Quels documents RH dématérialiser ?
17 Novembre 2020
La dématérialisation est un sujet d’actualité pour les Ressources Humaines. Les nouveaux usages en entreprise, le télétravail ou encore la crise sanitaire sont autant de moteurs du changement en cours. Dématérialiser les fiches de paie est souvent le premier pas vers une gestion documentaire totalement numérique. Cependant, bien d’autres dossiers RH peuvent être digitalisés ! Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons une liste des documents RH à dématérialiser à chaque étape de la carrière de vos collaborateurs.
En intégrant la dématérialisation dès le processus d’onboarding, vous optimisez l’arrivée du collaborateur et accélérez son intégration. C’est aussi l’occasion parfaite pour les Ressources Humaines de renvoyer une image organisée et moderne, esquissant ainsi les débuts d’une expérience collaborateur soignée. Et c’est excellent pour votre marque employeur !
Dématérialisez simplement les documents RH suivants :
Les documents obligatoires :
Les documents à récupérer pour constituer le dossier du collaborateur : récoltez et conservez les pièces justificatives nécessaires
Les documents informatifs :
Pour ces documents, l’utilisation d’accusés de lecture se révèle particulièrement intéressante pour s’assurer de la bonne réception et de la prise en compte de l’information par le collaborateur.
Un certain nombre de documents sont à transmettre à vos collaborateurs chaque mois :
Ou de façon plus ponctuelle
Transmettez-les aux collaborateurs concernés (toute la population ou seulement une partie) en quelques clics. Ces derniers les retrouveront dans leur espace personnel sécurisé (type coffre-fort électronique) où ils seront stockés pendant 50 ans.
Votre entreprise évolue, grandit, et vous accompagnez ces changements. Un collaborateur qui s’oriente sur de nouvelles missions, un contrat court qui se pérennise, ou encore les entretiens individuels annuels… Dématérialisez l’envoi (et le cas échéant la signature) de ces documents pour plus d’efficacité :
Quelles que soient les raisons du départ d’un salarié, il est important de soigner son expérience jusqu’au bout. Un collaborateur qui vous quitte est non seulement un ambassadeur potentiel prêt à partager avec son réseau, mais aussi une possible recrue (les employés “boomerang” sont des collaborateurs ayant quitté l’organisation à un moment de leur carrière et souhaitant y revenir après avoir progressé ailleurs).
Là aussi, la dématérialisation facilite la gestion administrative et assure une conformité légale indispensable sur les documents suivants :
En résumé, tous les documents importants de la carrière de vos collaborateurs sont candidats à la dématérialisation.
À la clé pour les Ressources Humaines :
Et vous, qu’attendez-vous pour mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise ?
Vous souhaitez être rappelé ?
Trois documents sont obligatoires dans le cadre de l'embauche d'un salarié, le contrat de travail (ou convention de stage) signé électroniquement et envoi automatique de la copie du collaborateur, les modalités d’affiliation à la mutuelle de l’entreprise et l'avis de visite médicale.
Il est aussi fortement conseillé de fournir des documents informatifs tel que le règlement intérieur, livret d'accueil et charte informatique. Plus d'informations ici.
Les dossiers du personnel doivent contenir les documents et informations relatives à chaque collaborateur :
- les documents personnels (copie de carte d’identité, RIB, copie des diplômes…)
- le contrat de travail et les avenants s’il y’en a
- les justificatifs d’absence
- les éventuelles sanctions disciplinaires