des activités RH les moins bien couvertes par la solution retenue s'en trouve alors sacrifiée.

 

Best of breed :  la question de l'interopérabilité

A partir des années 2010, les limites fonctionnelles des SIRH généralistes ont poussé le marché à se réorganiser. Des éditeurs de solutions en mode SaaS plus spécialisées, dites "best of breed" ont vu le jour. Après avoir disrupté le domaine du recrutement (3), ces acteurs aux compétences ultra-ciblées se sont concentrés sur les autres processus RH : paie, formation, GTA… Jusqu'à faire prendre conscience aux professionnels des Ressources Humaines que tous les besoins métiers jusqu'alors couverts en standard par leur SIRH tout-en-un pouvaient être adressés par un logiciel dédié leur offrant une meilleure richesse fonctionnelle. Un changement de paradigme dans l'univers RH.

Étudiés indépendamment, les logiciels RH best of breed sont bien "les meilleurs de leur catégorie". Mais leur performance individuelle ne saurait contenter les utilisateurs habitués à piloter leur gestion RH de manière centralisée. Une question centrale se pose alors : ces solutions spécialisées ont-elles la capacité de communiquer entre elles ?

En choisissant plusieurs logiciels RH indépendants, ne risque-t-on pas de sacrifier la circulation des données en interne ?

Si cette difficulté technique a pu représenter un obstacle au développement des solutions best of breed RH pendant plusieurs années, elle n'est aujourd'hui plus d'actualité. En effet, la pérennité de ces acteurs repose désormais intégralement sur leur interopérabilité avec les autres outils du marché. La richesse des interfaces proposées permet aujourd'hui d'automatiser les processus RH gérés par différentes applications de manière tout aussi efficace qu'avec un SIRH intégré.

Dans le cadre d'un recrutement par exemple, un service RH pourra estimer indispensable que les informations sur le candidat retenu circulent automatiquement entre l'ATS (Applicant Tracking System) et la solution de gestion administrative du personnel. La nécessité de dialogue entre les deux logiciels se fera d'autant plus sentir si le volume annuel de recrutements est important. Dans ce cas, la qualité des API (Interface de Programmation d’Application) proposées sera déterminante dans le choix de l'outil de gestion des candidatures. La synchronisation des données et la maintenance des interfaces sont alors clés.

Cette logique peut alors être étendue à tous les outils utilisés au sein d'un service Ressources Humaines. Nicolas Hoehne, directeur des systèmes RH de la société Samsic qui compte plus de 90 000 collaborateurs, explique alors en quoi les volumes gérés quotidiennement rendent l'automatisation des flux incontournable : « Nous avons mis en place les passerelles nécessaires pour que les référentiels salariés soient déposés dans DEMAT RH de manière automatique chaque nuit. Vu la volumétrie, nous ne pouvons pas nous permettre de faire les choses à la main, surtout si elles sont récurrentes. »

 

Best of breed RH : entre richesse fonctionnelle et indépendance

Une fois l'obstacle d'interface entre les outils surmonté, l'approche logicielle best of breed RH apparaît comme étant riche en opportunités.

Elle permet tout d'abord de bénéficier d'outils très spécialisés qui proposent, par définition, une profondeur fonctionnelle supérieure aux solutions généralistes (4). Chaque besoin identifié par l'équipe Ressources Humaines est adressé grâce à l'application qui y répond le mieux. Cette stratégie permet alors de tenir compte des spécificités métiers et sectorielles de l'entreprise : l'équipe RH n'a pas besoin de contraindre ses processus internes pour les adapter à un outil. Elle choisit la solution qui s'y adapte le mieux.

Prenons l'exemple d'un service ADP (administration du personnel) qui aurait pour habitude de faire relire tous les contrats de travail par le juridique avant de les envoyer en signature au DRH puis au candidat retenu. Pourquoi faudrait-il faire un compromis sur cette organisation si celle-ci est efficiente ? Choisir un outil flexible qui s'adapte aux processus en place (et non l'inverse) sera alors gage de satisfaction pour les collaborateurs concernés.

Au-delà de la richesse fonctionnelle proposée par un éditeur best of breed RH, il est à noter que son expertise pourra aussi lui permettre d'offrir à ses clients une offre de service adaptée à leurs enjeux.

Par exemple, dans le cadre d'un projet de dématérialisation des bulletins de paie, une entreprise ayant une population peu technophile pourra craindre de rencontrer des freins en interne. Le bon déroulé du projet sera alors une condition nécessaire pour favoriser l'adhésion des collaborateurs. Dans ce cas, la capacité d'accompagnement au changement des éditeurs interrogés s'avérera déterminante. Le service RH aura tout intérêt à choisir un partenaire spécialiste de la dématérialisation des documents RH, qui, fort de son expérience, pourra lui proposer une assistance réactive pour les collaborateurs les moins à l'aise avec l'informatique.

 

Découvrez notre livre blanc sur la conduite du changement RH

 

Parmi les avantages des applications best of breed RH, citons également la rapidité du déploiement. Quelques semaines suffisent en général à implémenter ces applications en mode SaaS, contre plusieurs mois pour un SIRH intégré. Notre solution de dématérialisation DEMAT RH peut être déployée en un mois, quels que soient les nombres de collaborateurs et d'utilisateurs RH.

Côté prise en main, là aussi tout est pensé pour faciliter l'onboarding. Grâce à une expérience utilisateur soignée, les solutions best of breed sont souvent faciles à appréhender. Cela contribue à rendre les équipes opérationnelles très rapidement autonomes.

Cette simplicité de mise en place va souvent de paire avec une évolutivité de la solution et un budget maîtrisé. En faisant le choix d'un outil spécialisé, le service RH s'assure que celui-ci pourra accompagner la croissance de l'entreprise et le développement de nouveaux besoins de manière réactive (voire proactive).

Enfin, adopter une stratégie best of breed RH permet à une entreprise de conserver son indépendance vis-à-vis de ses partenaires éditeurs. En effet, pour une société disposant d'un système d'information tout-en-un, il peut être compliqué, voire financièrement irréaliste, de vouloir se couper d'un module qui n'apporterait plus satisfaction. A l'inverse, si une solution spécialisée ne répond plus aux besoins du service RH, celle-ci peut plus facilement être remplacée par un autre logiciel plus adapté (à condition d'avoir validé en amont son interopérabilité avec les outils métiers en place).

 

Cette indépendance à l'égard des éditeurs de logiciels minimise aussi les risques pour l'entreprise en cas de changement de stratégie de l'un d'entre eux :

  • Repositionnement sur un marché cible (secteur d'activité, taille d'entreprise…)
  • Concentration des efforts de l'éditeur sur l'un de ses produits au détriment des autres
  • Rachat par une entreprise étrangère avec un impact sur l'hébergement des données…

 

SIRH intégré ou approche best of breed RH : comment arbitrer ?

Chacune des deux stratégies semble pouvoir profiter d'une manière ou d'une autre à l'organisation d'un service RH. Pour faire un choix, il apparaît nécessaire d'identifier les besoins réels de l'entreprise et de réfléchir à la cohérence du projet SIRH dans son ensemble.

Il peut alors être intéressant de cartographier les processus RH en se posant les questions suivantes (5) :

  • Quelles sont les procédures RH en place ? Sont-elles propres à l'organisation de l'entreprise / au secteur ? Ou à l'inverse sont-elles standards ?
  • Parmi ces procédures, lesquelles sont critiques ?
  • Quelles sont les populations impliquées ? A quelle fréquence ?
  • Quels sont les processus qui pourraient être automatisés ?
  • Quels sont les outils RH en place ? Apportent-ils satisfaction aux utilisateurs ?

 

Les processus identifiés comme étant standards au cours de cette première étape pourront certainement être adressées avec le noyau dur d'un SIRH intégré. En revanche, il pourrait être intéressant de s'orienter vers des solutions fonctionnellement plus riches pour répondre aux besoins très spécifiques de l'entreprise.

L'interopérabilité entre les différents outils retenus permettra alors de compléter le socle logiciel RH avec des applications spécialisées au fil de l'évolution des besoins de l'équipe Ressources Humaines.

La principale vigilance à avoir est alors d'étudier en amont la cohérence globale du SIRH de l'entreprise pour éviter les mauvaises surprises, parmi lesquelles la gouvernance des données.

 

Sources

  1. https://www.editions-tissot.fr/page_contenu/barometre-2022-les-rh-au-quotidien/
  2. https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/best-of-breed
  3. https://www.hr-voice.com/sirh-digitalisation/le-temps-de-lexpertise-lirresistible-ascension-des-best-of-breed/2021/05/03/
  4. https://www.andrh.fr/article/sirh-integre-ou-best-of-breed-dapplications-rh-independantes
  5. https://www.lemagit.fr/conseil/Conseils-pour-bien-choisir-son-SIRH

découvrez le nouveau site Primobox

Nouveau site internet Primobox : visite guidée

Vous l'avez sûrement remarqué, le site primobox.com a récemment évolué ! Nous sommes particulièrement heureux de vous partager cette bonne nouvelle qui fait suite à plusieurs semaines de travail.

Voici l'idée qui a guidé notre réflexion : nous souhaitions proposer un univers en cohérence avec notre manière de travailler, notre ligne de conduite et nos valeurs. Le travail collaboratif, l'échange et l'accompagnement client rythment notre quotidien. Il était donc temps que notre site vitrine reflète cet ADN

Suivez le guide ! Nous vous embarquons pour une visite guidée. 

 

Le point de départ : une nouvelle charte graphique, plus lumineuse

Primobox a bien grandi ces dernières années ! 

15 années d'expertise et d'engagement aux côtés de nos clients, plus de 8 000 sociétés utilisatrices de nos solutions, 65 collaborateurs… Pour célébrer ce joli parcours, nous avons décidé de faire évoluer notre identité visuelle.

Nous souhaitions qu'elle reflète davantage qui nous sommes réellement.

Mais qui sommes-nous réellement ?

Nous sommes une équipe de collaborateurs passionnés avec un fort sens du service et de l'engagement vis-à-vis de nos clients, de leurs salariés et de notre écosystème en général.

Cela devait plus se ressentir dans notre charte graphique. Nous avons donc misé sur des couleurs secondaires plus chaudes et plus dynamiques (le turquoise, le corail et le jaune aurore) qui viennent compléter notre couleur principale : le bleu.

Côté visuel, là aussi, l'ambiance se veut à la fois plus colorée et plus chaleureuse. Le travail collaboratif et le sens du relationnel sont prédominants.

De manière générale, notre identité visuelle évolue vers plus de simplicité. Exit le superflu, nous allons à l'essentiel !

 

Un nouveau site web, fidèle à ce que nous sommes 

Le travail que nous avons mené sur notre identité visuelle a naturellement été suivi par une refonte du contenu de notre site web. Impossible pour nous d'évoluer graphiquement sans questionner la manière dont nous nous présentons aux yeux de nos visiteurs. Question de cohérence.

Notre ADN et notre sens du service devaient se ressentir dès la première visite sur notre site internet.

Pour cela, nous avons commencé par simplifier la présentation de notre solution. Notre objectif : que nos visiteurs comprennent en un coup d'œil comment elle peut simplifier leur quotidien et leur permettre d'atteindre leurs objectifs. Sur la page consacrée à la plateforme DEMAT RH et à l'espace personnel myPrimobox, nous avons opté pour des captures d'écrans accompagnées de textes synthétiques. Chaque fonctionnalité est détaillée sur une page dédiée ce qui nous a permis de renforcer la clarté et la transparence de notre offre.

 

Page solution nouveau site internet Primobox

 

Nous avons également accordé une place centrale à notre démarche d'accompagnement client. Chez Primobox, nous mettons tout en œuvre pour transformer les projets de nos clients en succès avec une réelle politique de conduite du changement RH. Les grandes étapes du suivi que nous proposons à nos clients y sont détaillées pas à pas.

 

Page accompagnement du site Primobox

 

Enfin, dans un objectif de transparence, nous avons souhaité mettre en valeur les retours de nos utilisateurs. Des témoignages recueillis auprès de nos clients sont disponibles sur la plupart des pages du site Primobox. Cela doit permettre aux visiteurs de se projeter plus facilement dans un quotidien où ils utiliseraient la solution DEMAT RH.

 

L'UX et l'intuitivité au cœur de nos préoccupations

Pour fluidifier la navigation de nos visiteurs nous avons misé sur une arborescence épurée et un double menu renforcé. L'objectif : simplifier le parcours de nos visiteurs.

Nous avons également voulu faciliter les actions les plus courantes sur notre site : demande de contact, inscription à la newsletter, téléchargement de ressources… les boutons d'action sont à présent plus colorés et plus facilement repérables grâce à notre nouvelle charte graphique !

 

Newsletter Primobox

 

D'ailleurs si vous souhaitez vous inscrire à notre newsletter pour ne manquer aucun des articles que nous publions chaque mois, c'est par ici.

 

Un nouveau centre d'assistance myPrimobox pour les salariés de nos clients

 

Chez Primobox, notre sens du service ne se limite pas à un accompagnement de nos clients. Pour nous, il est essentiel de mettre notre expertise au service des salariés de nos clients afin de simplifier les échanges avec leur employeur.

Nous avons donc tenu à refondre totalement le centre d'aide en ligne de l'espace personnel myPrimobox. Accessible 24h sur 24 et 7j sur 7, depuis un ordinateur ou un mobile, il permet aux salariés utilisateurs de myPrimobox de trouver les réponses à leurs questions en cas de difficulté. Les explications y sont présentées sous forme d'articles détaillés pas à pas. 

Pour simplifier les recherches, les articles sont classés en fonction des différentes situations dans lesquelles un utilisateur peut se trouver

  • le salarié a besoin d'aide pour activer son espace myPrimobox
  • il n'arrive pas à se connecter à son espace myPrimobox
  • il ne trouve pas le document qu'il recherche
  • il souhaite en savoir davantage sur l'utilisation et la sécurité de ses données personnelles.

 

Page assistance myPrimobox

 

Si besoin, un moteur de recherche lui permet d'accéder encore plus facilement à l'article correspondant.

L'enjeu de la refonte du centre d'aide en ligne myPrimobox était de simplifier son utilisation, notamment pour les utilisateurs qui n'auraient pas grandi avec Internet.

 

Si, malgré nos efforts, un salarié ne trouve pas la réponse à sa question, il a la possibilité de contacter notre équipe d'assistance. Nous nous engageons à lui apporter une réponse dans un délai maximum de 48h. Notre vigilance : ne jamais laisser un collaborateur seul face à ses questions !


Rencontre avec Chloé Dussier, Customer Success Manager

Rencontre avec Chloé Dussier, Customer Success Manager

Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien.

Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et celle de leurs collaborateurs.

Cette semaine, découvrez le portrait de Chloé, CSM chez Primobox.

Peux-tu te présenter en quelques mots ?

« Je suis Chloé Dussier. J’ai rejoint Primobox en tant que Customer Success Manager (CSM) en janvier 2021. Depuis le début de l’année 2022, j’interviens également aux côtés des équipes commerciales sur des missions d’avant-vente ainsi que sur des prestations de conduite du changement RH auprès des clients. »

En quoi consiste le métier de CSM chez Primobox ?

« Nous sommes une équipe de 8 CSM chez Primobox. Chacun gère un portefeuille de clients de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Le rôle du CSM est d’accompagner chacun de ses clients dans l’utilisation de la plateforme DEMAT RH pour le rendre le plus autonome possible.

Nous commençons généralement à échanger avec notre interlocuteur juste après la contractualisation. A partir de ce moment-là, nous organisons la réunion de lancement. Elle permet notamment de valider le périmètre du projet, la gestion des droits des utilisateurs souhaitée par le client et le planning de déploiement. Ensuite, le CSM peut passer au paramétrage du compte et programmer la formation des utilisateurs RH. Nous proposons alors au client de réaliser le premier envoi de documents dématérialisés en binôme pour qu’il puisse être totalement serein le jour J. Je constate que c’est un plus pour le client, cela le rassure et lui permet de nous poser des questions auxquelles il n’avait pas pensé. Il y a toujours une différence entre le fait de manipuler la plateforme en formation et en situation réelle, quand il y a plusieurs milliers de bulletins de paie à envoyer… L’enjeu n’est pas le même.

 

Rencontre avec Chloé Dussier, Customer Success Manager

 

Une fois que la solution est mise en place chez le client, nous lui proposons un suivi régulier. Nous l’accompagnons au quotidien en fonction de ses besoins, notamment s’il a des questions fonctionnelles ou de nouveaux besoins qui émergent au fil du temps. Notre objectif, en tant que CSM, est que chaque client soit satisfait à la fois de la solution et de notre suivi. »

Quels sont les principaux enjeux des clients que tu accompagnes ?

« Une partie importante de mon rôle de CSM consiste à accompagner mes clients dans l’utilisation de la plateforme. Cette mission est essentielle bien sûr et c’est le cœur de mon métier, mais, la plupart du temps, le déploiement de la solution et le fonctionnel ne sont pas réellement source d’inquiétude pour mes clients.

Le véritable enjeu de mes interlocuteurs concerne surtout leurs collaborateurs et le fait qu’ils adhèrent ou non à la dématérialisation. Si ce n’est pas le cas, cela peut remettre en question la réussite du projet en interne. Les RH ont donc besoin de s’assurer que le passage à la dématérialisation ne va pas être source de complexité pour leurs salariés. Surtout pour les populations les moins technophiles.

Mes interlocuteurs anticipent les questions de leurs collaborateurs, notamment en ce qui concerne l’accessibilité des documents, la sécurité des données personnelles et la conformité RGPD. Nous leur donnons toutes les informations dont ils ont besoin pour rassurer et guider leurs collaborateurs. Nous jouons donc un rôle non négligeable dans la conduite du changement chez nos clients. »

Concrètement, comment accompagnes-tu tes clients dans la conduite du changement ?

« Depuis quelques temps, nous remarquons que nos clients ont de plus en plus d’attentes sur ce sujet. C’est devenu un véritable enjeu pour eux, notamment pour les sociétés qui comptent plusieurs milliers de collaborateurs. Dans ces structures, si des réticences émergent, elles seront potentiellement bien plus nombreuses que dans une entreprise qui compte quelques centaines de collaborateurs. D’où une attention toute particulière de la part des RH.

Certains secteurs sont également plus exposés, c’est le cas du secteur associatif mais aussi de ceux de la propreté, de la sécurité et de l’industrie par exemple. Tout dépend de la culture d’entreprise. Notre rôle, en tant que CSM, consiste à anticiper les questions de nos clients, et donc celles de leurs salariés. Nous les accompagnons pour faciliter la mise en place de la dématérialisation RH en interne.

Pour cela, nous envoyons à tous nos clients un kit de communication qui leur permet d’informer leurs collaborateurs en amont du projet et pendant son déploiement. Il comprend par exemple des modèles de flyers, affiches et courriers d’information pour communiquer sur la dématérialisation. Selon les besoins de nos clients, nous pouvons mettre en place des prestations d’accompagnement au changement complémentaires. »

As-tu un exemple d‘un client que tu as accompagné dans sa conduite du changement ? Peux-tu m’en parler ?

« Nous avons récemment proposé un accompagnement spécifique sur le sujet à la société Toyota Motor Manufacturing France. Stéphanie BEGHIN, responsable paie et SIRH qui a piloté le projet, a misé sur une prestation complète de conduite du changement pour favoriser l’adhésion des collaborateurs.

Nous avons commencé par accompagner le service RH dans la communication interne en mettant à leur disposition des outils personnalisés qu’ils ont pu rapidement diffuser aux collaborateurs.

Une fois les salariés prévenus de la dématérialisation de leurs bulletins de paie, nous avons pu intervenir directement auprès d’eux pour répondre à leurs questions.

Pour cela, nous nous sommes déplacées sur site en binôme et avons organisé cinq sessions d’aide à la connexion aux espaces personnels myPrimobox. Les collaborateurs qui le souhaitaient ont alors pu prendre rendez-vous et recevoir l’aide nécessaire pour activer leur compte.

Suite à ces sessions, le taux d’activation des comptes myPrimobox est monté à 65% alors que seuls 50% des collaborateurs avaient fait la démarche avant les formations. Aujourd’hui, seulement quelques semaines plus tard, 97% des 5000 salariés du site reçoivent leur bulletin de paie au format dématérialisé. Ce taux fait partie des meilleurs que nous constatons dans le secteur de l’industrie aujourd’hui, ce qui prouve bien que l’accompagnement au changement est un critère déterminant dans la réussite d’un projet de dématérialisation RH. »

Vous vous êtes reconnu dans cet article ?


infographie baromètre rh

Expérience collaborateur : quels enjeux en 2022 ?

Le nombre d’entreprises engagées dans l’amélioration de l’expérience collaborateur a doublé en 3 ans.

Cette forte hausse reflète une prise de conscience massive de la part des entreprises. Mais de quoi ont-elles pris conscience au juste ? Quels sont les objectifs de leur démarche ?

Les RH sont-ils suffisamment équipés pour aller plus loin sur le chemin de l’expérience collaborateur ? Quelle place est accordée au digital ?

Pour le savoir, nous vous proposons de télécharger notre infographie en remplissant le formulaire ci-contre. 

Vous découvrirez quels sont les enjeux que les RH associent à l’expérience collaborateur en 2022 et pourquoi les entreprises sont si nombreuses à passer le cap.

 


revue de presse primobox avril

Comment recruter quand les candidats ne sont pas au rendez-vous ?

Les discours sur les difficultés de recrutement, tous plus alarmistes les uns que les autres, se multiplient en ce début d’année 2022. Certains secteurs, plus touchés que d’autres, redoutent déjà un marché totalement déserté par les talents.

Quel état des lieux peut-on dresser de la situation de l’emploi en France à l’aube du 2ème trimestre de l’année ? Quelles sont les aspirations des candidats et des salariés et pourquoi sont-ils en désamour avec les postes proposés par les recruteurs ? Quels leviers d’actions peut-on imaginer à l’échelle des pouvoirs publics et de l’entreprise ?

Pénurie de main d’œuvre, Grande Démission… où en est-on réellement ?

Les chiffres ne sont pas bons.

D’après le baromètre Apec du premier trimestre 20221, 78% des entreprises qui projetaient de recruter un cadre sur cette période s’attendaient à avoir des difficultés de recrutement (+12 points comparé à la même époque en 2021).

Le Guide des Salaires 2022 conduit par le cabinet de recrutement Robert Half et analysé par Focus RH2 confirme ces difficultés à l’échelle globale de la population active. 1 dirigeant sur 3 déclare qu’il sera plus difficile de trouver des talents qualifiés en 2022 par rapport à la période pré-covid. Noémie Cicurel, directrice formation et recrutement du cabinet France et Benelux explique que la pénurie actuelle de certains talents conjuguée au besoin de renouveau post-pandémie renforce le jeu des chaises musicales.

De manière plus globale, une étude publiée le 10 février dernier par Pôle Emploi et relayée dans Usine Nouvelle3 démontre que 68% des employeurs sont confrontés à des difficultés de recrutement, tous profils confondus (contre 57% en 2018). Un chiffre qui s’élève à 73% dans l’industrie.

Dans le secteur de l’hôtellerie-restauration, qui a perdu 237 000 emplois pendant la crise sanitaire, on constate que le casse-tête pour recruter des saisonniers à l’approche de la période estivale est exacerbé. Les difficultés existaient toutefois depuis plusieurs années dans certaines régions, comme le rapporte France 3 Nouvelle Aquitaine4.

À ces difficultés de recrutement, s’ajoute l’épineuse question de l’augmentation du nombre de démissions. Le phénomène, qui a débuté aux Etats-Unis pendant l’été 2021 avec la Grande Démission (the Big Quit), semble aujourd’hui toucher la France de plein fouet. Le Figaro5, se fondant sur les derniers chiffres de la Dares (Direction de l’Animation de la recherche, des Études et des Statistiques) détaille ainsi qu’en 2021, le nombre de démissions en CDI a bondi de 10% en juin et de 19% en juillet par rapport à 2019. Soit plus de 302 000 départs en deux mois contre 263 000 en 2019.

Attention toutefois à ne pas céder à la panique.

La situation n’est certes pas flatteuse mais les conclusions de l’enquête de Pôle Emploi, décryptées par les Echos6, nous rappellent que les difficultés de recrutement anticipées par les employeurs ne se soldent pas par des échecs. Le processus peut être plus long qu’auparavant, mais dans la plupart des cas il aboutit. Pôle Emploi relativise alors les communications alarmistes qui laissent entrevoir une pénurie de main d’œuvre de grande ampleur. L’organisme public rappelle en effet que les 255 000 à 390 000 emplois non pourvus en 2021 ne représentent que 1 à 1,6% de l’emploi salarié total en France.

Quelles solutions pour renouer avec les candidats ?

Selon la plupart des experts, les difficultés actuelles de recrutement trouvent leur origine dans une inadéquation entre les conditions de travail proposées et les (nouvelles) aspirations des travailleurs. La pandémie a en effet réellement rebattu les cartes et réveillé de nouvelles aspirations chez la plupart des salariés.

Dans son dernier rapport du mois de janvier 2022, le Conseil Économique, Social et Environnemental, ou CESE7, détaille 20 mesures visant à améliorer l’attractivité des métiers en tension. Les leviers d’action proposés se situent à la fois à l’échelle des pouvoirs publics, des branches professionnelles et des entreprises elles-mêmes. Parmi les recommandations de l’Agence Publique figurent :

  • La subvention des solutions de garde d’enfants, pour permettre à tous les parents et co-parents de mieux intégrer le marché du travail 
  • Le financement mutualisé d’avantages collectifs au bénéfice des salariés (chèques déjeuner, chèques logement…) exonérés de prélèvements obligatoires, pour revaloriser le pouvoir d’achat
  • L’aide à la mobilité et la formation, pour faire coïncider l’offre et la demande d’emploi

Ce dernier axe ne fait toutefois pas l’unanimité. Dans un rapport en date du 14 mars 20228, le CAE (Conseil d’Analyse Économique) démontre que l’inadéquation entre l’offre et la demande d’emploi n’a pas d’impact significatif sur les difficultés de recrutement des entreprises. Pas plus que sur le taux de chômage (7,4% en 2021). L’instance consultative rattachée au Premier Ministre conclut que la formation des actifs et leur mobilité sur le territoire ne sont que des réponses très partielles aux enjeux actuels. Le rapport tend plutôt à établir que les difficultés de recrutement sont en réalité liées à une mauvaise information et à un manque de communication entre les demandeurs d’emploi et les employeurs. Pour pallier cet écueil, le CAE conseille de développer les services privés d’aide au recrutement à destination des entreprises en complément de l’action de Pôle Emploi : aide à la sélection et à la vérification des profils, identification des compétences clés, adéquation avec l’environnement de travail…

Parmi les leviers à actionner pour renforcer l’attractivité des métiers pénuriques figure évidemment la question du pouvoir d’achat. Certaines branches ont déjà commencé à agir sur ce pan. Une hausse moyenne des salaires de 16% a par exemple été actée mi-janvier dans le secteur de l’hôtellerie-restauration, comme détaillé par le magazine Capital9. Le salaire minimum du secteur devrait donc être 5% au-dessus du Smic. Une manière d’attirer davantage de candidats dans des établissements qui ont souffert de plus de 9 mois de fermeture entre mars 2020 et mai 2021.

Au-delà des accords de branches, conformément aux prévisions de l’Apec1, les salaires pratiqués pour les profils pénuriques vont naturellement avoir tendance à augmenter. La concurrence entre les employeurs étant accrue, le jeu de l’offre et la demande va être favorable à certains métiers, voire à des secteurs entiers.

Le pouvoir d’achat n’est toutefois pas l’unique écueil des employeurs dans cette période post-covid. Dans l’hôtellerie-restauration, comme dans d’autres secteurs, les conditions de travail ne sont plus alignées avec les attentes des collaborateursLe Monde10 rappelle que les CHR (cafés hôtels et restaurants) regroupent les métiers les moins favorables au bien-être psychologique : travail le week-end, coupures entre deux services, heures supplémentaires non payées… De nouveaux accords de branche sont attendus d’ici mi-mai pour améliorer les conditions de travail et renforcer l’attractivité de la profession.

L’inadéquation entre l’expérience collaborateur proposée et celle souhaitée par les salariés concerne en réalité la plupart des métiers. Ainsi, le télétravail, lorsqu’il est possible, apparaît désormais comme un avantage non négociable. Selon l’étude Robert Half, relayée par Focus RH (2), face aux difficultés de recrutement, les employeurs sont contraints de s’adapter : 42% des dirigeants interrogés estiment que le télétravail aide à attirer ou à retenir les talents.

La priorité accordée à l’expérience collaborateur transparaît également dans les conclusions de la 5ème édition du baromètre de Parlons RH11 puisqu’en 2022, 50% des entreprises disent avoir adopté une démarche expérience collaborateur (contre 25% en 2019). Parmi elles, 77% ont fait évoluer leur organisation du travail pour répondre aux demandes des collaborateurs.


Gestion des contrats de travail - expérience collaborateur

Gestion des contrats de travail : et si votre expérience collaborateur en dépendait ?

Branle-bas de combat !

Le nouveau collaborateur recruté trois jours plus tôt arrive demain matin.

Son contrat ?

Plusieurs jours ont été nécessaires pour rassembler les informations qui ont permis de le rédiger. Il est à présent en cours de relecture par le service juridique.

Mais ce n’est pas terminé pour autant : le temps d’intégrer les retours, d’imprimer le contrat et de le faire signer par la Direction des Ressources Humaines, la nouvelle recrue ne le signera probablement qu’après son arrivée.

Une manière radicale de lui faire comprendre d’entrée de jeu que vous n’étiez pas prêts à l’accueillir.

Si cette situation vous est familière, nous vous conseillons de poursuivre la lecture de cet article. Vous découvrirez pourquoi il est essentiel d’optimiser cette étape qui fait le lien entre le processus de recrutement et celui d’onboarding.

Également à la clé : tous nos conseils pour accélérer la contractualisation avec les candidats et leur permettre d’aborder leur expérience collaborateur dans de bonnes conditions.

La contractualisation, parent pauvre du processus de recrutement

Les difficultés de recrutement ne sont pas nouvelles mais elles ont eu tendance à s’accentuer au cours des deux dernières années. En 2021, 45% des projets de recrutement en France étaient jugés comme étant difficiles, contre 32% en 20161La guerre des talents est donc plus que jamais une réalité dans un contexte post-covid.

Certains secteurs la subissent avec plus d’intensité. C’est notamment le cas du bâtiment, du service à la personne, du paramédical ou encore de l’hôtellerie-restauration. Pour certains métiers du bâtiment (charpentier ou couvreur par exemple), les difficultés de recrutement concernent ainsi plus de 80% des projets1.

Dans ce contexte, pas question de passer à côté de bons profils pour des raisons administratives !

Considérons un candidat qui a postulé, a passé plusieurs entretiens et a convaincu l’ensemble de ses interlocuteurs. Pourquoi le laisser filer au dernier moment ? Le danger est là.

Pour un candidat, la signature du contrat de travail représente l’étape ultime du processus de recrutement. Tant qu’il ne l’a pas signé, il reste potentiellement en contact avec d’autres recruteurs et est susceptible d’accepter une autre proposition si une entreprise se montre plus réactive.

Le risque de voir un candidat se désister avant la contractualisation est donc réel. 43% des cadres ont ainsi déjà renoncé à un poste en raison de la longueur du processus de recrutement2).

Chaque jour perdu avant la signature représente un risque supplémentaire de voir le candidat tant attendu s’envoler et de devoir reprendre le processus de recrutement depuis le début. Le maître mot est donc la réactivité. Un contrat signé rapidement permet à l’expérience candidat de prendre fin dans de bonnes conditions et ouvre la voie à une expérience collaborateur de qualité.

La réactivité de la contractualisation au service de l’expérience collaborateur

Ne noircissons pas le tableau. Un candidat qui attend de pouvoir signer son contrat de travail ne se désiste pas obligatoirement. Toutefois, le fait de lui faire signer tardivement (voire après son arrivée) lui envoie un premier signal négatif. Or, lorsqu’on considère que 22% des salariés démissionnent dans les 45 premiers jours3, il s’avère nécessaire de ne négliger aucune étape de l’onboarding. Pour cela, les aspects matériel, administratif et humain de l’accueil du nouveau collaborateur ont tous leur importance.

En effet, côté candidat, la signature anticipée du contrat de travail est synonyme de confort et de sécurité. Le futur collaborateur est rassuré. Lorsqu’il prend son poste, le fait de ne pas avoir à se préoccuper des questions administratives lui permet de se projeter dans l’entreprise et de passer plus rapidement à la prochaine étape de son parcours d’onboarding : l’intégration.

Au-delà de la tranquillité d’esprit, le fait de signer son contrat rapidement peut, dans certains cas, permettre d’avancer la date d’arrivée du collaborateur de plusieurs jours. Un véritable avantage pour les salariés entre deux contrats courts par exemple.

Enfin, la signature du contrat de travail est un acte symbolique pour le nouveau collaborateur et lui donne un avant-goût de son expérience dans l’entreprise. Elle lui fournit des indications précieuses sur la disponibilité du service RH, la capacité des différentes équipes à collaborer et le niveau de priorité accordé à l’onboarding. La nouvelle recrue appréciera par ailleurs certainement le soin apporté à la modernisation des processus.

Être réactif dans la contractualisation. Certes, mais comment ?

Vous êtes convaincu de la nécessité de gagner en réactivité dans la signature de vos contrats de travail, mais vous ne savez pas comment faire ? Plusieurs étapes préalables peuvent en réalité être optimisées et vous permettre d’accélérer la contractualisation.

Considérons par exemple un processus composé de 4 étapes successives :

  • rédaction du contrat par le service RH
  • relecture par le service juridique (ou tout autre service, en fonction de vos pratiques internes)
  • signature par la Direction des Ressources Humaines
  • signature par le futur salarié

Comment gagner du temps sur chacune de ces étapes ?

La rédaction du contrat de travail est un processus chronophage : trouver le bon modèle parmi de multiples versions, intégrer des données souvent issues de différents outils, vérifier le respect des règles métiers… Les occasions de perdre du temps (et de commettre d’éventuelles erreurs) sont nombreuses. Un outil de rédaction automatisée de documents RH peut alors vous permettre de générer en quelques clics tous vos contrats de travail. D’autant plus s’il est interfacé avec votre écosystème logiciel en place (SIRH ou logiciel métier). Vos règles métiers RH sont alors respectées. La rémunération du salarié est par exemple ajoutée à l’endroit prévu, en fonction de votre grille de salaires internes. Les clauses et mentions correspondant aux éléments contractuels issus de votre SIRH sont elles aussi automatiquement intégrées. Le salarié dispose d’une rémunération variable ? Vous n’avez pas besoin de rédiger la clause associée, l’outil le fait pour vous !

Une fois la rédaction terminée, la collaboration avec les autres parties prenantes est également facilitée. Les envois en interne pour relecture et pour signature se font en un clic.

Une fois le contrat de travail prêt pour envoi au futur collaborateur, ce dernier appréciera de ne pas avoir à se déplacer dans les locaux de l’entreprise pour le signer. La possibilité d’opter pour la signature électronique de son contrat de travail est une source de satisfaction supplémentaire. Elle lui permet d’allier confort et rapidité. Choisir un outil de rédaction de documents qui s’inscrit dans un processus global de dématérialisation, (de la rédaction à la signature) vous permet ainsi de proposer aux candidats une expérience cohérente, du début à la fin.

Pour l’entreprise, soigner son processus de gestion des contrats de travail grâce à une solution adaptée est donc un moyen de réduire ses délais de signature et de sécuriser ses recrutements. A la clé : un meilleur contrôle du taux de désistement avant signature et du taux d’abandon dans les premières semaines de l’onboarding. Une équation gagnante pour l’employeur et pour les nouveaux collaborateurs.


Retour sur la dématérialisation du groupe Omnium

2 000 bulletins de paie et 200 contrats dématérialisés chaque mois pour Omnium

Le groupe brestois Omnium regroupe l’enseigne de prêt-à-porter Devred 1902 ainsi que l’enseigne de décoration et d’arts de la table Bouchara (anciennement Eurodif). Créé en 1980, il emploie plus de 2 000 salariés répartis entre le siège et ses 300 points de vente situés en France et à l’étranger.

Omnium témoignage client Primobox

L’envoi des documents papier : un processus à optimiser

Jusqu’à la fin de l’année 2018, les bulletins de salaire étaient traités puis édités par un prestataire externe et transmis à la direction de chaque magasin et au siège pour une remise en main propre à chaque collaborateur. La situation a évolué à partir du mois de janvier 2019. « Avec la mise en place du prélèvement à la source, nous avons décidé d’envoyer les bulletins de salaire directement au domicile de chaque collaborateur afin d’assurer la confidentialité du taux de prélèvement » explique Madeleine Podeur, directrice des Ressources Humaines du groupe.

 

Auparavant, les divers documents adressés en cours d’année aux salariés étaient joints à l’envoi postal de leur bulletin. Cela représentait un volume non négligeable de pages imprimées et de courriers envoyés. À cela s’ajoutaient les quelques 2 500 contrats signés chaque année et autant d’avenants. Édités en PDF, ces documents étaient envoyés par e-mail à la direction du magasin concerné. Ils y étaient ensuite imprimés et signés en face-à-face. Les règlements et autres documents joints au contrat de travail venaient alors allonger la liste des impressions. Chaque contrat pouvait ainsi comporter jusqu’à 30 pages avec les annexes. Le constat était identique pour les documents de fin de contrat, également gérés au niveau de la direction du magasin et transmis en direct aux collaborateurs.

 

Sandrine Thirion, Responsable développement SIRH du groupe Omnium, détaille les problématiques qui ont émergé dans cette organisation : « Nous avions des placards entiers remplis de documents. Au-delà du manque de place, la question environnementale s’est rapidement posée. De plus, nous avions à cœur d’optimiser nos processus RH pour qu’ils deviennent plus vertueux et que nos équipes puissent gagner en productivité au quotidien

Vers plus d’efficacité

Le traitement des documents papier demandait beaucoup de temps à la direction des Ressources Humaines et aux directions des magasins. Dans une optique d’amélioration continue (et suite à une forte demande de l’enseigne Devred), le projet de dématérialisation s’est construit au niveau du groupe. Madeleine Podeur revient sur les débuts de ce projet : « Nous avons défini un cahier des charges précis afin d’identifier clairement nos besoins. Nous avons distingué 4 grands lots :

  • La dématérialisation des bulletins de paie (lot 1),
  • Celle des documents RH de manière générale (lot 2),
  • La signature électronique et la dématérialisation des contrats de travail et avenants (lot 3),
  • La transmission de documents du collaborateur vers les RH lors de l’onboarding (lot 4). »

 

Sandrine Thirion complète : « Notre expérience au cours des 10 dernières années nous a prouvé qu’il est essentiel d’exprimer clairement son besoin dans le cahier des charges. Il faut aller aussi loin que possible dans sa définition pour ensuite choisir le partenaire adapté qui saura répondre au besoin en standard, en évitant les développements spécifiques. »

 

Suite à la rédaction de ce cahier des charges, trois prestataires ont été sélectionnés. C’est finalement Primobox qui a été retenue à la fois pour sa couverture fonctionnelle, pour ses valeurs et pour sa capacité d’accompagnement avec un interlocuteur dédié. « Primobox a un vrai savoir-faire métier dans la dématérialisation RH. Lors des échanges nous avons ressenti cette expertise RH et leur écoute sur nos problématiques, nous parlons le même langage. L’approche pragmatique de Primobox ainsi que ses valeurs humaines ont fait écho à notre culture d’entreprise. Enfin l’approche financière correspondait à nos attentes pour une solution qui répond à nos besoins » explique Madeleine Podeur.

Un déploiement par étapes rapide et maîtrisé

Le projet s’est concrétisé rapidement dès le début de l’année 2019. Le lot 1 (dématérialisation des bulletins de salaire) a été mis en place dans les deux mois qui ont suivi la signature du contrat. Le lot 2  (dématérialisation de l’ensemble des documents RH) a été lancé dans la foulée. Grâce à celui-ci, chaque collaborateur reçoit désormais les notes d’informations internes, documents réglementaires et certificats de travail dans son espace personnel sécurisé myPrimobox. « Aujourd’hui 80% des dossiers des collaborateurs de l’enseigne Devred en CDI sont dématérialisés » complète Sandrine Thirion.

 

Le lot 3 (signature électronique et dématérialisation des contrats de travail et avenants) a pris forme début 2020. L’enseigne Devred a alors été pilote sur ce lot avant le déploiement sur la totalité du groupe en septembre 2020. « Désormais tout est centralisé dans DEMAT RH®. Nous pouvons suivre les signatures en temps réel et relancer les salariés si besoin. C’est un niveau de sécurité supplémentaire pour le groupe, notamment par rapport aux CDD. » précise Madeleine Podeur.

 

Le lot 4 (envoi de documents du salarié à l’employeur) sera quant-à-lui initié en 2022.

Des bénéfices tangibles pour les collaborateurs

L’adhésion des collaborateurs est manifeste : 75% d’entre eux ont adopté le bulletin de salaire électronique et bien davantage ont ouvert leur compte myPrimobox®. Pour Madeleine Podeur, c’est un succès : « le taux d’adhésion augmente chaque mois et nous en sommes ravis. La nouvelle application mobile myPrimobox® mise en place en juillet 2020 n’a fait que renforcer cette adhésion notamment chez nos collaborateurs qui n’ont pas d’ordinateur à domicile. Ils peuvent désormais consulter leurs documents depuis leur smartphone ». Par ailleurs, la mise en place de la signature électronique a permis à l’ensemble du groupe de moderniser sa marque employeur. L’intégration des nouveaux collaborateurs est désormais plus alignée avec leurs attentes.

Une capacité à se concentrer sur son cœur de métier

Les Directions des Ressources Humaines des enseignes gagnent du temps dans la gestion administrative quotidienne, tout comme les directeurs.rices de magasins. Ces derniers n’ont plus à effectuer des tâches RH qui ne sont pas au centre de leur fonction commerciale. Chacun se recentre sur son cœur de métier et l’entreprise y gagne en efficacité et en modernité. L’application permet aussi l’envoi de nombreux documents réglementaires en accusé de réception. D’un point de vue financier, l’économie est réelle grâce à la suppression des frais d’envois et des coûts papier.

La dématérialisation en temps de crise sanitaire : un avantage stratégique

Si le groupe Omnium était déjà convaincu du succès du projet, la pandémie de Covid-19 et le confinement survenu au mois de mars 2020, sont venus confirmer la pertinence des outils de dématérialisation comme DEMAT RH. « DEMAT RH nous a été extrêmement utile pendant le confinement. Grâce à myPrimobox, nous avons pu communiquer avec les salariés en activité partielle totale qui ne disposent pas d’ordinateur ni d’email professionnels. Il nous était capital de garder le lien avec nos collaborateurs et d’apporter des réponses à leurs nombreuses questions sur l’activité partielle et l’organisation de la reprise du travail après le 11 mai. Comment ont fait les entreprises qui n’avaient pas ce type de solutions ? Je suis très contente de ce projet, aujourd’hui je n’imagine pas ne pas l’avoir mis en place » conclut Madeleine Podeur.


Checklist Conduite Du Changement

Checklist : Réussir sa conduite du changement RH

Vous vous lancez dans un projet de digitalisation RH ?

Quel qu’en soit l’objectif, il va obligatoirement bouleverser les pratiques quotidiennes de vos collaborateurs. Attendez-vous alors à voir des résistances plus ou moins importantes émerger !

Comment faire pour que ces freins ne prennent pas le pas sur le projet ?

Pour vous simplifier la tâche, nous vous avons préparé une checklist. Elle vous permettra de planifier votre conduite du changement pour mettre toutes les chances de votre côté d’avoir une forte adhésion au projet en interne !

Pour la télécharger, vous pouvez remplir le formulaire ci-contre. Vous la recevrez d’ici quelques instants par email.

 

 

Pour découvrir encore plus d’astuces sur la réussite de la conduite du changement RH, découvrez notre livre blanc !