Même si nous n’en avons pas complètement fini avec la pandémie, la sortie de la crise sanitaire se profile et, avec elle, l’entrée dans un « monde d’après Covid » différent. Car la transformation digitale n’a pas seulement aidé les entreprises à poursuivre leur activité, notamment en permettant le télétravail : elle s’est aussi accélérée, révélant de nouveaux enjeux et priorités. Voici deux enseignements que nous a apportés cette période sur la dématérialisation, élément de réussite clé de la transformation digitale des entreprises dans l’ère qui s’ouvre.

 

Pas d’expérience collaborateur satisfaisante sans dématérialisation de qualité

Durant la pandémie, toutes les entreprises dont l’activité le permettait se sont efforcées de mettre en place le télétravail. Largement plébiscitée par les salariés et les employeurs l’ayant généralisé depuis le premier confinement, cette modalité est appelée à perdurer, voire à devenir la norme, dans toutes les fonctions pouvant s’exercer dans un bureau.

 

Pourtant, le télétravail ne va pas sans poser un certain nombre de questions. Il y a d’abord celles de l’isolement et du risque de surengagement des collaborateurs, deux sujets qui vont imposer un dialogue social dédié dans nombre d’entreprises, et sans doute un encadrement légal plus précis de la part de l’exécutif.

Il y a aussi, avant toute chose, la qualité du service RH rendu au collaborateur travaillant à distance. Sans processus RH dématérialisés conformes, clairs, fluides et sécurisés, la mise en place du télétravail génère des risques d’insatisfaction des collaborateurs et de détérioration des relations avec les équipes.

 

La dématérialisation des documents papier a pris tout son sens durant la pandémie en permettant de traiter, malgré la distance, les interactions incontournables entre le collaborateur et son employeur : signature électronique des contrats de travail (nouvelles embauches, mais aussi renouvellement de CDD…), envoi des documents RH tels que les mises en quatorzaine, le bulletin de paie électronique…

 

Outre une simplification de leurs procédures administratives, les entreprises équipées d’une solution de dématérialisation moderne ont pu maintenir une communication suivie avec les salariés tout en optimisant leur expérience collaborateur, notamment :

– en permettant aux collaborateurs non équipés d’un ordinateur de recevoir tout document via leur smartphone (un atout fort des solutions pensées « mobile first »)

– en leur apportant le confort d’un espace personnel sécurisé pour stocker leurs documents et gérer leur dossier en ligne.

 

Certes, tant qu’existeront des métiers manuels, le télétravail ne se généralisera évidemment pas dans toutes les entreprises de France. Mais pourquoi exclure les « cols bleus » des bienfaits du digital et de la dématérialisation ?

Le taux d’équipement des particuliers en smartphones suffit à comprendre qu’une dématérialisation RH performante pour tous est non seulement possible, mais que c’est aussi, désormais, un passage obligé pour les entreprises souhaitant simplifier leurs processus RH, optimiser l’expérience collaborateur de leurs équipes et dynamiser leur marque employeur.

La sécurité des données est devenue un enjeu décisif

Dès mars 2020, la mise en place du télétravail a représenté un risque fort pour les entreprises qui n’y étaient pas préparées. S’il est relativement facile de se servir d’emails et de mettre en place des visioconférences, certains problèmes se sont fait jour, comme celui de la sécurité des données des salariés.

En multipliant les échanges et les portes d’accès aux données sensibles de l’entreprise, le télétravail accroît le risque de cyberattaques, naturellement plus élevé en temps de crise.

Sensibilisés à la cybersécurité dans leurs usages digitaux privés, tels que les achats en ligne, les collaborateurs attendent de leur employeur qu’il assure la sécurité et la confidentialité de leurs données de façon irréprochable.

 

Un certain nombre de bonnes pratiques peuvent et doivent être adoptées par les entreprises : fourniture d’un ordinateur et d’un téléphone dédiés au travail aux salariés concernés, liste de contacts à joindre pour les questions de sécurité, mise à disposition d’outils de collaboration en ligne… La CNIL a d’ailleurs établi en mai 2020 une liste de recommandations pour la mise en place du télétravail. 

Par ailleurs, sécuriser la dématérialisation suppose également de restreindre l’accès aux données sensibles exclusivement aux personnes concernées. Il est recommandé aux entreprises de s’orienter sur une solution de dématérialisation proposant différents niveaux d’accès à l’information selon la fonction exercée. Un gestionnaire de paie, par exemple, n’aura ainsi accès qu’aux informations indispensables à l’établissement de la paie des salariés, là où un DRH pourra accéder à d’autres données plus confidentielles.

Le télétravail nous a aussi rappelé, durant la pandémie, que la mise en place de solutions digitales n’est pas forcément sans risques pour l’état physique et psychologique des collaborateurs. De quoi nourrir les arguments de ceux qui voient dans la transformation digitale de l’entreprise une déshumanisation de celle-ci.

L’un des grands enjeux est donc aussi, pour les DRH de l’après Covid, de s’assurer que toute innovation technologique est aussi porteuse d’un mieux-être pour les salariés. C’est en prenant en compte les impacts des innovations prévues sur le quotidien des salariés, en expérimentant et en testant avec eux, en recueillant les remarques et aspirations des collaborateurs via les managers, que la transformation digitale peut susciter l’adhésion et l’engagement des hommes et des femmes de l’entreprise.