69% des RH passent au moins la moitié de leur temps à effectuer des tâches administratives1. Parmi celles-ci, la gestion des documents du personnel représente l’une des tâches les plus chronophages. En effet, plus l’effectif d’une société est important, plus la constitution de dossiers regroupant les informations personnelles et professionnelles de chaque salarié peut s’apparenter à un casse-tête quotidien.

Face à ce constat, la digitalisation RH ouvre des perspectives intéressantes en termes d’efficacité opérationnelle.

Le classement des dossiers du personnel : une tâche incompressible ?

Bien que le classement des documents RH de chaque salarié sous forme de dossier ne soit pas une obligation légale, il semble délicat pour une entreprise de taille intermédiaire ou pour une grande entreprise de ne pas s’y soumettre. En effet, certaines d’entre elles peuvent émettre plusieurs dizaines de types de documents différents par salarié, ce qui rend leur classement nécessaire.

La plupart des services RH font alors le choix d’un plan de classement des documents dont l’arborescence reflète le parcours de vie du collaborateur dans l’entreprise :

  • Arrivée du salarié : CV, lettre de motivation, promesse d’embauche, diplômes, déclaration préalable à l’embauche (DPAE)…
  • Pièces administratives : copie de la carte d’identité ou du passeport, carte vitale, permis de conduire, RIB…
  • Documents contractuels : contrat de travail, avenants…
  • Santé : avis de visite médicale, arrêts de travail, notes d’information sur la mutuelle…
  • Paie : bulletins de paie, bilan social individuel (BSI), notes d’information liées à l’intéressement et à la participation…
  • Accompagnement de carrière : demandes et attestations de formation, entretiens annuels d’évaluation…
  • Départ du salarié : lettre de démission, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi…

Deux possibilités s’offrent alors à l’employeur : conserver les dossiers salariés au format papier ou opter pour leur dématérialisation. Au regard du nombre de documents potentiellement contenus dans chaque dossier, la version digitale apparaît comme étant plus efficace que son alternative papier. Cette dernière implique en effet pour le service RH, un temps de gestion important, un risque d’erreur accru et de nombreux mètres carrés sacrifiés.

Automatiser la création et le classement des dossiers salariés

La clé face aux enjeux liés à la gestion des dossiers administratifs des salariés semble alors résider dans leur dématérialisation. Celle-ci permet en effet d’automatiser un certain nombre de tâches, dont le classement des documents RH. Chaque mois, la fiche de paie du collaborateur est ainsi ajoutée à son dossier, sans aucune action de la part des RH. De la même manière, les documents signés par le salarié (contrat de travail, avenant…) sont automatiquement classés dans son dossier. Les éventuelles pièces justificatives (carte d’identité, carte vitale…) viennent alors le compléter. L’automatisation de la complétion des dossiers salariés permet ainsi aux responsables de l’administration du personnel de gagner un temps précieux et d’écarter tout risque d’erreur de classement.

Pour aller plus loin dans l’automatisation des tâches administratives, il peut être intéressant de connecter les dossiers salariés dématérialisés avec le SIRH en place. Une manière efficace de mettre fin à la double saisie d’informations puisque les données contenues dans l’un sont automatiquement intégrées dans l’autre, par webservice ou SFTP. Par exemple, l’ajout de nouveaux collaborateurs dans la base salariés du SIRH déclenche automatiquement la création de leur dossier. Le gestionnaire RH peut alors identifier en un coup d’œil les documents manquants et les y ajouter en quelques clics.

Simplifier les recherches et le suivi des dossiers salariés

En automatisant le classement des documents dans les dossiers des salariés, l’équipe RH s’assure également de gagner du temps au moment où il faudra les rechercher. La gestion du personnel s’en trouve ainsi fluidifiée.

En effet, certains documents nécessitent d’être facilement accessibles. Nous citerons par exemple les demandes de formations et les bilans sociaux individuels (BSI), souvent utilisés comme support dans les échanges avec les salariés, ou encore la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui constitue quant à elle une obligation légale2.

Les allers-retours dans la salle de stockage pour trouver un document appartiennent désormais au passé. Les recherches parmi les dossiers dématérialisés du personnel sont ainsi grandement facilitées grâce à la possibilité de filtrer par type de document ou par tag (mot ou expression attribué au document afin de décrire son contenu) . L’équipe RH peut alors être plus réactive en cas de demande de duplicata par un salarié ou de demande émanant de l’Urssaf par exemple. Selon le type de demande, le gestionnaire RH peut envoyer le document au salarié par email ou dans son espace de stockage personnel et sécurisé ou encore le télécharger pour le transmettre à un tiers. Le flux documentaire s’en trouve ainsi allégé.

Enfin, la dématérialisation des dossiers salariés permet de pallier l’éloignement géographique des collaborateurs RH. En effet, quelle que soit la cause de la distance (organisation multi-sites, déplacement professionnel, télétravail…), celle-ci peut induire des difficultés au quotidien dans la gestion administrative RH. Pour les membres du service RH qui ne travaillent pas sur le site où sont stockés les dossiers, une tâche aussi simple que la recherche d’un document peut devenir un véritable casse-tête : est-il nécessaire de solliciter un collègue habilité à consulter le document qui se trouve sur place afin qu’il scanne le document ? Est-il préférable d’attendre d’être soi-même sur place ? La dématérialisation des dossiers RH rend alors les informations liées au personnel facilement accessibles à tous les membres de l’équipe RH habilités. Un véritable gain de temps et un pas en avant en termes de travail collaboratif.

En simplifiant la création, le classement, la recherche et le stockage des dossiers salariés, la dématérialisation permet ainsi au service RH de limiter le temps alloué aux tâches administratives et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Sources
1. Les RH au quotidien, baromètre 2021, Éditions Tissot
2. https://culture-rh.com/constitution-dossier-personnel-digitalisation-code-travail/