Bulletin de paie électronique : faut-il obtenir l’accord des salariés pour le mettre en place ?

Vous envisagez de dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés mais vous vous demandez si vous avez l’obligation de recueillir leur consentement auparavant.

En un mot, la réponse est « non ». Mais nous avons l’intuition que cette réponse courte ne satisfera pas votre curiosité professionnelle.

Découvrez notre éclairage pour passer aux fiches de paie électroniques sans faire de faux pas !

 

 

Un cadre légal favorable à la dématérialisation du bulletin de salaire par défaut 

Jusqu’en 2016, l’employeur devait obligatoirement obtenir l’accord préalable des salariés pour mettre en place le bulletin de paie électronique. Aujourd’hui, cette obligation n’est plus d’actualité. Pourtant, le doute subsiste dans les esprits de nombreux professionnels RH.  

Concrètement, depuis l’entrée en application de la loi Travail le 1er janvier 2017, l’aval des collaborateurs n’est plus nécessaire. L’employeur peut choisir de dématérialiser les fiches de paie par défaut et de façon unilatérale. Ainsi, le bulletin dématérialisé est devenu la norme, et le bulletin papier, l’exception. 

Chaque salarié peut en revanche s’opposer individuellement à recevoir ses bulletins électroniquement s’il le souhaite. A ce moment-là, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour modifier le mode d’envoi au profit du format papier. Il est donc important de s’assurer que la solution retenue permette de gérer les refus des salariés. Dans les faits, les salariés doivent pouvoir revenir au papier facilement depuis leur coffre-fort numérique ou en sollicitant leur service RH. 

Autre obligation liée au bulletin de paie électronique : l’employeur doit informer ses salariés du passage à la dématérialisation au minimum un mois avant le premier envoi. Il doit également les prévenir de leur droit de s’y opposer. 

 

Dématérialiser les fiches de paie sans l’aval des salariés : quels bénéfices ?  

Si d’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de demander l’aval de vos salariés, quels sont pour autant les avantages de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie par défaut ? 

Tout d’abord, le fait d’ouvrir un coffre-fort pour tous les salariés permet de lever certaines barrières pour les plus réfractaires à la digitalisation. En préconisant de se rendre sur la plateforme pour refuser la dématérialisation, l’employeur s’assure que chaque salarié s’y connecte au moins une fois. C’est une occasion pour chacun de s’apercevoir de la simplicité d’usage de la solution retenue 

Parallèlement à cela, la dématérialisation par défaut permet de poser les jalons pour la suite de votre projet digital RH. Ainsi, il y a fort à parier que vous ayez choisi de commencer par digitaliser vos bulletins de salaire avant de généraliser cela à l’ensemble de vos documents RH (notes d’informations, relevés d’heures, soldes de tout compte…). Dans ce cas, sachez que ces documents ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les fiches de paie. L’employeur peut choisir de les envoyer au format digital sans proposer d’alternative papier. Ainsi, vos salariés s’étant déjà connectés au moins une fois à leur coffre-fort seront plus susceptibles d’aller y consulter vos communications RH par la suite. Vous créez ainsi une habitude autour du coffre-fort électronique. 

 

La dématérialisation des fiches de paie par défaut : le retour d’expérience de Clariane France 

Dans le cadre de son projet de bulletin de paie électronique initié en 2022, Clariane France a fait le choix de passer l’ensemble de ses 25 000 salariés en dématérialisation par défaut. Une décision qui faisait partie d’un vaste travail d’acculturation au digital pour les salariés les plus éloignés des outils numériques dans leur quotidien. 

Stéphanie Gaston, Responsable Projet RH de Clariane France, explique ce choix : « Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient pas d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. » 

 

Pour en savoir plus, découvrez l’intégralité du témoignage de Clariane France. Stéphanie Gaston y propose un retour d’expérience complet sur la mise en place du bulletin de paie électronique dans un contexte de fracture numérique. 

 

Nos conseils pour accompagner les salariés réfractaires au bulletin de salaire électronique 

Si vous faites le choix de dématérialiser vos bulletins de paie sans recueillir l’aval de vos salariés, attention toutefois à ne pas négliger la communication autour de ce projet. 

Commencez par mettre au point des actions adaptées à vos objectifs et au contexte de votre entreprise. Si vous décelez une fracture numérique dans votre entreprise, n’hésitez pas à accompagner vos salariés les moins à l’aise avec l’informatique pour les aider à prendre en main l’outil : démonstrations, hotline, ateliers d’aide à la connexion, webinars… De nombreuses initiatives peuvent vous permettre d’embarquer en douceur les salariés les plus réfractaires au changement. 

Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, n’oubliez pas d’intégrer le CSE dans votre démarche. Si vous n’avez aucune obligation de leur demander leur accord en amont, les représentants du personnel apprécieront toutefois d’être consultés et pourront même se révéler être de vrais alliés ! Prévoyez des sessions de questions / réponses pour lever leurs doutes potentiels sur la confidentialité des données collaborateurs par exemple. 

Enfin, pour encourager les salariés à se connecter à leur coffre-fort numérique, appuyez-vous sur des salariés ambassadeurs sur le terrain : référents RH, managers… plusieurs profils peuvent se révéler être de précieux atouts dans votre projet digital RH. 

La mise en place du bulletin de paie électronique est un enjeu pour votre organisation ? Découvrez notre solution de dématérialisation RH. 


Clariane : un projet de dématérialisation RH ambitieux dans un contexte d’acculturation au digital

Clariane : un projet de dématérialisation RH ambitieux dans un contexte d’acculturation au digital

25 000
collaborateurs
(CDD et CDI)

400
établissements
à travers toute la France

73%
des salariés ont opté pour
le bulletin de paie électronique

En 2022, Clariane France, acteur majeur du domaine de la santé, a fait le choix de mettre en place le bulletin de paie électronique pour ses 25 000 collaborateurs. Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France, revient sur les étapes du projet et fait le point sur l’accompagnement proposé par Primobox.

 

Un processus de distribution des bulletins de paie papier source d’insatisfaction

Plusieurs raisons ont motivé la décision du groupe Clariane de passer au bulletin de paie électronique, comme l’explique Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France : « La première source d’insatisfaction en interne était liée aux délais de distribution des bulletins papiers. Nous avions externalisé l’éditique mais les salariés ne recevaient leur bulletin à domicile que vers le 15 du mois ce qui engendrait des mécontentements. Nous avions aussi des problèmes de livraison avec des adresses postales inexactes. L’objectif n°1 était donc de garantir des délais de livraison beaucoup plus courts. Notre deuxième enjeu était lié à la sécurisation de la remise du bulletin à chaque destinataire. Nous pouvions rencontrer des problèmes de confidentialité puisque nous faisions des envois simples, ce qui générait, là encore, des insatisfactions. Troisième chose, nous voulions entrer dans la modernité car la ditribution des fiches de paie papier se fait de moins en moins. Régulièrement, nous avions de nouveaux collaborateurs qui nous remontaient pendant leur processus d’intégration qu’ils étaient surpris que Clariane ne propose pas de coffre-fort électronique à ses salariés. Enfin, nous avions un enjeu en termes de coûts. Avec l’inflation et la hausse des tarifs d’affranchissement, l’expédition des bulletins papiers nous coutait très cher. »

 

Les 4 raisons de Clariane France de passer au bulletin de paie électronique :

  • Réduire les délais de distribution
  • Renforcer la confidentialité des bulletins
  • Moderniser la marque employeur
  • Réduire les coûts de distribution

 

Clariane : un projet de dématérialisation RH ambitieux dans un contexte d’acculturation au digital

Un travail d’acculturation au digital nécessaire pour dépasser l’objectif initial

En initiant son projet de dématérialisation RH, Clariane France a tenu compte des différentes populations de salariés pour fixer un objectif atteignable. « Nous projetions d’atteindre au minimum 60% de bulletins de salaire dématérialisés. Finalement nous avons atteint bien plus puisque 73% de nos salariés reçoivent leurs fiches de paie dans leur coffre-fort en ligne. Au départ, nous tenions à être prudents dans nos estimations puisque nous avons une population majoritairement peu à l’aise avec l’informatique, notamment en établissements. De nombreux salariés sont vraiment très éloignés de tout l’environnement digital au quotidien, y compris des smartphones et n’ont pas d’adresse email par exemple. »

Ayant identifié que la fracture numérique qui existait au sein de son personnel pouvait freiner le projet de dématérialisation RH, le groupe Clariane a réalisé un véritable travail d’acculturation au digital. « Les référents RH de nos 400 établissements ont accompagné les salariés pour toutes les démarches au quotidien et notamment pour la création et la gestion d’une adresse email. C’était une étape nécessaire pour mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie. Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. »

En effet, les ambitions de digitalisation RH du groupe Clariane ne s’arrêtent pas là. Aujourd’hui, Clariane France mise sur la dématérialisation de l’ensemble des documents RH pour créer une habitude autour du coffre-fort, y compris pour ses salariés éloignés du digital : « Le bulletin de paie a été la première étape mais depuis l’année dernière, nous envoyons aussi nos communications RH en format électronique. Nous ne faisons plus d’envoi papier, c’est 100% digital. Pour nous, c’est l’occasion d’inciter les référents RH à aller encore plus loin dans l’accompagnement des salariés qui craignent de mettre en place le coffre-fort électronique pour recevoir leur bulletin de paie. Le fait de recevoir les communications RH dans le coffre est moins perturbant pour les équipes puisqu’il y a moins d’enjeu sur ces documents, c’est moins sensible que le bulletin de paie. Donc c’est une manière d’inciter les salariés à se connecter à leur coffre pour leur montrer l’intérêt de cet outil. Petit à petit, certains salariés qui étaient réfractaires peuvent être tentés de passer au bulletin de paie électronique. »

Stéphanie Gaston considère que ce travail d’acculturation au digital relève d’une responsabilité de l’employeur vis-à-vis des populations en situation de fracture numérique : « Dans notre société actuelle, tout est de plus en plus digitalisé. Quand on regarde les administrations et les autres services d’État, que ce soit la sécurité sociale, la CAF ou les impôts, tout se fait de manière dématérialisée aujourd’hui. Donc il faut savoir utiliser internet et avoir une adresse email. Le coffre-fort permet donc d’apporter une petite pierre à l’acculturation digitale de nos salariés, ce qui leur sert ensuite pour toutes leurs démarches personnelles. »

 

La mise en place d’un vaste plan de communication interne

Au-delà de cette démarche d’acculturation qui ciblait spécifiquement les collaborateurs les moins à l’aise avec l’informatique, Clariane a misé sur un plan de communication ambitieux pour prévenir l’ensemble des salariés du passage au bulletin de paie électronique.

« Nous avons commencé à communiquer en interne environ 2 mois avant la mise en place de la solution en procédant par lots. Nous avons commencé par les sièges en juillet 2022 pour faire un essai sur une population plutôt alerte avec ce type d’outils. Puis, à partir d’octobre/novembre, nous avons enchainé avec le déploiement dans les établissements. Je pense que la communication autour d’un tel projet doit être à la fois rassurante et participative. L’idéal est de faire des démonstrations de la plateforme et de répondre aux questions des collaborateurs car c’est ce qui permet de lever les doutes et les inquiétudes. Concrètement, nous avons mené une campagne de communication auprès de l’ensemble de nos instances représentatives du personnel, dont notre CSEC [CSE Central, NDLR], nos 8 CSE et les RPX [représentants de proximité, NDLR] situés dans nos 400 établissements. Le but était de les informer que nous allions mettre en place la digitalisation des bulletins de paie avec Primobox. C’était important pour nous que les élus sachent qui serait le prestaire pour qu’ils puissent se projeter. L’annonce a été très bien accueillie. Nous avons donné la possibilité à nos représentants du personnel de nous poser leurs questions lors de webinaires. Ils nous ont par exemple challengés sur la confidentialité des documents déposés par les salariés dans leur coffre. Ils voulaient avoir la garantie que l’employeur ne voyait pas ces documents. Nous avons alors pu les rassurer sur ce point. »

Une fois le CSE averti, l’équipe projet de Clariane France a misé sur différents canaux de communication pour s’assurer que le message soit vu par tous les salariés du groupe. « Nous avons utilisé des webinaires pour collecter les questions et constituer des FAQ. Nous avons aussi mis en place une sorte de bibliothèque digitale dans laquelle nos collaborateurs retrouvent les différents supports de communication qui ont été diffusés à l’époque, comme les flyers par exemple. Au moment de la mise en place, nous avons pu compter sur l’équipe support de Primobox, mais nous avons aussi assuré une hotline en interne. Il y avait une personne dédiée pour répondre aux questions des établissements et des référents RH. »

Le plan de communication déployé par Clariane France a permis de lever les freins potentiels chez ses salariés. Toutefois, aujourd’hui, la conduite du changement n’est pas terminée : « Notre responsable de la coordination réseau sur les questions de paie assure des réunions mensuelles avec les référents RH. Elle rappelle régulièrement l’obligation de prévenir les nouveaux collaborateurs qu’ils vont recevoir leurs fiches de paie dans leur coffre-fort. La bibliothèque digitale que nous avons mise en place avec tous les supports de communication fait aussi partie de cette démarche. Elle permet d’informer les nouveaux collaborateurs qui nous rejoignent. »

 

S’appuyer sur des salariés ambassadeurs pour renforcer la conduite du changement RH

Pour accroître la portée du dispositif de communication autour de la dématérialisation du bulletin de paie, le groupe Clariane a pu s’appuyer sur un réseau d’ambassadeurs internes.

« Notre activité étant découpée en 23 régions, nous avons 23 RRH Régionaux et 2 DRH Opérations qui nous accompagnent dans le relais des projets. De la même façon, nous nous appuyons sur une quarantaine d’ambassadeurs paie répartis dans nos établissements en France. Nous avons donc en quelques sortes croisé les feux et avons pu compter à la fois sur des personnes issues de la direction RH et sur des interlocuteurs qui travaillent quotidiennement avec leurs propres collègues dans les différentes régions. Ces équipes d’ambassadeurs nous ont permis d’accompagner le changement. Aujourd’hui, nous reproduisons cette organisation dans le cadre de nos différents projets de digitalisation RH, y compris la robotisation qui est notre enjeu 2024. »

 

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Des bénéfices concrets liés au bulletin de paie électronique

Pour le groupe Clariane, le projet de dématérialisation RH représente un succès sur plusieurs plans. Les objectifs fixés en début de projet ont ainsi été largement atteints.

Stéphanie Gaston explique : « Le premier bénéfice concerne les délais de réception par les salariés. Ils sont sans comparaison avec notre ancien système car le salarié reçoit son bulletin le jour où il est disponible pour les RH. Aujourd’hui, à partir du moment où les bulletins de paie sont disponibles, ils sont aussitôt déposés sur le sFTP. Nous savons qu’ils partent tout de suite dans les coffres-forts des salariés, Alors qu’auparavant, nous étions tributaires d’un prestataire qui faisait les expéditions sous 48 heures minimum.

Le deuxième bénéfice a trait à la sécurisation, puisqu’on sait que le bulletin est remis à un utilisateur qui pourra y avoir accès par son adresse email. On n’a plus la problématique des bulletins qui parcourent la France et pour lesquels on ne peut pas savoir s’ils ont atteint leur destinataire.

Nous avons aussi un bénéfice économique puisque les coûts de préparation et d’expédition sont moindres désormais. Il nous reste une marge de manœuvre sur ce plan-là puisqu’aujourd’hui nos courriers d’activation du coffre-fort électronique partent en papier. Le jour où nous passerons à un envoi par email, ce poste de dépenses sera encore réduit. »

Enfin, Stéphanie Gaston pointe du doigt l’avantage que représente l’automatisation des flux : « Nous avons mis en place le dépôt automatique de notre référentiel salariés, de nos bulletins de paie et de nos BSI via sFTP principalement pour une question de volume. En effet, nous avons deux campagnes par mois : une campagne régulière en fin de mois et une qui concerne les soldes de tout compte qui part entre le 5 et le 10 du mois. Celle-ci occasionne des volumes très importants puisque nous avons plus de 200 000 CDD à l’année donc autant de soldes de tout compte. »

 

Clariane : un projet de dématérialisation RH ambitieux dans un contexte d’acculturation au digital

Une relation de proximité et de confiance avec les équipes de Primobox

« Primobox nous a accompagné avec une vraie proximité. Quand nous avions des questions, nos Chargées de Relation Client Célia et Mathilde revenaient vers nous avec une réponse immédiate. Elles ont toujours été hyper réactives que ce soit pendant la phase projet ou celle de run. Encore aujourd’hui, le projet est terminé mais quand nous posons des questions, les réponses sont très rapides. Nous sommes très satisfaits de la manière dont le projet a été mené. On peut vraiment parler de ‘’business partenariat’’. 

Si on se rend compte qu’une fonctionnalité nous manque, parce que ça peut arriver, ça fait toute la différence d’avoir une équipe réactive. Nous savons que le sujet est pris en main et qu’on va nous proposer des solutions en attendant que la fonctionnalité soit développée. 

Nous avons ressenti la réactivité des équipes dès les premiers échanges, mais plusieurs autres critères ont joué au moment où nous avons choisi Primobox. Nous avons par exemple apprécié la souplesse d’utilisation de la plateforme. Nous voulions un outil qui soit simple. La disponibilité du coffre-fort dans une application mobile a aussi été un plus. En termes d’acculturation au digital c’était important pour nous. On s’est dit qu’il y avait de fortes chances pour que les populations qui n’ont pas d’ordinateur à disposition aient un smartphone. Enfin, nous avons particulièrement apprécié le fait de pouvoir co-construire, avec les équipes de Primobox, la fonctionnalité de collecte de documents qui n’existait pas au départ.  

Aujourd’hui la fonctionnalité est prête à être déployée, mais nous devons avancer en interne sur notre projet de robotisation du processus d’embauche avant de la mettre en place. Notre objectif est de simplifier ce processus à la fois pour nos candidats et pour nos référents RH qui sont chargés de suivre l’évolution du dossier candidat. La collecte de documents va grandement y contribuer. » 

 


Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

Véritable enjeu RH de l’année 2024, l’intelligence artificielle fascine les acteurs de la profession aussi bien qu’elle les inquiète.

Intégrer des programmes permettant de simuler l’intelligence humaine dans les processus RH est bien sur porteur de promesses, notamment en termes de productivité. Pourtant, ces perspectives enthousiasmantes ne doivent pas occulter la profonde transformation qu’impose l’IA à l’ensemble de la fonction Ressources Humaines.

  • Quelles sont les missions RH concernées par l’IA en 2024 ?
  • Quels sont les bénéfices que la fonction RH peut attendre de cette innovation ?
  • À quels risques la fonction doit-elle se préparer pour accueillir l’IA sereinement ?

Eléments de réponse dans notre article !

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

Sommaire :

 

L’IA s’invite dans la plupart des processus RH

L’intelligence artificielle permet aujourd’hui d’automatiser un grand nombre de processus RH, et ce, tout au long du parcours des collaborateurs.

Le recrutement et la sélection de candidats

C’est probablement la première mission pour laquelle les RH se sont appuyés sur l’intelligence artificielle, parfois sans le savoir. L’usage de la programmatique RH en est un bon exemple. Ce procédé qui consiste à diffuser de manière ciblée des offres d’emploi et des messages marque employeur auprès de candidats potentiels sur des espaces publicitaires disponibles en ligne, est utilisé en France depuis 2015. Il repose sur des algorithmes de Deep Learning, un sous-ensemble de l’IA.

Mais ce n’est pas tout. Côté rédaction d’annonce d’emploi, là aussi, l’IA se place au service des recruteurs. A l’instar d’Indeed qui a récemment intégré une IA générative d’offres d’emploi dans sa plateforme. Après avoir obtenu les réponses aux questions clés concernant le poste à pourvoir, l’outil est ainsi capable de proposer une annonce sur-mesure.

Autre cas d’usage lié au recrutement : celui de l’évaluation des candidats. Qu’il s’agisse de déceler des soft skills ou des hard skills, l’IA permet de reproduire des mises en situation pré-embauche aussi bien que des tests techniques dont les résultats viendront appuyer la décision du recruteur.

L’onboarding

Une fois les talents recrutés, les algorithmes peuvent venir en soutien des RH en créant des programmes d’intégration sur-mesure. Certains outils proposent ainsi de s’appuyer sur une analyse des préférences, des antécédents professionnels et des compétences des nouvelles recrues pour leur suggérer les bonnes ressources au bon moment.

Quelle que soit la qualité du parcours d’onboarding, les nouveaux collaborateurs sont amenés à poser de nombreuses questions au service RH pendant cette période : contrat, mutuelle, convention collective, rémunération, notes de frais… Chaque tâche administrative amène potentiellement plusieurs interrogations. Là encore, l’IA est en mesure d’apporter une solution concrète notamment à travers l’usage de bots. Ces systèmes de réponse automatisée qui reposent sur des IA génératives permettent aux collaborateurs d’obtenir des réponses rapides à leurs questions.

La gestion des talents et la mobilité interne

L’un des atouts de l’IA est d’être capable d’analyser rapidement des données venant de plusieurs sources. Appliquées dans le champ des RH, ces fonctionnalités permettent de croiser les informations concernant la performance des collaborateurs pour réaliser des bilans de fin d’année. Un excellent point de départ pour identifier les potentiels et proposer à chaque collaborateur un parcours ciblé en fonction de ses compétences et aspirations professionnelles.

En confrontant ces résultats avec des informations externes, telles que les données liées au marché de l’emploi, les RH peuvent aussi accéder à des prévisions de recrutement et de formation qui viennent renforcer leur démarche de gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC).

 

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

L’IA au service de la performance RH

Une meilleure efficacité des équipes RH

Nous l’avons vu, l’un des principaux avantages de l’IA est de pouvoir traiter des volumes importants de données beaucoup plus rapidement qu’un humain. Déchargés du travail de recherche, de synthèse et de vérification, les RH sont en mesure de prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Dans les faits, 85% des employeurs qui utilisent l’IA déclarent avoir réalisé des économies de temps et renforcé leur efficacité1. En s’appuyant sur les outils adéquats, le service RH peut alors s’affranchir des tâches les plus chronophages. Au-delà de la productivité gagnée, à terme, les économies financières peuvent s’avérer importantes.

Une position stratégique renforcée au sein de l’entreprise

Forts d’une plus grande efficacité, les professionnels des Ressources Humaines ayant recours à l’IA peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le temps gagné peut alors être consacré à l’alignement entre la feuille de route RH et la stratégie de l’entreprise. En fonction des priorités annoncées par la Direction Générale, la DRH pourra mettre l’accent sur la fidélisation des talents ou sur la marque employeur par exemple.

L’IA contribue aussi à renforcer la position stratégique des Ressources Humaines au sein de l’organisation en permettant les prises de décisions dites « data driven ». Les algorithmes se chargent de traiter les données brutes et de les travailler pour mieux comprendre les talents. Sur la base de ces résultats, les RH sont en mesure de faire des propositions pour améliorer la performance globale de l’entreprise ce qui renforce leur crédibilité en interne.

Autre atout, en s’éloignant des tâches chronophages, le service RH retrouve une marge de manœuvre pour se concentrer sur la gestion de l’humain. En interne, le rôle du service RH se trouve valorisé aux yeux des collaborateurs et de la Direction.

Des décisions plus objectives de la part des RH

En s’appuyant sur l’IA pour analyser des données concernant les candidats et les collaborateurs, les RH s’affranchissent de leurs propres biais cognitifs. Contrairement à un humain, les algorithmes n’ont pas d’a priori ou d’idées préconçues. Utilisés pour analyser des CV ou des lettres de motivation, ils peuvent par exemple apporter plus de diversité dans les recrutements. De même dans le cadre de l’évaluation des performances des collaborateurs en poste, les décisions prises sur la base des recommandations d’une IA peuvent apporter plus d’objectivité.

Une meilleure anticipation des départs et moins de turnover

Sur le plan opérationnel, l’IA peut aussi venir en soutien de la fonction RH en lui permettant d’améliorer la fidélisation des talents. La performance, l’engagement et la satisfaction des collaborateurs fournissent de nombreuses données sur leur trajectoire. Soumises à un algorithme, elles sont rapidement analysées et permettent d’identifier les prochains départs. Les indicateurs monitorés par les RH permettent alors de mettre en place des actions en faveur de la rétention des talents. A la clé : moins de turnover et des collaborateurs plus engagés.

Malgré ces perspectives réjouissantes liées à l’IA, n’oublions pas que toute innovation technologique doit donner lieu à une réflexion sur ses implications. Ainsi, sans nécessairement parler de dangers avérés pour les RH et les entreprises, il est au moins nécessaire de se questionner sur différents plans.

 

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

Les risque de l’IA appliquée aux RH

Fuites de données, le cloisonnement est la clé

En plus de se nourrir des informations disponibles sur le web, les IA générative telles que ChatGPT capitalisent sur les informations saisies par leurs utilisateurs. Ainsi, un gestionnaire RH peut, au même titre que n’importe quel autre salarié, diffuser des informations sensibles sur son entreprise en les fournissant à l’outil. Il n’a alors pas obligatoirement conscience de contribuer à une fuite de données, n’étant pas suffisamment informé sur les risques associés à son comportement. Pour garantir la confidentialité des données, les entreprises doivent se tourner vers des solutions d’IA cloisonnées, c’est-à-dire dédiées à leur activité, voire dans certains cas, vers le développement de solutions internes.

Biais de sélection, l’humain doit garder la main

Nous l’avons vu, l’IA permet de s’affranchir des biais cognitifs. Attention toutefois à ne pas prendre les propositions formulées par l’outil pour argent comptant. Les RH doivent impérativement garder un œil sur les résultats pour détecter d’éventuels biais qui pourraient se développer au fur et à mesure que l’algorithme analyse des données.

Ainsi, dans le cadre d’un recrutement, on pourrait imaginer qu’un algorithme détecte que les candidats issus d’une ville en particulier ne sont jamais recrutés. Il pourrait alors être tenté de les écarter de sa sélection dès le départ. Un raisonnement qui peut sembler logique pour une intelligence artificielle, mais qui est pourtant loin d’être conforme à la réglementation européenne en la matière.

Selon l’article 22 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) « La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé […] produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire. »

Autrement dit, dans le cadre d’un recrutement ou de toute autre prise de décision concernant un candidat ou un collaborateur, un membre de l’équipe RH doit impérativement garder la main. Toute personne décelant qu’une décision l’affectant a été prise sans intervention humaine est en droit de s’y opposer.

Cette obligation a été confirmée par l’AI Act, adopté par le Parlement européen en juin 2023. Cette loi, qui vise à mieux réguler l’utilisation de l’intelligence artificielle, établit un spectre de risques allant de « minime » à « inacceptable » sur lequel sont répartis tous les cas d’usage. Le texte classe notamment toutes les IA appliquées au recrutement et à la gestion des salariés entre ces deux extrémités, dans la catégorie « à haut risque ». Cette classification est justifiée par le fait que ces systèmes « peuvent avoir un effet sur la carrière future et la vie des personnes concernées ». Elle n’interdit pas l’utilisation des outils reposant sur l’IA dans la fonction RH mais elle incite à mettre des garde-fous en place. Parmi les préconisations : davantage de transparence et une décision finale revenant à l’humain.

Risque d’erreur et confiance aveugle

Le développement rapide de l’IA et le battage médiatique que cela suscite peuvent conduire à un emballement dans son utilisation. Les collaborateurs, RH ou non, ont tendance à accorder une confiance excessive aux résultats proposés par les IA. D’après une étude BCG, lorsque les collaborateurs utilisent l’IA pour des problèmes complexes qui sortent de leur champ de compétences, leurs performances baissent d’environ 23%2 en comparaison avec celles obtenues sans le recours à la technologie.

 

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

La formation interne, une nécessité pour accompagner le développement des IA en entreprise

Plusieurs risques associés à l’IA pèsent sur les RH. Toutefois, en dézoomant un peu, on constate que les enjeux de sécurité et d’éthique concernent en réalité tous les métiers de l’entreprise. Pallier ces risques nécessite donc de faire de la formation et de la prévention auprès des collaborateurs. Une mission qui fait justement partie du giron des Ressources Humaines.

Former le service RH et tous collaborateurs pour développer leur sens critique

Si l’utilisation d’une IA n’éradique pas toujours le risque d’erreur, les RH ont alors un rôle à jouer dans la formation des équipes. Il est crucial de les sensibiliser au fait qu’un algorithme, et a fortiori une IA générative, peut commettre des erreurs et qu’ils doivent donc être en capacité de prendre du recul par rapport aux résultats qui leur sont soumis.

Accompagner la transformation des métiers de l’entreprise

L’IA redéfinit progressivement les rôles et les missions dans tous les services l’entreprise. Les RH ne sont pas les seuls concernés. Des métiers aussi divers que les développeurs web, commerciaux, manutentionnaires, professionnels du marketing, du juridique ou encore de la relation client sont d’ores et déjà impactés. Le rôle des RH est alors d’accompagner les collaborateurs en continu dans la transformation de leur profession. Pour cela, pourquoi ne pas créer des programmes de formation adaptés pour aider les salariés à intégrer ces innovations dans leur quotidien ?

Sensibiliser en interne sur les enjeux éthiques et de sécurité liés à l’IA

67%3 des dirigeants estiment qu’il est nécessaire d’être plus vigilants en ce qui concerne les implications éthiques de l'IA. En tant que garant des valeurs, de la culture d’entreprise et du niveau de compétence des collaborateurs, le service RH doit encourager à adopter des comportements responsables en fonction des avancées technologiques.

Il peut alors être intéressant d’organiser des sessions de formation permettant des mises en situations dans lesquelles l'application de l'IA pourrait engendrer des dilemmes éthiques ou des risques réglementaires.

En résumé, comprenons bien que l’intelligence artificielle revêt deux enjeux cruciaux pour les RH. Ils doivent à la fois :

Appréhender les transformations que l’IA implique dans le cadre de leurs propres fonctions et s’y adapter,

Anticiper celles qui s’imposent à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur service, et les accompagner.

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Loi DDADUE & informations à fournir aux salariés : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Loi DDADUE & informations à fournir aux salariés : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs ont vu s’allonger la liste des informations qu’ils doivent communiquer à leurs salariés au moment de l’embauche. Si certaines informations figuraient déjà jusque-là sur le contrat de travail ou sur le bulletin de salaire, la loi DDADUE (Diverses Dispositions d'Adaptation au Droit de l'Union Européenne) impose désormais aux entreprises de fournir à leurs nouvelles recrues des informations complémentaires. L’objectif de cette loi est la mise en conformité du droit français avec le droit de l’Union européenne dans plusieurs domaines, dont celui du travail1.

 

Loi DDADUE & informations à fournir aux salariés : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Quelles informations l’employeur doit-il fournir aux salariés au moment de l’embauche ?

Au total, lors de l’embauche, l’employeur doit désormais fournir 14 informations à ses collaborateurs. Certaines doivent être communiquées dans un délai de 7 jours calendaires après le premier jour travaillé, tandis que d’autres sont à délivrer sous un mois.

Voici les 8 informations à communiquer au nouveau salarié sous 7 jours à partir de sa date d’embauche :

  • l’identité des deux parties (l’employeur et le salarié)
  • le lieu ou les lieux de travail (ainsi que l’adresse de l’employeur si elle est différente)
  • l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
  • la date d’embauche
  • s’il s’agit d’un CDD, la date de fin ou la durée prévue
  • la durée et les conditions de la période d’essai
  • le détail de la rémunération (dont les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement)
  • la durée de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et ses modalités

6 informations supplémentaires sont à fournir au nouveau salarié dans un délai d'un mois :

  • s’il s’agit d’un contrat de travail temporaire, le nom de l’entreprise utilisatrice
  • le droit à la formation assuré par l’employeur
  • la durée des congés payés ou ses modalités de calcul
  • la procédure applicable en cas de rupture du contrat de travail
  • les conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise
  • les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié et les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie

 

Comment délivrer les informations obligatoires aux salariés au moment de l’embauche ?

L'employeur a l’obligation de communiquer ces 14 informations par écrit, dans un ou plusieurs documents, qui doivent être différents du contrat de travail.

Elles peuvent être transmises sous format papier ou électronique.

Si c’est le format papier qui est retenu, alors l’employeur doit choisir un moyen conférant date certaine. En revanche, si l’employeur choisit de dématérialiser ces documents, il doit respecter 3 conditions :

  • le salarié doit pouvoir accéder aux informations transmises par voie électronique,
  • il doit pouvoir les enregistrer et les imprimer,
  • l’employeur doit conserver un justificatif de leur transmission ou de leur réception.

 

À noter : La solution DEMAT RH de Primobox vous permet de transmettre tous types de documents professionnels à vos salariés lors de l’embauche et tout au long de la relation contractuelle. Ils y accèdent ensuite de manière sécurisée dans leur coffre-fort en ligne myPrimobox, sans limite de durée. Grâce à DEMAT RH, vous pouvez donc envoyer à vos nouveaux collaborateurs un ou plusieurs documents dématérialisés contenant l’ensemble des informations obligatoires imposées par la loi DDADUE.Nos équipes sont à votre disposition pour vous renseigner. Contactez-nous

 

Sources

Informations principales sur la relation de travail : à partir du 1er novembre 2023, quels éléments doit fournir l’employeur au salarié lors de son embauche ? - Code du Travail Numérique - 02/11/2023 


Ressources Humaines : quelles perspectives en 2024 ?

Ressources Humaines : quelles perspectives en 2024 ?

Plus de 9 DRH sur 10 estiment que le rôle des ressources humaines a changé de manière radicale au cours des 5 dernières années (1). Ils sont un tiers à considérer que le rythme de ces mutations va se maintenir dans les prochaines années.

La compétence clé pour exercer dans la fonction RH semble donc aujourd’hui être l’adaptabilité. Alors pour vous permettre de vous projeter dans les challenges RH de l’année 2024, Primobox les a répertoriés pour vous.

Découvrez notre analyse dans cet article.

Ressources Humaines : quelles perspectives en 2024 ?

La qualité de l’expérience de travail : une priorité pour fidéliser les salariés en 2024

Sur un marché en tension, 83% (1) des DRH affirment que l’expérience et la satisfaction des employés sera de plus en plus une priorité pour les ressources humaines.

Un chiffre que semble confirmer le Baromètre national 2023 de la Symétrie des Attentions. Celui-ci révèle une baisse significative de la satisfaction des collaborateurs dans leur entreprise, passant de 66% en 2022 à 54% en 2023. Les secteurs les plus touchés sont l’énergie, la distribution spécialisée, la banque, la téléphonie et l’immobilier.

L’étude sur la fidélisation des salariés publiée par myRHline en octobre 2023 met en avant 3 priorités en matière d’expérience collaborateur. Autant de pistes à explorer pour bien démarrer l’année 2024 :

- La rémunération. Il s’agit du premier critère cité par les RH pour retenir leurs talents en cette période d’inflation. L’heure est donc à l’élaboration d’un système de rémunération efficace, en ligne avec les objectifs de l’entreprise.

- La flexibilité du travail. Accès au télétravail, horaires souples... La confiance accordée aux équipes est cruciale. Elle est toutefois à mettre en balance avec les questions de productivité, de créativité. Chaque entreprise doit construire ses propres indicateurs pour mesurer la pertinence de son organisation du travail.

- Les possibilités d’évolution dans l’entreprise. Le traditionnel entretien annuel semble avoir du souci à se faire, ou tout du moins sous sa forme la plus classique. A la veille de l’année 2024, une mesure plus régulière de la performance s’avère nécessaire pour détecter les souhaits de mobilité interne ou de formation et proposer des feedbacks constructifs aux équipes.

 

L’intelligence artificielle dans les RH : de nombreuses applications possibles

Depuis quelques années, et surtout depuis qu’OpenAI a rendu ChatGPT public en fin d’année 2022, l’intelligence artificielle est sur toutes les lèvres. Chaque métier tente de déceler les bénéfices qu’il va pouvoir en tirer dans le cadre de ses missions quotidiennes. Et les Ressources Humaines ne font pas exception. D’après le baromètre Cegos 2023 (2), un tiers des DRH considère que l’IA est l’un des enjeux principaux des deux années à venir.

L’IA peut intervenir dans différents processus RH. Dès l’année 2024, de nombreux champs d’application peuvent être envisagés :

- Le recrutement. De la rédaction de l’annonce au parsing des CV, l’IA permet d’automatiser les tâches les plus répétitives et chronophages de ce processus.

- L’onboarding. En analysant les préférences, les compétences et les rôles des nouveaux collaborateurs, les algorithmes peuvent créer des programmes d’onboarding sur mesure. La mise en place d’un chatbot reposant sur l’IA peut aussi permettre de traiter les questions des collaborateurs en un temps record pour une montée en compétence rapide et efficace.

- La mobilité interne et la gestion des talents. Près de trois quarts (2) des responsables RH envisagent d’utiliser l’IA pour individualiser les parcours des collaborateurs. Ainsi, en s’appuyant sur les compétences déclarées individuellement et sur les aspirations de chacun, l’IA est à même de proposer des postes ouverts en interne de manière ciblée et d’identifier les leaders de demain. Une piste de réflexion particulièrement intéressante pour répondre à l’enjeu de la mobilité interne abordé plus haut.

- L’analyse prédictive des départs. En se fondant sur l’analyse de la performance, de l’engagement et de la satisfaction des collaborateurs, l’IA permet d’identifier les prochains départs. Le département RH peut alors être proactif dans la rétention des talents. En alimentant l’algorithme avec des données externes à l’entreprise (données relatives au marché du travail par exemple), les prédictions peuvent même porter sur des besoins de recrutement et de formation.

 

La RSE, un impératif pour recruter en 2024

Face à la pénurie de candidats, les recruteurs n’ont pas d’autre choix que de s’adapter aux critères de choix de ces derniers. Or, aujourd’hui 77% (3) des salariés trouvent qu’une entreprise orientée RSE est plus attractive. La Responsabilité Sociale des Entreprises est donc une manière de se différencier et de créer un avantage concurrentiel sur un marché en forte tension.

Le respect de l’environnement est d’ailleurs la dimension la moins satisfaisante de l’expérience collaborateur, si l’on demande l’avis des principaux intéressés (4).

Alors en 2024, cap sur les actions à impact positif sur la société et l’environnement ! Voici quelques pistes de réflexion pour valoriser votre engagement RSE dans les prochains mois :

- Mettre en place des projets de labellisation. Les labels RH et RSE permettent de valoriser les pratiques de l'organisation et de booster la marque employeur. Ils peuvent attester de la qualité des conditions de travail ou d’un impact social et environnemental particulièrement positif par exemple.

- Pratiquer un management inclusif. Il s’agit de mettre en place des mesures en faveur de la non-discrimination et de l'égalité entre les collaborateurs. Reste ensuite à communiquer sur ce sujet pour faire connaître votre engagement.

- Améliorer sa responsabilité numérique. Ce volet ne fait pas partie de la définition traditionnelle de la RSE. Toutefois, le fait de sécuriser la collecte, la gestion, la conservation et le traitement des données des collaborateurs apparait comme le marqueur d’un engagement sociétal fort. Un indispensable à l’heure ou les cyberattaques se multiplient.

- Intégrer des critères RSE dans le choix des fournisseurs. Sur ce point, pourquoi ne pas commencer par mettre votre écosystème SIRH au service de vos engagements RSE ? Notre ebook sur le sujet vous permettra de savoir par où commencer.

Alors prêts pour 2024 ? Pour relever les défis qui attendent les Ressources Humaines, Primobox et Septeo HR offrent une large gamme de solutions digitales. Notre objectif : vous aider à prendre de l’avance dans les mutations qui façonnent le nouveau visage des RH. Si vous souhaitez plus d’informations, contactez-nous.

 

Sources

(1) Etude « Le nouveau visage des Ressources Humaines en 2024 » - Sage - 2023

(2) Baromètre « Transformation, Compétences et Learning » - Cegos - 2023

(3) Sondage « La RSE et les RH » - OpinionWay - 2023

(4) Baromètre Symétrie des Attentions « La satisfaction des collaborateurs en chute libre » - Académie du service et Better World - 2023


Camille Audiau, customer support manager

Rencontre avec Camille Audiau, Customer Support Manager chez Primobox

Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien.

Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés. Découvrez le portrait de Camille, Customer Support Manager chez Primobox.

 

Quelles sont tes missions au sein du pôle Clients de Primobox ?

« J’ai une double casquette, je fais partie à la fois des équipes Onboarding et Support salariés. En tant que Customer Success Manager (CSM) dans le pôle Onboarding, j’interviens aux côtés des nouveaux clients Primobox. Mon but est de lancer leur projet de dématérialisation RH et de leur permettre de prendre l’outil en main. J’organise la réunion de lancement, je paramètre le compte DEMAT RH, je forme les utilisateurs RH et je les accompagne le jour du premier envoi de bulletins de paie électroniques, s’ils en éprouvent le besoin. Ensuite, 3 mois après le déploiement, je passe la main à un Chargé de compte qui devient l’interlocuteur privilégié du client pour toutes ses demandes du quotidien.

Camille Audiau, customer support manager

Côté Support salariés, mes missions sont différentes. J’accompagne les salariés de nos clients qui rencontrent des difficultés avec leur coffre-fort myPrimobox. Ça peut être pour résoudre un problème de connexion (s’ils ont perdu leur identifiant ou leur mot de passe) ou pour les aider s’ils ne sont pas à l’aise avec l’informatique et ne retrouvent pas les documents envoyés par leur employeur par exemple. »

 

Quels sont tes objectifs et tes indicateurs de succès ?

« Je dirais que l’objectif commun entre mes deux missions c’est la satisfaction de mes interlocuteurs : celle des clients dans un cas, et celle des salariés dans l’autre. Pour la partie Support salariés, l’indicateur qu’on suit avec le plus d’attention c’est le score de myPrimobox sur le site avis-verifies.com. Il correspond à la moyenne des notes laissées par les utilisateurs après une interaction avec l’équipe Support., donc on regarde cet indicateur très régulièrement. Il reflète directement la satisfaction des salariés de nos clients. »

 

Peux-tu me donner des exemples d’actions mises en place pour améliorer la satisfaction des salariés ?

« Cette année, l’une des premières actions a été de remplacer l’identifiant des utilisateurs de myPrimobox par leur adresse email. Avant, chacun avait un identifiant qui comprenait son nom et son prénom mais on constatait que beaucoup perdaient cet identifiant. La plupart des salariés se connectent sur myPrimobox entre une fois par mois et une fois par an (au moment de la déclaration d’impôts) donc c’est normal qu’ils oublient leur login entre deux connexions. Depuis plusieurs mois, chacun s’identifie avec son adresse email, c’est beaucoup plus simple de s’en souvenir. En parallèle, on a aussi ajouté une rubrique d’aide à la connexion sur la page d’accueil de myPrimobox pour orienter les utilisateurs. Et enfin, on a retravaillé les modèles de message qu’on envoie aux salariés pour les rendre un peu plus chaleureux. Certains nous remontaient que nos réponses n’étaient pas assez personnalisées donc on a fait en sorte d’humaniser tout cela pour bien montrer que ce sont des vraies personnes qui répondent ! »

 

Avec quelles équipes collabores-tu le plus dans le cadre du Support salariés ?

« Nous sommes deux à travailler au Support salariés au quotidien, mais on collabore majoritairement avec deux équipes : le pôle Clients (dont on dépend) et le pôle Produit.

Au pôle Clients, on échange beaucoup avec les CSM. Entre autres lorsqu’ils redirigent vers nous des salariés qui sollicitent leur employeur pour se connecter à leur coffre-fort myPrimobox. Le Support salariés est justement un service qu’on propose à nos clients pour les décharger de ces demandes, donc on les invite à le remonter à leur Chargé de compte lorsque cela arrive. Dans ce cas-là, le ou la CSM nous informe et on prend le relais avec le salarié en direct pour répondre à sa question.

On travaille aussi beaucoup avec le pôle Produit pour faire évoluer la plateforme. Quand on constate qu’on a plusieurs remontées similaires, on les transmet à l’équipe Produit qui priorise les demandes et nous propose des évolutions s’il y a lieu.

On a aussi une équipe de « helpers » sur le Support salariés avec laquelle on travaille régulièrement. Ce sont des salariés de Primobox qui font partie d’autres pôles et qu’on a formés pour répondre aux demandes. Ils nous prêtent main forte quand il y a un pic de demandes, en période de paie par exemple. »

 

Selon toi, quels sont les avantages d’un support salariés géré en interne chez Primobox ?

« C’est un gros atout parce qu’on connaît notre plateforme sur le bout des doigts donc on peut répondre plus précisément qu’un interlocuteur RH qui ne manipule pas myPrimobox au quotidien. L’autre avantage c’est qu’il y a beaucoup de communication entre les équipes. Si on remarque une tendance, par exemple si les salariés d’un client font plus de remontées que d’habitude, on peut aller voir le Chargé de compte pour l’alerter. Lui ensuite va pouvoir faire le point avec le client sur ses besoins. »

 

Pour finir, qu’est-ce que tu préfères dans ton quotidien ?

« Sur mon poste, ce que je préfère c’est vraiment le fait d’accompagner des clients ou des salariés pour les aider à résoudre leurs problématiques. Sur le support, j’aime bien aller investiguer pour comprendre ce qu’il s’est passé, pourquoi tel salarié a rencontré telle difficulté et comment faire en sorte d’améliorer l’expérience des utilisateurs pour que ça ne se reproduise pas. C’est très satisfaisant de recevoir un message de remerciement quand on a réussi à débloquer une situation pour un salarié qui a besoin de ses fiches de paie rapidement par exemple.

Et plus généralement, ce que j’apprécie le plus chez Primobox, c’est la dynamique de l’équipe. On a vraiment une bonne entente entre nous, avec l’équipe Clients mais aussi avec les autres pôles. Par exemple, en ce moment avec plusieurs collègues, on prépare le marathon de New York qui va avoir lieu d’ici quelques semaines… »


Digitalisation RH : 6 étapes pour réussir votre conduite du changement

Digitalisation RH : 6 étapes pour réussir votre conduite du changement

Digitalisation RH : 6 étapes pour réussir votre conduite du changement

Vous souhaitez faire évoluer votre SIRH ? Comme pour tout projet impliquant un changement d’outil, cela va entraîner une modification des habitudes de vos collaborateurs et des utilisateurs de la solution.

Le défi est alors que toutes les parties prenantes acceptent et utilisent le nouvel outil. Votre capacité à mener une démarche de conduite du changement va donc être déterminante.

Comment organiser et accompagner le changement pour remporter l’adhésion de vos collaborateurs ?

Pour vous aider à réussir votre projet de transformation, nous avons construit un plan d'action en 6 étapes qui vous permettra d'embarquer vos collaborateurs et d’assurer le succès de votre projet de digitalisation RH.

La méthode que nous vous proposerons s’appuie sur des retours d’expérience partagés par nos clients.

Au programme :

  • Nos conseils pour anticiper les résistances au changement en interne
  • Les points de passage à suivre pour encourager et faciliter le changement
  • Les leviers de communication à actionner pour convaincre vos collaborateurs
  • Des cas pratiques issus des projets de dématérialisation RH de nos clients.

 

Regardez notre replay

 


 


Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

Conformément à la réglementation, chaque collaborateur a le droit de refuser la dématérialisation de son bulletin de paie, et ce, à n’importe quel moment. Leur adhésion peut donc évoluer au cours de leur parcours dans l’entreprise.

Dans ce contexte, suivre le succès d’un projet de dématérialisation des fiches nécessite donc de monitorer plusieurs KPI (Key Performance Indicators - ou indicateurs clés de performance). L’objectif : identifier les éventuels blocages et proposer des axes d’amélioration adaptés.

Primobox vous propose une liste de 5 indicateurs clés dans le cadre de votre projet de bulletin de paie électronique.

Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

#1 – Le taux de dématérialisation global

Le taux de dématérialisation correspond à la part des salariés d’une entreprise ayant accepté de recevoir leur bulletin au format électronique.

Le calculer permet de faire une photographie de la situation à un moment donné et de mesurer la part des salariés qui adhèrent au projet. Pourtant, ce taux seul ne fournit que peu d’informations. Sans point de comparaison, comment savoir s’il traduit une bonne ou une mauvaise performance ? Comment l’interpréter ?

Notre premier conseil est de mesurer votre taux de dématérialisation à intervalles réguliers. Vous constaterez rapidement qu’il n’est pas statique. Pour mieux suivre l’évolution de votre projet digital, nous vous conseillons de monitorer votre taux de dématérialisation chaque mois, après le dépôt des bulletins dans les coffres-forts salariés.

« Le fait de suive cet indicateur au fil du temps permet d’identifier les actions qui ont encouragé le passage à la dématérialisation, ou au contraire, celles qui ont favorisé le retour au papier. Grâce à un reporting régulier, le service RH peut par exemple détecter si l’arrivée d’un nouveau manager, la mise en place d’une newsletter interne ou d’un portail RH ont eu une incidence sur le taux de dématérialisation global », précise Agnès Turpaud, Responsable Grands Comptes chez Primobox.

Pour aller plus loin dans l’analyse, il peut être intéressant de mettre votre taux de dématérialisation en parallèle avec d’autres indicateurs :

- Comparer le taux de dématérialisation effectif avec le taux cible

Avant d’initier le projet, il est important de se fixer un objectif à atteindre. Celui-ci pourra servir de baromètre par la suite pour évaluer la réussite du projet. Agnès Turpaud nous explique « Lorsque je réalise des comités de pilotage avec nos clients, je constate que mes interlocuteur RH sont souvent agréablement surpris par le taux de dématérialisation atteint un an après le déploiement de la solution. Il est très souvent supérieur à celui qui était visé au départ ». Le témoignage d’Adrien Petit, directeur informatique de La Vie Active reflète parfaitement cet écart entre attentes et réalité : « Nous souhaitions atteindre a minima un taux de

dématérialisation de 50%. Aujourd’hui, 90% de nos salariés reçoivent un bulletin de paie électronique dans leur espace personnel sécurisé. C’est une belle réussite ! »

Découvrez l’intégralité du retour d’expérience de La Vie Active, association reconnue d’utilité publique, dont l’activité couvre tous les secteurs du médico-social.

 

- Comparer le taux de dématérialisation effectif avec les moyennes du marché

Pour compléter l’analyse du taux de dématérialisation, nous conseillons également de le comparer à la moyenne des entreprises du même d’activité et/ou de la même taille. En effet, le taux moyen constaté sera sensiblement différent selon qu’il s’agit d’un acteur du retail ou de l’industrie par exemple. Se comparer avec des entreprises aux problématiques similaires permet de se situer plus précisément et d’évaluer son éventuelle marge de progression.

 

#2 – Le taux de dématérialisation par typologie de salarié

Dans un projet de digitalisation des bulletins de paie, la conduite du changement est cruciale. La capacité du service RH à embarquer les collaborateurs est clé. Votre rôle est d’identifier les salariés réfractaires au changement pour mettre en place des actions permettant de les convaincre.

Pour cela, notre conseil est d’analyser les caractéristiques des salariés ayant refusé la dématérialisation. Vous pouvez ainsi calculer les taux de dématérialisation suivants :

- Par tranche d’âge
- Par date d’arrivée dans l’entreprise (en regroupant les arrivées par trimestres ou par semestres par exemple)
- Par nombre d’années d’ancienneté
- Par site géographique
- Par fonction (production, vente, achats, logistique…)
- Par statut (cadres, maitrises, ouvriers)

L’idée est de segmenter votre taux global pour identifier les éventuels freins à la dématérialisation. Selon les disparités qui apparaissent, cette étude peut par exemple vous permettre de déceler :

- La présence de détracteurs dans un établissement
- Un manque de communication sur le sujet dans le parcours d’onboarding
- L’impact négatif de l’arrivée d’un manager sur un site ou dans un service

Une fois ces éléments déclencheurs repérés, vous pourrez, selon les situations, mettre en place une communication ciblée sur un site ou par l’intermédiaire du CSE, une formation dédiée aux managers ou encore une refonte du processus d’onboarding.

 

#3 – Le taux d’activation des coffres-forts salariés

Pour comprendre ce qu’est le taux d’activation, il est nécessaire d’avoir en tête que les salariés ne s’étant pas opposés en amont à recevoir leur bulletin de paie au format électronique se voient tous ouvrir un coffre-fort numérique personnel. Leurs bulletins y sont ensuite déposés chaque mois. Pour les consulter, les salariés doivent activer leur coffre-fort numérique. C’est notamment à cette occasion qu’ils choisissent leurs identifiants de connexion.

Le taux d’activation représente la part de coffres-forts numériques activés parmi l’ensemble des coffres-forts numériques ouverts. Bien souvent, ce taux vous est fourni directement par votre prestataire.

Le monitorer régulièrement vous fournit des indications sur l’usage de la solution de stockage proposée à vos collaborateurs. Son suivi est donc complémentaire avec celui du taux de dématérialisation.

Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

#4 – Le taux de satisfaction en interne

Pour évaluer le succès rencontré par votre projet digital RH, il est essentiel de mesurer la part des salariés ayant un haut niveau de satisfaction parmi ceux ayant activé leur coffre-fort. Vous pouvez par exemple envoyer une communication expliquant votre démarche et renvoyant vers un questionnaire en ligne. Les résultats de l’enquête vous permettront de savoir si le coffre-fort mis à disposition des salariés répond à leurs attentes et d’identifier d’éventuels axes d’amélioration.

Connaître le ressenti des salariés n’est pas le seul bénéfice de ce type d’étude. Les résultats collectés constitueront autant d’arguments pour convaincre les éventuels réfractaires à la dématérialisation.

 

#5 – Les économies réalisées grâce à la dématérialisation

Au-delà des indicateurs qui reflètent l’adhésion au projet, vous pouvez mettre en place un suivi des impacts concrets de la dématérialisation :

- Le montant économisé chaque année

- Le report du temps de travail administratif vers des tâches à plus forte valeur ajoutée

- Les économies de CO2

Agnès Turpaud précise les objectifs de ce suivi : « Ces chiffres permettent de mettre en avant la pertinence du projet auprès de la direction. Vous pouvez également en partager certains en interne. C’est le cas notamment de l’impact sur l’empreinte carbone de l’entreprise qui a de plus en plus d’importance aux yeux des collaborateurs. »

 

Pour tout savoir sur le lien entre dématérialisation RH et empreinte carbone, téléchargez notre infographie Digital RH & RSE.

 

Comme nous l’avons vu, évaluer le succès d’un projet de dématérialisation des bulletins nécessite de monitorer plusieurs indicateurs. Le nombre de KPI importe peu. Si vous devez faire un arbitrage, concentrez-vous sur ceux qui sont en cohérence avec les spécificités de votre organisation. Le plus important est d’être régulier dans leur suivi.

 


3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH 

3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH

Vous êtes convaincu que la mise en place d’une solution de dématérialisation RH serait bénéfique pour votre entreprise ? Problème, votre Direction ne voit pas les choses de la même manière. Il y a donc fort à parier que vous ayez à défendre votre idée face à d’autres projets digitaux RH. Dans ce cas, tous ne seront pas retenus. Pour faire pencher la balance en votre faveur, mieux vaut bien connaître les attentes des personnes auxquelles revient la décision. Voici nos 3 conseils pour convaincre votre Direction d’investir dans la dématérialisation des documents RH.

 

3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH 

Mettre en avant le lien entre le projet de digitalisation RH et la stratégie globale de l’entreprise

Les enjeux de votre Direction diffèrent très certainement des vôtres. Rien de plus normal. Le tout est d’identifier les moteurs de vos interlocuteurs pour leur démontrer que votre projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.

Le fait qu’un outil digital ait le potentiel de faire gagner du temps au quotidien à l’équipe RH est bien évidemment un argument. Il peut correspondre à un premier niveau de démonstration dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie ou de mise en place de la signature électronique des contrats de travail par exemple.

Toutefois, vos mots auront plus d’impact si vous parvenez à démontrer aux décisionnaires que les processus RH en place ont des répercussions d’ordre juridique ou économique. Charge à vous de prouver que votre projet digital RH répond aux enjeux prioritaires communiqués par la Direction.

En fonction des informations dont vous disposez, vous pouvez choisir de mettre avant le fait qu’une solution de dématérialisations des documents RH va permettre de :

 

💡 N’hésitez pas à consulter les ressources associées à chaque enjeu clé. Elles vous fourniront de nombreux arguments pour défendre votre projet !

 

3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH 

Calculer le ROI de votre projet de dématérialisation RH

Au cours de vos échanges avec la Direction, la question de l’impact financier du projet que vous proposez va obligatoirement se poser. Pour avoir une longueur d’avance, nous vous conseillons de commencer par dresser la liste des différents coûts associés au processus de départ. Dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, veillez par exemple à recenser une estimation des dépenses suivantes :

  • Les frais liés à l’impression (papier, encre)
  • Les frais d’affranchissement
  • Le temps alloué aux envois de bulletins de paie chaque mois
  • Le temps nécessaire au classement des bulletins papier dans les dossiers du personnel
  • Le nombre de personnes impliquées dans le processus et leur taux horaire
  • Le cas échéant : le coût des processus externalisés (mise sous pli…)

Une fois cette liste de coûts établie, vous allez devoir définir le retour sur investissement attendu grâce à la dématérialisation RH. Notre conseil est d’aller aussi loin que possible dans la mesure de ce ROI (retour sur investissement). Vous n’aurez peut-être pas toutes les informations utiles, mais au moins deux données clés sont à portée de main :

  • Les coûts des solutions logicielles du marché et leur modèle de tarification (selon le nombre de documents envoyés, le nombre de signatures électroniques réalisées, le nombre d’utilisateurs RH de la plateforme…). N’oubliez pas d’intégrer les frais de mise en service.
  • Le nombre d’heures de travail économisées chaque mois et l’éventuel impact sur la masse salariale.

 

À noter | Pour un projet de mise en place du bulletin de paie électronique, pensez à pondérer vos estimations en fonction du taux de dématérialisation attendu. En effet, votre ROI ne sera pas le même si 95% de vos salariés acceptent de passer au format électronique, ou s’ils ne sont que 50%.

 

Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de la société Pro Impec explique la démarche de son équipe lors du calcul du ROI de la solution DEMAT RH : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. » Découvrez l’intégralité de son témoignage.

 

À noter | Dans le cadre d’un projet de mise en place de la signature électronique des contrats de travail, votre ROI peut intégrer des données chiffrées liées au risque de requalification des CDD en CDI. Par exemple, si vous constatez qu’une requalification en CDI temps plein a en moyenne lieu tous les deux ans du fait de l’absence de signature du contrat, ajoutez le montant que cela représente dans votre estimation de retour sur investissement.

Pour en savoir plus sur la signature électronique des contrats courts, découvrez notre article.

 

Pour aller plus loin et crédibiliser votre démonstration, nous vous conseillons de solliciter des personnes extérieures à votre organisation :

  • Des membres de votre réseau. Sollicitez-les via Linkedin par exemple. Au-delà des éléments liés au ROI, profitez-en pour leur demander quelles sont les erreurs à ne pas commettre.
  • Des utilisateurs des solutions que vous convoitez. Certains éditeurs seront ravis de vous partager les coordonnées de quelques-uns de leurs clients évoluant dans le même secteur d’activité que vous ou avec une problématique similaire à la vôtre.

Ils pourront vous partager leur retour d’expérience et vous aider à y voir plus clair sur l’aspect financier (mais pas seulement).

 

Stop ! On respire.

La dématérialisation RH est stratégique pour votre entreprise. Nous pouvons probablement vous aider. Découvrez notre méthode d’accompagnement à la conduite du changement ! En savoir plus.

 

Impliquer les autres services dans le projet pour cerner leurs besoins

En dehors de l’équipe métier que vous devrez solliciter pour définir les besoins fonctionnels et les points de douleur du processus actuel, plusieurs services peuvent apporter une expertise complémentaire. Les consulter vous permettra d’être plus précis dans la définition du besoin et donc, de crédibiliser le projet aux yeux de la Direction.

Vous pouvez ainsi vous appuyer sur :

  • La DSI (Direction des Systèmes d’Information). Les solliciter vous permettra d’anticiper la question de l’interopérabilité avec le reste du système d’information RH.

À noter | Les informations techniques à obtenir auprès de la DSI :

  • Les contraintes imposées en termes de protection des données
  • Une cartographie du SIRH actuel
  • Les interfaces entre les différents outils (entrantes / sortantes) et les données reprises dans chaque outil
  • Les technologies d’interfaces utilisées (SFTP / webservice)
  • Les prérequis et les limites techniques
  • Le service juridique ou le Délégué à la protection des données (DPO). Ils seront d’une grande aide pour construire votre projet conformément au RGPD.

À noter | Les informations à obtenir auprès des référents juridiques :

  • L’impact du projet en termes de RGPD
  • Le cadre légal relatif au projet. Par exemple s’il s’agit de la mise en place du bulletin de paie électronique, le service juridique pourra vous préciser les obligations de l’employeur sur ce sujet et vous alerter sur une potentielle évolution réglementaire à venir.
  • Les contraintes liées à l’hébergement des données (en France ou en Europe par exemple).

En incluant ces deux services dans la réflexion, le chef de projet s’assure d’avoir une vision globale des besoins à l’échelle de l’organisation. La clé d’un bon cadrage de projet !

 

Checklist | Pour découvrir les questions essentielles pour bien cadrer votre projet de dématérialisation RH, n’hésitez pas à télécharger notre checklist. 12 points clés pour ne rien oublier et présenter un projet en bonne et due forme à votre Direction !