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Primobox, entreprise de la semaine sur Challenges
Présent sur le marché depuis 12 ans, la solution DEMAT RH® proposent une offre globale pour répondre aux besoins des services Ressources Humaines des petites, moyennes et grandes entreprises. Découvrez le témoignage de Ludovic Partyka, co-fondateur de Primobox, lors de son interview avec Challenges pour l'entreprise de la semaine.
Le plus de la solution ? Proposer un accompagnement personnalisé à chaque client. Un interlocuteur unique répond aux questions par mail ou par téléphone.
Pour 2019 et 2020, deux axes de développement se dégagent : accompagner le développement des clients à l’international et accroître la vente indirecte.
Découvrez Challenges !
4 bonnes raisons de passer à la dématérialisation RH
La dématérialisation est l’une des principales opportunités pour les Ressources Humaines d’initier leur transformation numérique.
Vous connaissez la démarche mais vous hésitez encore à franchir le cap ? Cela vous semble compliqué ? Nous vous présentons 4 raisons d’entamer votre transition vers la dématérialisation des processus RH :
1. C’est simple à mettre en place
Contrairement aux idées reçues, dématérialiser vos processus RH n’est pas complexe ou long à mettre en place techniquement. Les solutions sont proposées en mode SaaS (Software As A Service) et ne nécessitent aucune intervention technique ! Vous n’avez besoin que d’une connexion internet pour utiliser l’outil. La mise en place se fait rapidement, contrairement à certains logiciels qui nécessitent l’intervention de l’équipe informatique et une gestion de projet dédiée. L’éditeur du logiciel gère pour vous les points techniques (hébergement de la solution, paramétrages spécifiques à votre société, mises à jour, etc.).
Si vous le souhaitez, l’outil peut également être intégré à votre logiciel RH afin de ne présenter qu’une seule interface aux utilisateurs. Vous profitez d’une synergie forte entre vos différents outils RH sans changer vos habitudes.
2. Vous gagnez en efficacité et en productivité
Dès les premiers jours d’utilisation de votre nouvelle solution de dématérialisation RH, vous constaterez des évolutions considérables dans l’opération de vos tâches quotidiennes. Voici 3 exemples concrets :
- Vous rencontrez des difficultés pour récolter vos contrats de travail et avenants signés en temps et en heure ? Depuis votre interface de dématérialisation RH, vous suivez en temps réel l’avancée des signatures et avez la possibilité de relancer les retardataires en un clic. Les délais de signature sont réduits, le taux de retour des documents s’améliore rapidement.
- Les nouveaux employés vous transmettent leurs pièces justificatives par mail ou en version papier. Vous devez les rassembler, parfois les scanner, puis les classer dans le bon dossier. Grâce à la plateforme, vous avez la possibilité de leur demander de les transmettre au format numérique directement après la signature du contrat. Chaque pièce ira se classer automatiquement et en toute sécurité dans le dossier du nouvel entrant.
- Vous perdez du temps à chercher la bonne information dans les dossiers du personnel ? Grâce au moteur de recherche, retrouvez rapidement les documents ou le dossier salarié dont vous avez besoin. Le suivi de vos dossiers en cours est simplifié. Vous gagnez du temps et améliorez vos processus internes.
3. Vous renforcez votre marque employeur
Les changements organisationnels enclenchés par la dématérialisation RH vont entraîner des améliorations notables dans vos interactions au sein de votre société. En effet, votre équipe RH sera désormais plus accessible pour vos collaborateurs au quotidien. Ils constateront rapidement un gain d’efficacité et un meilleur suivi de leurs demandes. Vous favorisez l’engagement envers l’entreprise et la fidélité de vos équipes. Offrir une solution moderne et accessible via l’espace de stockage salarié va également dans le sens d’une satisfaction générale des employés. Vous valorisez votre marque employeur en interne.
En conséquence, les Ressources Humaines se recentrent sur leurs missions principales et confortent leur position de partenaire stratégique de la direction. En anticipant les besoins en compétences et en accompagnant efficacement les équipes en place, elle permet à l’entreprise de suivre le cap fixé par ses dirigeants.
4. Vous êtes en conformité avec le RGPD
Le Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) s’applique à toutes les entreprises. Dès l’instant où vous constituez un dossier collaborateur, vous rassemblez des données personnelles qui doivent rester confidentielles. Il est important de s’assurer que ces données ne soient pas accessibles par des tiers ou des collaborateurs non autorisés à les manipuler ou en prendre connaissance.
Grâce à la dématérialisation RH, les documents sont conservés dans des dossiers électroniques personnels et accessibles seulement par les utilisateurs autorisés. Vous centralisez les données et en sécurisez l’accès, vous respectez le RGPD tout en profitant d’une gestion documentaire simple et efficace.
Enfin, vous sécurisez également le transfert de documents. L’un de vos collaborateurs vous demande de lui renvoyer un bulletin de paie ? Il vous suffit de lui transmettre directement dans son espace personnel grâce à votre outil de dématérialisation RH. Terminés les envois par courrier et leurs délais trop longs. Terminés également les envois par email de documents sensibles contenant des données personnelles (non conformes au cadre légal érigé par la loi Travail et le RGPD).
Primobox poursuit sa croissance en 2018
En 2018, Primobox poursuit la croissance de son chiffre d’affaire et renforce son positionnement sur le marché de la dématérialisation.
Bordeaux, février 2019 – Primobox, le spécialiste de la dématérialisation des flux RH, réalise un chiffre d’affaires de près de 3 millions d’euros et affiche une croissance de plus de 30 % de ses prises de commande en 2018. Cette annonce s’accompagne d’une rentabilité préservée et d’un fort développement de son réseau de partenaires.
En 2018, Primobox a signé près de 150 nouveaux clients évoluant dans l’ensemble des secteurs d’activités, par exemple le groupe Happy Chic (Brice, Bizzbee et Jules), Paris Inn Group, Top Office, le groupe Valeor (Schmidt, Cuisinella, Asgard et Iceberg) ou encore les Galeries Lafayette.
Primobox a également accompagné ses clients historiques sur de nouveaux projets en France comme à l’international.
Les équipes techniques, commerciales et marketing ont également été étoffées afin d’accompagner la croissance de l’activité.
Sur les prochains mois, Primobox va poursuivre ses investissements techniques et commerciaux afin d’accroître sa part de marché, sur un marché en forte croissance (flux RH, signature électronique, facture électronique, etc.)
Ludovic PARTYKA, Directeur Général de Primobox : « Notre stratégie de développement repose depuis plusieurs années maintenant sur des fondamentaux solides et 2018 nous permet de franchir une nouvelle étape. Forts de nouveaux clients et de la confiance renouvelée de nos clients les plus anciens, nous entendons accélérer notre développement en étoffant notre équipe commerciale et notre écosystème de partenaires. »
5 idées reçues sur la signature électronique
La signature électronique est un outil pratique pour gagner en productivité et en réactivité. C’est l’une des étapes clés de la dématérialisation et de la transformation numérique des entreprises. Largement utilisée par les grands groupes depuis plusieurs années, elle se déploie petit à petit dans les entreprises de taille intermédiaire.
De sa valeur juridique à sa mise en place, nous décryptons pour vous 5 idées reçues sur les usages de la signature électronique.
1. La signature électronique n’a pas la même valeur juridique que son homologue manuscrite : FAUX !
Tout d’abord pour qu’une signature électronique ait une valeur légale, il faut que cette dernière soit délivrée par un tiers de confiance possédant l’accréditation eIDAS (Electronic identification and trust services). Elle est reconnue dans tous les États membres de l’Union Européenne. Chaque document paraphé d’une signature électronique est enregistré et mémorisé ce qui rend la modification de ce dernier impossible. Un document avec une signature électronique est donc plus sécurisé et plus fiable d’un document papier avec une signature manuscrite.
2. Une photo de ma signature manuscrite dans un document suffit : FAUX !
Il faut savoir que la signature électronique n’a pas d’apparence visuelle. Aujourd’hui elle est composée une suite de caractères. C’est une empreinte unique, elle est propre à chaque document et inaltérable. Techniquement, c’est comme si le document ne pouvait être lu que par le destinataire et le signataire. Dans les faits, un cachet est apposé sur le document pour visualiser la signature et rassurer les signataires sur sa présence.
Ce qui différencie une photo JPEG de votre signature manuscrite et une signature électronique, c’est la capacité du Prestataire de Confiance à identifier le(s) signataire(s) et à stopper les modifications du document.
Enfin, les documents signés et scannés n’ont aucune valeur juridique.
3. Faire signer un document électronique coûte plus cher qu’une signature manuscrite : FAUX !
La signature d’un document papier vous oblige à de nombreuses actions coûteuses et chronophages : l’impression du document (souvent en plusieurs exemplaires) et l’affranchissement pour les différents parties mais aussi les mails ou courriers de relances, les scans, l’archivage, le classement…
La signature électronique vous permet de réduire ces délais et de bénéficier d’un retour sur investissement rapide après une mise en place technique simple.
En plus d’un avantage économique, c’est aussi une démarche écologique. L’envoi d’un mail a un impact environnemental réduit en comparaison d’un document imprimé, glissé dans une enveloppe (qui sera peut-être jetée sans être recyclée) et qui voyagera en avion ou en camion.
4. Je n’envoie pas de documents à signer à distance, ce n’est pas pour mon entreprise : FAUX !
La signature électronique n’est pas réservée qu’à la contractualisation à distance, bien au contraire. En face à face, les avantages sont identiques : gain de temps, économies, amélioration de l’image de marque et confort d’utilisation. Elle favorise la conversion du client en accélérant l’acte de signature. Le commercial n’est plus obligé de séparer proposition commerciale et signature du contrat, le processus de vente peut s’effectuer en totalité lors du même rendez-vous.
La signature électronique est déjà utilisée avec succès dans les secteurs de la banque, de l’assurance ou encore de l’immobilier.
5. C’est compliqué à mettre en place : FAUX !
L’environnement juridique de la signature électronique est certe compliqué. Mais pour ce qui concerne l’utilisateur, notre solution SaaS permet d’envoyer un contrat à signer en quelques clics via votre navigateur habituel. Une fois le document envoyé, le signataire reçoit instantanément un mail avec le contrat, en prend connaissance et saisit le code reçu par SMS. Le contrat est alors signé électroniquement, rapidement et simplement.
Découvrez notre solution métier dédiée à la signature électronique
Dématérialisation RH et engagement salarié : comment fidéliser les collaborateurs ?
Afin d’allier flexibilité, performance et transformation numérique, les Ressources Humaines doivent adapter leur façon de travailler. Comment saisir les opportunités qu’offre le digital tout en accompagnant les collaborateurs dans le changement ? Primobox® soutient les Ressources Humaines dans leur démarche grâce à des solutions de dématérialisation des flux RH performantes et simples à mettre en place, qui facilitent le quotidien de tous les collaborateurs de l’entreprise.
Simplifier les échanges
En signant son contrat de travail électroniquement, le salarié profite des principaux avantages de la dématérialisation dès son arrivée dans l’entreprise : le gain de temps et l’accessibilité. Il n’est plus nécessaire de faire de multiples allers-retours entre les Ressources Humaines et le signataire. Grâce à la signature électronique, les deux parties signent et récupèrent le contrat au format numérique immédiatement, peu importe le lieu et l’heure.
Le contrat sera stocké via DEMAT RH en toute sécurité dans un e-Dossier nominatif avec tous les documents fournis par le collaborateur lors de son entrée dans l’entreprise (cartes d’identité et vitale, RIB, etc.). Ce dossier est confidentiel et accessible seulement par le service des ressources humaines. Il permet un suivi personnalisé des collaborateurs plus simple et efficace, plus satisfaisant.
Renforcer le lien avec les collaborateurs
La dématérialisation permet de diminuer drastiquement les temps de traitement des tâches opérationnelles. L’équipe des ressources humaines est dégagée des missions chronophages à faible valeur ajoutée comme l’impression et la mise sous pli des bulletins de paie ou les relances afin d’obtenir la signature des contrats. Elle peut se recentrer sur son cœur de métier : recrutement, intégration de nouveaux employés, soutien aux managers etc. Les collaborateurs profitent d’une équipe RH mobilisée pour les écouter et les accompagner au quotidien sur des problématiques qui leur sont propres. Un accompagnement adapté est l’une des clés de l’engagement long terme des équipes.
Accessibilité 24/24 et sécurité renforcée
Pour les Ressources Humaines, les documents des salariés et de l’entreprise sont conservés de manière sécurisée et accessibles à tout moment par l’équipe.
Côté salarié, l’espace de stockage numérique myPrimobox bénéficie d’un archivage sécurisé long terme. Les bulletins de paie dématérialisés (mais aussi tous les documents professionnels ou personnels que le salarié souhaite y conserver) sont disponibles à toute heure et 7/7j depuis l’espace personnel de chaque salarié.
Les collaborateurs profitent d’une solution de dématérialisation accessible et souple ainsi que d’un espace de stockage numérique sécurisé offert par l’employeur. Ils le conserveront même s’ils quittent l’entreprise.
Gain de temps, meilleur accompagnement, accessibilité… Grâce à la flexibilité et la réactivité apportées par la dématérialisation, la satisfaction et l’engagement des collaborateurs se renforcent à mesure que leur quotidien se simplifie.
Approuver les certificats Primobox dans Adobe Reader
La société Adobe, de nationalité américaine, a pris le parti de ne faire confiance par défaut qu’aux identités numériques délivrées exclusivement à l’issue d’un processus de vérification d’identité en face à face du signataire.
Chez Primobox nous pensons que la confiance à l’ère du numérique doit pouvoir s’effectuer sur des bases variées et adaptées aux enjeux et au contexte d’une transaction dématérialisée.
Ainsi la présente signature a fait l’objet par Primobox d’une double vérification de :
- l’adresse e-mail du signataire et la preuve de son accès par ce dernier
- du numéro de portable du signataire et la preuve de son accès par ce dernier.
Par ailleurs les informations relatives à l’identification du signataire ont fait l’objet d’un processus d’enregistrement rigoureux effectué par Primobox et/ou son donneur d’ordre.
Quelle durée de conservation pour vos documents professionnels ?
La dématérialisation gagne du terrain dans les entreprises françaises : de plus en plus d’échanges et d’opérations sont désormais numérisés. La législation s’adapte à ce nouveau contexte. Par exemple, une facture électronique est à présent une pièce justificative valable au même titre que son équivalent imprimé. Il n’est plus nécessaire de la conserver en version papier. Le même principe s’applique aux contrats signés électroniquement.
Dématérialisés ou non, vous êtes légalement tenu(e) de conserver vos documents d’entreprise sur des périodes définies par loi. Voici un rappel sur les durées de stockage obligatoires selon le type de document :
3 ans : documents concernant la vie de l’entreprise (documents liés aux assemblées générales, convocations, feuilles de présence, pouvoirs etc.)
5 ans : les fiches de salaire et tous les documents concernant directement les salariés (contrats de travail, primes, soldes de tout compte etc.), le registre du personnel, les contrats commerciaux, les documents bancaires, les documents liés au transport de marchandises.
6 ans : déclarations d’impôts sur le revenu et sur les sociétés ainsi que les pièces justificatives liées (TVA, BIC, etc.)
10 ans : les factures clients et fournisseurs, les contrats signés électroniquement, les comptes annuels (bilan, comptes de résultats…), les pièces administratives, les bons de commande et de livraison
30 ans : les contrats d’achat ou de vente de biens immobiliers/fonciers
Grâce aux solutions de stockage numérique proposées par Primobox, conservez vos documents professionnels en toute sécurité et pendant la durée de votre choix.
Les avantages de la dématérialisation RH pour les salariés
Le mois dernier nous vous avions présenté les principaux avantages de la dématérialisation des processus RH pour les entreprises (lire l’article ici). Voici l’article dédié à l’expérience de la dématérialisation du point de vue des collaborateurs. Quels sont les bénéfices pour vos équipes ? Que peut leur apporter un espace de stockage personnel sécurisé ?
myPrimobox, un service gratuit à vie
Chaque collaborateur bénéficie gratuitement d’un espace de stockage personnel et sécurisé offert par l’employeur. Les bulletins de paie y sont déposés chaque mois ainsi que tous les documents transmis par l’équipe RH (relevé d’heures, note d’information, etc.). Les bulletins seront conservés en toute sécurité et accessibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur, même si celui-ci quitte l’entreprise.
Répondre aux attentes numériques des salariés
Les collaborateurs ont déjà adopté de nouvelles habitudes dans leur vie personnelle grâce au numérique. Leurs attentes évoluent, notamment sur l’accessibilité à l’information ou encore sur les délais d’obtention des documents. Sur internet, tout est instantané. L’espace personnel répond à cette demande de réactivité. Le service est accessible 24/24h et 7/7j, les documents sont toujours à portée de clic. En cas de besoin, les Ressources Humaines peuvent renvoyer en quelques secondes au collaborateur un document dont il a besoin.
Un stockage sécurisé pour tous ses documents
Le salarié profite également de fonctionnalités avancées comme les connecteurs ou le partage de documents. En effet, il peut décider d’ajouter des documents personnels dans son espace afin d’en conserver un exemplaire. Une précaution qui peut s’avérer très utile en cas de perte lors d’un déménagement ou d’un dégât des eaux par exemple. Grâce aux connecteurs, les factures d’électricité ou de téléphone sont déposées automatiquement dans l’espace personnel.
Chez Primobox, nous avons choisi de développer une solution fiable et de stocker les données uniquement dans des datacenters français, certifiés ISO 27001, afin d’assurer la conservation de vos documents en toute sécurité et sur la durée.
Micromania/ZING dématérialise la gestion de ses contrats et ses bulletins de paie
Micromania/ZING est le leader de la distribution de jeux vidéo et de produits « Pop Culture » et le premier conseiller sur ce segment. Le réseau compte aujourd’hui près de 430 magasins en France. Micromania est également le premier employeur dans l’univers du jeu vidéo en France avec plus de 1 700 collaborateurs et fait partie depuis 2008 du groupe Gamestop (7 100 magasins à travers 14 pays dans le monde). Soucieux d’industrialiser et de fluidifier les processus de gestion et de signature des contrats de ses 430 magasins, Micromania a souhaité se tourner vers le digital et une solution dédiée à cet enjeu stratégique.
« Notre forte croissance nous a amené à repenser la gestion de nos flux RH. Notre objectif était de gagner en agilité, d’alléger les temps de traitement, mais également de sécuriser la relation contractuelle en nous assurant que l’ensemble des contrats soient bien signés afin d’éviter, par exemple, une requalification d’un contrat CDD en CDI. Au-delà de ces éléments, nous recherchions également une solution qui nous permettrait de passer aux bulletins de paie électroniques pour gagner en productivité dans la réalisation de cette tâche particulièrement chronophage. » Julie Alberto - Responsable Paie/ADP.
C’est dans ce contexte qu’après étude des solutions du marché, Micromania a sélectionné DEMAT RH® de Primobox pour digitaliser le traitement de plus de 8 000 contrats par an, mais également pour dématérialiser l’envoi de 2 000 bulletins de paie tous les mois et automatiser la mise à jour de la fiche du salarié.
Sécuriser et industrialiser les process de signature de contrats
En effet, le mode de gestion historique des différents flux RH n’était plus adapté aux attentes du groupe. Concrètement, les contrats étaient jusqu’alors créés au siège puis faxés aux magasins, signés en point de vente puis faxés à nouveau à la Direction des Ressources Humaines. Ce processus engendrait des manipulations complexes, des coûts de traitement importants, des erreurs et donc globalement ne lenteur dans la gestion des dossiers. Les contrats passés entre Micromania et ses collaborateurs sont désormais intégralement digitalisés et signés électroniquement.
Dématérialisation des bulletins de paie à l’échelle nationale
Les collaborateurs accèdent chaque mois dans un espace personnel et sécurisé à leurs bulletins de paie qui y sont archivés automatiquement et électroniquement.
« Primobox a délivré une solution parfaitement adaptée à nos attentes et qui ne remettait pas en cause notre architecture informatique. La flexibilité de leur offre nous a permis de déployer notre projet en moins de deux mois. Parfaitement intégrée à notre SIRH Sage HRM, DEMAT RH® se positionne donc comme une brique stratégique de notre SI. Nous avons également fortement apprécié la disponibilité et la compétence de leurs équipes qui ont su travailler main dans la main avec notre intégrateur pour donner vie à notre projet tout en contenant les coûts associés. » précise Julie Alberto.
Fort de cette mise en œuvre, Micromania/ ZING a pu accéder à de nombreux bénéfices, que ce soit au niveau économique, organisationnel ou fonctionnel :
- Un taux de retour de documents signés supérieur à 99% (contrats de travail, avenants, mutation), soit plus de 8 000 documents traités chaque année.
- Des temps de traitement plus rapides : les contrats sont signés dans la journée (délai moyen : 17h)
- Des gains de productivité significatifs pour les équipes du siège et en point de vente : la solution permet par exemple à chaque gestionnaire de gagner un jour par mois dans le traitement des contrats. DEMAT RH® est donc plébiscitée par l’ensemble des opérationnels, de la direction, ainsi que par les collaborateurs.
- Une diminution du risque juridique et une forte baisse des litiges grâce au nombre important de contrats signés numériquement et à la réduction des délais de traitement.
« Primobox se positionne comme un partenaire stratégique qui nous a permis de moderniser nos processus de gestion RH en matière de signature de contrats et de bulletins de paie dématérialisés. Nous nous appuyons désormais sur une solution métier performante et évolutive qui nous permet de mener à bien nos opérations dans les meilleures conditions, de mesurer de réels gains de productivité, et ce tout en contenant nos coûts de traitement. Cela se traduit pragmatiquement par une adhésion massive de nos collaborateurs à ce projet » conclut Julie Alberto.
Fort de cette mise en œuvre réussie, Micromania/ZING envisage désormais d’étendre sa collaboration avec Primobox.
Pour plus d’informations, contactez notre équipe.
Les avantages de la dématérialisation RH pour les entreprises
La dématérialisation des processus RH est un levier de performance important. Amélioration de la productivité, gain financier, archivage sécurisé… Nous vous proposons un tour d’horizon des principaux avantages de la dématérialisation RH pour les entreprises.
Des économies immédiates
Dès la mise en place, les coûts liés à l’émission et la mise sous pli des bulletins de paie ou des contrats ainsi que l’affranchissement des courriers disparaissent. Le gain financier pour l’entreprise est intéressant. Il est particulièrement conséquent dans certaines configurations (réseau d’agences, force de vente répartie sur tout le territoire, etc.) qui nécessitent des envois récurrents.
Un gain de temps indéniable
C’est donc en toute logique que le temps auparavant consacré à ces tâches se libère. Il n’est plus nécessaire aux équipes RH de bloquer jusqu’à 2 jours par mois pour les réaliser.
Le délai de diffusion aux collaborateurs est aussi raccourci. Un clic suffit à transmettre un contrat pour signature ou envoyer les bulletins de paie dans le coffre-fort numérique de chaque salarié.
La recherche documentaire est simplifiée car chaque document dématérialisé est classé en toute sécurité dans un e-Dossier précis. L’équipe RH a accès à l’historique de chaque salarié rapidement et peut leur transmettre des informations de façon personnalisée ou en masse.
Une amélioration de la relation avec les collaborateurs
L’un des bénéfices les plus importants de la dématérialisation RH est l’amélioration notable de la relation avec les collaborateurs. Le temps gagné permet à l’équipe RH d’être plus à l’écoute et plus productive. Elle se recentre sur des sujets stratégiques comme le recrutement et l’intégration des nouveaux talents par exemple. Les échanges sont plus fluides grâce à une réactivité accrue. Le service supplémentaire offert par l’employeur améliore la satisfaction des collaborateurs.
Un archivage sécurisé et fiable
Tous les documents dématérialisés sont stockés dans un espace de stockage numérique unique accessible 24/24h, 7/7j. L’accès est restreint aux seules personnes autorisées pour garantir la confidentialité des données. Pour l’entreprise c’est la garantie d’un archivage de longue durée, sécurisé et à valeur probatoire conformément aux obligations légales.
Chez Primobox, nous avons choisi de développer une solution fiable et évolutive afin de répondre à vos problématiques du quotidien.