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Semaine de quatre jours en entreprise : une tendance en plein essor
Depuis les premières tentatives menées par des entreprises pionnières ces trois dernières années, les retours d’expérience confirment l’impact positif de la semaine de quatre jours, aussi bien pour les employeurs que du point de vue de l’expérience collaborateur. De quoi inciter de plus en plus de pays à se lancer dans des expérimentations à plus grande échelle.
Des bénéfices sur la QVT, la motivation et la productivité des collaborateurs
En France, Laurent de la Clergerie, fondateur et PDG de LDLC, acteur du e-commerce, fait figure d’ambassadeur sur le sujet de la semaine de quatre jours. Depuis le passage à la semaine de 32 heures en janvier 2021, les chiffres mis en avant par le chef d’entreprise parlent d’eux mêmes : « En 2018, j’avais 1050 collaborateurs et on avait fait 500 millions d’euros de chiffre d’affaires. En 2021, on a fait 685 millions d’euros avec le même nombre de salariés. […] Aujourd’hui, 98 % des collaborateurs sont à la semaine de quatre jours. Je peux même dire qu’on a augmenté les salaires de 6,5 % il y a deux ans et de 4,5 % l’année dernière. »
LDLC fait justement partie des sept entreprises dont Cadremploi a récemment analysé les premiers enseignements du passage à la semaine de quatre jours. Chacune d’elles adopte ses propres règles du jeu, en fonction de sa culture d’entreprise. Ainsi, Elmy, fournisseur d’électricité verte, a opté pour plusieurs fondamentaux :
- le choix du jour (soit le mercredi, soit le vendredi) pour faciliter l’organisation des échanges et réunions,
- la main laissée à chaque équipe pour définir un planning en cohérence avec ses activités,
- l’accompagnement des collaborateurs par un cabinet spécialisé dans la gestion du temps et des priorités.
Également étudiés dans l’article, les rythmes de travail proposés par JouéClub et Systèmes B, permettent, avec un an de recul sur le sujet, de mettre en évidence les avantages de la semaine de quatre jours :
- des économies pour le salarié, en termes de coûts de déplacement,
- un meilleur équilibre entre les temps de vie,
- une plus grande motivation,
- une productivité maintenue,
- un impact net en termes de marque employeur.
Difficile alors de ne pas remarquer le parallèle entre ces bénéfices et les défis auxquels les services RH sont confrontés en 2022 : contexte inflationniste et revendications salariales, désengagement des salariés, flexibilité du travail…
Et si la semaine de quatre jours en entreprise était une solution à la crise de l’expérience collaborateur que traversent bon nombre d’organisations ?
Un levier de différenciation du point de vue de la marque employeur
Si les entreprises y trouvent leur compte, plusieurs études démontrent que cette formule correspond à une attente forte des salariés et des candidats. D’après une enquête internationale menée par People at Work, sept actifs européens sur dix aspirent désormais à la semaine de quatre jours, contre 26 % avant la crise sanitaire. Une étude sur le travail hybride menée par OnePoll auprès de 1000 travailleurs français révèle par ailleurs que 93 % d’entre eux accepteraient ce rythme de travail si celui-ci était proposé par leur employeur, à condition, pour la grande majorité d’entre eux, de maintenir le même niveau de salaire.
La semaine de quatre jours va-t-elle alors s’imposer pour les recruteurs comme un moyen de se différencier, et ce, quels que soient le secteur d’activité et la taille de l’entreprise ? Une récente étude de Spendesk réalisée avec l’institut YouGov met par exemple en avant le fait que quatre professionnels de la finance sur cinq seraient favorables à cette nouvelle organisation du travail. Or, à peine 20% des entreprises envisageraient d’explorer cette option.
Le risque est donc bien réel d’un décalage entre les aspirations des individus et les réponses des employeurs… Certains n’hésitent pas à franchir le pas pour se démarquer, à l’image d’un restaurateur du Gers, mis en avant par Capital, qui mise sur cette solution pour attirer des candidats.
Premiers retours d’expérience chez nos voisins européens
Si, en France, la démarche reste à l’initiative des entreprises, de plus en plus de pays se lancent dans des expérimentations plus larges. A l’image de l’Espagne, du Canada ou encore de la Nouvelle-Zélande, le Royaume-Uni s’est lancé en juin dernier avec plus de 70 entreprises. L’objectif est d’en tirer un bilan à la fin de l’année.
Un point d’étape réalisé à mi-parcours a permis de souligner les résultats positifs : 88 % des organisations participantes estiment que la semaine de quatre jours fonctionne bien, et elles sont presque aussi nombreuses à envisager, d’ores et déjà, son maintien après cette période d’essai.
Ce plébiscite anglais est corroboré par les retours d’expérience des pays où ce rythme de travail a déjà été adopté. Ainsi l’Islande, qui avait commencé à réaliser des tests dès 2015, a finalement sauté le pas en 2019. Depuis, 90 % des salariés islandais sont passés de 40 heures de travail hebdomadaire à 36 heures, sans baisse de rémunération.
Vous avez un enjeu particulier du côté de l’expérience collaborateur ? Découvrez comment la dématérialisation RH peut alléger les démarches administratives de vos salariés.
Projet digital RH : comment embarquer vos collaborateurs et réussir votre conduite du changement ?
Vous envisagez de digitaliser un processus RH mais vous craignez que vos collaborateurs n'adhèrent pas au projet ? Mais alors, à quoi bon déployer des ressources pour mettre en place un nouvel outil RH si personne ne l'utilise ?
Le succès d'un projet SIRH dépend en effet de l'acceptation de la nouvelle solution et de son utilisation. Les Ressources Humaines doivent ainsi être en mesure d'évaluer l'impact du changement sur les équipes pour les accompagner au mieux vers une modification de leurs usages.
Il est alors nécessaire de mettre en place une véritable démarche de conduite de changement. Pour vous aider à relever ce défi, nous avons construit un plan d'action inspiré des retours d'expérience de nos clients. Il vous permettra d'embarquer vos collaborateurs et d'assurer le succès de vos projets RH !
Au programme de ce replay :
- Nos conseils pour anticiper les résistances au changement en interne
- Les points de passage à suivre pour encourager et faciliter le changement
- Les leviers de communication les plus efficaces pour gagner la confiance de vos collaborateurs
- Des cas pratiques issus des projets de dématérialisation RH mis en place par nos clients.
Remplissez le formulaire pour accéder au replay !
Quiet quitting : guide de survie pour RH désorienté
La Grande Démission, dont l'ampleur a finalement été contenue en France, laisse désormais place au phénomène du "quiet quitting". Si les deux tendances témoignent d'une insatisfaction croissante des salariés, les solutions envisagées diffèrent. Dans un cas, les salariés décident de quitter leur emploi, dans l'autre, ils choisissent de rester et de redessiner eux-mêmes les contours de leur engagement au travail.
Deux cas de figure qui ont de quoi laisser perplexes les professionnels des Ressources Humaines.
Comment expliquer ce nouveau rapport au monde de l'entreprise ? S'agit-il d'une tendance de fond ou d'un phénomène de mode ? Comment les employeurs peuvent-ils composer avec ?
Primobox vous donne toutes les clés pour mieux appréhender cette nouvelle philosophie du travail et pour y adapter votre expérience collaborateur.
Sommaire :
- Quiet quitting : de quoi parle-t-on ?
- Comprendre l'origine de cette démission silencieuse
- Les leviers d'action des Ressources Humaines face au quiet quitting
Quiet quitting : de quoi parle-t-on ?
Le quiet quitting (ou démission silencieuse en français) est un phénomène qui a émergé outre-Atlantique sur le réseau social Tik Tok, au cours de l'été 2022. Il a ensuite été popularisé en France entre les mois d'août et septembre.
Concrètement, un salarié adepte du quiet quitting ne fait que le strict minimum dans le cadre de ses fonctions. L'idée n'est pas de bâcler son travail, il s'agit davantage de faire ce pour quoi il est payé. Ni plus, ni moins.
- Respecter scrupuleusement les horaires définis dans son contrat
- Ne plus répondre aux emails ou aux appels en dehors de ses heures de travail
- Prioriser soi-même les tâches quand la direction considère que tout est urgent
- Refuser d'effectuer les tâches d'un collègue qui n'aurait pas été remplacé
On peut donc voir cette démission silencieuse comme une manière de quitter mentalement son emploi. Les salariés qui y ont recours dressent des barrières parfaitement étanches entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle pour se préserver du stress qu'engendre un rythme de travail trop soutenu.
Si le quiet quitting est une forme de désengagement professionnel, il n'est alors pas surprenant qu'il se propage si rapidement en France compte tenu du niveau d'implication et d'enthousiasme constaté chez les travailleurs de l'hexagone. En effet, selon l'étude du cabinet de conseil Gallup sur l'état des lieux du travail mondial, seuls 6% des salariés français se disent engagés, contre 14% des Européens et 21% à l'échelle mondiale.
Comprendre l'origine de cette démission silencieuse
Pour bien appréhender la portée du phénomène, il est essentiel de considérer le contexte dans lequel il a émergé. En effet, depuis le début de l'année 2020, les événements anxiogènes se succèdent : une pandémie mondiale, une multiplication des catastrophes naturelles liées au dérèglement climatique, une guerre qui tonne aux portes de l'Europe et enfin une tendance inflationniste inédite pour les moins de 55 ans.
Cette nouvelle donne pousse inéluctablement les actifs à interroger leur rapport au travail.
Quelques questions que se posent les quiet quitters (consciemment ou non) :
- Dans un monde aussi incertain, où sont mes priorités ?
- Quelle place ai-je envie d'accorder au travail dans mon quotidien ?
- Comment me définir et définir ma réussite autrement que par ma carrière ?
Le macro-environnement des entreprises favorise donc la remise en question d'un modèle établi dans lequel les salariés ont finalement le sentiment de compromettre leur temps libre au profit d'une évolution de carrière.
Mais si l'on s'intéresse de plus près aux motivations des quiet quitters, on constate que les entreprises renforcent parfois elles-mêmes involontairement cet état d'esprit parmi leurs collaborateurs. Christophe Nguyen, psychologue du travail et président du cabinet Empreinte humaine explique ainsi : « La crise sanitaire et les confinements ont fait prendre conscience aux gens qu'ils avaient aussi une santé mentale dont il fallait prendre soin ». Les questions liées aux conditions de travail et à la QVT (qualité de vie au travail) ont ainsi été propulsées sur le devant de la scène.
Les principales causes qui mènent au quiet quitting :
- La surcharge de travail
- Le burn out qui guette certains salariés
- Le non-respect du droit à la déconnexion
- Le manque de reconnaissance de la part de la hiérarchie
- Le déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Il s'agit donc d'une question de bien-être au travail.
Autre conséquence de la pandémie : la généralisation du télétravail qui a pu dans certaines situations, amenuiser le sentiment d'appartenance à l'entreprise et l'esprit d'équipe. La perte de lien peut alors mener à une perte de sens et pénaliser la motivation sur le long terme. Le groupe de réflexion La Fabrique de l'industrie explique ainsi dans un rapport paru en juin 2021 qu'avec le télétravail, « l'entreprise joue moins son rôle de lieu de construction sociale, et l'activité de travail n'est plus rythmée par des rituels matérialisés dans des lieux de rencontre précis (machine à café, couloir, cantine) ».
Inévitablement, les jeunes employés, ceux de la génération Z, sont les plus touchés par ce phénomène. En effet, lorsque ces derniers ont rejoint leur première entreprise dans un contexte de télétravail généralisé, entre deux confinements, ils n'ont pas eu l'occasion de se construire de repère dans leur univers professionnel. Et deux ans plus tard, le bilan est amer.
Les leviers d'action des Ressources Humaines face au quiet quitting
Si, comme nous l'avons détaillé, la plupart des facteurs du quiet quitting s'inscrivent dans la durée, alors il y a fort à parier que le phénomène perdure lui aussi. Les professionnels des Ressources Humaines vont donc devoir apprendre à composer avec cette nouvelle philosophie du travail, notamment en ce qui concerne les plus jeunes collaborateurs.
Comment créer un environnement de travail propice à l'engagement des collaborateurs ? Pour cela, il est essentiel de prendre en compte leurs attentes. Attention à ne pas foncer tête baissée pour mettre en place un plan d'actions basé sur vos intuitions. Nous vous conseillons de sonder l'opinion de vos collaborateurs pour ne pas déployer des efforts inutiles. La culture d'entreprise joue ici un rôle déterminant.
Enfin, ne perdez pas de vue que la génération Z est la plus sujette au quiet quitting, concentrez donc vos analyses sur leurs attentes.
Quelques bonnes pratiques RH pour éviter le quiet quitting :
-
- Sonder les attentes de vos collaborateurs en termes de QVT grâce à des questionnaires et des ateliers collaboratifs
- Déterminer et monitorer vos indicateurs de bien-être au travail
- Mettre en en place un nouveau modèle managérial axé sur la confiance et la reconnaissance
- Proposer de la flexibilité : travail hybride, horaires souples…
- Donner des preuves concrètes d'engagement sociétal et/ou environnemental
- Mettre le digital (et notamment le digital RH) au service du bien-être des collaborateurs
- Donner des perspectives d'évolution et proposer un parcours de formation cohérent pour maintenir l'employabilité des collaborateurs.
Vous l'aurez compris, le quiet quitting, au-delà d'un "buzzword" est en réalité une tendance de fond et correspond à une nouvelle manière d'appréhender le travail. Nouvelle certes, mais loin d'être éphémère. Pour éviter que les collaborateurs ne se désengagent massivement dans les mois et les années à venir, les RH ont donc un rôle central à jouer pour favoriser leur épanouissement.
Comme pour tout projet qui consiste à modifier des pratiques installées, des réticences peuvent émerger parmi vos collaborateurs. Pensez alors à préparer votre stratégie de conduite du changement RH pour favoriser l'adhésion en interne. Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc.
Cahier des charges : comment organiser et lancer efficacement un projet digital RH ?
Le guide complet pour partir du bon pied
Vous avez un projet de digitalisation RH ?
Votre objectif n°1 aujourd'hui : rédiger un cahier des charges clair et synthétique à transmettre aux éditeurs que vous souhaitez interroger.
Problème, vous ne savez pas par où commencer et vous vous demandez :
Comment structurer votre démarche en amont de la rédaction du cahier des charges ?
Quelles sont les étapes à suivre pour fournir à toutes les parties prenantes du projet une base de travail claire ?
Quelles informations doivent figurer dans votre cahier des charges pour obtenir des réponses réellement adaptées aux besoins métier ?
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« La fonction SIRH s’impose comme la courroie de transmission indispensable entre la DRH et la DSI »
D’après une récente enquête, plus d’un décideur RH sur deux estime que la crise sanitaire a eu un impact très significatif sur les priorités du système d’information RH. Qu’il s’agisse de le mettre en place ou de le faire évoluer, DRH et DSI doivent jouer la carte de la collaboration, comme l’explique Arnaud Pellissier-Tanon, maître de conférences en sciences de gestion à l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et responsable pédagogique du master SIRH.
Quel rôle doit jouer la DRH dans les démarches de transformation digitale ?
Il est important que la direction des Ressources Humaines soit motrice et adopte une posture d’agent du changement, en collaborant avec la DSI mais aussi les directions opérationnelles. Cela implique de comprendre l’ensemble des enjeux, par exemple en termes de qualité des bases de données, mais aussi de s’engager dans une démarche de transformation des pratiques et des processus RH.
Le déploiement d’un outil SIRH va avoir un fort impact sur les missions et le fonctionnement du service RH. On ne peut donc se passer d’une réflexion amont sur ce qu’est un processus de recrutement, une compétence cruciale, un talent, une action de formation ou encore une politique de rémunération.
À vos yeux, quels sont les principaux points de vigilance dans la mise en place d’un SIRH ?
Le travail préalable de remise en question des processus va contribuer au choix du bon outil – d’un point de vue technologique mais aussi, et surtout, des besoins métiers. Il faut aborder chaque projet de digitalisation sous le prisme de ses apports, de sa plus-value, pour éviter l’empilage de solutions et d’outils qui finirait par faire perdre le sens de la démarche et de ses objectifs.
Ensuite, la DSI va être en première ligne pour prendre des décisions importantes en termes de management des SI, d’architecture et d’urbanisation, d’interface, de mode SaaS ou propriétaire. En amont, elle doit opérer un diagnostic précis des outils, de leur interconnectivité, de leur pertinence. Ce travail va contribuer à inscrire le SIRH dans une stratégie de long terme, adaptée à l’historique des SI de l’entreprise.
La notion de maîtrise d’ouvrage prend tout son sens dans ces projets, impliquant une réflexion sur le schéma directeur qui va projeter dans l’avenir la transformation du SIRH, en vue des fonctionnalités qui pourraient être utiles dans 5 à 10 ans. Tout l’enjeu consiste à prendre en compte le passé et l’avenir pour trouver des réponses dans le présent.
Comment DSI et DRH peuvent-elles collaborer efficacement ? Quelles sont les bonnes pratiques ?
Je vois deux conditions d’une coopération de qualité : il faut être compétent et rester humble. Savoir de quoi on parle, écouter, ne pas chercher à s’imposer, sont autant d’attitudes qui vont permettre d’aborder les problématiques en profondeur et agir de manière pragmatique. Or DSI et DRH sont deux mondes différents, avec une culture et un langage différents. La fonction SIRH peut donc se révéler essentielle en servant de traducteur entre ces deux mondes.
Nous avons vu que le professionnel SIRH ne peut travailler efficacement que dans la mesure où il existe un schéma directeur de l’évolution du SI et de ses incidences en termes SIRH. Pour autant, j’estime préférable que cette fonction soit rattachée à la DRH pour partir de la problématique métier et conserver ce prisme tout au long du déroulement du projet.
Le défi, pour les entreprises, est de disposer de professionnels SIRH bien formés. Quel doit être leur socle de compétences, métiers comme comportementales ?
Il est tout aussi essentiel de connaître l’ensemble des sujets couverts par la fonction RH que de savoir dialoguer avec la DSI. Dans le master dont j’assure la responsabilité pédagogique, les cours de SIRH vont porter sur deux grands domaines : le traitement des données en masse et la gestion de projet. Les deux vont de pair actuellement ; les principaux projets SIRH portent de nos jours sur le Core RH et cherchent à dépasser les problèmes de qualité et disponibilité des données, sur lesquelles butent les projets d’intelligence artificielle. Sur le volet des soft skills, les compétences primordiales relèvent de la gestion de projet, ce qui implique une habileté relationnelle, un sens de l’organisation, des capacités d’animation managériale, etc.
La fonction SIRH est aussi précieuse pour venir en appui des utilisateurs. Grâce à sa connaissance fine des problématiques de terrain, elle peut mettre l’outil SIRH au service des utilisateurs et les aider à en tirer tout le potentiel opérationnel.
Gestion RH dans l'agroalimentaire : comment gommer la distance entre le siège et les sites de production ?
Le schéma est classique : un siège social, plusieurs sites de production.
Dans l’industrie agroalimentaire, l’expansion du réseau de production est un atout stratégique. Dictée par une nécessité de proximité à la fois avec les bassins agricoles et avec les consommateurs finaux, elle permet une meilleure adaptation aux contraintes et enjeux locaux.
Du point de vue du service Ressources Humaines, les bénéfices d’une organisation multi-sites sont beaucoup plus nuancés. Dès lors que la majorité des collaborateurs travaillent hors du siège, la gestion des tâches administratives du quotidien peut se transformer en casse-tête.
La dématérialisation des documents RH propose alors plusieurs clés pour fluidifier les échanges entre le service RH et les collaborateurs sur site.
Tour d’horizon dans cet article.
Réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation
Dans une entreprise organisée en réseau, la paie centralisée au siège doit ensuite être transmise dans les différents établissements. Les équipes RH peuvent alors opter pour l’envoi postal (avec des frais d’affranchissement incompressibles et en hausse chaque année) ou pour l’acheminement par navette interne (avec des délais de réception aléatoires). Une fois sur site, les bulletins sont soit distribués manuellement à chaque collaborateur soit envoyés à leur domicile par courrier. Le processus s’avère alors à la fois chronophage pour les gestionnaires RH et source d’insatisfaction pour les salariés qui tardent à recevoir leurs fiches de paie.
Aurore Grill, Responsable Paie et ADP de la société Traiteur de Paris, explique par exemple qu’avant la mise en place de la solution DEMAT RH, les bulletins papier étaient transmis aux sites de production via une navette interne informelle. La remise aux collaborateurs était ensuite faite en main propre et les fiches de salaire des salariés absents étaient renvoyées au siège puis expédiées en recommandé à leur domicile. « Le délai entre la mise sous pli et la remise était trop long. La navette repoussait la distribution de 2 à 3 jours. Le renvoi des bulletins des collaborateurs absents pouvait prendre 1 semaine de plus, et la livraison du recommandé encore 2 jours. »
Face à ce type d’organisation, la dématérialisation RH offre des solutions efficaces, tant du point de vue du confort de travail des équipes opérationnelles que de l’expérience collaborateur.
Côté RH, les membres du personnel habituellement chargés de l’impression et de la mise sous pli des fiches de salaire peuvent ainsi réaliser une économie de plusieurs heures de travail chaque mois. Une fois la paie validée, quelques clics suffisent pour envoyer les bulletins à l’ensemble des salariés. Grâce à la solution DEMAT RH, la société Traiteur de Paris a ainsi pu réduire le temps alloué à cette tâche à quelques minutes par mois.
Côté collaborateur, chacun accède à sa fiche de paie dans un temps beaucoup plus court depuis son espace personnel myPrimobox. « Nous avons été agréablement surpris par un taux de dématérialisation élevé » explique Aurore Grill de la société Traiteur de Paris. « Les collaborateurs sont ravis d’avoir leur bulletin dès le 5 du mois avec leur salaire. Ils sont autonomes pour l’utiliser comme ils le souhaitent. ».
Contrats de travail : anticiper la saisonnalité du secteur agroalimentaire grâce à la dématérialisation RH
Au-delà de la distribution des bulletins de paie, de nombreux autres processus RH sont rendus plus complexes par l’éloignement géographique entre le siège et les lieux de production. C’est par exemple le cas de la contractualisation avec les nouvelles recrues.
En effet, dans un contexte multi-sites, la rédaction d’un contrat de travail nécessite des allers-retours entre les gestionnaires RH du siège, les managers et RRH de l’établissement du futur salarié et ce dernier. La collecte des pièces justificatives, la validation du document et sa signature manuscrite par les différentes parties prenantes peuvent alors subir des délais importants.
Dans l’industrie agroalimentaire, ce constat est accentué par la saisonnalité de l’activité. La plupart des recrutements de l’année se concentrent en effet en amont des pics d’activité (fêtes de fin d’année, saison estivale…). Pendant ces périodes, les responsables des différents sites de production sollicitent quotidiennement les équipes RH du siège pour rédiger et faire signer de nouveaux contrats de travail et des goulots d’étranglement émergent.
La dématérialisation RH permet alors de soulager les services Ressources Humaines dont la charge de travail grimpe en flèche plusieurs fois par an. Deux processus peuvent ainsi être considérablement accélérés : la rédaction et la signature des contrats.
En choisissant une solution de génération de documents intégrée au SIRH, l’équipe RH économise de précieuses heures chaque mois. Les informations contenues dans le logiciel métier sont récupérées et intégrées dans des modèles de documents pré-paramétrés.
Une fois rédigé, le contrat est envoyé en un clic pour validation et pour signature aux personnes concernées. Dématérialisée, la signature se fait à distance et de manière asynchrone limitant ainsi les délais.
La digitalisation du processus de contractualisation permet donc au service RH d’aborder plus sereinement les pics de recrutement inhérents au secteur agroalimentaire. Les futures recrues bénéficient quant à elles de délais moins longs au cours de cette phase déterminante de leur parcours. Un bon point pour l’expérience collaborateur.
Dossiers du personnel dématérialisés : améliorer le partage de l’information entre le siège et les entités de production
Dans les organisations multi-sites, au-delà de la dématérialisation des documents RH, se pose la question du partage des informations liées aux collaborateurs. Stockés au format papier, les documents sont difficilement accessibles par les différentes équipes RH.
Une formalité aussi courante qu’une demande de duplicata par un salarié rattaché à une entité de production peut rapidement devenir délicate. Si les dossiers du personnel sont archivés au siège, le RRH du site ayant recueilli la demande initiale doit faire une demande à ses homologues ayant accès à la salle de stockage. Ces derniers doivent alors scanner le document et l’envoyer par email. Une tâche qui, multipliée par le nombre de lieux de production, peut s’avérer particulièrement chronophage pour les équipes RH. Du point de vue du collaborateur, le constat n’est pas plus reluisant : attendre un duplicata pendant plusieurs jours s’avère en effet difficilement entendable à l’ère de l’instantanéité !
Le partage d’information est alors grandement simplifié lorsque les dossiers du personnel sont entièrement digitalisés. En effet, ils sont rassemblés au même endroit et chaque collaborateur RH habilité y accède simplement, où qu’il soit, tout en respectant les règles de cloisonnement de l’information. Les données sont accessibles par toute l’équipe en temps réel. L’avancement dans les différentes tâches du service est clair. Un coup d’œil suffit à vérifier qu’un document a été transmis ou qu’un contrat a bien été signé. L’instantanéité apportée par une solution de dématérialisation gomme les distances et réduit fortement les délais de traitement. La collaboration entre les membres de l’équipe RH rattachés aux différentes entités est facilitée.
En synthèse, retenons que dans une organisation multi-sites, la dématérialisation RH permet de décentraliser les processus documentaires et de redonner de l’autonomie aux différentes entités.
Bulletins de paie, contrats de travail… ce sont finalement l’ensemble des documents qui accompagnent le parcours des salariés qui peuvent être digitalisés. De nouvelles dynamiques de collaboration peuvent alors émerger entre le siège et les entités de production. La gestion administrative du personnel est facilitée. Enfin, chaque membre de l’équipe RH alloue son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée dans lesquelles proximité et connaissance terrain sont de véritables atouts.
Pour plus d’informations sur les spécificités d’une organisation multi-sites et les réponses apportées par la dématérialisation RH, découvrez notre livre blanc !
Vous souhaitez visualiser concrètement comment la solution DEMAT RH peut vous permettre d’améliorer la gestion RH de votre organisation multi-sites ? Demandez-nous une démo
Rencontre avec Andréa Philippe, juriste et DPO chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés.
Cette semaine, découvrez le portrait d'Andréa, juriste et DPO chez Primobox. Elle vous explique notamment comment elle participe à améliorer la protection des données à caractère personnel que vous nous confiez.
Peux-tu te présenter en quelques mots et nous parler de ton parcours ?
"Je m'appelle Andréa, je suis juriste et DPO chez Primobox. Après avoir obtenu ma licence en droit privé, j'ai suivi une formation spécialisée en droit du numérique avec la volonté de m'orienter vers un métier lié à la protection des données. J'ai ensuite rejoint Primobox en juillet 2020."
Quelles sont tes missions au quotidien ?
"Mes missions se découpent en deux catégories.
Il y a d'abord toute la partie juridique. Au quotidien, cela implique de nombreuses négociations contractuelles avec nos prospects et nos prestataires. J'accompagne aussi l'équipe commerciale dans la rédaction et la relecture des contrats et avenants. Enfin, lorsque nous recevons un cahier des charges de la part d'un prospect, je participe à l'élaboration de notre réponse et j'interviens pour compléter les questionnaires RGPD, juridique et sécurité.
Ensuite, il y a le volet DPO de mon poste. Il consiste à gérer la conformité RGPD de Primobox. Pour cela, je suis amenée notamment à :
- Créer et mettre à jour le registre des activités de traitement pour avoir une vue d'ensemble de la manière dont sont utilisées les données personnelles chez Primobox, que l’on agisse en tant que responsable de traitement ou sous-traitant,
- Réaliser des analyses d'impact pour ensuite construire des traitements de données respectueux de la vie privée de nos prospects et clients,
- Conduire des audits RGPD pour vérifier la conformité des traitements de données au sein de chaque service et mettre en place des plans d’actions en conséquence le cas échéant,
- Participer à l’élaboration des nouvelles fonctionnalités afin d’en garantir la conformité RGPD par défaut et dès la conception,
- Gérer la sous-traitance et les procédures internes liées à la protection des données."
Depuis ton arrivée, qu'as-tu mis en place pour améliorer la protection des données des clients de Primobox ?
"En tant que DPO, l'un de mes principaux objectifs est d'assurer la confidentialité des données de nos clients. C'est une préoccupation centrale, à la fois pour nos clients et pour nous ! Cela passe en partie par un travail de sensibilisation des collaborateurs de Primobox. L'objectif est que chacun s'approprie les grands principes du RGPD, son importance et donc son intérêt. J'ai par exemple mis en place des ateliers annuels en petits groupes pour faciliter la compréhension de ce règlement qui peut paraître complexe au premier abord.
De manière concrète, en 2020-2021, j'ai organisé une présentation pour chaque service en expliquant les concepts de base du RGPD. Depuis, je renouvelle cet atelier une fois par an pour travailler sur les besoins particuliers et les traitements mis en place au sein de chaque équipe, en fonction des retours des collaborateurs. Enfin, chez Primobox la sensibilisation RGPD fait partie de l'onboarding. Je forme donc chaque nouveau salarié pour qu'il ait les bons réflexes dès son arrivée."
Quels sont les premiers résultats que tu constates suite à la mise en place des ateliers de sensibilisation RGPD ?
"Je pense que la force de ces ateliers est qu'ils rendent le RGPD accessible pour des personnes qui n'ont pas de formation en droit. Je fais mon maximum pour le "vulgariser" et éviter le jargon juridique. C'est une partie de mon travail que j'aime particulièrement et dont les bénéfices sont très concrets. Je remarque que cette démarche de sensibilisation porte déjà ses fruits puisque les collaborateurs sont de plus en plus autonomes et se posent les bonnes questions lorsqu’ils ont des sujets en lien avec le RGPD. La plupart du temps, ils peuvent par exemple répondre aux questions des clients en lien avec notre conformité sans que j'intervienne, et ils savent détecter les sujets pour lesquels un regard DPO est nécessaire. Mais la sensibilisation et la formation ne sont pas terminées pour autant. C'est un travail continu et quotidien. Les audits internes et les prochains ateliers de sensibilisation vont nous permettre de renforcer encore l'autonomie de chacun !"
Primobox a récemment adhéré à l'AFCDP. Peux-tu nous en dire plus ?
"Depuis quelques mois, Primobox est effectivement adhérente de l'Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (AFCDP). C'est un réseau qui permet notamment d'échanger avec d'autres DPO pour mettre en commun nos réflexions et nos pratiques quant à la conformité RGPD de nos organismes. Au-delà de cet aspect communautaire, l'association a aussi pour but de favoriser la réflexion quant aux missions du DPO, d'assurer une veille technique et juridique et de la partager entre ses membres, de favoriser les relations avec la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), etc.
Pour aller plus loin, j’ai également signé la Charte de déontologie du DPO. C'est un document qui a été conçu par l'AFCDP pour promouvoir la culture de l’éthique au sein de la communauté DPO. En le signant, je me suis donc engagée à respecter de nombreuses règles de conduite dans mes missions quotidiennes. Selon moi, l'adhésion à l'AFCDP et la signature de la Charte de déontologie du DPO représentent deux pas de plus dans la démarche de conformité RGPD et d’accountability de Primobox."
Vous vous êtes reconnu dans cet article ?
Bulletins de paie dématérialisés : faut-il mettre en place un coffre-fort numérique ?
Au premier abord, votre projet était clair : mettre en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie conforme au cadre légal.
La notion de coffre-fort numérique (ou CFN) est alors rapidement apparue au cours de vos recherches, si bien qu'aujourd'hui les deux vous semblent peut-être indissociables.
Si c'est votre cas, alors nous vous conseillons de poursuivre votre lecture. Cet article vous propose justement des explications détaillées sur les obligations légales liées à votre projet de fiches de paie électroniques.
Un objectif : vous permettre d'identifier les critères nécessaires pour un stockage des bulletins en toute conformité avec la réglementation.
Coffre-fort numérique : de quoi parle-t-on ?
Par analogie avec sa version matérielle où l’on stocke des objets de valeur, le coffre-fort numérique (ou "coffre-fort électronique" dans le langage courant) permet de stocker des documents ou tout type d'informations numériques dans un espace permettant d’en garantir la conservation et la sécurité.
Il est défini par l'article L.103 du Code des postes et des communications électroniques (1) comme un service assurant "la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l'exactitude de leur origine". Selon cette même définition, il doit également permettre :
- La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents,
- L'identification de l'utilisateur lors de l'accès au service,
- Un accès exclusif de l'utilisateur à ses documents électroniques (sauf tiers explicitement autorisés),
- La récupération de ses documents par l'utilisateur dans un format réutilisable et exploitable.
Au-delà de cette définition, la notion de coffre-fort numérique (CFN) est strictement normée par l'AFNOR. Les dispositifs techniques de conservation des fichiers numériques dans un coffre-fort numérique sont précisés dans les normes NF Z42-013 et NF Z42-020 (2).
Autrement dit, un coffre-fort numérique est un espace de stockage qui répond aux critères définis par l'AFNOR et qui permet aux entreprises d’archiver des fichiers numériques de manière sécurisée.
Est-ce pour autant le seul moyen de garantir un stockage sécurisé de vos documents RH ? Dans le cadre des fiches de paie, l'employeur a-t-il l'obligation d'opter pour des espaces de stockage de type CFN ? Que dit la loi ?
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Bulletins de paie dématérialisés : quelles obligations légales pour l'employeur ?
Il s'agit d'une notion très encadrée d'un point de vue juridique.
Conformément à l'article L.3243-2 du Code du Travail (3) l'employeur a l'obligation de remettre un bulletin de paie à ses salariés et est libre d'en choisir le format : papier ou électronique.
S'il opte pour la dématérialisation, 3 conditions doivent alors être respectées :
- Confidentialité : la sécurité des documents et de leur accès doit être assurée.
- Intégrité : le format des documents ne doit pas permettre leur modification.
- Disponibilité : les bulletins de paie doivent être stockés dans un format pérenne et leur accès doit être garanti dans le temps.
Les modalités de mise en place de la dématérialisation des fiches de paie pour les entreprises sont quant à elles précisées dans le décret d'application de la loi El Khomri (4), paru le 16 décembre 2016. D’après la Loi Travail, depuis le 1er janvier 2017, l'employeur peut donc décider de remettre les bulletins de salaire au format électronique sans autorisation préalable de ses salariés. Ces derniers peuvent toutefois décider de s'y opposer de manière individuelle.
Conformément au décret :
- L'employeur doit informer le salarié de la dématérialisation de ses bulletins de paie au minimum un mois avant le premier envoi ou au moment de son embauche. Il doit alors être averti de son droit de s'y opposer s'il souhaite le recevoir au format papier.
- Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment et sa demande doit être prise en compte dans un délai maximum de trois mois.
- L'employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie électroniques du salarié pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du collaborateur afin que celui-ci puisse justifier ses droits à la retraite si nécessaire.
- En cas de cessation d’activité du prestataire retenu par l’employeur, le salarié doit bénéficier d’un délai de trois mois pour récupérer ses bulletins de paie avant la fermeture du service.
Lors de la parution du décret, celui-ci faisait état de l'obligation pour l'employeur de choisir un service reconnu dans le Compte Personnel d’Activité (CPA). Il nous semble important de souligner qu'au moment où nous rédigeons ces lignes, cette connexion n'est techniquement plus possible. Le site internet dédié au CPA ne peut plus être consulté, et ce, quel que soit l’éditeur de dématérialisation des bulletins de paie considéré.
> Plus d'informations dans notre article dédié au CPA.
Le décret d’application de la loi El Khomri impose donc un cadre légal strict autour de la dématérialisation des fiches de paie. Pourtant, avez-vous remarqué que la notion de CFN n’y figure pas ?
Ainsi, d’un point de vue réglementaire, l’employeur n’a pas l’obligation de distribuer les bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN.
Quelles sont alors les garanties proposées par Primobox en termes de sécurité du stockage ?
Primobox : quel niveau de sécurité pour les espaces de stockage des salariés ?
Primobox propose une solution de dématérialisation RH qui permet de rédiger, envoyer, signer électroniquement et stocker tous types de documents RH (contrat de travail, avenant, fiche de paie, note d’information, solde de tout compte…). De leur côté, les collaborateurs y accèdent depuis leur espace de stockage personnel myPrimobox. Celui-ci garantit une totale conformité avec la législation sur les bulletins de paie électroniques et un niveau élevé de sécurité.
Les espaces de stockage myPrimobox répondent tout d'abord aux trois conditions énoncées par le Code du Travail sur les fiches de paie dématérialisées :
- Confidentialité : Le salarié qui dispose d'un espace myPrimobox se connecte à son espace grâce à un identifiant et un mot de passe personnalisés. Il peut également choisir d'en renforcer la confidentialité en activant la double authentification. Il est à noter que ni son employeur ni l'équipe RH n'ont accès au contenu de son espace de stockage.
- Intégrité : Conformément à l’article L. 3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie dématérialisés remis aux salariés dans myPrimobox sont préalablement certifiés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité.
- Disponibilité : Les bulletins de paie de chaque salarié sont accessibles dans leur espace personnel myPrimobox dans un format pérenne (à savoir le format pdf).
Ils respectent également les obligations liées au décret d'application de la loi El Khomri :
- Devoir d'information des salariés : Primobox met à disposition de ses clients un kit de communication qui leur permet de prévenir leurs salariés de la mise en place de la dématérialisation de leurs fiches de paie dans le délai réglementaire (1 mois minimum avant le premier envoi).
- Droit d'opposition des salariés : Chaque salarié peut choisir à tout moment s’il souhaite recevoir ses bulletins de paie au format papier ou dématérialisé. Selon l'option choisie par le service RH, le collaborateur peut soit formuler sa demande auprès de ce dernier, soit modifier le mode de réception de ses bulletins de paie directement sur son espace myPrimobox.
- Disponibilité des bulletins de paie électroniques : Ils sont stockés dans les espaces myPrimobox et disponibles pendant une durée minimale de 50 ans. Chaque client peut également choisir de les archiver dans des conditions conformes aux normes AFNOR d’archivage électronique (NF 461 et NF Z 42-013). Cette option d'archivage à valeur probante représente une sécurité supplémentaire. Elle n’est pas obligatoire ou nécessaire pour respecter la législation en matière de bulletins de paie dématérialisés.
- Possibilité de récupération des bulletins en cas de cessation d'activité : Primobox est conforme à la loi sur ce point et s'engage, en cas de cessation d'activité, à avertir chaque salarié disposant d'un espace myPrimobox de l'arrêt du service au moins 3 mois avant la fermeture effective afin de lui permettre de récupérer ses fiches de paie et autres documents RH.
Pour résumer, gardez en tête que le cadre réglementaire n'impose pas la distribution des bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN (coffre-fort numérique). Au moment de choisir un prestataire de dématérialisation RH, vous devrez toutefois vous assurer de sa conformité avec l'article L.3243-2 du Code du Travail et avec la loi El Khomri (ou loi Travail).
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Gestion automatisée des contrats de travail : 3 raisons de passer à l'action en 2022
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Les formes sont nombreuses. Les clauses, mentions et règles métiers associées sont variées. La vigilance est de tous les instants. Une question se pose alors : comment gagner du temps dans la rédaction des contrats tout en sécurisant la relation contractuelle ?
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La dématérialisation des documents de fin de contrat
Lors du départ d'un collaborateur, la liste des documents à lui faire parvenir peut être longue. Les démarches administratives à effectuer à cette occasion, bien que strictement réglementées, sont chronophages.
Nous avons donc préparé une infographie pour vous permettre de visualiser rapidement :
- la liste des différents documents à envoyer, obligatoires ou non
- un exemple de processus de dématérialisation de vos documents de fin de contrat
- les bénéfices attendus pour le service RH et pour vos collaborateurs sortants.
Téléchargez cette infographie pour découvrir comment la dématérialisation de l'envoi des documents de fin de contrat et, le cas échéant, de leur signature, peut vous permettre de fiabiliser et de fluidifier l'offboarding de vos collaborateurs.