Créé en 1996, Traiteur de Paris est spécialiste de la pâtisserie surgelée premium pour les professionnels du Food Service en France et à l’international. Mignardises, desserts individuels ou aides culinaires : 400 collaborateurs élaborent ces recettes dans deux ateliers de production en Bretagne et en Normandie. La direction et les fonctions supports sont rassemblées sur un troisième site basé à Rennes. L’entreprise rencontre un pic de saisonnalité sur la fin d’année (de septembre à décembre), entraînant le recrutement de nouveaux collaborateurs en contrats à durée déterminée. Ces contrats peuvent représenter jusqu’à 20% des effectifs.

Une organisation chronophage

Initialement deux gestionnaires de paie, mobilisées une demi-journée chaque mois, s’occupaient de l’impression et la mise sous pli des fiches de paie. L’équipe RH souhaitant réaliser un seul envoi postal avec le bulletin de paie et les tickets restaurant des salariés en bénéficiant, l’envoi était parfois reculé de quelques jours pour pouvoir rassembler les différents éléments.

Ensuite les enveloppes étaient transmises aux sites de production via une navette interne. Informelle, cette dernière était souvent réalisée par un collaborateur ou un membre de la direction lors d’une visite sur site, où la remise était effectuée en main propre. En cas d’absence, le courrier revenait au siège quelques jours plus tard où il était alors envoyé en recommandé au domicile du salarié.

Cette organisation n’était pas satisfaisante pour 3 raisons. Aurore Grill, Responsable Paie et Administration du Personnel nous explique. « Le délai entre la mise sous pli et la remise était trop long. La navette repoussait la distribution de 2 à 3 jours. Le renvoi au siège des bulletins des salariés absents pouvait prendre 1 semaine de plus, et la livraison du recommandé encore 2 jours. Ensuite, la sécurité n’était pas optimale. La transmission d’un site à l’autre, réalisée par un collaborateur, n’assure pas la confidentialité requise pour des données personnelles. Enfin, les coûts d’affranchissement des courriers recommandés auraient pu être affectés à d’autres postes de dépense. »

Une démarche qui s’inscrit dans une stratégie de digitalisation globale

La distribution des fiches de paie peut être améliorée, les Ressources Humaines en sont convaincues. C’est aussi l’avis de la direction de Traiteur de Paris, qui lance en 2018 un programme global de modernisation des outils en place. « La direction nous a fait part de sa volonté de digitaliser au maximum tous les services de l’entreprise, Ressources Humaines inclues » se souvient Aurore Grill. Côté RH, cela se traduit par un changement de logiciel de gestion des temps, un nouveau SIRH mais aussi par la mise en place d’une solution de dématérialisation des bulletins de paie.

Primobox sera choisi pour sa qualité de service et le suivi du dossier, tant par l’équipe commerciale que le service client. La solution DEMAT RH s’est quant à elle distinguée par sa simplicité d’utilisation, confirmée par Aurore Grill : « Le processus est logique, la plateforme est intuitive. C’est très simple à utiliser. »

Un accueil positif pour un projet réussi

Grâce à DEMAT RH, l’envoi des bulletins de paie ne bloque plus les gestionnaires de paie au-delà de quelques minutes par mois. « C’était une tâche sans valeur ajoutée. Désormais nous consacrons ce temps retrouvé à l’élaboration de la paie et au traitement des variables comme les absences par exemple » nous rapporte Aurore Grill. Elle ajoute : « DEMAT RH nous apporte un confort de travail et permet de réduire le risque d’erreur. » D’un point de vue purement financier, la suppression des courriers recommandés était aussi bienvenue.

Si les RH sont convaincus, les collaborateurs le sont aussi. « Nous avons été agréablement surpris par un taux de dématérialisation élevé » se félicite Aurore Grill. « Les collaborateurs sont ravis d’avoir leur bulletin dès le 5 du mois avec leur salaire. Ils sont autonomes pour utiliser leurs fiches de paie comme ils le souhaitent. ». Elle ajoute : « C’est un changement simple, qui va dans le sens du temps. ». La direction aussi est satisfaite de ce projet, qui s’inscrit totalement dans sa stratégie de digitalisation globale de l’entreprise.

Une solution à toute épreuve

En 2020, Traiteur de Paris a traversé la crise sanitaire comme toute la France. Les fonctions supports ont été placées en télétravail, dont les Ressources Humaines. La dématérialisation a pris un sens particulier à cette occasion, permettant aux collaborateurs de continuer à recevoir leurs bulletins de paie en temps et en heure. Aurore Grill se souvient : « La dématérialisation est arrivée au bon moment. Honnêtement sans DEMAT RH je ne sais pas comment nous aurions fait pendant les confinements. C’était un poids en moins à gérer pour notre équipe. Je suis contente que DEMAT RH ait été mis en place ! »

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