Le digital RH gagne du terrain.

En 2022, 86% des entreprises sont équipées d’outils digitaux RH. Pour comparaison, elles n’étaient que 65% en 2018 (1).

Recrutement, gestion administrative, gestion de la paie, gestion des temps et des activités, développement RH… nombreuses sont les missions RH qui peuvent être optimisées grâce à des solutions numériques.

Face à ce besoin d’équipement croissant, les services RH ont deux possibilités : opter pour un SIRH intégré (Système d’Information des Ressources Humaines) leur permettant de gérer l’ensemble de leurs processus depuis une plateforme unique ou sélectionner plusieurs outils indépendants pour se constituer un écosystème SIRH sur-mesure. Cette dernière approche, qualifiée de « best of breed », consiste littéralement à sélectionner « le meilleur logiciel de chaque catégorie ».

Confrontés à ces deux logiques, quel arbitrage les professionnels des Ressources Humaines doivent-ils privilégier pour optimiser leur gestion au quotidien ?

Notre réponse dans cet article.

 

Suite logicielle SIRH intégrée : une circulation fluide des informations

De prime abord, faire le choix d’un outil complet couvrant l’ensemble de ses besoins métiers apparaît comme une option attractive. Ce type de logiciel a, en effet, l’avantage de regrouper plusieurs modules dans un seul et même système. Il permet de gérer de manière centralisée tous les processus RH, du recrutement aux entretiens annuels, en passant par la paie et la GTA (gestion des temps et des activités).

Le principal atout d’une solution SIRH tout-en-un est de simplifier les usages du quotidien. En effet, les différents modules qui la composent reposent tous sur une même infrastructure. Ils disposent d’une interface et d’une base de données communes. Les informations sont partagées entre les différents modules et circulent de manière fluide. Par exemple, lorsqu’un collaborateur saisit un jour de congé, cette absence est directement intégrée en paie. En parallèle, un contrôle de cohérence est effectué sur les jours de congés du salarié et le planning du personnel est mis à jour rendant impossible la convocation à un entretien professionnel ou à une formation pendant cette journée. Les différentes tâches effectuées par le service RH sont standardisées et automatisées. La condition à respecter est que les procédures à automatiser soient précisément définies en amont. Si tel est le cas, alors la communication entre les équipes s’en trouve améliorée et le service RH gagne en productivité au quotidien sur les activités couvertes par le SIRH.

 

Une réponse standard à des besoins qui ne le sont pas toujours

Une suite logicielle SIRH reste toutefois une solution généraliste conçue pour répondre aux besoins standards de ses utilisateurs. Or, chaque entreprise dispose d’une organisation qui lui est propre pouvant être liée à sa taille ou à son secteur d’activité par exemple. Le fonctionnement d’une société sera d’autant plus spécifique si celle-ci atteint une taille critique et ouvre ou acquiert d’autres établissements. Dans ce cas, les étapes de son développement peuvent prendre une place prédominante dans le choix de ses logiciels RH.

Dans un tel contexte, difficile, voire impossible, pour le responsable SIRH d’une moyenne ou d’une grande entreprise, d’identifier une solution de gestion RH intégrée correspondant en tout point aux processus de sa structure.

En effet, une solution SIRH globale est conçue pour apporter une réponse à la plupart des problématiques RH, mais pas nécessairement la meilleure réponse au regard du contexte de l’entreprise. Selon les cas, la couverture fonctionnelle proposée peut s’avérer trop limitée, trop complète ou tout simplement inadaptée à certains processus. Comme l’explique le cabinet Gartner (2) « tous les modules d’un ERP (Enterprise Ressource Planning) sont rarement les meilleurs de leur catégorie ». La performance des activités RH les moins bien couvertes par la solution retenue s’en trouve alors sacrifiée.

 

Best of breed :  la question de l’interopérabilité

A partir des années 2010, les limites fonctionnelles des SIRH généralistes ont poussé le marché à se réorganiser. Des éditeurs de solutions en mode SaaS plus spécialisées, dites « best of breed » ont vu le jour. Après avoir disrupté le domaine du recrutement (3), ces acteurs aux compétences ultra-ciblées se sont concentrés sur les autres processus RH : paie, formation, GTA… Jusqu’à faire prendre conscience aux professionnels des Ressources Humaines que tous les besoins métiers jusqu’alors couverts en standard par leur SIRH tout-en-un pouvaient être adressés par un logiciel dédié leur offrant une meilleure richesse fonctionnelle. Un changement de paradigme dans l’univers RH.

Étudiés indépendamment, les logiciels RH best of breed sont bien « les meilleurs de leur catégorie ». Mais leur performance individuelle ne saurait contenter les utilisateurs habitués à piloter leur gestion RH de manière centralisée. Une question centrale se pose alors : ces solutions spécialisées ont-elles la capacité de communiquer entre elles ?

En choisissant plusieurs logiciels RH indépendants, ne risque-t-on pas de sacrifier la circulation des données en interne ?

Si cette difficulté technique a pu représenter un obstacle au développement des solutions best of breed RH pendant plusieurs années, elle n’est aujourd’hui plus d’actualité. En effet, la pérennité de ces acteurs repose désormais intégralement sur leur interopérabilité avec les autres outils du marché. La richesse des interfaces proposées permet aujourd’hui d’automatiser les processus RH gérés par différentes applications de manière tout aussi efficace qu’avec un SIRH intégré.

Dans le cadre d’un recrutement par exemple, un service RH pourra estimer indispensable que les informations sur le candidat retenu circulent automatiquement entre l’ATS (Applicant Tracking System) et la solution de gestion administrative du personnel. La nécessité de dialogue entre les deux logiciels se fera d’autant plus sentir si le volume annuel de recrutements est important. Dans ce cas, la qualité des API (Interface de Programmation d’Application) proposées sera déterminante dans le choix de l’outil de gestion des candidatures. La synchronisation des données et la maintenance des interfaces sont alors clés.

Cette logique peut alors être étendue à tous les outils utilisés au sein d’un service Ressources Humaines. Nicolas Hoehne, directeur des systèmes RH de la société Samsic qui compte plus de 90 000 collaborateurs, explique alors en quoi les volumes gérés quotidiennement rendent l’automatisation des flux incontournable : « Nous avons mis en place les passerelles nécessaires pour que les référentiels salariés soient déposés dans DEMAT RH de manière automatique chaque nuit. Vu la volumétrie, nous ne pouvons pas nous permettre de faire les choses à la main, surtout si elles sont récurrentes. »

 

Best of breed RH : entre richesse fonctionnelle et indépendance

Une fois l’obstacle d’interface entre les outils surmonté, l’approche logicielle best of breed RH apparaît comme étant riche en opportunités.

Elle permet tout d’abord de bénéficier d’outils très spécialisés qui proposent, par définition, une profondeur fonctionnelle supérieure aux solutions généralistes (4). Chaque besoin identifié par l’équipe Ressources Humaines est adressé grâce à l’application qui y répond le mieux. Cette stratégie permet alors de tenir compte des spécificités métiers et sectorielles de l’entreprise : l’équipe RH n’a pas besoin de contraindre ses processus internes pour les adapter à un outil. Elle choisit la solution qui s’y adapte le mieux.

Prenons l’exemple d’un service ADP (administration du personnel) qui aurait pour habitude de faire relire tous les contrats de travail par le juridique avant de les envoyer en signature au DRH puis au candidat retenu. Pourquoi faudrait-il faire un compromis sur cette organisation si celle-ci est efficiente ? Choisir un outil flexible qui s’adapte aux processus en place (et non l’inverse) sera alors gage de satisfaction pour les collaborateurs concernés.

Au-delà de la richesse fonctionnelle proposée par un éditeur best of breed RH, il est à noter que son expertise pourra aussi lui permettre d’offrir à ses clients une offre de service adaptée à leurs enjeux.

Par exemple, dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, une entreprise ayant une population peu technophile pourra craindre de rencontrer des freins en interne. Le bon déroulé du projet sera alors une condition nécessaire pour favoriser l’adhésion des collaborateurs. Dans ce cas, la capacité d’accompagnement au changement des éditeurs interrogés s’avérera déterminante. Le service RH aura tout intérêt à choisir un partenaire spécialiste de la dématérialisation des documents RH, qui, fort de son expérience, pourra lui proposer une assistance réactive pour les collaborateurs les moins à l’aise avec l’informatique.

 

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Parmi les avantages des applications best of breed RH, citons également la rapidité du déploiement. Quelques semaines suffisent en général à implémenter ces applications en mode SaaS, contre plusieurs mois pour un SIRH intégré. Notre solution de dématérialisation DEMAT RH peut être déployée en un mois, quels que soient les nombres de collaborateurs et d’utilisateurs RH.

Côté prise en main, là aussi tout est pensé pour faciliter l’onboarding. Grâce à une expérience utilisateur soignée, les solutions best of breed sont souvent faciles à appréhender. Cela contribue à rendre les équipes opérationnelles très rapidement autonomes.

Cette simplicité de mise en place va souvent de paire avec une évolutivité de la solution et un budget maîtrisé. En faisant le choix d’un outil spécialisé, le service RH s’assure que celui-ci pourra accompagner la croissance de l’entreprise et le développement de nouveaux besoins de manière réactive (voire proactive).

Enfin, adopter une stratégie best of breed RH permet à une entreprise de conserver son indépendance vis-à-vis de ses partenaires éditeurs. En effet, pour une société disposant d’un système d’information tout-en-un, il peut être compliqué, voire financièrement irréaliste, de vouloir se couper d’un module qui n’apporterait plus satisfaction. A l’inverse, si une solution spécialisée ne répond plus aux besoins du service RH, celle-ci peut plus facilement être remplacée par un autre logiciel plus adapté (à condition d’avoir validé en amont son interopérabilité avec les outils métiers en place).

 

Cette indépendance à l’égard des éditeurs de logiciels minimise aussi les risques pour l’entreprise en cas de changement de stratégie de l’un d’entre eux :

  • Repositionnement sur un marché cible (secteur d’activité, taille d’entreprise…)
  • Concentration des efforts de l’éditeur sur l’un de ses produits au détriment des autres
  • Rachat par une entreprise étrangère avec un impact sur l’hébergement des données…

 

SIRH intégré ou approche best of breed RH : comment arbitrer ?

Chacune des deux stratégies semble pouvoir profiter d’une manière ou d’une autre à l’organisation d’un service RH. Pour faire un choix, il apparaît nécessaire d’identifier les besoins réels de l’entreprise et de réfléchir à la cohérence du projet SIRH dans son ensemble.

Il peut alors être intéressant de cartographier les processus RH en se posant les questions suivantes (5) :

  • Quelles sont les procédures RH en place ? Sont-elles propres à l’organisation de l’entreprise / au secteur ? Ou à l’inverse sont-elles standards ?
  • Parmi ces procédures, lesquelles sont critiques ?
  • Quelles sont les populations impliquées ? A quelle fréquence ?
  • Quels sont les processus qui pourraient être automatisés ?
  • Quels sont les outils RH en place ? Apportent-ils satisfaction aux utilisateurs ?

 

Les processus identifiés comme étant standards au cours de cette première étape pourront certainement être adressées avec le noyau dur d’un SIRH intégré. En revanche, il pourrait être intéressant de s’orienter vers des solutions fonctionnellement plus riches pour répondre aux besoins très spécifiques de l’entreprise.

L’interopérabilité entre les différents outils retenus permettra alors de compléter le socle logiciel RH avec des applications spécialisées au fil de l’évolution des besoins de l’équipe Ressources Humaines.

La principale vigilance à avoir est alors d’étudier en amont la cohérence globale du SIRH de l’entreprise pour éviter les mauvaises surprises, parmi lesquelles la gouvernance des données.

 

Sources

(1) https://www.editions-tissot.fr/page_contenu/barometre-2022-les-rh-au-quotidien/
(2) https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/best-of-breed
(3) https://www.hr-voice.com/sirh-digitalisation/le-temps-de-lexpertise-lirresistible-ascension-des-best-of-breed/2021/05/03/
(4)https://www.andrh.fr/article/sirh-integre-ou-best-of-breed-dapplications-rh-independantes
(5) https://www.lemagit.fr/conseil/Conseils-pour-bien-choisir-son-SIRH