RH & gestion des contrats courts : pourquoi les dématérialiser ?

Recruter des collaborateurs en CDD est un gage de flexibilité pour l’entreprise. Elle adapte ainsi sa masse salariale à un surcroît d’activité. Celui-ci peut être dû à une saisonnalité, lié au lancement d’un nouveau produit ou encore à un événement particulier comme un salon professionnel par exemple.

Notons qu’il existe un certain nombre de contraintes et de risques relatifs à cette gestion des contrats courts, mais qui sont contournables simplement grâce à un outil de dématérialisation des flux RH :

• La gestion doit être rigoureuse afin d‘assurer la conformité légale indispensable à l’entreprise. À défaut, elle prendrait des risques juridiques. Par exemple voir un renouvellement de CDD se requalifier en CDI si le contrat n’est pas transmis et signé à temps. Cela implique de consacrer une part importante et régulière de son temps sur de la relance auprès des retardataires pour récupérer les documents signés en temps et en heure.
• Cette activité bloque aussi du temps sur des tâches répétitives et peu valorisantes pour les collaborateurs qui en ont la charge : génération du contrat, impression, mise sous pli, envoi… Elle pèse sur la productivité du service RH par la récurrence et l’aspect chronophage de ces tâches. Cela limite également la réactivité : il est moins aisé de donner rapidement un retour par contrat quand cela implique de passer par toutes les étapes citées précédemment et de rallonger le processus avec les délais postaux. De plus cette gestion à un coût pour l’entreprise : affranchissement, temps passé sur les relances par email ou téléphone auprès des signataires…
• Au-delà des enjeux juridiques et de productivité, elle impacte également l’image de l’entreprise au travers de la qualité des traitements et de l’attention portée à cette mission. Une gestion des contrats de travail efficace et cohérente laisse une bonne impression aux nouveaux arrivants et améliore la rétention des talents. Même si les collaborateurs sont en CDD, il est important qu’ils aient une bonne image de l’entreprise car ils peuvent être sollicités à nouveau pour une autre mission courte. Il serait dommage que CDD en vienne à rimer avec casse-tête administratif.

Autant de contraintes qu’un logiciel de gestion dématérialisée du processus de signature RH vous fera vite oublier ! Envoi du document à signer en quelques clics, tableau de suivi de l’avancement de la signature, relance des signataires/retardataires… Toutes ces options sont accessibles depuis une solution de dématérialisation RH. De plus, vous pouvez l’interfacer simplement à votre logiciel d’édition et de gestion des contrats pour un flux documentaire maîtrisé et simplifié, transparent et traçable de bout en bout. C’est plus simple quand les solutions communiquent non ? Les résultats ne se feront pas attendre !

« Nous nous appuyons désormais sur une solution métier performante et évolutive qui nous permet de mener à bien nos opérations dans les meilleures conditions, de mesurer de réels gains de productivité, et ce tout en contenant nos coûts de traitement. Cela se traduit pragmatiquement par une adhésion massive de nos collaborateurs à ce projet. »
Julie ALBERTO, Responsable Paie/ADP – Micromania/ZING

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