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Faciliter la reprise d’activité grâce à la dématérialisation RH
C’est un fait, la crise sanitaire a forcé les Ressources Humaines à bousculer leurs pratiques et leur façon de communiquer avec les équipes. Face à l’urgence, elles se sont adaptées pour apporter aux collaborateurs de l’information (quand il en circulait des contradictoires, voire des fausses !) afin d’encadrer la continuité d’activité sur site ou en télétravail, mais également accompagner les populations concernées par le chômage partiel. Impliquées dans la construction de plans de gestion de la crise avec la direction, elles ont dû en parallèle mener à bien leurs missions habituelles. Les entreprises déjà équipées de solutions de dématérialisation des flux RH ont pu profiter pleinement de ces fonctionnalités utiles pour garder du lien avec leurs collaborateurs. La reprise d’activité se profile, les contraintes du 17 mars sont toujours présentes. Comment la dématérialisation des processus RH peut-elle simplifier la reprise d’activité de votre équipe et de votre entreprise ?
La reprise d’activité : une période clé pour les Ressources Humaines
Les Ressources Humaines ont pallié les urgences dès le début du confinement. Depuis quelques semaines elles se concentrent sur les plans de reprise d’activité. Les enjeux sont multiples et cruciaux. L’accompagnement humain sera évidemment la première priorité pour les Ressources Humaines. Le retour au travail des collaborateurs ne sera pas simple. Beaucoup auront vécu l’isolement comme une source de stress, certains ayant eu des difficultés à cumuler vie professionnelle et personnelle en même temps. D’autres encore, ayant malheureusement subi la maladie ou un deuil, seront en perte de repères. Les RH devront épauler les managers dans la gestion des cas complexes.
Elles relaieront également auprès des équipes les décisions prises par la Direction concernant les nouveaux usages au travail, l’application des protocoles sanitaires dans les locaux de l’entreprise et la réorganisation des espaces de travail et des espaces communs.
Et toujours en assurant les missions inhérentes à leur métier (gestion de la paie et du personnel, recrutements ou intégration de nouveaux employés, dialogue social etc.).
Des contraintes qui perdurent
Pourtant, les contraintes imposées par la crise sanitaire n’ont pas disparu. Impossible remise en main propre auprès des équipes en télétravail ou chômage partiel, accès difficile à la logistique habituelle (comment mettre des documents sous pli en masse sans le matériel adéquat ?), ou encore manque de visibilité quant au bon acheminement des documents jusqu’aux destinataires finaux…
Dans ce contexte, comment rester focalisé sur le facteur humain sans perdre de temps sur des tâches administratives ? C’est là que la dématérialisation des processus RH entre en jeu.
Alléger la tâche administrative et libérer du temps pour l’humain
Une solution de dématérialisation des processus RH va vous permettre de :
- Sécuriser la transmission d’informations vers les collaborateurs : les documents sont transmis en quelques clics, sans contact physique, et vous êtes assurés que l’information a bien été diffusée auprès de la population concernée. Dans le cas de la signature électronique d’un contrat de travail par exemple, vous aurez la possibilité de visualiser l’avancée de la signature et de relancer si besoin le signataire en temps réel.
- Automatiser vos flux documentaires : la dématérialisation RH raccourcit les processus d’envoi/réception de documents et les circuits de signature. Vous gagnez du temps en supprimant des tâches à faible valeur ajoutée comme la mise sous pli. C’est du temps que vous pouvez désormais affecter à votre cœur de métier, l’humain.
- Simplifier l’accès à l’information : côté RH, vous bénéficiez d’une solution qui centralise vos dossiers du personnel ainsi que les fonctionnalités d’envoi de document et de signature électroniques. Ils sont accessibles même en télétravail (par les seuls utilisateurs habilités à les consulter, évidemment) favorisant ainsi la continuité d’activité et l’échange d’information rapide. Côté collaborateurs, leur espace personnel sécurisé accessible 24/7 concentre tous les documents transmis par le service RH en un seul endroit. L’information n’est plus noyée dans un énième email, dans une boîte de réception déjà bien remplie ou non consultée en cas de chômage partiel.
- Revaloriser la fonction RH au sein de l’entreprise et renforcer la marque employeur : grâce aux points précédents, vous avez pu rationaliser les processus administratifs et favoriser votre réactivité. En dégageant du temps pour l’accompagnement des collaborateurs vous leur envoyez un message fort : les Ressources Humaines savent rebondir et s’adapter, elles sont là pour communiquer proactivement et les accompagner dans une situation complexe. Cela se reflète de manière positive sur la marque employeur. Les collaborateurs seront satisfaits d’avoir de la visibilité, même si l’information est parfois difficile à acquérir, il est primordial de leur transmettre celles qui les concernent pour les rassurer.
En ce début de déconfinement, il reste beaucoup d’incertitudes sur ce qui attend les entreprises et leurs collaborateurs. La seule évidence est que les Ressources Humaines auront plus que jamais un rôle central dans l’accompagnement humain. Rationaliser les processus administratifs est désormais une évidence d’un point de vue organisationnel, le temps devenant une ressource particulièrement précieuse qui devra être consacrée aux projets prioritaires. Nous pouvons vous proposer une solution adaptée à votre organisation et une mise en place très rapide pour répondre à vos besoins immédiatement. Contactez-nous pour en savoir plus !
SAP choisit Primobox pour dématérialiser ses bulletins de paie
SAP est le leader du marché des applications d’entreprise. En France, le groupe emploie 2 200 collaborateurs, répartis sur 3 sociétés : SAP France, SAP Concur et SAP Labs France. SAP en France compte plusieurs sites et agences répartis sur le territoire.
Un processus d’envoi des bulletins de paie à optimiser
Comme beaucoup d’entreprises, la paie est gérée depuis la France et l’étranger. Les bulletins de paie étaient jusqu’alors imprimés et mis sous pli à Prague, puis expédiés directement aux collaborateurs depuis la République Tchèque.
Seule la filiale SAP Labs bénéficiait d’un mode de gestion dématérialisé puisque les bulletins étaient mis à disposition sur le portail RH SAP où chaque collaborateur le récupérait chaque mois. La créativité et l’innovation étant dans l’ADN du groupe, c’est tout naturellement que SAP est à l’écoute des innovations du marché. Ses collaborateurs en bénéficient d’ailleurs au quotidien via les outils SAP (portail RH, système de ticketing, chatbot…).
Ces évolutions émanent parfois des collaborateurs eux-mêmes et sont remontées lors d’ateliers d’échanges de type Design Thinking mis en place par la direction RH sur des thématiques précises : culture d’entreprise, qualité de vie au travail, etc.
« Grâce à leurs retours, nous mettons en place des solutions innovantes qui valorisent la mobilité, l’agilité et la responsabilisation des équipes. La dématérialisation est une évolution positive qui s’inscrit dans ce mode de fonctionnement et dans la stratégie globale de digitalisation de SAP » nous indique Caroline Garnier, Directrice des Ressources Humaines.
La sécurité : un critère déterminant dans le choix de SAP pour Primobox
Après consultation de plusieurs prestataires, SAP a retenu la solution DEMAT RH® car elle répond aux besoins formulés de digitalisation des services RH et de réduction de l’empreinte sur l’environnement par l’entreprise, en permettant de s’affranchir totalement du papier. La sécurité a également été un point déterminant du choix de la solution de Primobox qui a fait la preuve d’un système efficace et fiable d’un point de vue : stockage des données, protection d’intrusion, sécurité applicative, etc. « De par notre culture allemande, nous sommes très exigeants sur les sujets de protection des données personnelles et de sécurité. Primobox nous a fourni des explications sur chaque point. » nous précise Caroline Garnier. Corinne Buret, Responsable paie chez SAP France ajoute « Les équipes de vente SAP conseillent la solution DEMAT RH® de Primobox à nos clients, il est logique que nous l’utilisions aussi. »
Une mise en place rapide et des résultats postitifs
La mise en place et la formation sur l’application se sont déroulés sereinement. « La solution DEMAT RH® de Primobox a été déployée sur toutes nos entités en 2 mois. Tout s’est très bien passé, nous avons même été accompagnés sur les premiers envois par notre chargée de compte, qui est toujours disponible en cas de besoin » nous explique Corinne Buret. Elle ajoute : « L’interface est conviviale et très simple à utiliser. Nous sommes rapidement devenus autonomes. »
Grâce à DEMAT RH®, l’équipe a pu se libérer du temps pour se consacrer à son cœur de métier, la gestion de la paie. Elle apprécie aussi le confort de travail que lui procure la solution. Les collaborateurs sont quant à eux très satisfaits de l’accès simplifié à leur bulletin de paie dans leur espace personnel et de la possibilité d’y stocker en toute sécurité leurs documents importants. Une reprise historique des bulletins de paie de 2019 a été opérée afin que les salariés aient tous les bulletins correspondants dans leur espace myPrimobox. « Nous sommes très satisfaits de ce projet, et de sa mise en place rapide et efficace. Les résultats sont très positifs, c’est une réussite ! » selon Corinne Buret.
Caroline Garnier conclut : « La dématérialisation des bulletins de paie n’est pas un projet complexe à mettre en place, ni très impactant. C’est un premier pas vers une digitalisation plus importante de l’entreprise. »
Pour plus d’informations, contactez notre équipe.
L’ARSEAA commence sa transformation numérique
Créée en 1943 à Toulouse, l’Association Régionale de Sauvegarde de l’Enfant, de l’Adolescent et de l’Adulte (ARSEAA) est une association reconnue d’utilité publique depuis 1996. Elle emploie jusqu’à 2 100 co-élaborateurs, dont 180 travailleurs handicapés, dans ses 11 pôles qui œuvrent sur toutes les catégories des secteurs médico-social, sanitaire et social ainsi que dans la formation des professionnels. Avec 100 millions d’euros de budget, l’ARSEAA est une des associations les plus importantes de la région Occitanie et intervient auprès de plus de 17 000 personnes chaque année.
Une processus d’envoi des bulletins de paie à optimiser
La direction générale de l’ARSEAA intervient en tant qu’appui, conseil et contrôle auprès des 11 pôles regroupant l’ensemble des activités. Chaque pôle dispose d’une direction et de services administratifs (Ressources Humaines et comptabilité). Tous les mois, chaque service RH établit la paie de son pôle et la transmet à la direction générale, qui contrôle et valide la paie pour virement. Une fois validée, chaque pôle jusqu’à lors imprimait et mettait sous pli les bulletins de paie pour remise en main propre aux salariés au sein des établissements. Elodie Savignac, gestionnaire des Ressources Humaines, précise : « La mise sous pli pouvait mobiliser jusqu’à une demi-journée pour certains pôles. Il faut ajouter à cela les délais d’envoi à chaque établissement et de remise en main propre. »
Le choix d’un partenaire de dématérialisation RH spécialiste du secteur associatif
C’est avec l’impulsion de la direction générale de l’ARSEAA que la situation évolue. « Le Directeur Général Stéphane Pareil souhaite aller de l’avant et optimiser notre façon de travailler grâce à des outils efficients et novateurs. Nous souhaitons, avec sens et éthique prendre le virage numérique dès maintenant pour ne pas avoir à avancer à marche forcée dans quelques années. » nous explique Laure Bebon, responsable Paie et Administration du Personnel, qui aura la charge de mener à bien le projet de dématérialisation des flux RH, en commençant par le bulletin de paie électronique.
L’ARSEAA et Primobox ont été mis en relation grâce à l’éditeur de logiciels de gestion EIG, partenaire de Primobox, spécialisé dans le secteur associatif, qui équipe l’association depuis de nombreuses années. Après étude de plusieurs offres de dématérialisation RH, Primobox s’est différencié grâce à sa capacité à s’interfacer avec les solutions EIG, les perspectives d’évolution de sa solution DEMAT RH® et sa tarification.
Laure Bebon précise : « Le connecteur avec EIG permet une connexion directe et limite les traitements à effectuer pour déposer les bulletins dématérialisés. Nous souhaitions également éviter la démultiplication des fournisseurs pour simplifier la gestion. »
Une prise en main rapide pour les RH et les salariés
Grâce à l’accompagnement personnalisé apporté par la chargée de compte Primobox dédiée à l’ARSEAA, l’équipe RH se familiarise rapidement à DEMAT RH® comme l’indique Elodie Savignac : « La solution est accessible et intuitive, son ergonomie la rend très simple à utiliser au quotidien. »
Laure Bebon précise : « Notre chargée de compte a pris le temps de nous former et a su anticiper nos demandes. Elle est très réactive et à l’écoute en cas de besoin. »
L’ARSEAA a organisé une campagne de communication à destination des salariés pour les informer de la mise en place de la dématérialisation. En parallèle les directions de chaque pôle sont sensibilisées au projet afin d’en devenir ambassadrices auprès des salariés au sein des établissements. Le projet est lancé en 3 mois et l’accueil est positif, tant de la part des pôles que des salariés eux-mêmes.
Des bénéfices tangibles
« Nous sommes enthousiastes sur ce projet, DEMAT RH® fonctionne bien et nous permet de libérer du temps au profit de missions plus importantes » déclare Elodie Savignac. « Le changement est indolore pour nos salariés, ils en sont satisfaits. Nous avons constaté peu de refus » ajoute Laure Bebon. En effet le taux d’adhésion au bulletin de paie électronique de l’ARSEAA s’élève à 93%. L’ARSEAA poursuit sa stratégie numérique et prévoit de mettre en place la signature électronique des contrats de travail en 2020.
Pour plus d’informations, contactez notre équipe.
Le bulletin de paie électronique
Qu‘est-ce qu’un bulletin de paie électronique ?
Le bulletin de paie électronique (BPE) est la version numérique du bulletin de salaire papier. C’est un document légal dématérialisé.
L’employeur le transmet par voie sécurisée à ses collaborateurs et l’archive selon la réglementation en vigueur dans un espace de stockage personnel confidentiel et sécurisé, propre à chaque salarié.
Quels sont les chiffres clés à retenir concernant la fiche de paie dématérialisée ?
Le bulletin de paie électronique voit le jour le 12 mai 2009 avec la loi n° 2009-526.
58% des collaborateurs sont favorables au bulletin de paie électronique* mais seulement 20% en bénéficient aujourd’hui* (28% dans les grandes entreprises)**.
La France est en retard par rapport à ses voisins : 73% des salariés britanniques et 95% des salariés allemands ont déjà adopté le bulletin de paie électronique**.
89% : c’est le taux de satisfaction des collaborateurs bénéficiant d’un bulletin de paie électronique*.
Que dit la loi quant à la conformité des documents numériques entre employeur et salarié ?
Depuis le 1er janvier 2017 l’employeur peut, sauf opposition du salarié, procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique (décret n°2016-1762).
Il doit garantir la disponibilité du bulletin de paie électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié.
Quels sont les coûts et bénéfices de la fiche de paie électronique ?
Un bulletin de paie au format papier coûte en moyenne 2,50€ à l’entreprise. Ces coûts incluent la production et la distribution du bulletin. Il est important de noter que chaque année, les frais postaux augmentent. Depuis le 1er janvier 2021, une lettre verte coûte 1,08€ soit 11 centimes de plus qu’en 2020. Le prix moyen du bulletin de paie papier est donc amené à augmenter régulièrement.
Le bulletin de paie électronique est bien plus économique avec 0,50€ en moyenne. L’entreprise peut réaliser jusqu’à 80 % d’économies !
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents pour les ressources humaines ?
Le bulletin de paie électronique a de nombreux avantages pour les Ressources Humaines : gain de temps en supprimant les tâches manuelles sans valeur ajoutée, optimisation de la gestion documentaire quotidienne, amélioration de la marque employeur grâce à l’utilisation d’outils innovants et pratiques.
Et les collaborateurs s’y retrouvent aussi. Ils ont accès 24/24h et 7/7j à leurs bulletins de paie électronique, stockés de manière sécurisée et protégés d’éventuels sinistres (incendie, inondation…). Enfin ils apprécient le bénéfice écologique de la dématérialisation qui permet de supprimer le papier.
Sources
* Observatoire de la dématérialisation RH – 2018
** La tribune
Primobox affiche une croissance de plus de 30%
Bordeaux, février 2020 – En 2019, le spécialiste de la dématérialisation des flux RH Primobox affiche une croissance de plus de 30% et réalise un chiffre d’affaires de plus de 3,7 millions d’euros. L’entreprise maintient également sa rentabilité.
Le portefeuille client s’est étoffé d’une centaine de nouveaux clients. Parmi eux, les groupes SOS, Omnium (Devred, Burton et Bouchara) ou encore l’éditeur SAP. En parallèle Primobox continue de développer avec succès son réseau de partenaires.
En juin dernier Primobox s’est installée dans de nouveaux locaux dans la zone de l’Europarc à Pessac (33), plus adaptés à sa croissance. Ces nouveaux bureaux, au cadre agréable, bénéficient de salles de sport et de pause pensées pour les collaborateurs, traduisant l’engagement de la direction dans la qualité de vie au travail.
Le service client ainsi que les équipes techniques et commerciales ont pu s’étoffer et accueillir de nouvelles recrues. En 2020 comme en 2019, la satisfaction client et l’évolution continue des solutions restent les priorités des équipes Primobox.
“Tant par l’étoffement de notre portefeuille clients que par l’enrichissement de nos équipes, cette année 2019 nous a permis de franchir un pallier structurant, en ligne avec le cap de 5 millions d’euros de chiffre d’affaires que nous nous étions fixé pour 2020 !” déclare Ludovic Partyka, CEO de Primobox.
Le groupe Challancin dématérialise ses bulletins de paie
Créée en 1933, Challancin opère sur les secteurs de la propreté et de la sécurité privée. C’est actuellement la troisième génération qui gère l’entreprise familiale. Elle emploie plus de 9 000 salariés de 65 nationalités différentes sur 18 sites en France. Son chiffre d’affaires s’élève en 2018 à 240 millions d’euros.
Une réponse à des enjeux organisationnels, financiers et environnementaux
Le groupe Challancin édite chaque mois 9 000 bulletins de paie (3 000 pour l’activité sécurité, 6 000 pour l’activité propreté). Il est important de préciser que les secteurs de la propreté et de la sécurité présentent une particularité considérable : les conventions collectives nationales des entreprises de ces secteurs garantissent aux salariés affectés à un marché la continuité de leur contrat de travail. C’est-à-dire que si leur société perd le marché, les contrats de travail sont transférés à celle qui l’aura remporté. Ils continuent ainsi d’exercer leurs missions habituelles mais changent d’employeur. Cette réglementation particulière impacte le service des Ressources Humaines qui doit intégrer rapidement ces nouveaux collaborateurs en assurant la reprise de leur contrat de travail et de leurs acquis sociaux, tout en assurant leurs missions quotidiennes.
Dans l’optique d’améliorer le service aux salariés et la gestion documentaire RH tout en restant fidèle aux préoccupations écologiques du groupe mais aussi pour optimiser ses budgets, la société Challancin a souhaité transformer ses habitudes de travail. Olivier Laude, Directeur des Systèmes d’Informations (DSI), travaille sur ce projet depuis le début. Il nous explique : « Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction, voire la suppression, du papier. »
Après consultation de plusieurs prestataires de dématérialisation, Primobox est en sélection finale. « Ce qui a fait la différence ? Nous avons eu un très bon ressenti avec Primobox qui a su nous transmettre sa volonté de travailler ensemble. De plus, lors des démonstrations de DEMAT RH®, nous avons constaté que l’interface est très simple d’utilisation et fluide. Lors de la décision, la direction comme l’équipe RH ont plébiscité Primobox. Le choix était unanime ! » explique Olivier Laude.
Une mise en place progressive et un pari gagné
Le lancement de DEMAT RH® intervient début 2019 sur un premier périmètre test : les collaborateurs de la division sécurité. Même s’ils n’utilisent pas un ordinateur au quotidien, ils sont habitués aux échanges dématérialisés car leurs plannings leur sont envoyés par email chaque semaine. L’équipe parie donc sur une transition en douceur vers le bulletin de paie électronique et espère un taux de dématérialisation de 70% après un trimestre de mise en place. Dès le premier mois, il s’élève à plus de 80%. Pari gagné !
Les campagnes de sensibilisation à la dématérialisation (espace personnel accessible à vie, sécurité et longévité des documents stockés, autonomie et assurance d’avoir son bulletin très rapidement) n’y sont pas étrangères. La dématérialisation est alors étendue aux salariés en CDI du secteur propreté qui adoptent à leur tour le bulletin de paie électronique. Après 1 an d’exploitation, Challancin affiche un taux de refus de dématérialisation inférieur à 8%.
« Devant le succès de ce projet, nous avons créé des communications internes dématérialisées, ce qui n’existait pas chez Challancin auparavant. Nous sommes allés encore plus loin en dématérialisant les élections des délégués du personnel de la filiale sécurité. Avec myPrimobox, nous sommes sûrs que le document arrive bien à chaque salarié. Il n’y a plus de NPAI ou de perte de courrier, l’information est transmise en temps réel. myPrimobox est devenu le « tiroir à courrier » de nos collaborateurs qui y stockent également leurs documents personnels. C’est un véritable élément différenciant. » précise Olivier Laude, DSI.
Des bénéfices tangibles pour les Ressources Humaines et la direction
La direction est enthousiaste sur ce projet qui permet au groupe d’aller vers plus de modernité. Elle apprécie également le retour sur investissement du projet. « Nous avons établi un comparatif des coûts. Sur 3 ans, les économies réalisées en frais d’impression et d’affranchissement devaient permettre d’absorber le coût du projet avec un taux d’adhésion présumé de 70%. Avec seulement 8% de refus, l’économie sera encore plus importante. Le projet va très vite être rentabilisé. » continue Olivier Laude.
De leur côté, les Ressources Humaines n’ont plus à générer de duplicatas des bulletins car les NPAI et les erreurs postales sont de l’histoire ancienne. La communication avec les collaborateurs en est améliorée. Pour le pôle RH, le projet a été “indolore” car DEMAT RH® est très simple à utiliser et ne nécessite pas de formation poussée. « En cas de besoin, nous appelons notre chargée de compte qui se rend toujours disponible pour nous aider. » explique Olivier Laude.
Un partenariat dans la durée
Les Ressources Humaines s’intéressent en 2020 à la dématérialisation des attestations Pôle Emploi ainsi qu’à la signature électronique des contrats de travail. La masse de documents générée est très importante. La gestion et le suivi sont complexes et font perdre du temps à l’équipe RH. Pour les collaborateurs, cela implique de se déplacer pour signer son contrat de travail en face à face, parfois très rapidement notamment lors d’une reprise de marché où ils changent d’employeur en quelques heures. Pour ceux en horaires décalés, trouver un créneau qui convienne aux deux parties relève du challenge. « Demain, nous proposerons aux collaborateurs de signer leur contrat sur une tablette. Il leur sera transmis directement dans leur espace personnel. De notre côté, nous aurons la possibilité de prouver que le contrat a été signé en temps et en heure par la bonne personne. La signature électronique va fluidifier ce processus tout en nous apportant mobilité, modernité et conformité. » s’enthousiasme M. Laude, qui conclut : « Nous sommes plus que satisfaits, c’est une vraie réussite, au-delà de nos espérances ! Primobox n’est pas seulement un prestataire mais un véritable partenaire, force de proposition, qui a su s’adapter à nos besoins et nous accompagner efficacement. »
Pour plus d’informations, contactez notre équipe.
La dématérialisation RH au profit de l’expérience collaborateur
La digitalisation des processus RH progresse dans toutes les entreprises et impacte les métiers comme les salariés par de nouveaux usages : documents dématérialisés tel que le bulletin de paie électronique, signature électronique du contrat de travail, ou encore gestion dématérialisée des dossiers du personnel…
Quels impacts sur le quotidien des équipes ? Quels changements pour les Ressources Humaines ?
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Primobox poursuit son développement et sa transformation
Acteur reconnu sur le marché de la dématérialisation, PRIMOBOX conçoit depuis 10 ans des solutions en mode SaaS pour la simplification des échanges documentaires entre l’entreprise et son écosystème proche : collaborateurs, clients et fournisseurs.
La forte croissance de l’éditeur bordelais sur ces dernières années a engendré de nombreux changements en interne (recrutements, déménagement, réorganisation des services) ; c’est pourquoi l’identité de la marque a également été retravaillée afin de correspondre au mieux au dynamisme de ce Primobox “Nouvelle Génération”.
Après quelques mois de brainstorming avec l’agence de communication bordelaise Ecoutez Voir, la société dévoile enfin son nouveau logo et sa nouvelle charte graphique associées.
Confiance, dynamisme, et positivisme !
Primobox est avant tout une société où les valeurs humaines priment, et ce depuis le début de l’aventure. Le bien-être des collaborateurs et la qualité de service apportée aux clients -ainsi qu’aux autres relations professionnelles- sont les deux premiers engagements de la direction. Les éléments de cette nouvelle charte graphique ont été conçus pour leur redonner de la visibilité.
- Le logo : il porte à présent la symbolique de ces engagements à travers un « chevron » au niveau du « X » de Primobox. Ce chevron reflète l’échange et le partage (de valeurs, d’information, de documents). Il représente également le souhait d’aller de l’avant, de ne pas perdre les objectifs de vue, d’aller dans le bon sens. Le chevron est l’élément graphique phare de la nouvelle charte et se retrouve sur tous les visuels de la société.
- La nouvelle Baseline : “Primobox, la dématérialisation en toute confiance”Elle exprime la volonté d’accompagner les clients dans leurs projets de dématérialisation par toujours plus d’écoute et de service. "Aujourd’hui, nous avons une très forte fidélité de nos clients ; la confiance et l’échange sont au cœur de nos relations. Ainsi, chacun de nos clients a un interlocuteur unique afin que les échanges du quotidien soient fluides et efficaces. Nous organisons également des ateliers de co-construction avec nos clients pour faire évoluer nos solutions au plus près de leurs attentes" explique Ludovic Partyka, CEO de Primobox.
- Les pantones : la couleur dominante de la charte graphique de Primobox reste le bleu car elle représente la confiance, la sécurité et la loyauté. Elle est accompagnée d’une touche brique pour illustrer le dynamisme et le renouveau de la marque.
Les visuels : Enfin le choix d’utilisation de photographies modernes et positives d’équipes en condition de travail sont représentatives de la société et de sa vision Business :- simplifier les échanges professionnels via des solutions faciles à prendre en main pour des relations de travail optimisées d’une part,
- travailler dans la bonne humeur et l’entraide d’autre part, comme au sein des équipes Primobox !
Faisant suite à cette nouvelle identité, une nouvelle version du site internet a été mise en ligne en mai 2020. A cette occasion, les plateformes utilisateurs de nos solutions DEMAT RH®, myPrimobox®, IZISIGN® et DEMAT VT ont également été rafraîchies aux couleurs de cette nouvelle charte.
Digitalisation RH : pourquoi la mettre en place ?
À l’heure de la digitalisation de tous les services de l’entreprise, les Ressources Humaines peuvent également être précurseur du changement en cours. Elles ont en effet la capacité d’apporter leur pierre à l’édifice en proposant des outils numériques innovants, générateurs de performance pour leur service et de satisfaction pour toute l’entreprise/tous les collaborateurs. Pourquoi mettre en place de tels outils ? Quels sont les impacts constatés en pratique ?
Des outils RH adaptés aux attentes des collaborateurs…
Moderniser l’offre de service des Ressources Humaines, c’est avant tout répondre aux attentes des collaborateurs en matière d’amélioration de leur quotidien.
Premiers « clients » de l’entreprise, ils sont demandeurs d’outils performants et dernier cri, qui font écho à leur pratique quotidienne dans leur vie privée. Nous sommes tous habitués à trouver de l’information partout et à toute heure grâce à internet et nos smartphones. Ce besoin d’immédiateté, d’autonomie et de simplification des démarches se retrouve naturellement au travail, où les collaborateurs deviennent plus exigeants. Et cela influe sur leur engagement et leur fidélisation sur le long terme ! En transformant petit à petit les pratiques numériques, l’entreprise ramène l’expérience collaborateur au niveau de celle du quotidien.
…et des candidats
Ces évolutions influent sur la marque employeur de l’entreprise, la façon dont elle est perçue en interne mais aussi par les personnes extérieures à l’organisation. Grâce à elles, elle renvoie une image moderne et innovante auprès des potentiels candidats. C’est un aspect important puisque les RH sont le premier point de contact et reflètent la culture et les habitudes de l’entreprise. Cette image va aider à susciter de l’intérêt chez les postulants et à assurer leur pérennité au sein de celle-ci une fois qu’ils auront été recrutés.
Une évolution bénéfique pour les Ressources Humaines
La digitalisation transforme la façon de travailler des Ressources Humaines, et c’est une bonne nouvelle ! Des gains de productivité très intéressants se créent à la suite de l’optimisation des processus RH. En effet, en supprimant les tâches administratives et manuelles, les solutions numériques dégagent du temps aux équipes RH pour se concentrer sur leur cœur de métier et des missions plus stratégiques : recrutement, gestion des carrières, etc. C’est bénéfique pour le développement de l’entreprise et l’accompagnement des collaborateurs, mais aussi pour l’équipe RH dont le rôle est valorisé. Enfin, du côté des coûts de fonctionnement, elle permet de réaliser des économies par rapport aux processus papier (impressions et affranchissement). L’utilisation de logiciels SaaS dont le prix est connu à l’avance laisse le service RH maître de son budget en toute transparence.
La transformation numérique des Ressources Humaines comporte beaucoup d’avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs, sur plusieurs plans. Cependant, il faudra être attentif à la gestion du projet pour en garantir la réussite. En effet, ne pas communiquer auprès des salariés ou négliger la formation sur les outils numériques peut aboutir à un échec. Pensez donc à choisir un prestataire expert dans son domaine, qui saura vous écouter, vous conseiller et vous accompagner jusqu’au succès !
Les inconvénients de la gestion papier
Ce n’est pas un secret, les documents au format papier prennent de la place. Derrière cette évidence se cachent des contraintes liées à leur stockage, leur conservation et leur utilisation au quotidien. De plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation pour pallier ces problématiques. Nous vous proposons un zoom sur les principaux inconvénients de la gestion papier et des pistes concrètes pour y remédier.
L’impact négatif du papier sur votre productivité
Collecter, trier, ranger et conserver correctement les documents implique une organisation rigoureuse et gourmande en temps. Ces tâches sont théoriquement à réaliser après chaque traitement d’un nouveau document. C’est donc une mission quotidienne que de tenir sérieusement les archives de son service.
En parallèle, il est obligatoire de définir un plan de classement logique afin de permettre une utilisation simple par les collaborateurs. Sinon, la recherche documentaire peut se transformer en véritable enquête ! Malheureusement les méthodes de classement sont souvent propre à chaque service, voire à chaque personne et manquent fréquemment de cohérence. Selon l’Association Information et Management, un employé peut passer jusqu’à 7h30 par semaine à chercher des documents.
De plus, du fait de leur format et de leur mode de stockage, les archives papiers nécessitent d’être présent physiquement si vous avez besoin de les consulter en cas de litige par exemple. Elles sont de fait incompatibles avec le télétravail ou une organisation décentralisée, répartie sur tout le territoire.
Enfin, pour des raisons de confidentialité, il faut également sécuriser la ou les pièces de stockage afin de restreindre l’accès aux seules personnes habilitées.
Le papier est encombrant et coûteux
Si votre entreprise est amenée à changer de locaux, vous constaterez rapidement lors du déménagement combien les documents conservés dans les armoires et les salles d’archives sont encombrants… Surtout certains documents qui doivent être conservés sur de longues durées (jusqu’à 30 ans pour les actes immobiliers par exemple). Or dans une démarche de rationalisation des espaces, il n’est plus logique de consacrer autant de mètres carrés, parfois très coûteux, à la conservation de papier. Surtout quand on prend conscience qu’un disque dur d’un téraoctet (1 To) peut conserver environ 1 million de documents ! Les frais d’électricité, d’entretien et du matériel requis pour le stockage sont aussi à prendre en compte, ainsi que le prix du papier et les coûts d’affranchissement si les documents doivent circuler.
Une solution : la dématérialisation !
En dématérialisant tout ou partie de vos processus documentaires, vous remédiez simplement à ces contraintes !
Améliorez vos processus
En centralisant vos données dans un logiciel et sur des serveurs communs, vous améliorez l’organisation du service, voire de l’entreprise. Vous permettez à vos collaborateurs de travailler avec leurs documents importants peu importe où ils se trouvent (télétravail, déplacements, agences…). Et c’est excellent pour la productivité et le confort de travail ! Puisque nous évoquons la performance, il faut également mentionner que la recherche documentaire est plus rapide et plus efficace sur un outil informatique. L’utilisation de mots-clés, d’une plage de dates ou encore la sélection d’un type de fichier particulier permettra de présenter uniquement les documents pertinents au demandeur, qui n’a plus qu’à cliquer sur son sésame sans quitter son bureau.
Profitez d’un gain financier avantageux…
D’un point de vue financier, la dématérialisation a l’avantage de diminuer les coûts de façon très intéressante en supprimant les frais liés au papier et à l’affranchissement. Voici quelques exemples :
- un bulletin de paie électronique est jusqu’à 85% moins cher que son équivalent papier
- une facture électronique coûte en moyenne 5€* à son émetteur, soit 47% de moins qu’une facture papier (8€ à 9,50€)*. Ce montant peut se réduire jusqu’à 0,45€ si les processus d’émission et de traitement sont optimisés.
- enfin, une signature électronique s’élève en moyenne à 8,60€** quand la signature manuscrite peut monter jusqu’à 16,80€**…
Multipliez chaque montant par le volume de documents émis chaque année, voire chaque mois… Le calcul des économies potentielles est rapide !
En résumé, la dématérialisation des documents vous offre de nombreuses possibilités pour moderniser le fonctionnement de votre entreprise et de ses différents services. D’un point de vue réglementaire, les documents électroniques bénéficient de la même validité que ceux édités au format papier. Tous les signaux sont au vert, il ne vous reste plus qu’à choisir votre projet de dématérialisation (Ressources Humaines, factures clients…) et vous faire accompagner d’un prestataire engagé pour le mener à bien !
*Selon le Ministère de l’économie et des finances : fiche ici
**Selon une étude SealWeb