Créée en 1964, La Vie Active est une association reconnue d’utilité publique en 2002. Son activité couvre tous les secteurs du médico-social : l’enfance, les adultes en situation de handicap, les personnes âgées, le social, le travail, la formation et l’humanitaire. La Vie Active compte 90 établissements et services employant 3 915 salariés dont 1 000 travailleurs en situation de handicap.

Une volonté forte d’améliorer les processus RH

Le siège de La Vie Active, situé à Arras, centralise les fonctions supports dont les Ressources Humaines. Les documents (bulletins de paie, documents de fin de contrat) sont imprimés et envoyés à chaque site où la comptabilité de l’établissement les met sous enveloppe et les distribue à chaque collaborateur sur son lieu de travail.

Par son activité médico-sociale, l’association émet également plus de 400 contrats de travail chaque mois. Les établissements doivent en effet pallier les absences des salariés par des contrats courts afin d’assurer la continuité des soins prodigués aux patients. Comme les autres documents RH, les contrats sont générés au siège puis transmis à l’établissement pour être signés par les salariés. Ils sont ensuite renvoyés au siège pour recevoir la signature de la direction, puis redistribués une dernière fois aux établissements qui conservent le document dans les dossiers du personnel.

« En échangeant avec la Directrice des Ressources Humaines, nous avons fait le constat que ce fonctionnement faisait perdre du temps à l’équipe et devait être amélioré. La dématérialisation constituait une bonne opportunité de simplifier la vie des établissements et de l’équipe RH en leur faisant gagner du temps. » nous explique Adrien Petit, directeur informatique de La Vie Active.

Réactivité, confiance et interopérabilité

Primobox et la solution DEMAT RH® sont sélectionnés parmi plusieurs prestataires. Adrien Petit explique : « Nous voulions travailler avec un spécialiste de la dématérialisation, sur une solution éprouvée, capable de gérer les volumes d’une structure comme la nôtre.

La relation avec les équipes très réactives ainsi que le suivi clair et régulier nous ont rassuré et ôté toute inquiétude quant au bon déroulé du projet. » L’interopérabilité de DEMAT RH® avec le logiciel de gestion paie/RH d’EIG, dont est équipé La Vie Active, a également compté dans le choix du prestataire. En effet, la connexion entre les deux outils va permettre de dématérialiser les soldes de tout compte très simplement.

Dans la continuité des échanges, la mise en place sera rapide et efficace. « Nous avons choisi de dématérialiser par étapes : d’abord les bulletins de paie, puis les soldes de tout compte et six mois plus tard la signature électronique des contrats. Ce n’est pas un projet complexe ni long à mettre en place et le gain de temps qui en résulte est immédiat. » précise Adrien Petit. Selon lui, l’accompagnement apporté par le service client fait également la différence : « Notre chargée de compte dédiée suit notre dossier depuis le début, c’est rassurant et important pour nous car elle connaît notre dossier et nos habitudes de travail. Elle est disponible en cas de besoin et nous accompagne efficacement, ce qui nous a incité à dématérialiser d’autres documents que le seul bulletin de paie. »

Des bénéfices avérés

Rapidement, le temps gagné, sur les différents traitements et les envois, est consacré à d’autres tâches. L’équipe RH et les établissements sont satisfaits de la mise en place de DEMAT RH®. Ces derniers gèrent désormais l’envoi des documents en signature en toute autonomie grâce à une solution simple d’utilisation. Ils apprécient également le classement automatique du contrat de travail dans le dossier du salarié.

Côté collaborateurs, la forte adhésion au bulletin de paie électronique est une bonne surprise pour Adrien Petit : « Nous souhaitions atteindre à minima un taux de dématérialisation de 50%. Aujourd’hui, 90% de nos salariés reçoivent un bulletin de paie électronique dans leur espace personnel sécurisé. C’est une belle réussite ! »

Un an après la mise en place, la pandémie de COVID-19 oblige la France à se confiner. DEMAT RH® s’affirme alors comme un vrai atout. « C’est un vrai plus. Nous avons évidemment été impactés par la crise sanitaire même si toutes nos équipes ont assuré une continuité d’activité soit sur site, soit en télétravail.

Grâce aux processus déjà dématérialisés, nous avons pu continuer à travailler. Il n’y a pas eu de coupure d’activité sur la gestion quotidienne des Ressources Humaines » selon Adrien Petit. Il conclut : « Grâce à DEMAT RH® nous sommes plus efficients. Les flux documentaires sont sécurisés et nous gagnons du temps, c’est un projet simple qui a réussi. Nous voulons aller plus loin dans la dématérialisation, notamment sur les dossiers des salariés mais aussi les factures clients.

 

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