L’intégration des nouveaux collaborateurs est un enjeu majeur pour les Ressources Humaines. Tout se joue dès les premières semaines, l’accueil et le parcours d’intégration déterminent la pérennité du candidat dans l’entreprise. En effet selon une étude de la DARES*, 38,9% des CDI sont rompus avant la fin de la première année.
L’enjeu s’articule autour de 3 grands challenges :

  • créer de l’engagement chez le candidat qui se transformera en fidélité à l’entreprise ;
  • amorcer une prise de poste rapide pour assurer la productivité de l’équipe ;
  • réduire les coûts : un échec implique de relancer un nouveau processus de recrutement coûteux.

Comment réussir cette étape cruciale ? Quelles actions mettre en place pour pérenniser vos talents dans l’entreprise ? Voici 3 clés pour améliorer l’intégration de vos nouveaux collaborateurs grâce aux outils de dématérialisation des processus RH.

 

Dématérialisation RH et intégration des collaborateurs

Dématérialisez vos processus administratifs :

Générez une première impression positive en débutant la relation contractuelle par la signature électronique du contrat de travail. C’est le premier acte d’une gestion administrative totalement dématérialisée. Le candidat aura également la possibilité de transmettre ses pièces justificatives lors de la signature, directement depuis la plateforme si les RH lui demandent. Le contrat signé est automatiquement transféré dans le dossier du salarié et celui reçoit sa version dans son espace de stockage personnel.

Les échanges dématérialisés permettent de gagner du temps et d’améliorer la complétude du dossier salarié. Côté candidat, il n’est plus nécessaire de générer des copies papier des pièces justificatives à transmettre aux Ressources Humaines. Le processus est plus fluide et moins contraignant pour les deux parties. En le dématérialisant il s’automatise, ce qui permet d’optimiser le temps consacré à l‘onboarding des nouveaux arrivants. En effet, plutôt que de consacrer du temps à la relance sur des points administratifs, c’est le processus complet d’intégration qui bénéficie de plus de temps. C’est un réel apport pour le collaborateur et cela contribue à sa qualité de vie au travail.

Personnalisez l’accueil des nouveaux entrants :

Le contrat de travail est signé, la date d’arrivée est fixée, votre nouvelle recrue va bientôt intégrer votre société. En attendant le jour J, vous pouvez d’ores et déjà l’aider à préparer ses premiers jours et à diminuer son stress en lui apportant de la visibilité sur ce qui l’attend. Transmettez-lui un mot de bienvenue, un planning de ses premiers jours (précisant la date, le lieu, et l’heure d’arrivée) et les noms et coordonnées des contacts stratégiques pour son arrivée (son manager, son contact privilégié aux Ressources Humaines ou encore un collègue référent). En se familiarisant avec les contacts clés et son programme d’intégration, le candidat se projette dans sa nouvelle équipe. Vous lui montrez que son arrivée est attendue et réfléchie, vous lui offrez des repères tangibles. Cela accélère son implication dans les tâches opérationnelles et par conséquent, sa prise de poste effective.

Vous pouvez également opter pour la dernière évolution RH connectée : les applications mobiles d’onboarding, dédiées à l’accueil des nouveaux arrivants. Il n’est pas nécessaire d’attendre l’arrivée effective du salarié dans la société pour commencer à l’utiliser : elles sont mises à disposition sur le store d’applications du smartphone. Ces outils permettent de concentrer toutes les précieuses informations évoquées ci-dessus dans la poche du candidat. Celui-ci peut également s’en servir pour transmettre des informations à l’entreprise, comme ses pièces justificatives par exemple ou encore pour signer son contrat de travail.

Transmettez votre culture d’entreprise :

Grâce aux points 1 et 2, vous véhiculez une image organisée et sereine auprès de vos nouveaux collaborateurs. C’est le moment de présenter votre culture d’entreprise : quel est son projet, sa vision ? Quels sont ses valeurs et ses rites ? C’est un point important de l’intégration. Vous vous assurez ainsi de l’adéquation du nouvel employé avec ses collègues et votre société. Cela lui permettra également d’intégrer plus facilement son équipe en adoptant rapidement les codes ou le langage propre à votre entreprise mais aussi de favoriser sa motivation.

Certains postes sont difficiles à pourvoir et les candidats ont le choix parmi les entreprises qui les sollicitent. Pour conserver les talents, les Ressources Humaines doivent soigner leur intégration et les accompagner lors des premières semaines de leur prise de poste. En utilisant des processus dématérialisés, elles véhiculent l’image d’une entreprise moderne et organisée auprès des candidats et ce dès les premiers contacts. C’est une réelle valeur ajoutée pour les RH et plus globalement pour l’entreprise qui construit là un véritable avantage concurrentiel.

*https://dares.travail-emploi.gouv.fr/dares-etudes-et-statistiques/etudes-et-syntheses/document-d-etudes