La pandémie de COVID-19 a bouleversé toutes les habitudes, nous amenant à repenser notre manière de travailler durablement. Sans le numérique, toute notre économie aurait été à l’arrêt et l’ensemble de la population active n’aurait pas pu continuer à travailler.

La transformation digitale concerne tous les services dans les entreprises. Les Ressources Humaines n’y échappent pas, priorisant des projets qui étaient prévus à plus long terme. Quelles sont les raisons qui provoquent l’accélération des besoins de dématérialisation ?

Gommer les distances, un nouvel enjeu pour les entreprises

Aujourd’hui, alors que les transactions en face-à-face sont impossibles, l’expérience du numérique s’impose. Les entreprises disposant d’une solide base digitale ont été capables d’adopter rapidement de nouvelles méthodes de travail.

Les directions, les plus frileuses par la mise en place de mesures, permettant le télétravail notamment, ont dû réagir vite et ont trouvé le moyen de s’adapter. En sortie du premier confinement puis du second, certaines entreprises ont revu leur copie en accélérant leur transformation numérique et en modernisant leur IT.

Franchir ce cap n’est pas si facile ! Cela exige un changement radical des comportements et des mentalités vers la relation de confiance, l’agilité et la responsabilisation.

Le monde post-COVID sera-t-il celui du télétravail ? Une enquête Gartner révèle que 82% des chefs d’entreprise prévoient de permettre à leurs employés de travailler à distance une partie du temps, après l’épisode COVID-19*.

La dématérialisation apparaît comme un moyen de conserver le lien avec les salariés, même à distance. En effet, la digitalisation des documents RH permet aux Ressources Humaines de simplifier et automatiser les processus administratifs et développe ainsi une relation de confiance avec les collaborateurs.

La dématérialisation, des bénéfices immédiats

La dématérialisation est une réponse à toutes les problématiques métiers et un gain de temps immédiat pour les RH, qu’il s’agisse du recrutement, de l’administration du personnel, de la paie, de la gestion des temps et activités ou bien encore de la gestion des talents.

Quelques clics suffisent pour :

  • transmettre les bulletins de paie ou les notes d’information à tous les collaborateurs,
  • faire approuver une charte de télétravail,
  • envoyer un compte-rendu du CSE,
  • signer les entretiens annuels individuels,
  • …

Une sécurisation des données et un gain de place grâce à l’archivage, un suivi et une traçabilité des documents, une augmentation de la productivité, une accessibilité garantie… les avantages de la dématérialisation sont nombreux.

L’épidémie a révélé le rôle primordial du numérique dans le maintien et l’accompagnement du travail à distance. Cette situation inédite peut donc être une opportunité de tirer parti des nouvelles technologies et d’accélérer la transformation digitale pour assurer de la motivation et de l’engagement de la part des collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail.

De l’embauche à la sortie du collaborateur, la solution DEMAT RH® permet de traiter, distribuer, dématérialiser et stocker tous les documents qui concernent l’ensemble du parcours de vie d’un salarié en entreprise. Le gain de temps est considérable ce qui permet aux RH de se recentrer sur leur cœur de métier : faire vivre des individus au sein d’un collectif et le tout dans la meilleure harmonie possible.

Cultura précise que « Primobox a su nous proposer une solution simple d’accès pour nos 92 sites. Aujourd’hui, nous gérons près de
4 000 bulletins de paie tous les mois en moins de 10 minutes avec la solution DEMAT RH. ».

Oublié le casse-tête de la mise sous pli, des envois postaux ou bien de la remise en main propre des documents RH !

Pour conclure, la crise sanitaire a sans aucun doute bouleversé tous les codes. Les besoins des Ressources Humaines deviennent plus précis et se doter d’une solution de dématérialisation des documents RH devient un projet prioritaire.

Et vous ? La dématérialisation vous permet-elle de rester connectés à distance ?

* Source Gartner (Juillet 2020)
https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time