Comment simplifier la collecte des pièces justificatives des candidats pour améliorer l’onboarding RH ?

Vous vous apprêtez à intégrer de nouvelles recrues ?

Tout d’abord, félicitations ! Dans le contexte actuel de pénurie de candidats, cette première étape est loin d’être facile.

Objectif désormais : les accueillir dans les meilleures conditions possibles.

D’un point de vue RH, l’onboarding commence avec la demande des documents nécessaires à l‘embauche. Un moment clé qui marque le début de la phase de contractualisation. Donc, qui dit collecte de documents rapide dit délais de contractualisation raccourcis.

L’occasion idéale de démontrer aux futurs collaborateurs l’implication du service RH dans leur prise de poste !

Dans cet article, découvrez comment améliorer l’onboarding RH de vos salariés en accélérant la collecte de leurs pièces justificatives.

 

La contractualisation : un moment clé de la relation employeur – salarié

La contractualisation est un moment charnière de la relation employeur – salarié.

Pour les RH, la période comprise entre la validation du recrutement et la signature du contrat de travail présente plusieurs risques :

• Un risque de désistement. Le candidat peut poursuivre ses recherches et accepter la proposition d’un autre employeur qui aura concrétisé l’embauche plus rapidement.
• Un risque d’ordre juridique. Dans le cas d’un CDD, si la signature du contrat intervient après le premier jour de travail du collaborateur, le risque est qu’il soit requalifié en CDI.
• Un impact opérationnel. Un retard dans la signature peut entraîner un report de la prise de poste. Dans ce cas, ce sont les équipes opérationnelles et le manager qui sont pénalisés.

 

Côté collaborateur, la période de contractualisation n’est pas plus confortable ou moins décisive. Elle correspond à :

• Un premier aperçu de la réactivité de son employeur. Le candidat utilise cette période riche en interactions pour jauger sa future entreprise : lourdeur administrative ou simplicité ? La première impression est souvent déterminante !
• Un tunnel d’incertitude. Tant que le contrat n’est pas signé, le candidat peut ressentir inconfort et insécurité à l’idée que son futur employeur lui tourne le dos.
• Une difficulté de projection dans l’entreprise. Idem, tant que le contrat n’est pas signé, le candidat aura du mal à se projeter dans ses futures missions et à s’imprégner de la culture de l’entreprise.

Au regard des différents écueils de la phase de contractualisation, il est nécessaire d’y apporter le plus grand soin ! Objectif : sécuriser les recrutements, a fortiori dans un contexte de guerre des talents.

 

 

Les enjeux d’une collecte de documents efficace

Pour bien amorcer le processus de contractualisation, la première étape est de rassembler rapidement les documents nécessaires à l’embauche.

Le candidat doit en effet fournir un certain nombre de documents :

• une photocopie de sa pièce d’identité : passeport ou carte d’identité
• son RIB
• une photocopie de sa carte vitale ou de son attestation de sécurité sociale

 

Selon le secteur d’activité et le poste concerné, le service RH peut également demander au salarié de fournir :

• son diplôme
• sa carte professionnelle
• son permis de conduire
• un justificatif de transport
• un extrait de casier judiciaire
• un titre de séjour et/ou une autorisation de travail pour les salariés étrangers

 

La liste de documents à collecter pouvant être longue, le service RH a tout intérêt à automatiser et centraliser ses demandes. Cela lui permettra notamment d’éviter les oublis, d’améliorer le suivi des documents reçus et d’alimenter les dossiers des collaborateurs.

 

Simplifier la mise à jour des dossiers RH grâce à la collecte de documents de Primobox

Pour simplifier les échanges entre le service Ressources Humaines et les candidats, Primobox a conçu une solution de collecte de documents permettant de fluidifier les actions chronophages et répétitives.

Quelles sont les étapes de la collecte de documents avec la solution DEMAT RH ?

1. Le gestionnaire RH se connecte sur la plateforme DEMAT RH. Il sélectionne les types de documents dont il a besoin ainsi que le candidat auquel il souhaite envoyer sa demande.
2. Le candidat concerné reçoit un email de notification et charge ses pièces justificatives depuis son explorateur de fichiers.
3. Le gestionnaire suit l’état d’avancement des documents reçus. Il constate en un coup d’œil si le candidat a transmis tous les documents demandés ou s’il en manque.
4. Il les valide manuellement depuis DEMAT RH.
5. Les documents sont automatiquement ajoutés dans le dossier RH du futur collaborateur.

 

Quels bénéfices les gestionnaires RH peuvent-ils attendre de la collecte de documents ?

• Une sécurisation des échanges et une meilleure conformité RGPD. En évitant les envois par email des documents personnels des candidats et collaborateurs, l’entreprise contribue à renforcer la sécurité de certaines données à caractère personnel.
• Une meilleure accessibilité des documents personnels des salariés. Automatiquement ajoutés dans les dossiers RH, les différents documents transmis au moment de l’embauche sont facilement accessibles pour l’ensemble du personnel RH autorisé. La traçabilité des échanges est donc renforcée.
• Une accélération du processus de recrutement. Les documents collectés plus rapidement permettent d’enchaîner dans un laps de temps plus court avec les étapes suivantes. Les recrutements sont finalisés plus rapidement.
• Une meilleure efficacité administrative RH. L’équipe des Ressources Humaines gagne un temps précieux sur les échanges par emails avec les candidats, les relances, etc. Autant de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la préparation du parcours d’onboarding par exemple.
• Une limitation du risque d’erreur et d’oubli grâce notamment à un suivi de l’état d’avancement des documents à collecter.

Une meilleure expérience collaborateur. Les candidats les moins technophiles bénéficient d’un parcours plus simple pour transmettre leurs documents à leur employeur.