Créée en 1943 à Toulouse, l’Association Régionale de Sauvegarde de l’Enfant, de l’Adolescent et de l’Adulte (ARSEAA) est une association reconnue d’utilité publique depuis 1996. Elle emploie jusqu’à 2 100 co-élaborateurs, dont 180 travailleurs handicapés, dans ses 11 pôles qui œuvrent sur toutes les catégories des secteurs médico-social, sanitaire et social ainsi que dans la formation des professionnels. Avec 100 millions d’euros de budget, l’ARSEAA est une des associations les plus importantes de la région Occitanie et intervient auprès de plus de 17 000 personnes chaque année.

Une processus d’envoi des bulletins de paie à optimiser

La direction générale de l’ARSEAA intervient en tant qu’appui, conseil et contrôle auprès des 11 pôles regroupant l’ensemble des activités. Chaque pôle dispose d’une direction et de services administratifs (Ressources Humaines et comptabilité). Tous les mois, chaque service RH établit la paie de son pôle et la transmet à la direction générale, qui contrôle et valide la paie pour virement. Une fois validée, chaque pôle jusqu’à lors imprimait et mettait sous pli les bulletins de paie pour remise en main propre aux salariés au sein des établissements. Elodie Savignac, gestionnaire des Ressources Humaines, précise : « La mise sous pli pouvait mobiliser jusqu’à une demi-journée pour certains pôles. Il faut ajouter à cela les délais d’envoi à chaque établissement et de remise en main propre. »

Le choix d’un partenaire de dématérialisation RH spécialiste du secteur associatif

C’est avec l’impulsion de la direction générale de l’ARSEAA que la situation évolue. « Le Directeur Général Stéphane Pareil souhaite aller de l’avant et optimiser notre façon de travailler grâce à des outils efficients et novateurs. Nous souhaitons, avec sens et éthique prendre le virage numérique dès maintenant pour ne pas avoir à avancer à marche forcée dans quelques années. » nous explique Laure Bebon, responsable Paie et Administration du Personnel, qui aura la charge de mener à bien le projet de dématérialisation des flux RH, en commençant par le bulletin de paie électronique.

L’ARSEAA et Primobox ont été mis en relation grâce à l’éditeur de logiciels de gestion EIG, partenaire de Primobox, spécialisé dans le secteur associatif, qui équipe l’association depuis de nombreuses années. Après étude de plusieurs offres de dématérialisation RH, Primobox s’est différencié grâce à sa capacité à s’interfacer avec les solutions EIG, les perspectives d’évolution de sa solution DEMAT RH® et sa tarification.

Laure Bebon précise : « Le connecteur avec EIG permet une connexion directe et limite les traitements à effectuer pour déposer les bulletins dématérialisés. Nous souhaitions également éviter la démultiplication des fournisseurs pour simplifier la gestion. »

Une prise en main rapide pour les RH et les salariés

Grâce à l’accompagnement personnalisé apporté par la chargée de compte Primobox dédiée à l’ARSEAA, l’équipe RH se familiarise rapidement à DEMAT RH® comme l’indique Elodie Savignac : « La solution est accessible et intuitive, son ergonomie la rend très simple à utiliser au quotidien. »

Laure Bebon précise : « Notre chargée de compte a pris le temps de nous former et a su anticiper nos demandes. Elle est très réactive et à l’écoute en cas de besoin. »

L’ARSEAA a organisé une campagne de communication à destination des salariés pour les informer de la mise en place de la dématérialisation. En parallèle les directions de chaque pôle sont sensibilisées au projet afin d’en devenir ambassadrices auprès des salariés au sein des établissements. Le projet est lancé en 3 mois et l’accueil est positif, tant de la part des pôles que des salariés eux-mêmes.

Des bénéfices tangibles

« Nous sommes enthousiastes sur ce projet, DEMAT RH® fonctionne bien et nous permet de libérer du temps au profit de missions plus importantes » déclare Elodie Savignac. « Le changement est indolore pour nos salariés, ils en sont satisfaits. Nous avons constaté peu de refus » ajoute Laure Bebon. En effet le taux d’adhésion au bulletin de paie électronique de l’ARSEAA s’élève à 93%. L’ARSEAA poursuit sa stratégie numérique et prévoit de mettre en place la signature électronique des contrats de travail en 2020.

 

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