Si les enjeux liés à l’intégration des nouveaux collaborateurs sont aujourd’hui maîtrisés par la plupart des services RH, ceux associés à leur départ de l’entreprise restent sous-estimés. Cette étape clé du cycle de vie du salarié, qualifiée d’offboarding, correspond à la période entre l’amorce de la fin de sa relation contractuelle (démission, licenciement, retraite, rupture conventionnelle…) et son départ effectif de l’entreprise. Difficile alors d’évaluer le retour sur investissement de ce processus puisque par définition, le collaborateur concerné est voué à quitter l’entreprise.

Pourtant, au cours de cette période, les démarches administratives entre le collaborateur et le service RH sont nombreuses (restitution du matériel, envoi et signature de documents…) et strictement réglementées. Fluidifier et fiabiliser ces interactions grâce à la dématérialisation peut alors permettre aux entreprises d’aborder plus sereinement l’offboarding de leurs collaborateurs.

Offboarding RH : quels documents dématérialiser ?

Le départ d’un collaborateur implique l’échange d’un nombre important de documents entre lui et le service RH. En effet, quelles que soient les circonstances du départ (volontaire ou contraint) et la taille de l’entreprise, le service RH devra obligatoirement lui remettre au minimum 3 documents1 :

  • un reçu pour solde de toute compte,
  • un certificat de travail,
  • une attestation Pôle Emploi.

 

Selon le fonctionnement de l’entreprise et les procédures internes, il pourra également être amené à lui faire parvenir :

  • une note d’information sur la portabilité de la mutuelle (si la rupture du contrat ouvre des droits à l’assurance chômage pour le salarié),2
  • un récapitulatif des sommes épargnées et les modalités de liquidation de l’épargne salariale (si un dispositif d’épargne salariale est en place dans l’entreprise),
  • le procès-verbal de restitution des équipements professionnels (téléphone, ordinateur, badge, véhicule…).

Grâce à ces documents, le salarié sortant aura la possibilité de faire valoir ses droits auprès de Pôle Emploi, de justifier de son expérience professionnelle auprès d’un futur employeur et, le cas échéant, de lui prouver qu’il est libre de tout engagement.

L’employeur, de son côté, a pour obligation de mettre à disposition du salarié ces différents documents de fin de contrat et de l’en informer3. Un processus administratif chronophage qui peut être grandement simplifié grâce à la dématérialisation.

Dématérialiser les documents de fin de contrat pour améliorer la productivité RH…

La dématérialisation des documents de fin de contrat peut, avant tout, être considérée comme un moyen de gagner du temps au sein des services RH. En effet, en fonction du nombre de collaborateurs, de la saisonnalité et du turnover, l’envoi ou la mise à disposition de ces documents peuvent représenter une lourde tâche. Ainsi, pour une société du secteur de la sécurité, telle que notre client Abscisse Sécurité, faisant appel à plus de 600 vacataires pour des missions de quelques heures, le volume de documents de fin de contrat édités chaque mois peut être vertigineux. Les envoyer par voie dématérialisée permet alors au service RH de gagner plusieurs heures de travail par mois, auparavant allouées à la mise sous pli, à l’affranchissement, à l’envoi et au suivi des demandes de signatures.

En parallèle, on constate une diminution des coûts administratifs : plus besoin d’encre, de papier ou encore d’affranchissement ! Dans le cas du reçu pour solde de tout compte, l’envoi dématérialisé avec accusé de réception et la signature électronique permettent de réaliser des économies non négligeables. En effet, lorsque ce document est remis au salarié sous format papier, celui-ci doit le recevoir en deux exemplaires avec accusé de réception (ou en main propre) puis le signer et l’envoyer en retour à son ancien employeur4.

À noter que les gains de productivité liés à la dématérialisation de l’offboarding ne se cantonnent pas au service RH. Par exemple, fournir au salarié une liste exhaustive du matériel qu’il doit restituer à la fin de son contrat permettra au service en charge de récupérer cet équipement de gagner du temps et de limiter le risque d’oubli. Une fois le matériel remis, un procès-verbal de restitution des équipements peut alors facilement être signé par le responsable du service et transmis au salarié.

…et pour prévenir d’éventuels litiges

Au-delà des considérations économiques, il est essentiel d’envisager la dématérialisation des documents de fin de contrat comme une manière d’accroître la traçabilité des échanges entre le collaborateur sortant et l’équipe RH. Or, qui dit traçabilité dit protection en cas de litige.

Dans le cas du reçu pour solde de tout compte, les services RH ont tout intérêt à être en mesure de fournir la preuve de sa délivrance (soit en main propre soit grâce à l’accusé de réception). Par ailleurs, bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la signature du salarié sur ce document permet d’attester de son caractère libératoire. Si le salarié choisit de ne pas le signer, il a alors la possibilité de le contester pendant 3 ans, au lieu de 6 mois en cas de signature5.

Dans ces conditions, la dématérialisation fournit un certain nombre de garanties pour l’employeur. Elle lui permet :

  • d’envoyer le reçu au salarié (qu’il soit physiquement présent dans les locaux ou non) et d’obtenir une preuve de sa réception,
  • de recueillir électroniquement sa signature,
  • ou éventuellement de paramétrer des relances en cas de non-signature.

La traçabilité permise par la dématérialisation est également un moyen pour le service RH de se prémunir des risques de litige concernant l’attestation Pôle Emploi. Dans la mesure où ce document peut, selon les situations, ouvrir des droits à l’assurance chômage, un retard dans son envoi peut causer un préjudice pour le salarié et entraîner le versement de dommages-intérêts pour l’employeur5. Il est alors préférable que ce dernier puisse fournir la preuve d’envoi de ce document.

La simplification de l‘offboarding RH au service de l’expérience collaborateur

Si les bénéfices d’un offboarding RH dématérialisé semblent essentiellement concerner l’employeur, il ne faut toutefois pas occulter son impact positif sur l’expérience collaborateur. En effet, pour le salarié sortant, recevoir ses documents de fin de contrat sous format dématérialisé laisse entrevoir des démarches administratives simplifiées. Un salarié en contrat court pourra ainsi actualiser sa situation beaucoup plus rapidement auprès de Pôle Emploi.

Au moment de son départ, le salarié cherchera également à regrouper au même endroit l’ensemble des documents RH qui lui auront été transmis tout au long de son parcours dans l’entreprise (bulletins de salaire, contrats, avenants…). En lui mettant à disposition l’ensemble de ces documents dans un espace en ligne sécurisé, le service RH contribue alors à simplifier son offboarding. Il pourra ainsi facilement les télécharger et éventuellement les imprimer ou les transférer dans un nouvel espace de stockage électronique. Tout risque de perte de document est ainsi écarté.

En facilitant les démarches du salarié sortant, le service RH lui assure une continuité dans son expérience collaborateur. Satisfait, il pourra alors se transformer en ambassadeur et promouvoir l’entreprise après son départ. Cela contribuera à améliorer la marque employeur et éventuellement à pratiquer le « recrutement boomerang«  qui consiste à embaucher à nouveau une personne qui a déjà travaillé dans l’entreprise6. Un avantage indéniable pour l’employeur puisque ce type de recrutement est plus rapide qu’un recrutement classique et nécessite moins d’investissement en termes de formation et d’intégration.

Ainsi, en ayant recours à la dématérialisation dans le cadre de l’offboarding, les services RH misent sur une stratégie bénéfique à la fois pour l’entreprise et pour les collaborateurs sortants. Côté employeur, on constate une meilleure productivité et une limitation des risques juridiques. Les salariés qui quittent l’entreprise bénéficient quant à eux d’une expérience collaborateur soignée et abordent leurs futures démarches administratives plus sereinement.