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Abscisse Sécurité fluidifie ses processus de gestion RH avec Primobox
Primobox accompagne Abscisse Sécurité dans le traitement de ses opérations RH en lui permettant de digitaliser ses processus de gestion. Créée en 2005, Abscisse Sécurité a su s’imposer parmi les 100 premières entreprises de sécurité au niveau national. Elle réalise un chiffre d’affaires de 5,1 millions d’euros en 2017. L’entreprise assure des missions de sécurité privée, industrielle et événementielle mais peut également effectuer des missions mobiles ou d’intervention.
S’appuyer sur un mode de gestion spécifique et adapté au métier d’Abscisse Sécurité
Avec 170 salariés permanents et plus de 600 vacataires pour réaliser ses missions, Abscisse Sécurité gère de nombreux contrats et documents RH (bulletins de paie, certificats de travail, soldes de tout compte). Toutes ces opérations étaient traitées au format papier et les documents mis sous plis manuellement et envoyés au domicile de chaque collaborateur. Le secteur de la sécurité demande une réactivité importante. De ce fait, les agents sur le terrain sont régulièrement amenés à signer leur contrat de travail quelques minutes avant le début de leur mission. Cela implique qu’un agent administratif soit mobilisé sur place pour s’assurer du bon déroulement de la signature et gérer la récolte des documents.
Gagner en agilité et en sécurité dans la réalisation des opérations
Abscisse Sécurité a souhaité transformer ses processus pour sécuriser la relation contractuelle mais également optimiser ses budgets. Jean-Christian LIGOUT, Responsable Administratif et Financier d’Abscisse Sécurité précise : « J’ai comparé les coûts d’une solution de dématérialisation à ceux que peuvent engendrer des contrats non signés. La dématérialisation est très avantageuse financièrement et nous assure une conformité légale indispensable. »
Dès les premiers échanges, Primobox a proposé à Abscisse Sécurité de s’interfacer avec son logiciel métier afin de ne pas modifier les habitudes de travail de l’équipe. De plus, Primobox est capable de gérer simplement les envois en masse, critère déterminant pour l’entreprise dans le choix de son partenaire.
Jean-Christian LIGOUT : « Nous nous engageons à être réactifs et fiables avec nos clients. Avec DEMAT RH®, Primobox nous a apporté la fluidité qui manquait à nos processus administratifs. Notre contact chez Primobox a été très réactif et nous a proposé une solution sur-mesure. »
Une mise en production rapide et efficace
Abscisse Sécurité a rassemblé les éléments nécessaires au paramétrage de la solution après avoir été formé sur l’outil. La mise en place s’est faite très rapidement : 15 jours après réception des données, les premiers contrats étaient signés électroniquement. La dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH est intervenue le mois suivant.
Dès les premiers mois d’utilisation, les Ressources Humaines ont constaté que la signature électronique améliore sensiblement le taux de retour des contrats signés mais réduit aussi les délais de signature. L’envoi des contrats est plus fluide et dynamique : il est désormais possible d’assigner un agent sur une mission de gardiennage nocturne et de lui faire signer son contrat en soirée sans la présence d’un agent administratif.
Sur l’aspect documentaire, la distribution instantanée permet d’être réactif et de réaliser des économies par rapport aux processus papier. Avant la mise en place, les impressions et envois papiers mobilisaient l’équipe 6h par mois et celle-ci devait également traiter les demandes de duplicata émises par les agents. Grâce à DEMAT RH®, tout est géré en 1h30 !
De leur côté, les collaborateurs ont la possibilité de transmettre leur bulletin de paie sans solliciter les RH. Guillaume BENOÎT-GONIN, Gestionnaire paie et administration du personnel, précise : « Le bulletin de paie électronique est transmis en temps réel aux salariés. Cela leur permet d’actualiser leur situation auprès de Pôle Emploi aussitôt leur bulletin reçu. Ils apprécient leur espace sécurisé myPrimobox où ils retrouvent tous leurs documents RH et personnels. » Tout cela permet de se recentrer sur les actions importantes comme la planification des missions terrain. L’administratif ne prend plus le pas sur le cœur de métier de l’équipe RH. Globalement, la solution est très bien accueillie par les collaborateurs : 91% ont adhéré au bulletin de paie électronique.
Pour plus d’informations, contactez notre équipe.
Qu’est-ce que la marque employeur et que peut-elle apporter à votre entreprise ?
Les sujets liés au recrutement et à la fidélisation des collaborateurs sont des axes stratégiques pour toutes les entreprises. Ce constat a été particulièrement frappant ces dernières années dans certains secteurs d’activité qui connaissent de très fortes tensions et peinent à recruter. Les entreprises investissent des ressources importantes pour améliorer l’attractivité de leur marque employeur. Mais qu’est-ce que la marque employeur et quels en sont les enjeux ?
Un actif stratégique pour les entreprises
Empruntée au domaine du marketing, la marque en est un concept central et fort. C’est un signe distinctif qui permet au consommateur de distinguer le produit ou le service d’une entreprise de ceux proposés par ses concurrents. C’est un repère garantissant un certain niveau de qualité ou de service qui crée une préférence dans l’esprit du consommateur. Remplacez « consommateur » par « candidat » ou « collaborateur » et la notion de marque se transpose aisément au monde des Ressources Humaines. Le produit devient alors la culture et les valeurs de l’entreprise, et le niveau de qualité renvoie à la satisfaction des collaborateurs.
Au même titre que la qualité de leurs produits, les entreprises accordent désormais une attention particulière à leur image. En effet, bien conscients de l’impact d’avoir une gouvernance RH vertueuse, les acteurs économiques cherchent désormais en continu à proposer des conditions de travail engageantes et à positionner leurs collaborateurs dans un cadre leur permettant de s’épanouir dans leurs missions. La marque employeur est donc un actif stratégique à prendre en considération. Les Ressources Humaines doivent s’en emparer pour maîtriser le sujet et ses enjeux mais également pour le diffuser au sein de l’entreprise.
Quels enjeux pour les Ressources Humaines ?
En premier lieu, la marque employeur permet à l’entreprise de se placer sur le marché du travail. En donnant corps à son identité (son histoire, son activité, ses valeurs et sa culture) et en communiquant dessus, l’entreprise se positionne vis-à-vis de ses interlocuteurs extérieurs mais aussi de ses collaborateurs en leur renvoyant une certaine image. Cet élément n’est pas à négliger car s’il est long et complexe de se construire une image positive, quelques actions malheureuses peuvent la détruire durablement. Une mauvaise réputation se répand comme une traînée de poudre sur internet et les réseaux sociaux… Et remonter la pente peut prendre des années. Maîtriser la promotion de l’entreprise est primordial pour crédibiliser la marque employeur.
Une fois construite, la marque employeur permet notamment d’attirer les talents nécessaires à sa croissance et à son bon fonctionnement. La perception qu’ont les candidats de votre entreprise est importante et détermine leur souhait de candidater à vos offres… ou non. De la même façon, elle va créer un état d’esprit positif qui va influer sur son engagement dès son arrivée, en favorisant une prise de poste rapide.
C’est pourquoi il est important de s’assurer de la cohérence entre l’image perçue par les candidats et l’expérience vécue en interne par les collaborateurs. En effet, une trop grande dissonance rend difficile l’intégration et la fidélisation des nouvelles recrues, qui ne retrouvent pas dans leur quotidien ce qui leur a été avancé lors du recrutement. Ce contraste peut compromettre la pérennité du candidat à son poste dès les premiers mois, période critique où l’on constate des ruptures (jusqu’à 19,6% de défection dans les trois premiers mois*). Cela entraînera un nouveau recrutement, engageant des budgets supplémentaires pour palier à cet échec.
Comment développer la marque employeur ?
La bonne gestion de la marque employeur nécessite de définir une stratégie claire, d’afficher ses valeurs et de faire vivre une expérience enrichissante aux collaborateurs. Conscientes de ces éléments, les entreprises investissent massivement pour créer les conditions du succès et font évoluer leurs gouvernances pour les rendre plus vertueuses. Ce projet stratégique doit être porté par le Top Management qui pourra ainsi donner l’exemple et insuffler une réelle dynamique engageante pour motiver les équipes. La marque employeur doit être traitée avec sérieux et non comme un simple argument marketing. En effet, elle représente une sorte de contrat moral entre l’entreprise et les collaborateurs. Trahir cette promesse génère alors une rupture de confiance et a des effets contraires à ceux recherchés. Attention donc à prendre en considération ce projet comme un axe de gouvernance stratégique.
La marque employeur va donc continuer de se développer durablement. Seules les entreprises qui apporteront une attention particulière à ce sujet pourront bénéficier d’un réel potentiel d’attractivité et s’entourer de collaborateurs passionnés, engagés et épanouis dans la réalisation de leurs missions.
L’ifac repense ses processus de gestion RH avec Primobox
Primobox répond aux besoins de l’institut de formation, d’animation et de conseil (ifac), qui souhaitait améliorer son mode de gestion de bulletins de paie et de contrats. L’ifac est une association nationale à but non lucratif créée en 1975. Son réseau national agit dans les champs de l’animation socioculturelle, de l’enfance, de la jeunesse, de la citoyenneté et du développement local. Elle compte 27 000 adhérents qui œuvrent au sein de 24 délégations locales et 600 sites sur des actions de formation, d’animation et de conseil. Fort d’une activité qui a su s’élargir sur l’ensemble du territoire national et sur des champs d’action diversifiés, l’ifac réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires d’environ 80 millions d’euros en 2018 et emploie 2 000 collaborateurs. 5 000 personnes (salariés et bénévoles) contribuent chaque année au déploiement et au développement de ses activités.
Répondre à une organisation spécifique et moderniser l’approche historique
L’ifac connaît des pics d’activité importants notamment lors des vacances scolaires, où ses activités d’animation (centres de loisirs) et de formation (notamment via le BAFA) sont très demandées. Cela entraîne un nombre important de contrats courts à réaliser : les vacataires œuvrant parfois quelques jours ou quelques semaines. Dans ce contexte, l’association traite plus de 3 000 bulletins de paie et 1 500 documents de fin de contrat par mois. La paie est éditée deux fois par mois. Pour chaque fin de contrat, il faut produire en complément du bulletin de paie, le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation Pôle Emploi.
Jusqu’en mai 2018, la mise sous pli de ces documents était effectuée manuellement par une quinzaine de gestionnaires de paie, responsables chacun(e) d’un secteur géographique et des salariés qui y étaient rattachés. Cette étape nécessitait d’être particulièrement vigilant sur le tri des documents : chaque salarié devant recevoir son bulletin de paie et le cas échéant, la totalité de ses documents de fin de contrat. Le traitement de l’attestation Pôle Emploi obligeait à imprimer, signer et numériser le document pour pouvoir le conserver. Au total, cela représentait au moins une demi-journée par mois bloquée exclusivement pour ces opérations.
L’évolution vers la dématérialisation avec Primobox
Romain Salvatore, Responsable des Ressources Humaines à l’ifac précise : « Nous avions déjà mis en place le vote électronique pour nos élections professionnelles, la dématérialisation des bulletins s’inscrivait donc dans une démarche continue de simplification de nos processus et de nos outils en matière de gestion des Ressources Humaines. ». En faisant appel à Primobox, l’association souhaitait réduire le budget consacré aux envois papier, gagner du temps dans la réalisation des actions de mise sous pli et de diffusion mais également gagner en efficacité pour offrir à ses collaborateurs la possibilité de recevoir leurs bulletins plus rapidement et de pouvoir les conserver dans le temps sur un espace personnel et sécurisé.
Sa principale crainte était d’instaurer un changement auprès d’une population nombreuse, avec beaucoup d’entrées et de sorties de collaborateurs. Primobox a su la rassurer sur sa capacité à délivrer les documents RH à un collectif important. La mise en place de DEMAT RH® a été réalisée dès le départ pour la totalité des collaborateurs et des sites de l’ifac. Une importante campagne de communication auprès des salariés a été mise en place quatre mois avant la transition effective vers le bulletin de paie électronique.
Romain Salvatore déclare : « Nous avons préparé le changement en expliquant concrètement le déroulé du projet. Il était important de rassurer les salariés mal à l’aise avec l’outil informatique et de rappeler globalement tous les avantages de la dématérialisation : l’accessibilité simplifiée aux documents, la conservation sécurisée, la connexion avec le Compte Personnel d’Activité ou encore la possibilité de stocker des documents personnels dans leur espace myPrimobox. La dématérialisation est entrée dans les habitudes sans problème. »
Après formation par un chargé de compte dédié, une première équipe de cinq personnes a été accompagnée sur les premiers envois de documents. Depuis, elle est totalement autonome et gère seule ses envois deux fois par mois (entre 4 000 et 5 000 documents envoyés mensuellement).
Des bénéfices mesurables et un taux d’adhésion massif des collaborateurs
Grâce à Primobox, l’ifac a pu moderniser le traitement de ses opérations, gagner en agilité et mettre en place un processus de gestion fiable et sécurisé. Parmi les principaux gains constatés se distinguent notamment :
- Une rationalisation des frais de gestion grâce notamment à un taux d’adhésion au bulletin de paie électronique de 95% qui a engendré une baisse des coûts d’impression et d’affranchissement;
- Une parfaite sécurité lors de la transmission des bulletins de paie électroniques qui élimine les pertes et les retours par la Poste. Désormais, l’équipe RH est sûre que les salariés ont bien reçu leur bulletin;
- Un travail plus valorisant pour les gestionnaires de paie qui peuvent se concentrer sur des tâches faisant appel à leur technicité et passer moins de temps sur des actions de saisie répétitives.
Romain Salvatore conclut : « Nos collaborateurs sont satisfaits de cette nouvelle organisation et ils y adhèrent en très grande majorité. Ils utilisent également leurs espaces myPrimobox pour y centraliser des documents personnels (diplômes, factures, etc.). Une fois qu’ils ont fait l’expérience de la dématérialisation, ils ne reviennent pas au bulletin papier. »
Forte de ce succès, la Direction des Ressources Humaines envisage désormais la mise en place de nouveaux outils de dématérialisation pour simplifier et sécuriser ses processus de gestion administratifs.
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PREMIUM-RH intègre la signature électronique avec Primobox
PREMIUM-RH enrichit sa solution avec une fonctionnalité de signature électronique portée par Primobox.
En tant que prestataire de services de confiance numérique (PSCo), Primobox offre une solution conforme à la législation en vigueur et amène une réelle cohérence métier dans le cadre des processus de signature électronique des documents RH.
Simple à mettre en place et à utiliser, il suffit aux clients installés avec la version SaaS de la suite PREMIUM-RH de demander l’activation de la fonctionnalité de signature électronique. La signature électronique permet d’accélérer les délais de signature de tout document RH (promesse d’embauche, contrat de travail, entretien annuel par exemple) tout en réalisant des économies par rapport au processus papier. Elle sécurise l’ensemble du process de « consentement » collaborateur.
Au-delà de la gestion documentaire, PREMIUM-RH déploie la signature électronique à l’ensemble de ses modules, dont notamment la gestion des entretiens, la gestion des temps… simplifiant les validations et offrant une certification totale des acceptations.
La prochaine évolution pourra permettre à la Suite Premium-RH de distribuer les bulletins de paie directement dans des espaces salariés myPrimobox (pour les clients de Premium-RH souhaitant mettre en place le bulletin de paie électronique conformément au décret en vigueur) ou les adresser par courrier au domicile de chaque collaborateur.
« Nous nous réjouissons de ce partenariat qui permet aux clients de PREMIUM-RH de profiter de fonctionnalités de signature électronique dite « RH », et demain les assister dans le passage au bulletin de paie électronique afin d’avancer dans la transformation numérique RH sans mise en place d’un (énième) outil dédié ! »
Christian LELAIDIER, Responsable Partenaires chez Primobox
« Nous sommes extrêmement satisfaits de la qualité et de la simplicité de l’intégration de la signature électronique Primobox dans notre solution de gestion des ressources humaines. Les équipes Primobox ont fait preuve de disponibilité et de réactivité. Nous réfléchissons dès à présent à enrichir notre partenariat avec des briques complémentaires, offrant ainsi à nos clients une expérience conviviale, riche et évolutive. »
Dominique BIANCONI, Président chez PREMIUM-RH
À propos de Primobox – www.primobox.com
Créée en 2007, Primobox délivre des solutions de dématérialisation et de signature électronique permettant aux entreprises de simplifier, sécuriser et structurer tous leurs processus d’échanges de documents avec leurs clients, leurs salariés ou encore leurs fournisseurs. Dématérialisation et diffusion des documents RH, signature électronique des contrats ou encore dématérialisation des factures comptent parmi les principaux usages. Délivrées en mode SaaS, les solutions ne nécessitent aucun changement dans le système d’information et génèrent des économies dès leur mise en place. En tant que Tiers de Confiance (membre de la FNTC), toutes les solutions sont conformes au cadre règlementaire.
À propos de Premium-RH – www.premium-rh.com
Fondé en 1994 PREMIUM-RH est un éditeur de solutions RH qui place le collaborateur au cœur du management des ressources humaines. PREMIUM-RH présente une offre unique sur le marché et propose deux solutions majeures : Premium-RH® modulaire pour les sociétés de plus de 300 collaborateurs et PRH@SERENITY, solution clé en main paramétrée pour les PME. Implanté au cœur des PME et des Grandes Entreprises basées en France et à l’étranger, et évoluant sur des secteurs divers (Industrie, Services, BTP, Grande Distribution et Secteur Public) PREMIUM-RH s’appuie sur un réseau de partenaires en pleine expansion.
FAYAT simplifie ses processus RH avec Primobox
Le groupe FAYAT est le premier groupe français indépendant de la construction et le leader mondial en matériel routier. Il rassemble plus de 20 000 collaborateurs dans près de 200 sociétés établies dans 170 pays. Son chiffre d’affaires s’élève à 4,4 milliards d’euros en 2018. Dans ce cas client, nous évoquerons plus particulièrement 2 filiales : FAYAT IT et FCAI. La société MATHIEU (solutions environnementales) utilise également DEMAT RH® depuis l’été 2018.
Une organisation impactée par l’activité de support des entités
FAYAT IT est en charge de l’informatique du groupe que ce soit sur les applicatifs, les infrastructures ou le support de proximité tandis que FCAI gère les achats. De par leur cœur de métier, ces deux entreprises voient leurs effectifs éclatés sur le territoire entre le siège en Ile de France, et les agences et chantiers présents partout en France où elles interviennent en soutien aux équipes locales. La gestion des bulletins de paie était centralisée au siège en région parisienne. Après impression, ils étaient mis sous pli et envoyés par voie postale aux domiciles des collaborateurs partout en France. Julien Pauzié, directeur Administratif, Financier et des Ressources Humaines de FAYAT IT et FCAI nous explique : « Nous avons souhaité transformer cette gestion afin de diminuer l’impact écologique des envois, réaliser des économies et gagner en productivité. »
Un taux d’adhésion au bulletin électronique élevé
Julien Pauzié : « Le contact avec le commercial est bien passé. La solution à destination des Ressources Humaines, DEMAT RH®, et son tarif approprié nous ont plu. » En 1 mois le projet de dématérialisation avec DEMAT RH® était mis en place et opérationnel chez FAYAT IT et FCAI. Julien Pauzié : « Notre chargé de compte dédié est très réactif, il est toujours disponible pour répondre à nos questions. » Avec un taux d’adhésion au bulletin électronique de 89%, le projet a été très bien accepté par les salariés. Parmi les principaux avantages constatés, ils citent l’aspect pratique de leur espace personnel myPrimobox qui leur permet de centraliser leurs documents avec une accessibilité maximale.
Accélérer la transformation numérique
Quelle sera la prochaine étape ? Dès l’été 2019, FAYAT IT et FCAI vont compléter la dématérialisation des bulletins de paie par la gestion en ligne des dossiers du personnel puis la signature électronique des contrats. Julien Pauzié : « Nous souhaitons utiliser pleinement tous les modules de DEMAT RH® et profiter de leur synergie. Lors de la signature électronique, les collaborateurs transmettront leurs pièces justificatives qui viendront compléter automatiquement leur dossier. Tous les documents RH y seront également classés et transmis si besoin dans l’espace myPrimobox de chacun. La boucle est bouclée. »
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Dématérialisation globale pour Optimark
Primobox, le spécialiste de la dématérialisation des flux RH, modernise et sécurise le processus de gestion de contrats des collaborateurs du groupe Optimark depuis 2015. Ce projet de grande envergure porte sur la signature et la gestion de plus de 5 000 contrats chaque mois. Optimark fait partie des leaders du marché de l’externalisation commerciale. L’entreprise propose des solutions sur mesure : forces de vente, animation, merchandising, trade marketing : plus de 3 000 personnes, opèrent sur toute la France pour le compte de grands clients (SFR, Henkel ou encore Nielsen). En 2017, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 48 millions d’euros. Afin de fluidifier et digitaliser ses processus RH, Optimark a souhaité s’appuyer sur une plateforme dédiée à ces problématiques. Après étude des offres du marché, Primobox s’est distingué par son expertise du sujet.
Une réponse opérationnelle à deux grandes problématiques
Il s’agissait tout d’abord de gérer un grand volume de CDD pour des missions courtes (quelques jours, parfois quelques heures). Un collaborateur peut effectuer plusieurs missions par mois, ce qui l’amène à signer de multiples contrats et à recevoir plusieurs bulletins de paie et attestations Pôle Emploi. C’est dans ce contexte qu’Optimark édite en moyenne 2 500 bulletins de paie par mois.
L’autre point consistait à assurer une parfaite communication entre la plateforme de dématérialisation et le logiciel métier Optimark utilisé pour la gestion dématérialisée des documents RH (contrats de travail, ordres de mission, etc.). L’objectif était de supprimer le papier des processus de contractualisation en s’appuyant sur une approche 100% dématérialisée et de permettre au collaborateur en charge de la gestion des dossiers de gagner en productivité.
Fabien Santavicca, Responsable du Contrôle de Gestion chez Optimark, explique : « L’un des principaux prérequis était de trouver un partenaire capable de se connecter à notre logiciel métier, afin que nous gardions la maîtrise des contrats. Nous souhaitions aller plus loin dans la dématérialisation sans modifier notre fonctionnement interne ». La finalité de ce projet était de sécuriser la relation contractuelle et de moderniser les processus de traitement tout en offrant qualité de service et confort de travail aux équipes.
Dès les premiers échanges, Primobox s’est différencié de ses concurrents en proposant d’interfacer la signature électronique avec le logiciel métier d’Optimark. Le but était de s’accorder avec les habitudes de travail du client et non de leur demander de s’adapter à une nouvelle solution. En complément, la solution DEMAT RH® a été proposée pour gérer les envois des bulletins de paie, des attestations Pôle Emploi ou encore des soldes de tout compte directement dans les espaces de stockage sécurisés myPrimobox des collaborateurs. Fabien Santavicca a travaillé sur ce projet pendant un an. Il se souvient : « Nous avons beaucoup apprécié les échanges avec l’équipe commerciale. Leur expertise métier leur a permis de nous conseiller sur les solutions les plus adaptées à nos besoins. »
Une gestion de projet efficace
Le Responsable du Contrôle de Gestion se remémore le lancement du projet : « Primobox nous a accompagnés sur une mise en place progressive. Du fait de notre volume important de collaborateurs, nous avions beaucoup de demandes sur les espaces de stockage. Après avoir remonté cette problématique, Primobox a immédiatement proposé de gérer le support myPrimobox pour décharger nos équipes. C’est cette réactivité et cet accompagnement qui font que nous sommes très satisfaits de ce partenariat. »
Des bénéfices tangibles et mesurables suite au lancement à grande échelle
Optimark a rapidement constaté que la dématérialisation générait des gains financiers grâce à la suppression d’importants frais d’affranchissement. D’un point de vue organisationnel, cela représente deux jours par mois, auparavant mobilisés par la mise sous pli, qui sont désormais recentrés sur le cœur de métier d’Optimark : qualifier les besoins de ses clients et les accompagner sur leurs projets. 100 % des bulletins de paie sont désormais dématérialisés et l’ensemble des attestations Pôle Emploi sont transmises dans les espaces myPrimobox. Les collaborateurs sont alors plus autonomes et assurés de retrouver leurs documents à tout moment grâce à une solution sécurisée. Les Ressources Humaines sont donc moins sollicitées pour le suivi des documents.
« N’hésitez pas à passer à la dématérialisation en prenant du temps pour préparer votre projet. Allez-y par étape pour valider chaque processus, avec un partenaire qui vous accompagne et maîtrise ses solutions. » Fabien Santavicca
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myPrimobox et la sécurité
Tous les mois, vos collaborateurs reçoivent leurs bulletins de paie dans leur espace de stockage personnel et sécurisé myPrimobox. Ces bulletins sont conservés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur.
Cet espace ne sert pas uniquement à conserver vos documents professionnels, vous et vos collègues peuvent y déposer des documents personnels. Vous permettant ainsi d’y avoir accès quand et où vous le souhaitez.
Dans cet article, nous faisons le point en matière de sécurité sur vos données personnelles ainsi que les documents que vous stockez depuis plus de 10 ans chez Primobox®.
Un hébergement sécurisé
En tant que prestataire de service de confiance permettant aux salariés de conserver ses bulletins de paie électroniquement, Primobox se doit d’avoir une sécurité des plus fiables. C’est pourquoi toutes nos applications et les données qu’elles contiennent sont stockées en France dans des datacenters certifiés ISO 27001.
Mais qu’est-ce qu’une certification ISO 27001 exactement ?
Lorsqu’une société obtient cette certification, cela montre qu’elle est pleinement consciente des risques que les données sauvegardées encourent et qu’elle met tout en œuvre pour les protéger. Cette protection mise en place n’est pas simplement informatique, elle est aussi organisationnelle puisqu’elle exige aussi des bonnes pratiques à suivre aux personnes responsables.
Que faisons nous exactement ?
Pour Primobox, la mise en place de dispositifs de sécurité est un principe important depuis plus de 10 ans. C’est pourquoi tous les échanges entre nos serveurs et les postes de nos clients sont chiffrés. Ce qui signifie que le document envoyé ne peut être lu que par la personne possédant la clé de déchiffrement. Ainsi pour les personnes tiers n’y ayant pas accès le document est illisible. En plus de la sécurisation au cours de l’échange, les fichiers sont stockés avec un mot de passe chiffré pour éviter les fraudes et les vols.
Primobox ne reste pas sur ces acquis. Régulièrement, des tests d’intrusions et des audits de sécurité sont réalisés par des prestataires externes certifiés par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
Sur le plan juridique
La protection des données, qu’elles soient personnelles ou non, a toujours été au cœur des préoccupations de Primobox. En tant qu’éditeur de logiciels, nous mettons tout en œuvre pour protéger les données de nos clients et visiteurs. Nous ne revendons aucune donnée. Et toutes les informations recueillies sont conservées au sein de Primobox et de nos outils annexes selon des périodes préalablement définies.
Pour finir, lors de la signature d’un contrat entre une entreprise et Primobox, tous les documents qui seront stockés dans les espaces de stockage myPrimobox resteront exclusivement la propriété des salariés à qui ils appartiennent. En aucun cas l’employeur et Primobox n’auront accès à ces documents.
Comment améliorer l’intégration de vos collaborateurs grâce à la dématérialisation ?
L’intégration des nouveaux collaborateurs est un enjeu majeur pour les Ressources Humaines. Tout se joue dès les premières semaines, l’accueil et le parcours d’intégration déterminent la pérennité du candidat dans l’entreprise. En effet selon une étude de la DARES*, 38,9% des CDI sont rompus avant la fin de la première année.
L’enjeu s’articule autour de 3 grands challenges :
- créer de l’engagement chez le candidat qui se transformera en fidélité à l’entreprise ;
- amorcer une prise de poste rapide pour assurer la productivité de l’équipe ;
- réduire les coûts : un échec implique de relancer un nouveau processus de recrutement coûteux.
Comment réussir cette étape cruciale ? Quelles actions mettre en place pour pérenniser vos talents dans l’entreprise ? Voici 3 clés pour améliorer l’intégration de vos nouveaux collaborateurs grâce aux outils de dématérialisation des processus RH.
Dématérialisez vos processus administratifs :
Générez une première impression positive en débutant la relation contractuelle par la signature électronique du contrat de travail. C’est le premier acte d’une gestion administrative totalement dématérialisée. Le candidat aura également la possibilité de transmettre ses pièces justificatives lors de la signature, directement depuis la plateforme si les RH lui demandent. Le contrat signé est automatiquement transféré dans le dossier du salarié et celui reçoit sa version dans son espace de stockage personnel.
Les échanges dématérialisés permettent de gagner du temps et d’améliorer la complétude du dossier salarié. Côté candidat, il n’est plus nécessaire de générer des copies papier des pièces justificatives à transmettre aux Ressources Humaines. Le processus est plus fluide et moins contraignant pour les deux parties. En le dématérialisant il s’automatise, ce qui permet d’optimiser le temps consacré à l‘onboarding des nouveaux arrivants. En effet, plutôt que de consacrer du temps à la relance sur des points administratifs, c’est le processus complet d’intégration qui bénéficie de plus de temps. C’est un réel apport pour le collaborateur et cela contribue à sa qualité de vie au travail.
Personnalisez l’accueil des nouveaux entrants :
Le contrat de travail est signé, la date d’arrivée est fixée, votre nouvelle recrue va bientôt intégrer votre société. En attendant le jour J, vous pouvez d’ores et déjà l’aider à préparer ses premiers jours et à diminuer son stress en lui apportant de la visibilité sur ce qui l’attend. Transmettez-lui un mot de bienvenue, un planning de ses premiers jours (précisant la date, le lieu, et l’heure d’arrivée) et les noms et coordonnées des contacts stratégiques pour son arrivée (son manager, son contact privilégié aux Ressources Humaines ou encore un collègue référent). En se familiarisant avec les contacts clés et son programme d’intégration, le candidat se projette dans sa nouvelle équipe. Vous lui montrez que son arrivée est attendue et réfléchie, vous lui offrez des repères tangibles. Cela accélère son implication dans les tâches opérationnelles et par conséquent, sa prise de poste effective.
Vous pouvez également opter pour la dernière évolution RH connectée : les applications mobiles d’onboarding, dédiées à l’accueil des nouveaux arrivants. Il n’est pas nécessaire d’attendre l’arrivée effective du salarié dans la société pour commencer à l’utiliser : elles sont mises à disposition sur le store d’applications du smartphone. Ces outils permettent de concentrer toutes les précieuses informations évoquées ci-dessus dans la poche du candidat. Celui-ci peut également s’en servir pour transmettre des informations à l’entreprise, comme ses pièces justificatives par exemple ou encore pour signer son contrat de travail.
Transmettez votre culture d’entreprise :
Grâce aux points 1 et 2, vous véhiculez une image organisée et sereine auprès de vos nouveaux collaborateurs. C’est le moment de présenter votre culture d’entreprise : quel est son projet, sa vision ? Quels sont ses valeurs et ses rites ? C’est un point important de l’intégration. Vous vous assurez ainsi de l’adéquation du nouvel employé avec ses collègues et votre société. Cela lui permettra également d’intégrer plus facilement son équipe en adoptant rapidement les codes ou le langage propre à votre entreprise mais aussi de favoriser sa motivation.
Certains postes sont difficiles à pourvoir et les candidats ont le choix parmi les entreprises qui les sollicitent. Pour conserver les talents, les Ressources Humaines doivent soigner leur intégration et les accompagner lors des premières semaines de leur prise de poste. En utilisant des processus dématérialisés, elles véhiculent l’image d’une entreprise moderne et organisée auprès des candidats et ce dès les premiers contacts. C’est une réelle valeur ajoutée pour les RH et plus globalement pour l’entreprise qui construit là un véritable avantage concurrentiel.
*https://dares.travail-emploi.gouv.fr/dares-etudes-et-statistiques/etudes-et-syntheses/document-d-etudes
Top 5 des problèmes réglés par la signature électronique
La dématérialisation des échanges s’est établie dans la société française et transforme les interactions entre les entreprises, les citoyens et les autorités publiques. La signature électronique est l’un des processus qui a le plus évolué, notamment depuis l’entrée en vigueur du règlement eIDAS en 2014. Perte de temps, casse-tête organisationnel ou encore risque juridique : découvrez dans ce top 5 les problèmes que vous ne rencontrerez plus en adoptant la signature électronique.
1. Signer vos documents à distance est chronophage et coûteux :
Impression du document, mise sous pli, affranchissement, envoi, attente du retour, relance… La gestion papier des contrats/documents à signer est fastidieuse et coûteuse. Supprimez ces tâches répétitives et allégez vos budgets en dématérialisant votre processus de signature :
- En quelques clics vous transmettez instantanément un document à signer à un ou plusieurs interlocuteurs. Vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur des sujets plus importants.
- D’après une étude SealWeb, la signature électronique bénéficie d’une mise en place peu coûteuse et d’un retour sur investissement significatif. En effet, quand la signature d’un contrat au format papier peut coûter jusqu’à plus de 16 euros, le prix d’une signature électronique ne dépassera pas 8,60 euros.
2. Votre parcours client et collaborateur n’est pas optimisé
La signature électronique permet de proposer à vos clients de souscrire à votre offre en ligne. Déjà utilisée dans les secteurs de la banque et de l’assurance par exemple, la souscription dématérialisée permet de conclure des ventes en dehors de vos heures ouvrées, lorsque les prospects ont du temps libre, en fin de journée ou le week-end par exemple.
Si cette pratique n’est pas transposable à votre activité, la signature électronique améliorera tout de même votre taux de transformation en face à face : un contrat électronique sera toujours prêt à être signé en quelques secondes. Ainsi le processus est entièrement dématérialisé et le délai de traitement des dossiers est raccourci.
En proposant une solution de signature simple et instantanée, vous multipliez vos chances de conclure une vente, vous améliorez votre image de marque et réduisez le risque de voir votre prospect continuer son chemin vers vos concurrents…
Du côté des Ressources Humaines, c’est votre programme d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding) qui évoluera grâce à la signature électronique. Elle vous permettra de faire signer le contrat de travail rapidement et à distance si votre activité l’exige. Vous récolterez par la même occasion les pièces nécessaires à la constitution du dossier du salarié. Tout cela en véhiculant une image positive et moderne de votre entreprise.
3. Gérer le suivi et la traçabilité des documents est un casse-tête
Vous transmettez des documents à signer sur différents sites, auprès de multiples interlocuteurs et devez en assurer la traçabilité ? Votre équipe commerciale n’a pas de visibilité sur les contrats de vente laissés à la clientèle ? Vos dossiers RH ne sont jamais complets car un document papier a été égaré ?
Grâce à la signature électronique, suivez en temps réel l’état d’avancement des contrats et relancez les signataires si le besoin s’en fait sentir. Vous savez exactement où est chaque document dans la boucle de signature. C’est un bon indicateur de suivi, qui vous permet d’intervenir au bon moment. Votre client a reçu son contrat mais ne le signe pas ? C’est peut-être le moment de le recontacter pour s’assurer qu’il ait bien compris votre offre, ou qu’il n’ait pas été démarché par un concurrent… Vous gérez un grand nombre de contrats de travail à durée déterminée ? Envoyez des rappels aux collaborateurs concernés pour s’assurer qu’ils signent bien leurs contrats.
4. Scanner des contrats signés n’est pas valable juridiquement :
Vous envoyez et/ou recevez des scans de documents signés. En cas de litige, ces documents ne seront pas recevables devant un tribunal. En effet, il est impossible de vérifier l’authenticité d’une signature scannée ou photocopiée. En plaçant votre confiance dans ce type de documents, vous prenez un risque juridique.
En France, depuis l’article 1316 du Code Civil, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. La signature électronique offre même plus de sécurité : elle contient un certificat généré au nom de chaque signataire et un horodatage qui permettent de prouver l’identité des signataires et l’absence de modification sur le document. C’est donc LA solution à adopter pour la signature de documents sensibles : contrat de travail ou commercial, ordre d’achat, bail immobilier etc.
5. Retrouver vos documents rapidement est impossible :
Vous stockez des documents au format papier dans l’armoire de votre bureau, mais aussi des documents numériques sur votre ordinateur et dans le cloud de votre entreprise. Il y’a des doublons, des versions plus ou moins à jour, des copies mal classées. Vous passez trop de temps à démêler vos dossiers quand vous cherchez ce fameux avenant que votre collaborateur a perdu.
Avec la signature électronique, des passerelles vers vos logiciels métiers sont possibles : envoi à la signature depuis votre logiciel de gestion documentaire, transfert des contrats signés vers votre CRM ou encore classement automatique du contrat de travail signé dans le dossier du collaborateur. La gestion et la recherche documentaire sont simplifiées.
6. (Bonus) Faites le point sur la signature électronique et ses idées reçues :
Nous avons décrypté pour vous les 5 idées reçues les plus répandues sur la signature électronique. Découvrez-les ici : Idées reçues sur la signature électronique
Bien-être au travail : conseils pratiques et retour d'expérience Primobox
Depuis quelques années, le bien-être au travail n’est plus une option pour les entreprises et surtout pour les collaborateurs. Après les révélations sur le burn-out et le stress au travail, de nombreuses entreprises ont fait de ce bonheur leur cheval de bataille. Tout d’abord parce qu’il est important qu’un salarié se sente bien sur son lieu de travail (“un salarié heureux est plus productif”) et ensuite pour lutter contre le stress et le taux d’absentéisme (en augmentation en 2017*). Quelles sont les plus values du bonheur pour une entreprise et ses salariés ?
Découvrez des exemples concrets simples à mettre en place, testés et approuvés par les équipes Primobox !
Encouragez les échanges
Ambiance au sein d’une équipe, reconnaissance du travail accompli, ou encore respect des règles de base de la vie en communauté ; chacun a sa vision du bien-être. Quelle que soit sa façon de penser ou ses attentes, la bonne entente dans une relation professionnelle est le premier pas vers une aisance au travail.
Nous passons en moyenne 180 heures par mois avec nos voisins de bureaux ou d’open space, il est donc indispensable que ces moments se passent dans les meilleures conditions possibles.
Il est vrai qu’il est compliqué de tisser des liens avec ses collègues quand les pauses déjeuner se font devant son écran ou en 10 minutes, que la journée est rythmée par des réunions et des appels clients. Prendre quelques minutes de plus au déjeuner pour vous retrouver tous autour d’une table, parler de ses passions ou prendre vos pauses café ensemble, ces petits changements permettent de diminuer les effets du stress et de repartir du bon pied pour continuer la journée.
Chez Primobox, nous avons récemment accueilli de nouveaux collaborateurs et nous nous sommes rendu compte que nous partagions un goût commun pour le sport. Naturellement, des groupes de sportifs se sont formés pour pratiquer une activité après les heures de travail. Course à pied, aquabike ou encore escalade, les initiatives sont nombreuses et permettent à l’équipe de se retrouver dans un cadre moins formel. En plus de favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs, ces rendez-vous nous permettent d’échanger sur un sport qui nous passionne et d’apprendre à nous connaître.
Vitaminez vos journées
Pour continuer, évoquons maintenant le domaine de la santé. Qui n’a jamais entendu de la part de son médecin ou à la télévision, le fameux conseil “Mangez 5 fruits et légumes par jour” pour être en bonne santé ? Que vous fassiez partie des personnes préparant son déjeuner pour le bureau ou que vous mangiez dans une cafétéria ou à la maison, c’est toujours un défi de respecter à 100% les pratiques recommandées. Par ailleurs, les viennoiseries du matin pour fêter des évènements importants sont difficilement qualifiables de riches en vitamines C !
Tous les mardis, c’est avec impatience que nous attendons la cagette de fruits qu’une entreprise locale nous livre directement chez Primobox. Variés et de saison, nous avons des fruits pour toute la semaine. En fin de repas, au goûter ou en encas avant une séance de sport, ils nous permettent parfois de profiter d’une pause avec nos collègues. Et si jamais il en reste le vendredi avant de partir en week-end, une âme charitable se met aux fourneaux pour en faire un gâteau, un cake ou une tarte.
Même si ces colis représentent un investissement, il est tout à fait possible de réguler la fréquence des livraisons et la quantité de fruits que l’on souhaite recevoir.
Du mobilier confortable et un aménagement attractif…
Enfin, le bien-être ne se résume pas seulement aux relations entre collègues et à la santé. L’environnement de travail en lui-même a une importance primordiale dans la qualité de vie des salariés. Des actions simples et sans dépenses excessives peuvent améliorer le quotidien, que vous soyez dans une TPE ou un grand groupe, dans un bureau ou un open-space. Il est tout à fait possible d’agrémenter son espace de travail.
Chez Primobox, nous avons récemment investi dans des sièges-ballons et des tablettes pour travailler debout. Nous passons la majorité de notre temps sur des sièges de bureaux confortables mais qui donnent une mauvaise posture à notre dos et globalement à tout notre corps. Ces deux accessoires nous permettent de varier les positions au quotidien et de fait, de mieux satisfaire notre corps. Et pour l’avoir testé, nous avons constaté qu’ils musclent les abdos et le dos !
Des petites plantes sont aussi venues accompagner nos écrans. Et pas besoin d’avoir la main particulièrement verte, un arrosage une fois par semaine suffit.
…accessible à tous
Votre bien-être et celui de vos collaborateurs ne dépend pas que de la structure de l’entreprise. Même si un grand groupe pourra plus facilement et plus rapidement mettre en place des actions (tickets restaurant, chèques vacances, bureaux ergonomiques), en réaliser une à la fois est déjà suffisant. En accord avec la direction et les salariés, il est aussi possible de proposer des jours de télétravail. C’est une pratique de plus en plus répandue qui permet un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie de famille. Les actions que nous avons mises en place chez Primobox n’ont pas été faites du jour au lendemain. Une année et demie s’est écoulée depuis le premier changement, de nouveaux collaborateurs et des nombreuses initiatives personnelles s’y sont invités.
* selon une étude réalisée en 2018 par Ayming : Le 10ème baromètre de l’absentéisme et de l’engagement