Primobox accompagne le groupe Samsic dans sa digitalisation depuis 2016. La société bretonne Samsic Propreté est un groupe leader du service aux entreprises en Europe. Deuxième entreprise de propreté en France, Samsic n’a eu de cesse de se diversifier pour mieux compléter sa gamme de services et ainsi répondre aux besoins de ses clients.

 

Samsic dématérialise 94% de ses bulletins de paie avec Primobox

Une digitalisation par étapes

Pour soutenir sa croissance et gagner en agilité, Samsic avait comme projet de se lancer dans le digital. Ce virage avait pour objectif de répondre au mieux aux exigences du marché et de permettre à l’ensemble des collaborateurs d’avoir les meilleurs outils. In fine, il s’agissait d’augmenter l’efficience du travail quotidien. Une équipe a alors été créée pour conduire un projet de dématérialisation des flux RH.

Nicolas Hoehne, directeur des systèmes RH, déclare « Les projets de modernisation de nos outils nous ont poussés à revoir nos modes de fonctionnement. En 2017, plusieurs projets sont nés, comme la dématérialisation des bulletins de salaire. Celui-ci a alors été mené en plusieurs étapes. Les cadres, les managers et les équipes du siège, soit 1 600 personnes, ont été les premiers à passer au bulletin de paie électronique. Un an plus tard, le processus a été généralisé à l’ensemble des salariés du terrain, soit à l’époque 40 000 personnes. Aujourd’hui, ce sont plus de 60 000 collaborateurs qui sont concernés.»

En effet, le taux de dématérialisation des bulletins de paie est particulièrement élevé : « À ce jour, plus de 94 % des collaborateurs du groupe ont opté pour le bulletin de salaire électronique. Cette forte adhésion vient saluer la pertinence de notre stratégie de digitalisation des flux RH et nous encourage à poursuivre la transformation amorcée. »

Des objectifs ambitieux assortis de critères de choix rigoureux

Les objectifs du projet du groupe Samsic étaient multiples. Il s’agissait à la fois de :

  • Limiter l’utilisation du papier (chaque bulletin pouvait auparavant être imprimé en 3 exemplaires),
  • Améliorer la certification des bulletins de paie,
  • Aller encore plus loin dans la démarche RSE du groupe pour renforcer l’image de marque.

C’est dans ce contexte et pour répondre à ces objectifs que la société Primobox a été sélectionnée. Samsic a alors observé plusieurs critères :

  • La capacité à les accompagner de bout en bout dans le projet de dématérialisation des bulletins de paie,
  • La qualité du relationnel avec les interlocuteurs dédiés au projet,
  • La prise en compte des processus RH internes du groupe et la capacité à s’y adapter,
  • Leur autonomie dans les évolutions de la plateforme,
  • La prise en compte de tous les prérequis permettant de mener le projet de manière sécurisée,
  • L’hébergement des données en France,
  • La possibilité d’automatiser un maximum de flux.

Gestion des volumes & automatisation des flux

Pour Samsic, l’automatisation des flux était un critère de choix incontournable. En effet, les volumes gérés chaque mois ne permettent pas d’envisager une quelconque opération manuelle. Le pilotage est centralisé au niveau des équipes SIRH (dépôt numérique, API…).

Nicolas Hoehne cite ainsi l’exemple de l’automatisation du dépôt des référentiels salariés : « Nous avons mis en place les passerelles nécessaires pour que les référentiels soient déposés dans DEMAT RH® de manière automatique chaque nuit. Vu la volumétrie, nous ne pouvons pas nous permettre de faire les choses à la main, surtout si elles sont récurrentes. »

De manière opérationnelle, cette automatisation permet aux 300 gestionnaires RH du groupe d’économiser environ 2h de travail par mois chacun.