CPA et dématérialisation des bulletins de paie

CPA et dématérialisation des bulletins de paie : que faut-il savoir ?

Entreprenariat, reconversion, mobilité interne… Les actifs d’aujourd’hui sont sujets à une plus forte dynamisation de leur carrière et ne restent plus au même poste toute leur vie. Qu’il s’agisse de changement d’entreprise ou seulement de poste, le marché actuel est favorable à une certaine flexibilité des travailleurs et l’accessibilité à certains postes auparavant compliquée en est simplifiée. C’est dans ce cadre de liberté que le Compte Personnel d’Activité (CPA) est né.

 

CPA et dématérialisation des bulletins de paie

 

Mis en place par l’État dans le cadre de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (dite “Loi Travail”) du 8 août 2016, le Compte Personnel d’Activité (CPA) était initialement conçu pour accorder à chaque travailleur français un compte personnel unique lui permettant de suivre plus facilement son parcours professionnel. Le compte étant associé à l’individu et non à son emploi, il permettait d’assurer un accompagnement continu et personnalisé de la personne tout au long de sa carrière.

 

À cette fin, le CPA disposait à l’origine de plusieurs fonctionnalités au bénéfice de chaque travailleur, comprenant notamment :

  • un accès facilité à des formations, permettant à chaque travailleur d’avoir annuellement un crédit pour financer certaines formations proposées sur la plateforme (nommée CPF, Compte Personnel de Formation)
  • une reconnaissance des activité bénévoles et volontaires permettant une validation des acquis liés à ces activités (nommée CEC, Compte d’Engagement Citoyen) ;
  • une acquisition de “points” pour les salariés travaillant dans des conditions à risques (nommée C2P, Compte Professionnel de Prévention)
  • un accompagnement dans le cadre de divers projets, notamment dans l’entreprenariat
  • une consultation à tout moment de ses bulletins de paie, si son employeur les lui transmettait par voie dématérialisée

 

Dans le cadre de cette dernière possibilité et en tant que prestataire de services de dématérialisation RH, Primobox a permis, dès janvier 2017, le transfert des bulletins de paie de ses utilisateurs au sein du CPA, se rendant ainsi conforme à cette nouvelle législation.

 

Cette possibilité a cependant été de courte durée, le CPA n’étant plus accessible depuis novembre 2019. Le site internet dédié ne peut désormais plus être consulté et ne permet plus l’accès à ses bulletins de paie.

 

Si les textes relatifs à l’accès à ses bulletins de paie dématérialisés dans le cadre du CPA n’ont pas tous été mis à jour, ce dernier a, en pratique, laissé place à une dénomination commune regroupant uniquement les comptes CPF, CEC et C2P.

Il n’est donc plus possible pour les prestataires de services de dématérialisation RH de déposer les bulletins de paie de leurs utilisateurs au sein du CPA, la connexion entre les prestataires et le compte personnel d’activité étant rompue. À ce jour, aucune alternative n’a été proposée.


Fracture numérique inclusion

Fracture numérique : comment mettre en place une dématérialisation RH inclusive ?

Si la dématérialisation des documents RH (bulletin de paie, contrat de travail, solde de tout compte…) les rend, dans la majorité des cas, plus facilement accessibles aux salariés, le bénéfice n’est toutefois pas systématique. En effet, pour 17% de la population française qui souffre d’illectronisme, ou illettrisme numérique (1), la digitalisation croissante des entreprises peut représenter un frein dans l’accès à l’information. Ne pas avoir d’ordinateur à domicile, ne pas avoir accès à internet ou ne pas savoir utiliser les outils numériques peuvent s’apparenter à de véritables obstacles. Nous parlerons alors de fracture numérique pour désigner les inégalités dans l’accès et dans l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication.

Dans certaines situations, les services des Ressources Humaines souhaitant dématérialiser les documents de leurs collaborateurs peuvent ainsi craindre une levée de boucliers.

Quels sont les risques de la fracture numérique dans le cadre d’un projet de dématérialisation RH ? Quels sont les points de vigilance à observer pour éviter la fracture sociale ?

Fracture numérique et dématérialisation RH : quels risques pour les organisations ?

Selon une étude de l’INSEE1les personnes aux revenus les plus modestes, les plus âgées et les moins diplômées sont les plus touchées par les inégalités d’accès au numérique. La fracture engendrée n’impacte donc pas toutes les organisations de la même manière. Les plus touchées sont alors celles dans lesquelles les populations ayant une faible appétence pour le numérique sont sur-représentées.

Pour ces organisations, la digitalisation croissante des processus, et a fortiori celle des RH, présente 3 risques principaux :

  • Être perçue comme un acte volontaire de la part de la direction qui consisterait à déshumaniser les relations sociales au sein de l’organisation, à privilégier les collaborateurs les plus à l’aise avec internet et à chercher avant tout à faire des économies.
  • Complexifier l’accès aux documents lorsque le parcours utilisateur a été mal conçu et qu’il est difficile d’obtenir une quelconque assistance technique.
  • Exclure les collaborateurs ayant des difficultés avec les outils numériques, que ce soit en raison d’un manque d’équipement, d’une difficulté dans l’usage, d’une mauvaise maîtrise de la langue française ou encore d’une mauvaise couverture en réseau internet.

Face à une population a priori moins appétente, les services Ressources Humaines vont avoir tendance à anticiper la fracture sociale que pourrait engendrer la dématérialisation des documents RH. Les difficultés pressenties par la Direction ou par le CSE (Comité Économique et Social) peuvent alors prendre le pas sur les bénéfices attendus. Tout l’enjeu est alors de remporter l’adhésion des collaborateurs. Pour cela, il sera opportun de démontrer aux plus frileux que le virage du numérique peut se faire de manière indolore et même présenter des opportunités.

Simplifier l’usage, une priorité

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des documents RH, le principal obstacle des collaborateurs qui se sentent exclus des usages du numérique va être lié à l’accessibilité de ces documents. Ce sont donc à la fois la simplicité d’usage des outils mis à leur disposition et l’accompagnement proposé qui sont en jeu. Les difficultés rencontrées vont alors être de nature différente et nécessiter des réponses différentes.

Pour certaines catégories de populations, l’accès à leurs documents dématérialisés sera plus difficile en raison d’un manque d’équipement informatique. C’est par exemple le cas des collaborateurs ne travaillant pas sur ordinateur au quotidien et ne disposant pas non plus d’un ordinateur personnel à domicile. Pour pallier cet écueil, il est indispensable de veiller à ce que la solution proposée soit accessible depuis un maximum de supports différents : smartphone, PC et tablette. C’est dans cette optique qu’a été conçue la solution myPrimobox qui permet aux collaborateurs de retrouver les documents mis à disposition par leur employeur sur un espace personnel en ligne. Elle est accessible aussi bien via un navigateur que via une application mobile. Cette dernière est disponible gratuitement (sous Android et iOS) et complète efficacement la version web de myPrimobox avec un objectif principal : proposer une expérience utilisateur aussi intuitive que possible.

Toutefois, pour les populations les moins familiarisées avec les outils numériques, il pourra être nécessaire d’aller plus loin dans l’accompagnement. Primobox met ainsi à la disposition des utilisateurs de myPrimobox une équipe support dédiée à l’assistance technique. Tout collaborateur ayant oublié son mot de passe, rencontrant des difficultés de connexion ou ne retrouvant pas l’un de ses documents sur son espace personnel peut alors joindre l’équipe support myPrimobox. Une réponse personnalisée est apportée à chacun en moins de 48h. De cette manière, quelle que soit l’appétence pour l’informatique de chaque utilisateur myPrimobox, aucun n’est laissé seul face à ses interrogations.

Renforcer l’accompagnement au changement

Mettre en place un projet de dématérialisation RH dans une organisation (et le réussir) implique une communication interne efficace. L’objectif ? Faire adhérer les collaborateurs au projet en leur démontrant les bénéfices de l’innovation proposée.

Dans cette optique, Primobox fournit à ses clients un kit de communication dès le début du projet. Celui-ci permet de communiquer régulièrement auprès des collaborateurs avant la mise en place de la solution. Il comprend notamment :

  • Un exemple de courrier d’information
  • Un exemple de mail et de courrier d’activation contenant les identifiants des utilisateurs
  • Une note sur les avantages de la dématérialisation
  • Une vidéo tutorielle de la plateforme myPrimobox
  • Le flyer et l’affiche de l’application myPrimobox

Cette transparence dans la communication a, par exemple, permis à l’association ifac de faire de son projet de dématérialisation RH un succès. En choisissant de dématérialiser ses 3 000 bulletins de paie mensuels, la Direction des Ressources Humaines a rapidement pris conscience de la nécessité d’une bonne communication interne. Romain Salvatore, Responsable RH précise : « Nous avons préparé le changement en expliquant concrètement le déroulé du projet. Il était important de rassurer les salariés mal à l’aise avec l’outil informatique et de rappeler globalement tous les avantages de la dématérialisation : l’accessibilité simplifiée aux documents, la conservation sécurisée ou encore la possibilité de stocker des documents personnels dans leur espace myPrimobox. La dématérialisation est entrée dans les habitudes sans problème. »

À découvrir : l’intégralité du témoignage client ifac.

Favoriser l’accès au numérique pour tous

Consciente de l’enjeu sociétal que représentent les inégalités d’accès au numérique, Primobox s’engage aux côtés de plusieurs organismes afin de le rendre accessible au plus grand nombre.

Cet engagement prend la forme de différentes actions au niveau local avec Bordeaux Mécènes Solidaires et au niveau national avec la DGCS (Direction Générale de la Cohésion Sociale) et l’UNCCAS (l’Union Nationale des Centres Communaux d’Action Sociale).

Dans le cadre du mécénat de compétences proposé aux collaborateurs de Primobox avec Bordeaux Mécènes Solidaires, certains ont par exemple, choisi d’agir aux côtés du Centre social de la Châtaigneraie. Celui-ci a rejoint le programme Quartiers Numériques (2) au début de l’année 2021 pour renforcer l’inclusion numérique au sein de ce quartier de Pessac (Gironde). L’objectif de la démarche est de permettre aux habitants du quartier volontaires d’assister à des ateliers pour améliorer leurs connaissances informatiques et se sentir moins isolés dans les démarches en ligne.


Nicolas Correia Scrum Master chez Primobox

Rencontre avec Nicolas Correia, Scrum Master chez Primobox

Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Découvrez leur rôle chez Primobox et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients.

Quel est ton rôle chez Primobox en tant que Scrum Master ?

« De manière générale, au sein d’une équipe qui travaille en Agilité, le Scrum Master est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la méthode Scrum. Celle-ci représente un cadre de travail. Mon rôle est donc de veiller à ce que ce cadre soit appliqué chez Primobox tel qu’il est décrit dans la théorie. La manière de travailler au sein de ce cadre est ensuite définie avec l’équipe de développement. Elle dépend aussi beaucoup de la culture d’entreprise. Par exemple, la méthode Scrum propose de fonctionner à l’aide de « sprints ». Ce sont des intervalles de temps courts pendant lesquels l’équipe technique développe et teste de nouvelles fonctionnalités. Chacun d’entre eux s’achève avec une « revue de sprint » qui permet de présenter le travail effectué aux différentes parties prenantes. Chez Primobox, c’est assez spécifique puisque tous les collaborateurs y sont conviés. Cela permet une meilleure transmission des informations auprès des autres services et apporte de la cohésion en interne autour de nos applications, qui sont le cœur de notre métier. »

Quels sont les indicateurs de succès que tu observes ?

« L’un des objectifs du Scrum Master est de s’assurer que les sprints se déroulent le mieux possible. Chez Primobox, ils durent 15 jours. Pour monitorer leur succès, je vais principalement observer deux indicateurs à la fin de chacun d’entre eux : la vélocité de l’équipe et son taux d’engagement. Le premier mesure l’ensemble du travail réalisé par l’équipe au cours du sprint. Le second consiste à évaluer la capacité de l’équipe à planifier son travail pour le sprint. En début de sprint, l’équipe s’engage sur le contenu qu’elle estime pouvoir réaliser. À la fin du sprint, je compare cet engagement à ce que l’équipe a effectivement été capable de délivrer. L’objectif est qu’il y ait le moins d’écart possible entre les deux. Cela permet de s’engager sur des roadmaps [NDLR : feuilles de route produits], à la fois en interne et auprès des clients. Ces indicateurs dépendent beaucoup de la séniorité et de l’ancienneté de l’équipe. L’un des moyens d’atteindre nos objectifs est donc d’avoir une équipe aussi stable que possible au fil des sprints. »

Graphique sprint review

Qui sont tes principaux interlocuteurs au quotidien et comment travailles-tu avec eux ?

« Je travaille beaucoup avec les équipes de développement ainsi qu’avec les Product Owners [NDLR : les chefs de projet en mode agile]. Dans les deux cas, mon rôle est de leur proposer des outils et des méthodes de travail pour les aider à se structurer. J’interviens également pour lever des obstacles, pour fluidifier la communication ou pour prendre en charge la mise en place de nouveaux outils si besoin. Par exemple, j’ai eu l’occasion de travailler avec l’équipe pour l’amener à formuler la « definition of done ». J’ai donc organisé un atelier qui leur a permis d’identifier les critères et les étapes nécessaires pour déterminer qu’une fonctionnalité (ou tout autre item) est terminée et qu’elle peut passer en production.

Pour résumer, je dirais que mon objectif principal est de permettre aux équipes de développement et aux Product Owners de gagner du temps dans leur quotidien et de se concentrer sur la production de valeur pour les utilisateurs. »

Selon toi, quels sont les bénéfices de l’Agilité pour les utilisateurs des solutions de Primobox ?

« J’identifie quatre avantages principaux pour nos utilisateurs. Le premier est qu’ils sont intégrés dans les choix qui sont faits sur nos applications. Ils sont invités à nous faire leurs retours tout au long du cycle de développement alors qu’auparavant, ils n’étaient sollicités qu’en début de projet et en phase de validation finale.

Le deuxième avantage est que l’organisation sous forme de sprints nous permet de fiabiliser notre engagement sur la roadmap. Grâce au suivi des indicateurs, nous sommes capables d’étudier chaque fonctionnalité qui doit être développée et d’évaluer combien de sprints vont être nécessaires pour la réaliser. Du point de vue client, cela permet d’avoir plus de visibilité sur le développement des fonctionnalités à venir.

Le troisième bénéfice de l’Agilité est l’amélioration de la qualité des développements. En effet, pour qu’une nouvelle fonctionnalité soit ajoutée sur l’application, il faut qu’elle respecte la « definition of done ». Si elle atteint ce stade, cela signifie que le process de qualité défini par l’équipe a été respecté.

Le dernier avantage de la méthode agile pour les utilisateurs est de bénéficier de livraisons plus régulières. Chez Primobox, dans la mesure où les sprints durent 15 jours, nous mettons à disposition de nos clients au moins une livraison tous les 15 jours. À chaque fois, l’application est améliorée soit par l’ajout d’une ou de plusieurs nouvelles fonctionnalités, soit par une éventuelle correction de bug. Auparavant, les livraisons étaient beaucoup moins régulières puisque les cycles de développement étaient beaucoup plus longs. »

Vous vous êtes reconnu dans cet article ?


Expérience collaborateur positive

Qu’est-ce qu’une expérience collaborateur positive pour la marque employeur ?

L’expérience collaborateur se pose au cœur de la qualité de vie au travail. Elle s’appuie sur une promesse RH forte : évolution de carrière, engagement RSE, ambiance et bien-être au travail. Tout cela compte autant pour la performance des équipes que pour la marque employeur.

L’expérience collaborateur dépasse les simples aspects légaux comme les activités du Comité Social et Économique (CSE) ou les Tickets restaurants. Si elles veulent attirer, recruter et fidéliser les meilleurs collaborateurs, les entreprises doivent aller plus loin. Et elles le font : baby-foot, table de ping-pong, décoration des open-spaces, kick off, team-building, séminaires, after-works et autres rendez-vous plus ou moins formels…  Malheureusement ces initiatives très en vogue montrent un effet très limité dans l’amélioration de l’expérience collaborateur.

L’expérience collaborateur dépasse la Happyness attitude

Si l’ambiance et la détente comptent, elles ne sont de loin pas suffisantes pour :

  • renforcer l’engagement des collaborateurs,
  • stimuler la performance de l’entreprise,
  • améliorer la qualité de vie au travail.

Or, selon le Baromètre de l’expérience collaborateur, ce sont là les trois objectifs principaux à atteindre. Pour cela, il convient de prendre en compte l’ensemble des interactions et expériences vécues par un collaborateur, du processus de recrutement à son départ de l’entreprise. Dès lors, la qualité de vie au travail ne peut effectivement pas se réduire à l’office management et à un Chief Happiness Officer pour lutter contre le burn-out et le stress au travail, par exemple.

Un chiffre résume ce constat : 75% des personnes démissionnent en partie à cause des pratiques managériales. Ces dernières offrent un terrain d’interventions très vaste pour obtenir une expérience collaborateur positive. Citons en particulier :

  • le management par le stress,
  • la pression incessante tant du manager que du client,
  • la dernière minute érigée en règle de conduite,
  • les procédures internes lourdes et longues,
  • la faible reconnaissance.

Un « award » de l’organisation où il fait bon vivre ne cachera pas ces facteurs nuisibles à la bonne marche de l’entreprise, s’ils existent. À l’inverse, un tel label produit un vrai impact en interne s’il consacre effectivement :

  • un environnement de travail stimulant,
  • un management bienveillant, davantage coach que chef,
  • une culture d’entreprise forte et partagée,
  • une qualité de vie au travail réelle (télétravail, activités, conciergerie…)
  • des opportunités de développement de carrière (formations, promotion, mobilité…).

La réputation d’employeur pèse sur la pérennité économique

Dit autrement, développer une expérience collaborateur positive repose sur des actions concrètes et pas seulement un slogan de publicité voué à créer un imaginaire très éloigné de la réalité. D’ailleurs, idéaliser son apparence se retourne toujours à un moment ou un autre. À court terme, le candidat s’estimant trompé sera moins enclin à rester, provoquant une hausse importante du turnover. À long terme, la réputation de l’entreprise peut être fortement impactée par le bouche-à-oreille ou des évaluations sur des sites tels que Glassdoor.

Ainsi, ne pas se préoccuper de l’expérience collaborateur finit par détériorer l’image de la marque employeur. Les nouveaux talents ne postulent plus pour remplacer les postes vacants ou à créer. Et au final, l’entreprise ne dispose plus des ressources humaines nécessaires pour assurer sa pérennité économique.

S’attacher aux signaux faibles et pratiques managériales

Chaque entreprise se doit de développer ses propres axes d’amélioration en matière d’expérience collaborateur. Pourquoi ? Tout simplement car il n’y a pas de solution uniforme. En revanche, il existe des principes et des méthodes qui permettent de réussir à traiter toute la dimension du sujet. Il s’agit en particulier de l’attention donnée aux signaux faibles. Pour que l’entreprise soit en capacité de les capter et de s’en saisir, elle a besoin d’une communication fluide et transparente entre les managers et leurs équipes.

Cette fluidité des échanges passe probablement par la réduction des aspects hiérarchiques et par une écoute plus forte aux points de blocages dans la réalisation des missions confiées aux salariés. Par exemple, un outil métier parfaitement compris et maîtrisé enlève une source importante de stress au collaborateur et améliore d’autant sa productivité et son efficacité. Pour cela, il faut s’assurer de ses besoins de compétences et l’adéquation de l’outil avec les tâches qui sont demandées au salarié.

Aujourd’hui, le numérique apporte non seulement ces réponses opérationnelles à l’ensemble des collaborateurs, mais il s’avère également utile pour piloter et suivre l’évolution de l’expérience collaborateur. Il apporte à la fonction RH :

  • des indicateurs de performance (KPIs) pour mesurer l’impact de chaque action menée,
  • une base de connaissance (knowledge base), mise à jour régulièrement, pour qualifier et améliorer chaque processus mis en place,
  • une capacité à se connecter à différents environnements technologiques : base de données, gestion et suivi de projet, planning, CRM, ERP…

Quand le salarié devient ambassadeur de la marque employeur

Les outils de pilotage sont nécessaires, mais pas suffisants. Les DRH ont aussi besoin, avec l’aide des managers, de savoir répondre rapidement aux attentes. Cette réactivité s’avère un point déterminant dans l’expérience collaborateur et son impact sur la marque employeur. Ainsi, l’entreprise montre, par les faits, sa réelle préoccupation pour le vécu de son personnel.

Dès lors, chaque collaborateur dispose des moyens appropriés pour être épanoui dans son travail. Par la suite, il peut même devenir, sans que l’entreprise l’y incite, un ambassadeur de la marque. D’un côté, à l’occasion de soirées avec des amis ou par ses publications sur les réseaux sociaux, il répercute à l’extérieur son bonheur à travailler dans l’entreprise avec des faits à l’appui. D’un autre côté, il recommande des connaissances à postuler lorsqu’un poste s’ouvre au recrutement. La boucle est bouclée : dans un environnement concurrentiel pour attirer de nouveaux talents, l’expérience collaborateur positive permet de bonifier la marque employeur et attirer, via la cooptation et son image à l’extérieur, des profils qui ne seraient pas venus autrement.


L'absentéisme en entreprise, du constat à l'action RH

L'absentéisme en entreprise, du constat à l'action RH

Le baromètre 20211 de l’assureur Gras Savoye Willis Towers Watson sur l’absentéisme en entreprise a jeté un pavé dans la marre au moment de sa parution en août 2021. On y apprend que le taux d’absentéisme en France a augmenté de 20% en 2020, atteignant 5.04% du temps de travail théorique.

Si noter une hausse du nombre d’arrêts maladie dans un contexte de crise sanitaire relève presque de la lapalissade, en s’intéressant au phénomène de plus près, on constate que l’augmentation de l’absentéisme au travail est loin de se cantonner aux arrêts maladie pour cause de covid.

La définition de l’absentéisme est ainsi plus large : il s’agit d’une incapacité à travailler dont la cause n’est ni prévisible ni régulière : arrêts pour maladies ordinaires, accidents de travail, maladies professionnelles et absences injustifiées2.

Quelle qu’en soit la cause, l’absentéisme perturbe par définition le fonctionnement de l’entreprise. Sa hausse doit donc constituer un signal d’alerte pour la Direction des Ressources Humaines.

Une explosion de l’absentéisme depuis le début de la crise sanitaire

Challenges3, qui propose une analyse du baromètre Gras Savoye Willis Towers Watson, met en avant une statistique éloquente : 34% des employés des entreprises françaises ont été arrêtés en 2020, ce qui représente une hausse de plus de 6 points par rapport à 2019. Cette progression concerne tous les secteurs économiques, hormis les cafés, hôtels et restaurants qui ont dû garder leur rideau baissé pendant plusieurs mois en 2020.

Le journal de l’économie4 précise que les secteurs les plus impactés par la hausse de l’absentéisme sont la santé et la logistique avec des taux respectifs de 10% et 8% (contre 7.59% et 6% en 2019). Dans les faits, l’augmentation concerne davantage les non-cadres puisqu’ils ont en moyenne manqué 7% de leur temps de travail (contre 5.7% en 2019) tandis que chez les cadres, la hausse est moins importante : 2.42% en 2020 contre 2.17% en 2019.

Cette hausse de l’absentéisme en entreprise serait, en grande partie, liée à la crise sanitaire. Ainsi Courrier Cadres5 relève que trois facteurs ont été prépondérants pendant l’année 2020 : les arrêts de travail pour garde d’enfant, pour vulnérabilité au covid-19 ou pour cohabitation avec une personne vulnérable. À cela s’ajoutent les cas positifs au covid ainsi que les cas contacts, contraints de s’isoler. Au total, 47% des arrêts maladies de la première moitié de l’année 2021 étaient liés de manière directe ou indirecte au covid-19 selon l’Observatoire des situations de travail de Malakoff Humanis6.

Un dernier facteur d’absentéisme lié à la crise sanitaire doit également être pris en compte. Il s’agit de celui lié au deuil. En effet, l’épidémie ayant tué plus de 116 000 personnes en France depuis son commencement, de nombreux salariés se sont trouvés endeuillés. Ainsi, selon une étude d’Empreintes-Credoc-CSNAF décryptée par le journal Sud Ouest7l’absentéisme lié au deuil a considérablement augmenté depuis 2 ans : en 2021, 67% des Français affectés par un deuil ont dû suspendre leur activité professionnelle au moins une fois, contre 43% en 2019. Selon les résultats de l’enquête (8), ces absences peuvent alors prendre la forme d’une autorisation d’absence, d’un arrêt maladie, d’un congé sans solde ou encore d’une mise en disponibilité (dans la fonction publique).

Des causes structurelles de l‘absentéisme qui nuisent à l’engagement des collaborateurs

Si l’impact de la crise sanitaire sur l’absentéisme au travail est indéniable, en considérant les chiffres de ces dernières années, il apparaît que sa hausse avait commencé bien avant 2020. En effet, selon le baromètre Gras Savoye Willis Towers Watson1, entre 2016 et 2019, le taux d’absentéisme en entreprise avait augmenté de 16%, passant de 3.61% à 4.18%.

À noter que la fonction publique n’est pas en reste puisque selon un rapport de la Cour des comptes rendu public le 9 septembre 2021 et décrypté par Le Point9, le nombre annuel de jours d’arrêts maladie par agent a augmenté de 21% entre 2014 et 2019.

Parmi les causes de la hausse de l’absentéisme ces dernière années, l’étude Gras Savoye dénonce notamment :

  • une perte de sens dans le travail
  • une usure professionnelle
  • des risque psychosociaux croissants
  • un manque de reconnaissance
  • un équilibre fragile entre les sphères personnelle et professionnelle
  • un manque de formation des managers.

Challenges10 note toutefois une disparité structurelle entre le taux d’absentéisme des femmes et celui des hommes. En effet, en 2020, il était de 6,08% pour les premières, contre 4,52% pour leurs homologues masculins. Noémie Marciano, Directrice Offre de Conseil Health & Benefits chez Gras Savoye, explique alors que « les surcharges de travail, la pénibilité des tâches ou le manque de reconnaissance » jouent un rôle important dans l’absentéisme féminin. À ces causes professionnelles, s’ajoute le poids de la sphère personnelle puisqu’au sein du foyer, les femmes prennent encore majoritairement en charge « les tâches domestiques, l’éducation des enfants, ou encore le soutien d’un proche en fin de vie ».

Quel que soit le genre des salariés, l’ensemble des facteurs précédemment cités contribue à détériorer leur engagement, comme le souligne Laurent Termignon, directeur de l’activité Talent & Rewards de Gras Savoye dans un article de Focus RH11. Un cercle vicieux se forme alors entre désengagement des collaborateurs et absentéisme au travail : « le manque d’engagement des collaborateurs a tendance à aggraver l’absentéisme, et un absentéisme élevé peut nourrir le désengagement« .

Des répercussions financières importantes et une prise de conscience progressive de la part des entreprises

Les conséquences de la hausse de l’absentéisme pour les entreprises ne sont pas neutres. En effet, Noémie Marciano précise sur BFM Business12 que : « l’absentéisme en entreprise engendre des coûts directs et indirects, comme le maintien de salaire et le financement d’un régime de prévoyance, le recrutement d’un remplaçant mais aussi la baisse de la productivité et la désorganisation ». Challenges10 pointe par ailleurs du doigt un coût indirect particulièrement difficile à estimer : la dégradation du climat social causée par l’absentéisme.

En additionnant ces différents coûts liés à l’absentéisme, le baromètre Gras Savoye1 démontre que, pour une entreprise de 1 000 salariés avec un salaire annuel moyen de 30K€ et un taux d’absentéisme de 5%, le coût complet pour l’employeur se situe entre 1,5 et 3 millions d’euros par an.

Face à ce constat alarmant, les Directions des Ressources Humaines se mettent progressivement en ordre de marche pour améliorer l’engagement de leurs collaborateurs et ainsi agir sur l’absentéisme galopant. Selon Focus RH11 qui détaille les résultats d’une étude menée par Gras Savoye auprès de 120 DRH en début d’année 2021, accroître l’engagement des collaborateurs va être l’un des défis majeurs de la fonction RH dans les prochaines années. En effet, 36% des DRH estiment que l’amélioration de l’engagement des salariés est l’une de leurs préoccupations principales.

Pour améliorer l’expérience de vos collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise, et si vous passiez à la dématérialisation RH ?


Portrait-robot du collaborateur de demain

Portrait-robot du collaborateur de demain

La crise sanitaire a accéléré la mutation des modes de travail et des relations entre collègues. Les salariés eux-mêmes aspirent à des changements. De quoi redessiner le portrait-robot du collaborateur de demain.

De nouvelles compétences attendues

La digitalisation transforme la manière de travailler. Elle permet d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, ou pénibles physiquement quand c’est possible. Chaque collaborateur voit le périmètre de sa mission évoluer : selon un rapport du cabinet Forrester1, 15 à 50% des emplois seront impactés à l’horizon de 2025. Et la fonction RH est doublement concernée. Elle peut tirer avantage de la dématérialisation et de la digitalisation d’une grande partie de ses tâches administratives, pour dégager du temps et mieux accompagner les collaborateurs.

En effet, c’est à elle de mettre en place les bons dispositifs pour permettre au personnel de conforter leurs savoir-faire et acquérir de nouvelles compétences. La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) joue un rôle clé en permettant de suivre chaque collaborateur autour de trois enjeux :

  • la remise à niveau des compétences et des savoirs pour permettre à chaque collaborateur de s’adapter à l’évolution de son poste,
  • la montée en compétences pour évoluer vers une nouvelle fonction,
  • le développement de compétences transversales pour favoriser le travail entre équipes et le changement de carrière moins brutal.

Des collaborateurs qui se forment en continu de manière volontaire et organisée

Si la formation régulière est importante, elle exige des collaborateurs une forte capacité d’adaptation et l’envie d’apprendre constante. Plusieurs évolutions permettent une plus grande autonomie sur ce sujet. D’abord, le compte personnel de formation pour financer leur choix. Ensuite, le fort développement de l’e-learning permet de suivre des formations par petits modules de courte durée, qui peuvent s’insérer dans l’agenda quotidien, au lieu de bloquer plusieurs jours. Enfin, l’entreprise peut elle-même engager des programmes de formation en interne, y compris avec des centres de formation intégrés.

Ce qui peut expliquer qu’à présent dans le processus de recrutement, les DRH vont recruter un collaborateur beaucoup moins sur ses compétences métiers, qui peuvent être mise à niveau sans difficulté, et beaucoup plus sur ses savoir-être. Par nature, ces derniers s’avèrent plus difficiles à acquérir, car ils ont trait à la personnalité, à la culture et à l’éducation. Parmi ces savoir-être, appelés aussi « soft skills », il est notamment attendu du collaborateur de demain de :

  • la créativité
  • l’empathie
  • l’intelligence émotionnelle
  • la capacité à travailler en équipe
  • l’agilité.

Nouvelle organisation, nouveaux enjeux

Ces nouvelles attentes en termes de compétences sont d’autant plus importantes que l’organisation du travail a connu une transformation majeure en 2020 : le télétravail généralisé pour une partie des salariés. Sur ce sujet, les confinements successifs ont montré différentes attentes chez les salariés et les employeurs. Au premier confinement, le choix n’était pas permis : le télétravail a été la norme pour toute entreprise qui pouvait continuer de fonctionner avec du personnel bloqué chez lui.

Mais depuis juin, et surtout septembre 2020, la proportion de collaborateurs travaillant à distance tend à rejoindre son niveau d’avant-crise. Ce retour vers la normale est mis en lumière par le baromètre Malakoff-Humanis2 : si en mai 41% des salariés étaient en télétravail, ils n’étaient plus que 31% en mars 2021, contre 30% en novembre 2019. De son côté, le ministère du Travail estimait cette proportion à 26% en février dernier. Ainsi, ce qui semblait un acquis à la sortie du confinement ne l’est pas forcément.

Et ce n’est pas uniquement de la seule volonté de l’employeur pour reprendre le contrôle sur son personnel, puisque la productivité a augmenté de 22% avec le télétravail, selon l’institut Sapiens3. Les salariés sont divisés entre l’autonomie gagnée et l’économie de temps dans les transports, et l’attente d’interactions sociales fortes avec ses collègues que seul le présentiel peut contenter. À cela s’ajoute l’intérêt de changer d’atmosphère pour couper la vie professionnelle avec la vie personnelle. Car à la maison, les deux sphères s’entremêlent encore plus qu’avant. Et la coupure digitale s’avère bien plus difficile à respecter. Reste que demain, le collaborateur, quand cela sera possible, verra donc sa semaine coupée en deux : un temps en entreprise comme avant, et un temps à distance comme pendant le confinement.

Sources

  1. Étude Forrester “European Prediction 2021”
  2. Malakoff Humanis “Baromètre annuel Télétravail 2021”
  3. Institut Sapiens “Quel avenir pour le télétravail ? Pérenniser et sécuriser une pratique d’avenir”

Employés boomerang

Comment intégrer le recrutement boomerang dans sa politique RH ?

Déjà très ancré dans les pratiques anglo-saxonnes, le phénomène de « recrutement boomerang » gagne du terrain en France. Si réembaucher d’anciens salariés pouvait auparavant paraître surprenant, la donne a aujourd’hui changé. Les carrières étant de moins en moins linéaires, chaque entreprise dispose désormais d’un vivier important d’anciens salariés. De plus en plus de sociétés font alors le choix d’intégrer cette pratique dans leur stratégie RH.

Pourquoi pratiquer le recrutement boomerang ? Comment le mettre en place et attirer d’anciens collaborateurs ? Quelles sont les précautions à prendre ? Nous vous en disons plus dans cet article.

Recrutement boomerang : des avantages indéniables pour l’employeur

Par définition, faire appel à un ancien salarié dans le cadre d’une ouverture de poste implique une modification profonde des étapes du processus de recrutement classique. Les avantages pour l’entreprise sont alors nombreux.

La pratique du recrutement boomerang permet tout d’abord au service RH de gagner du temps sur l’ensemble des étapes du processus de recrutement. Les tâches les plus chronophages telles que la diffusion d’annonces, le sourcing1 et les entretiens candidats sont alors considérablement allégées. A noter que la réduction du nombre d’entretiens nécessaires pour trouver la perle rare permet également de libérer du temps dans l’agenda des managers. À la clé, une économie substantielle pour l’entreprise et un budget qui pourra être orienté vers des projets RH à plus forte valeur ajoutée.

Recruter d’anciens salariés permet par ailleurs de réduire les coûts d’intégration. En effet, un collaborateur qui rejoint une entreprise dans laquelle il a déjà travaillé a l’immense avantage d’être déjà familier avec les processus internes et la culture d’entreprise. La phase d’onboarding s’en trouve considérablement allégée. Autant d’atouts qui lui permettent d’être opérationnel plus rapidement que n’importe quelle autre nouvelle recrue2.

Dans la plupart des cas, l’employeur pourra également capitaliser sur l’expérience acquise par le collaborateur pendant son absence. Qu’il ait vécu une expatriation, une tentative de création d’entreprise ou une reconversion par exemple, le salarié boomerang pourra faire profiter l’entreprise de nouvelles compétences et d’une maturité renforcée.

Enfin, réintégrer un ancien collaborateur est, pour l’équipe RH, un moyen fiable d’attester de la motivation de celui-ci. Fort de la confiance placée en lui, il aura à cœur de se montrer à la hauteur de ses nouvelles missions. Sa détermination pourra alors transparaître dans sa proactivité ou dans son enthousiasme par exemple. Pour le service RH et l’entreprise en général, le risque d’erreur de recrutement se trouve ainsi limité3.

Recrutement boomerang et marque employeur

Avant de recruter d’anciens collaborateurs, la première étape est de s’assurer que l’expérience proposée dans l’entreprise soit de qualité. En effet, quel ex-collaborateur aura l’envie de revenir dans son ancienne entreprise s’il n’en garde pas un bon souvenir ou si son départ s’est mal déroulé ? Dans cette optique, l’une des étapes du parcours collaborateur qui mérite le plus d’attention est l’offboarding. En effet, un collaborateur qui se sépare en bons termes de son employeur, qui a l’opportunité d’échanger avec son manager ou avec la Direction des Ressources Humaines sur les causes de son départ et qui, in fine, reçoit ses documents de fin de contrat en temps et en heure, sera, plus enclin à envisager un éventuel retour par la suite.

Pour attirer d’anciens salariés, au-delà de soigner l’expérience collaborateur, l’équipe RH doit travailler la marque employeur de l’entreprise. Celle-ci, qui vise d’ordinaire à attirer de nouveaux talents, peut également contribuer à maintenir un lien avec les ex-collaborateurs. Il sera, par exemple, intéressant de communiquer sur les réseaux sociaux à propos d’initiatives mises en place pour le bien-être des salariés, d’événements corporate, d’une nouvelle démarche RSE ou de l’amélioration des processus internes. Cette démarche permettra aux anciens salariés de garder une image positive de l’entreprise. Une idée qui pourra refaire surface le jour où leur nouvelle situation professionnelle ne leur apportera plus entière satisfaction.

Pour aller plus loin et adapter la communication marque employeur aux anciens collaborateurs, de nombreuses grandes entreprises ont adopté une démarche proactive sur le sujet en mettant en place un réseau d’alumni corporate. C’est le cas de la plupart des grands cabinets de conseil qui enregistrent des taux de turnover supérieurs à 20%4 et mesurent tout le potentiel de leurs viviers d’ex-salariés. La démarche, empruntée à la sphère étudiante, va bien au-delà de l’organisation d’une soirée annuelle ou de l’envoi de quelques emails d’appel aux dons par an. Créer un réseau d’anciens collaborateurs consiste davantage, pour le service RH, à proposer des actualités sur le secteur, des conseils, un suivi de carrière ainsi que des offres d’emplois. Cela permet alors de créer un contexte favorable à un éventuel retour dans l’entreprise, à moyen ou à long terme.

Faire du recrutement boomerang un succès RH

Cependant, plusieurs points sont à prendre en considération pour que la stratégie de recrutement boomerang soit véritablement vertueuse.

La première précaution à prendre est d’identifier les ex-collaborateurs les plus à même de réintégrer les équipes. Pour cela, même s’il n’existe pas de profil type du salarié boomerang, il conviendra :

  • d’écarter ceux dont le départ s’est mal déroulé,
  • d’identifier les alumnis qui ont gardé contact avec des membres de leur ancienne équipe ou avec un ex-manager,
  • de privilégier ceux qui disposent d’une compétence rare sur le marché.

Collecter ces indices sur les anciens collaborateurs aura alors pour avantage de rassurer un recruteur qui souhaite passer à la méthode boomerang.

Une fois qu’un profil intéressant est identifié parmi les anciens collaborateurs, et avant de valider son recrutement, plusieurs points restent à évaluer. En premier lieu, il s’agit de confirmer la motivation de l’alumni-candidat. Pour quelles raisons souhaite-t-il revenir ? Au-delà de la réponse à cette question, il sera important de lui exposer clairement tout ce qui a changé depuis son départ : réorganisation interne, changement de direction, de management… Le salarié boomerang doit être au fait de ces évolutions qui impacteront son quotidien. Un discours précis lui permettra ainsi de prendre sa décision en toute connaissance de cause. Enfin, pour que l’embauche d’un ancien collaborateur se passe dans les meilleures conditions, il est préférable d’éviter le sentiment de « retour à la case départ ». S’il réintègre l’entreprise au même poste et dans la même équipe plusieurs années plus tard, il pourra avoir l’impression que sa nouvelle expérience n’est pas suffisamment valorisée et qu’on lui propose un retour en arrière. Une trajectoire qu’il vaut mieux clarifier avant de finaliser le recrutement.

À l’arrivée du salarié boomerang, plusieurs points doivent être traités avec attention par le service RH, à commencer par sa période d’intégration, ou plutôt de ré-intégration5. En effet, si celle-ci a toutes les chances d’être facilitée, il ne faut toutefois pas la sous-estimer. Considérer que le collaborateur a déjà toutes les clés en mains pour être autonome dès son arrivée serait une erreur. En effet, ayant découvert de nouveaux process pendant sa dernière expérience professionnelle, il sera préférable de le faire participer aux étapes clés de votre parcours d’onboarding (rencontre avec les différents pôles, rapport d’étonnement…).

Dernier point de vigilance : les éventuels traitements de faveur qui pourraient être réservés à ce collaborateur. Rémunération supérieure, attribution de missions convoitées… ces inégalités de traitement pourraient, en effet, être vécues comme des injustices de la part des autres collaborateurs et conduire à un sentiment de frustration.

En conclusion, pour garantir le succès du recrutement boomerang, celui-ci ne peut être mené de manière isolée. Cette pratique, qui nécessite d’apporter un soin tout particulier à l’expérience collaborateur et à la marque employeur, doit faire l’objet d’une véritable réflexion stratégique pour être ensuite intégrée dans la politique RH de l’entreprise.

Sources

  1. https://www.lesechos.fr/idees-debats/leadership-management/leffet-boomerang-une-autre-facon-de-retenir-les-talents-1244602
  2. https://www.capital.fr/votre-carriere/salaries-ils-sont-partis-de-leur-boite-pour-mieux-revenir-1324545
  3. https://www.focusrh.com/strategie-rh/attirer-et-fideliser-les-salaries/salaries-boomerang-une-vraie-plus-value-pour-les-entreprises-26522.html
  4. https://www.focusrh.com/recrutement/e-recrutement-sites-emploi/reintegrer-d-anciens-collaborateurs-meritis-mise-sur-le-recrutement-boomerang-33337.html
  5. https://www.focusrh.com/strategie-rh/mobilite-interne-fidelisation-des-salaries/salarie-boomerang-il-est-parti-puis-revenu-va-t-il-le-regretter-31542.html

Dématérialisation des dossiers salariés et productivité RH

Dématérialisation des dossiers salariés et productivité RH

69% des RH passent au moins la moitié de leur temps à effectuer des tâches administratives1. Parmi celles-ci, la gestion des documents du personnel représente l’une des tâches les plus chronophages. En effet, plus l’effectif d’une société est important, plus la constitution de dossiers regroupant les informations personnelles et professionnelles de chaque salarié peut s’apparenter à un casse-tête quotidien.

Face à ce constat, la digitalisation RH ouvre des perspectives intéressantes en termes d’efficacité opérationnelle.

Le classement des dossiers du personnel : une tâche incompressible ?

Bien que le classement des documents RH de chaque salarié sous forme de dossier ne soit pas une obligation légale, il semble délicat pour une entreprise de taille intermédiaire ou pour une grande entreprise de ne pas s’y soumettre. En effet, certaines d’entre elles peuvent émettre plusieurs dizaines de types de documents différents par salarié, ce qui rend leur classement nécessaire.

La plupart des services RH font alors le choix d’un plan de classement des documents dont l’arborescence reflète le parcours de vie du collaborateur dans l’entreprise :

  • Arrivée du salarié : CV, lettre de motivation, promesse d’embauche, diplômes, déclaration préalable à l’embauche (DPAE)…
  • Pièces administratives : copie de la carte d’identité ou du passeport, carte vitale, permis de conduire, RIB…
  • Documents contractuels : contrat de travail, avenants…
  • Santé : avis de visite médicale, arrêts de travail, notes d’information sur la mutuelle…
  • Paie : bulletins de paie, bilan social individuel (BSI), notes d’information liées à l’intéressement et à la participation…
  • Accompagnement de carrière : demandes et attestations de formation, entretiens annuels d’évaluation…
  • Départ du salarié : lettre de démission, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi…

Deux possibilités s’offrent alors à l’employeur : conserver les dossiers salariés au format papier ou opter pour leur dématérialisation. Au regard du nombre de documents potentiellement contenus dans chaque dossier, la version digitale apparaît comme étant plus efficace que son alternative papier. Cette dernière implique en effet pour le service RH, un temps de gestion important, un risque d’erreur accru et de nombreux mètres carrés sacrifiés.

Automatiser la création et le classement des dossiers salariés

La clé face aux enjeux liés à la gestion des dossiers administratifs des salariés semble alors résider dans leur dématérialisation. Celle-ci permet en effet d’automatiser un certain nombre de tâches, dont le classement des documents RH. Chaque mois, la fiche de paie du collaborateur est ainsi ajoutée à son dossier, sans aucune action de la part des RH. De la même manière, les documents signés par le salarié (contrat de travail, avenant…) sont automatiquement classés dans son dossier. Les éventuelles pièces justificatives (carte d’identité, carte vitale…) viennent alors le compléter. L’automatisation de la complétion des dossiers salariés permet ainsi aux responsables de l’administration du personnel de gagner un temps précieux et d’écarter tout risque d’erreur de classement.

Pour aller plus loin dans l’automatisation des tâches administratives, il peut être intéressant de connecter les dossiers salariés dématérialisés avec le SIRH en place. Une manière efficace de mettre fin à la double saisie d’informations puisque les données contenues dans l’un sont automatiquement intégrées dans l’autre, par webservice ou SFTP. Par exemple, l’ajout de nouveaux collaborateurs dans la base salariés du SIRH déclenche automatiquement la création de leur dossier. Le gestionnaire RH peut alors identifier en un coup d’œil les documents manquants et les y ajouter en quelques clics.

Simplifier les recherches et le suivi des dossiers salariés

En automatisant le classement des documents dans les dossiers des salariés, l’équipe RH s’assure également de gagner du temps au moment où il faudra les rechercher. La gestion du personnel s’en trouve ainsi fluidifiée.

En effet, certains documents nécessitent d’être facilement accessibles. Nous citerons par exemple les demandes de formations et les bilans sociaux individuels (BSI), souvent utilisés comme support dans les échanges avec les salariés, ou encore la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui constitue quant à elle une obligation légale2.

Les allers-retours dans la salle de stockage pour trouver un document appartiennent désormais au passé. Les recherches parmi les dossiers dématérialisés du personnel sont ainsi grandement facilitées grâce à la possibilité de filtrer par type de document ou par tag (mot ou expression attribué au document afin de décrire son contenu) . L’équipe RH peut alors être plus réactive en cas de demande de duplicata par un salarié ou de demande émanant de l’Urssaf par exemple. Selon le type de demande, le gestionnaire RH peut envoyer le document au salarié par email ou dans son espace de stockage personnel et sécurisé ou encore le télécharger pour le transmettre à un tiers. Le flux documentaire s’en trouve ainsi allégé.

Enfin, la dématérialisation des dossiers salariés permet de pallier l’éloignement géographique des collaborateurs RH. En effet, quelle que soit la cause de la distance (organisation multi-sites, déplacement professionnel, télétravail…), celle-ci peut induire des difficultés au quotidien dans la gestion administrative RH. Pour les membres du service RH qui ne travaillent pas sur le site où sont stockés les dossiers, une tâche aussi simple que la recherche d’un document peut devenir un véritable casse-tête : est-il nécessaire de solliciter un collègue habilité à consulter le document qui se trouve sur place afin qu’il scanne le document ? Est-il préférable d’attendre d’être soi-même sur place ? La dématérialisation des dossiers RH rend alors les informations liées au personnel facilement accessibles à tous les membres de l’équipe RH habilités. Un véritable gain de temps et un pas en avant en termes de travail collaboratif.

En simplifiant la création, le classement, la recherche et le stockage des dossiers salariés, la dématérialisation permet ainsi au service RH de limiter le temps alloué aux tâches administratives et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Sources

  1. Les RH au quotidien, baromètre 2021, Éditions Tissot
  2. https://culture-rh.com/constitution-dossier-personnel-digitalisation-code-travail/

Améliorer l'expérience collaborateur grâce au BSI dématérialisé

Améliorer l'expérience collaborateur grâce au BSI dématérialisé

Si l’expérience collaborateur intègre aujourd’hui de nombreuses composantes qui vont bien au-delà de la rémunération, il ne faut néanmoins pas sous-estimer la place occupée par ce pan de la relation employeur – salariés. Appliquer une politique salariale cohérente reste, en effet, un levier d’accroissement de la motivation au travail. En dépit de ce constat, du fait de la complexification des systèmes de rétribution1, salariés et managers n’ont souvent pas de vision globale de leurs avantages.

Améliorer la communication autour de la rémunération s’avère alors nécessaire pour les entreprises, notamment dans une période d’incertitude telle que la crise sanitaire actuelle. En récapitulant les salaires et avantages de chaque salarié au cours de l’année écoulée, le Bilan Social Individuel (BSI), véritable outil de communication RH, apparaît alors comme un document essentiel au service de la motivation des salariés.

Quelles informations y communiquer ? Sous quelle forme le distribuer ? Quels bénéfices employeur et salariés peuvent-ils en attendre ?

Le BSI : reflet de la politique RH de chaque entreprise

Le BSI est un document adressé de manière personnalisée et nominative à chaque salarié2. Son élaboration étant facultative, il n’existe pas de contrainte légale concernant son contenu. On y retrouve le plus souvent les informations suivantes :

  • Le salaire brut (fixe et variable)
  • Les primes et bonus exceptionnels
  • Les cotisations sociales salariales et patronales
  • L’épargne salariale : intéressement, participation, abondement, PERCO (Plan d’Epargne pour la Retraite Collectif), PEE/PEG (Plan d’Epargne Entreprise / Groupe) etc.
  • La protection sociale : santé, prévoyance, retraite, mutuelle, etc.
  • L’évolution de la rémunération globale comparée à l’année précédente

Selon la stratégie de l’entreprise, le BSI pourra également contenir des informations pouvant mettre en valeur la politique de qualité de vie au travail de manière plus globale :

  • Congés et RTT
  • Formations suivies au cours de l’année
  • Avantages en nature : voiture de fonction, restauration, participation au transport, place en crèche, etc.
  • Autres avantages : tickets restaurant, chèques vacances, etc.

Le BSI au service de l’expérience collaborateur

En centralisant des informations traditionnellement communiquées au salarié de manière éparse, le BSI devient un document clé de son parcours dans l’entreprise. Il permet ainsi à chaque membre du personnel de prendre conscience de l’ensemble des avantages qui sont mis à sa disposition.

Véritable vitrine de la politique RH, il renforce la transparence du dispositif global de rémunération de l’entreprise3 et permet une meilleure compréhension de celui-ci par les salariés. Ce faisant, il contribue à accroître le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Une relation de confiance s’installe alors, ce qui contribue à favoriser la motivation des collaborateurs.

Ce cercle vertueux bénéficie en retour à l’employeur puisqu’en améliorant l’engagement de ses salariés, celui-ci investit dans leur fidélisation. Il se prémunit ainsi de départs coûteux pour l’entreprise, tels que ceux de collaborateurs choisissant de rejoindre la concurrence.

Enfin, transmis dans le cadre du processus de recrutement, le BSI peut se placer au service de la marque employeur et de l’attractivité de l’entreprise. En effet, pour donner aux candidats plus de visibilité sur la politique de rémunération, le service RH peut leur transmettre une version générique de ce document. Celle-ci peut-être réalisée pour chaque catégorie de personnel en fonction des particularités de l’entreprise (cadres et non-cadres par exemple). Les données ainsi moyennées permettent aux chargés de recrutement de présenter de manière concrète le package de rémunération auquel peut prétendre le candidat dans l’entreprise. Une manière de limiter d’éventuelles frustrations par la suite.

Dématérialiser le BSI pour maximiser son impact

Afin de répondre à son objectif de communication à la fois interne et externe, le BSI doit être facilement accessible par les salariés. Ceux-ci doivent pouvoir le consulter quand ils le souhaitent. Pour le service RH, distribuer le BSI sous format dématérialisé est alors un moyen d’en simplifier l’usage. Chaque collaborateur retrouve ainsi son document dans un espace en ligne personnel et sécurisé accessible depuis n’importe quel navigateur. À la clé, des retombées positives pour les salariés et le service RH.

Pour les collaborateurs, recevoir leur BSI électronique est tout d’abord un moyen de faciliter le dialogue avec leurs managers concernant leur rémunération. Plus facilement accessible qu’au format papier, ce document devient un véritable support d’échange (au cours des entretiens annuels par exemple).

En fonction du stade de la dématérialisation des processus RH au sein de l’entreprise, chaque salarié pourra par ailleurs accéder à l’ensemble de ses documents RH depuis son espace personnel en ligne. Bulletins de paie, contrat de travail, avenants et BSI peuvent par exemple y être centralisés ce qui simplifie les recherches et les démarches administratives de chacun.

Côté Ressources Humaines, l’envoi du BSI dématérialisé est un moyen de :

  • Valoriser l’image de l’entreprise en mettant l’accent sur l’innovation et la performance
  • Avoir une vision plus exacte du climat social qui règne dans l’entreprise. En facilitant les échanges, le BSI dématérialisé favorise les retours des collaborateurs sur leur perception de la politique de rémunération.
  • Renforcer la sécurité des informations qui y sont communiquées, les données transmises dans le BSI étant par nature privées4.
  • Monitorer son taux d’ouverture en demandant un accusé de lecture par exemple
  • Gagner du temps sur la mise sous pli, l’envoi et le classement de ce document dans le dossier de chaque salarié.
  • Réaliser des économies sur l’affranchissement et l’impression papier, d’autant plus que le BSI nécessite souvent des conditions d’impression adaptées : format livret ou dépliant, papier épais…

Pour conclure, il est essentiel de considérer qu’une bonne politique de rémunération va de pair avec une communication efficace sur le sujet. Si proposer un Bilan Social Individuel est une première étape essentielle dans la valorisation d’une politique salariale, il ne faut toutefois pas sous-estimer l’importance du canal de diffusion de celui-ci. En privilégiant la simplicité d’usage de ce document, via sa dématérialisation, l’entreprise maximise ainsi son impact sur l’expérience collaborateur.

Sources

  1. https://www.lemonde.fr/emploi/article/2020/01/23/la-transparence-attendue-par-les-salaries-sur-les-politiques-de-remuneration-ne-convainc-pas-tous-les-drh_6026926_1698637.html
  2. https://culture-rh.com/bilan-social/individuel-bsi/#Exemple_de_bilan_social_individuel
  3. https://www.focusrh.com/remuneration/pratiques-salariales-et-paie/le-bilan-social-individuel-bsi-sert-l-engagement-des-collaborateurs-33213.html
  4. https://fr.hrmaps.eu.com/3-bonnes-raisons-de-mettre-en-place-le-bilan-social-dematerialise/

Dématérialiser l'offboarding

Dématérialiser l'offboarding

Si les enjeux liés à l’intégration des nouveaux collaborateurs sont aujourd’hui maîtrisés par la plupart des services RH, ceux associés à leur départ de l’entreprise restent sous-estimés. Cette étape clé du cycle de vie du salarié, qualifiée d’offboarding, correspond à la période entre l’amorce de la fin de sa relation contractuelle (démission, licenciement, retraite, rupture conventionnelle…) et son départ effectif de l’entreprise. Difficile alors d’évaluer le retour sur investissement de ce processus puisque par définition, le collaborateur concerné est voué à quitter l’entreprise.

Pourtant, au cours de cette période, les démarches administratives entre le collaborateur et le service RH sont nombreuses (restitution du matériel, envoi et signature de documents…) et strictement réglementées. Fluidifier et fiabiliser ces interactions grâce à la dématérialisation peut alors permettre aux entreprises d’aborder plus sereinement l’offboarding de leurs collaborateurs.

Offboarding RH : quels documents dématérialiser ?

Le départ d’un collaborateur implique l’échange d’un nombre important de documents entre lui et le service RH. En effet, quelles que soient les circonstances du départ (volontaire ou contraint) et la taille de l’entreprise, le service RH devra obligatoirement lui remettre au minimum 3 documents1 :

  • un reçu pour solde de toute compte,
  • un certificat de travail,
  • une attestation Pôle Emploi.

 

Selon le fonctionnement de l’entreprise et les procédures internes, il pourra également être amené à lui faire parvenir :

  • une note d’information sur la portabilité de la mutuelle (si la rupture du contrat ouvre des droits à l’assurance chômage pour le salarié),2
  • un récapitulatif des sommes épargnées et les modalités de liquidation de l’épargne salariale (si un dispositif d’épargne salariale est en place dans l’entreprise),
  • le procès-verbal de restitution des équipements professionnels (téléphone, ordinateur, badge, véhicule…).

Grâce à ces documents, le salarié sortant aura la possibilité de faire valoir ses droits auprès de Pôle Emploi, de justifier de son expérience professionnelle auprès d’un futur employeur et, le cas échéant, de lui prouver qu’il est libre de tout engagement.

L’employeur, de son côté, a pour obligation de mettre à disposition du salarié ces différents documents de fin de contrat et de l’en informer3. Un processus administratif chronophage qui peut être grandement simplifié grâce à la dématérialisation.

Dématérialiser les documents de fin de contrat pour améliorer la productivité RH…

La dématérialisation des documents de fin de contrat peut, avant tout, être considérée comme un moyen de gagner du temps au sein des services RH. En effet, en fonction du nombre de collaborateurs, de la saisonnalité et du turnover, l’envoi ou la mise à disposition de ces documents peuvent représenter une lourde tâche. Ainsi, pour une société du secteur de la sécurité, telle que notre client Abscisse Sécurité, faisant appel à plus de 600 vacataires pour des missions de quelques heures, le volume de documents de fin de contrat édités chaque mois peut être vertigineux. Les envoyer par voie dématérialisée permet alors au service RH de gagner plusieurs heures de travail par mois, auparavant allouées à la mise sous pli, à l’affranchissement, à l’envoi et au suivi des demandes de signatures.

En parallèle, on constate une diminution des coûts administratifs : plus besoin d’encre, de papier ou encore d’affranchissement ! Dans le cas du reçu pour solde de tout compte, l’envoi dématérialisé avec accusé de réception et la signature électronique permettent de réaliser des économies non négligeables. En effet, lorsque ce document est remis au salarié sous format papier, celui-ci doit le recevoir en deux exemplaires avec accusé de réception (ou en main propre) puis le signer et l’envoyer en retour à son ancien employeur4.

À noter que les gains de productivité liés à la dématérialisation de l’offboarding ne se cantonnent pas au service RH. Par exemple, fournir au salarié une liste exhaustive du matériel qu’il doit restituer à la fin de son contrat permettra au service en charge de récupérer cet équipement de gagner du temps et de limiter le risque d’oubli. Une fois le matériel remis, un procès-verbal de restitution des équipements peut alors facilement être signé par le responsable du service et transmis au salarié.

…et pour prévenir d’éventuels litiges

Au-delà des considérations économiques, il est essentiel d’envisager la dématérialisation des documents de fin de contrat comme une manière d’accroître la traçabilité des échanges entre le collaborateur sortant et l’équipe RH. Or, qui dit traçabilité dit protection en cas de litige.

Dans le cas du reçu pour solde de tout compte, les services RH ont tout intérêt à être en mesure de fournir la preuve de sa délivrance (soit en main propre soit grâce à l’accusé de réception). Par ailleurs, bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la signature du salarié sur ce document permet d’attester de son caractère libératoire. Si le salarié choisit de ne pas le signer, il a alors la possibilité de le contester pendant 3 ans, au lieu de 6 mois en cas de signature5.

Dans ces conditions, la dématérialisation fournit un certain nombre de garanties pour l’employeur. Elle lui permet :

  • d’envoyer le reçu au salarié (qu’il soit physiquement présent dans les locaux ou non) et d’obtenir une preuve de sa réception,
  • de recueillir électroniquement sa signature,
  • ou éventuellement de paramétrer des relances en cas de non-signature.

La traçabilité permise par la dématérialisation est également un moyen pour le service RH de se prémunir des risques de litige concernant l’attestation Pôle Emploi. Dans la mesure où ce document peut, selon les situations, ouvrir des droits à l’assurance chômage, un retard dans son envoi peut causer un préjudice pour le salarié et entraîner le versement de dommages-intérêts pour l’employeur5. Il est alors préférable que ce dernier puisse fournir la preuve d’envoi de ce document.

La simplification de l‘offboarding RH au service de l’expérience collaborateur

Si les bénéfices d’un offboarding RH dématérialisé semblent essentiellement concerner l’employeur, il ne faut toutefois pas occulter son impact positif sur l’expérience collaborateur. En effet, pour le salarié sortant, recevoir ses documents de fin de contrat sous format dématérialisé laisse entrevoir des démarches administratives simplifiées. Un salarié en contrat court pourra ainsi actualiser sa situation beaucoup plus rapidement auprès de Pôle Emploi.

Au moment de son départ, le salarié cherchera également à regrouper au même endroit l’ensemble des documents RH qui lui auront été transmis tout au long de son parcours dans l’entreprise (bulletins de salaire, contrats, avenants…). En lui mettant à disposition l’ensemble de ces documents dans un espace en ligne sécurisé, le service RH contribue alors à simplifier son offboarding. Il pourra ainsi facilement les télécharger et éventuellement les imprimer ou les transférer dans un nouvel espace de stockage électronique. Tout risque de perte de document est ainsi écarté.

En facilitant les démarches du salarié sortant, le service RH lui assure une continuité dans son expérience collaborateur. Satisfait, il pourra alors se transformer en ambassadeur et promouvoir l’entreprise après son départ. Cela contribuera à améliorer la marque employeur et éventuellement à pratiquer le « recrutement boomerang«  qui consiste à embaucher à nouveau une personne qui a déjà travaillé dans l’entreprise6. Un avantage indéniable pour l’employeur puisque ce type de recrutement est plus rapide qu’un recrutement classique et nécessite moins d’investissement en termes de formation et d’intégration.

Ainsi, en ayant recours à la dématérialisation dans le cadre de l’offboarding, les services RH misent sur une stratégie bénéfique à la fois pour l’entreprise et pour les collaborateurs sortants. Côté employeur, on constate une meilleure productivité et une limitation des risques juridiques. Les salariés qui quittent l’entreprise bénéficient quant à eux d’une expérience collaborateur soignée et abordent leurs futures démarches administratives plus sereinement.