Quels documents RH dématérialiser ?

La dématérialisation est un sujet d’actualité pour les Ressources Humaines. Les nouveaux usages en entreprise, le télétravail ou encore la crise sanitaire sont autant de moteurs du changement en cours. Dématérialiser les fiches de paie est souvent le premier pas vers une gestion documentaire totalement numérique. Cependant, bien d’autres dossiers RH peuvent être digitalisés ! Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons une liste des documents RH à dématérialiser à chaque étape de la carrière de vos collaborateurs.

En intégrant la dématérialisation dès le processus d’onboarding, vous optimisez l’arrivée du collaborateur et accélérez son intégration. C’est aussi l’occasion parfaite pour les Ressources Humaines de renvoyer une image organisée et moderne, esquissant ainsi les débuts d’une expérience collaborateur soignée. Et c’est excellent pour votre marque employeur !

Dématérialisez simplement les documents RH suivants :

Les documents obligatoires :

• Contrat de travail (ou convention de stage) signé électroniquement et envoi automatique de la copie du collaborateur dans son espace personnel sécurisé
• Modalités d’affiliation à la mutuelle de l’entreprise
• Avis de visite médicale

Les documents à récupérer pour constituer le dossier du collaborateur : récoltez et conservez les pièces justificatives nécessaires

• Copie de la carte d’identité
• Attestation de sécurité sociale ou copie de la carte vitale
• Copie certifiée des diplômes
• Relevé d’Identité Bancaire etc…

Les documents informatifs :

• Règlement intérieur de l’entreprise
• Charte informatique, de télétravail…
• Livret d’accueil
• Liste des conventions collectives applicables à l’entreprise et leurs modalités de consultation
• Livret d’épargne salariale

Pour ces documents, l’utilisation d’accusés de lecture se révèle particulièrement intéressante pour s’assurer de la bonne réception et de la prise en compte de l’information par le collaborateur.

Un certain nombre de documents sont à transmettre à vos collaborateurs chaque mois :

• Fiches de paie
• Relevés d’heures
• Ordres de mission
• Notes de frais etc…

Ou de façon plus ponctuelle

• Notes d’information
• Élections des délégués du personnel
• Résumé des réunions du CSE etc…

Transmettez-les aux collaborateurs concernés (toute la population ou seulement une partie) en quelques clics. Ces derniers les retrouveront dans leur espace personnel sécurisé (type coffre-fort électronique) où ils seront stockés pendant 50 ans.

Votre entreprise évolue, grandit, et vous accompagnez ces changements. Un collaborateur qui s’oriente sur de nouvelles missions, un contrat court qui se pérennise, ou encore les entretiens individuels annuels… Dématérialisez l’envoi (et le cas échéant la signature) de ces documents pour plus d’efficacité :

• Avenant au contrat
• Signature d’un second contrat
• Entretien individuel
• Entretien de formation
• Convocation du comité d’entreprise
• Lettre de recherche de reclassement d’un salarié déclaré inapte
• Courrier en cas d’absence injustifiée
• Décision de sanction disciplinaire
• Rapport introductif au licenciement

Quelles que soient les raisons du départ d’un salarié, il est important de soigner son expérience jusqu’au bout. Un collaborateur qui vous quitte est non seulement un ambassadeur potentiel prêt à partager avec son réseau, mais aussi une possible recrue (les employés “boomerang” sont des collaborateurs ayant quitté l’organisation à un moment de leur carrière et souhaitant y revenir après avoir progressé ailleurs).
Là aussi, la dématérialisation facilite la gestion administrative et assure une conformité légale indispensable sur les documents suivants :

• Reçu de solde de toute compte avec accusé de réception et signature électronique du reçu
• Certificat de travail
• Attestation Pôle Emploi
• Note d’information sur la portabilité de la mutuelle
• Récapitulatif des sommes épargnées et les modalités de liquidation de l’épargne salariale (si concerné)
• Signature électronique du procès-verbal de restitution des équipements professionnels (téléphone, ordinateur, badge, véhicule…)

En résumé, tous les documents importants de la carrière de vos collaborateurs sont candidats à la dématérialisation.
À la clé pour les Ressources Humaines :

• un meilleur suivi des dossiers en cours et une traçabilité précise
• une gestion documentaire et un archivage simplifiés
• des collaborateurs satisfaits qui accèdent à leurs documents RH partout, à tout moment
• un gain de temps et d’argent en supprimant la mise sous pli et les envois postaux.

Et vous, qu’attendez-vous pour mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise ?