Améliorer l'expérience collaborateur grâce au BSI dématérialisé

Le BSI est un document adressé de manière personnalisée et nominative à chaque salarié². Son élaboration étant facultative, il n’existe pas de contrainte légale concernant son contenu. On y retrouve le plus souvent les informations suivantes :

• Le salaire brut (fixe et variable)
• Les primes et bonus exceptionnels
• Les cotisations sociales salariales et patronales
• L’épargne salariale : intéressement, participation, abondement, PERCO (Plan d’Epargne pour la Retraite Collectif), PEE/PEG (Plan d’Epargne Entreprise / Groupe) etc.
• La protection sociale : santé, prévoyance, retraite, mutuelle, etc.
• L’évolution de la rémunération globale comparée à l’année précédente

Selon la stratégie de l’entreprise, le BSI pourra également contenir des informations pouvant mettre en valeur la politique de qualité de vie au travail de manière plus globale :

• Congés et RTT
• Formations suivies au cours de l’année
• Avantages en nature : voiture de fonction, restauration, participation au transport, place en crèche, etc.
• Autres avantages : tickets restaurant, chèques vacances, etc.

En centralisant des informations traditionnellement communiquées au salarié de manière éparse, le BSI devient un document clé de son parcours dans l’entreprise. Il permet ainsi à chaque membre du personnel de prendre conscience de l’ensemble des avantages qui sont mis à sa disposition.

Véritable vitrine de la politique RH, il renforce la transparence du dispositif global de rémunération de l’entreprise³ et permet une meilleure compréhension de celui-ci par les salariés. Ce faisant, il contribue à accroître le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Une relation de confiance s’installe alors, ce qui contribue à favoriser la motivation des collaborateurs.

Ce cercle vertueux bénéficie en retour à l’employeur puisqu’en améliorant l’engagement de ses salariés, celui-ci investit dans leur fidélisation. Il se prémunit ainsi de départs coûteux pour l’entreprise, tels que ceux de collaborateurs choisissant de rejoindre la concurrence.

Enfin, transmis dans le cadre du processus de recrutement, le BSI peut se placer au service de la marque employeur et de l’attractivité de l’entreprise. En effet, pour donner aux candidats plus de visibilité sur la politique de rémunération, le service RH peut leur transmettre une version générique de ce document. Celle-ci peut-être réalisée pour chaque catégorie de personnel en fonction des particularités de l’entreprise (cadres et non-cadres par exemple). Les données ainsi moyennées permettent aux chargés de recrutement de présenter de manière concrète le package de rémunération auquel peut prétendre le candidat dans l’entreprise. Une manière de limiter d’éventuelles frustrations par la suite.

Afin de répondre à son objectif de communication à la fois interne et externe, le BSI doit être facilement accessible par les salariés. Ceux-ci doivent pouvoir le consulter quand ils le souhaitent. Pour le service RH, distribuer le BSI sous format dématérialisé est alors un moyen d’en simplifier l’usage. Chaque collaborateur retrouve ainsi son document dans un espace en ligne personnel et sécurisé accessible depuis n’importe quel navigateur. À la clé, des retombées positives pour les salariés et le service RH.

Pour les collaborateurs, recevoir leur BSI électronique est tout d’abord un moyen de faciliter le dialogue avec leurs managers concernant leur rémunération. Plus facilement accessible qu’au format papier, ce document devient un véritable support d’échange (au cours des entretiens annuels par exemple).

En fonction du stade de la dématérialisation des processus RH au sein de l’entreprise, chaque salarié pourra par ailleurs accéder à l’ensemble de ses documents RH depuis son espace personnel en ligne. Bulletins de paie, contrat de travail, avenants et BSI peuvent par exemple y être centralisés ce qui simplifie les recherches et les démarches administratives de chacun.

Côté Ressources Humaines, l’envoi du BSI dématérialisé est un moyen de :

• Valoriser l’image de l’entreprise en mettant l’accent sur l’innovation et la performance
• Avoir une vision plus exacte du climat social qui règne dans l’entreprise. En facilitant les échanges, le BSI dématérialisé favorise les retours des collaborateurs sur leur perception de la politique de rémunération.
• Renforcer la sécurité des informations qui y sont communiquées, les données transmises dans le BSI étant par nature privées⁴.
• Monitorer son taux d’ouverture en demandant un accusé de lecture par exemple
• Gagner du temps sur la mise sous pli, l’envoi et le classement de ce document dans le dossier de chaque salarié.
• Réaliser des économies sur l’affranchissement et l’impression papier, d’autant plus que le BSI nécessite souvent des conditions d’impression adaptées : format livret ou dépliant, papier épais…