Marine Appercé

3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH

Vous êtes convaincu que la mise en place d’une solution de dématérialisation RH serait bénéfique pour votre entreprise ? Problème, votre Direction ne voit pas les choses de la même manière. Il y a donc fort à parier que vous ayez à défendre votre idée face à d’autres projets digitaux RH. Dans ce cas, tous ne seront pas retenus. Pour faire pencher la balance en votre faveur, mieux vaut bien connaître les attentes des personnes auxquelles revient la décision. Voici nos 3 conseils pour convaincre votre Direction d’investir dans la dématérialisation des documents RH.

Mettre en avant le lien entre le projet de digitalisation RH et la stratégie globale de l’entreprise

Les enjeux de votre Direction diffèrent très certainement des vôtres. Rien de plus normal. Le tout est d’identifier les moteurs de vos interlocuteurs pour leur démontrer que votre projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.

Le fait qu’un outil digital ait le potentiel de faire gagner du temps au quotidien à l’équipe RH est bien évidemment un argument. Il peut correspondre à un premier niveau de démonstration dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie ou de mise en place de la signature électronique des contrats de travail par exemple.

Toutefois, vos mots auront plus d’impact si vous parvenez à démontrer aux décisionnaires que les processus RH en place ont des répercussions d’ordre juridique ou économique. Charge à vous de prouver que votre projet digital RH répond aux enjeux prioritaires communiqués par la Direction.

En fonction des informations dont vous disposez, vous pouvez choisir de mettre avant le fait qu’une solution de dématérialisations des documents RH va permettre de :

• Renforcer la sécurité des données RH pour être en conformité avec le RGPD
• Rationaliser les coûts et gagner en productivité pour booster la rentabilité de l’entreprise
• Sécuriser la signature des contrats de travail pour limiter les risques de requalification en CDI ou d’assignation devant le Conseil des Prud’hommes
• Limiter l’usage du papier pour renforcer l’engagement RSE de l’entreprise.

Calculer le ROI de votre projet de dématérialisation RH

Au cours de vos échanges avec la Direction, la question de l’impact financier du projet que vous proposez va obligatoirement se poser. Pour avoir une longueur d’avance, nous vous conseillons de commencer par dresser la liste des différents coûts associés au processus de départ. Dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, veillez par exemple à recenser une estimation des dépenses suivantes :

• Les frais liés à l’impression (papier, encre)
• Les frais d’affranchissement
• Le temps alloué aux envois de bulletins de paie chaque mois
• Le temps nécessaire au classement des bulletins papier dans les dossiers du personnel
• Le nombre de personnes impliquées dans le processus et leur taux horaire
• Le cas échéant : le coût des processus externalisés (mise sous pli…)

Une fois cette liste de coûts établie, vous allez devoir définir le retour sur investissement attendu grâce à la dématérialisation RH. Notre conseil est d’aller aussi loin que possible dans la mesure de ce ROI (retour sur investissement). Vous n’aurez peut-être pas toutes les informations utiles, mais au moins deux données clés sont à portée de main :

• Les coûts des solutions logicielles du marché et leur modèle de tarification (selon le nombre de documents envoyés, le nombre de signatures électroniques réalisées, le nombre d’utilisateurs RH de la plateforme…). N’oubliez pas d’intégrer les frais de mise en service.
• Le nombre d’heures de travail économisées chaque mois et l’éventuel impact sur la masse salariale.

Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de la société Pro Impec explique la démarche de son équipe lors du calcul du ROI de la solution DEMAT RH : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. » Découvrez l’intégralité de son témoignage.

Pour aller plus loin et crédibiliser votre démonstration, nous vous conseillons de solliciter des personnes extérieures à votre organisation :

• Des membres de votre réseau. Sollicitez-les via Linkedin par exemple. Au-delà des éléments liés au ROI, profitez-en pour leur demander quelles sont les erreurs à ne pas commettre.
• Des utilisateurs des solutions que vous convoitez. Certains éditeurs seront ravis de vous partager les coordonnées de quelques-uns de leurs clients évoluant dans le même secteur d’activité que vous ou avec une problématique similaire à la vôtre.

Ils pourront vous partager leur retour d’expérience et vous aider à y voir plus clair sur l’aspect financier (mais pas seulement).

Impliquer les autres services dans le projet pour cerner leurs besoins

En dehors de l’équipe métier que vous devrez solliciter pour définir les besoins fonctionnels et les points de douleur du processus actuel, plusieurs services peuvent apporter une expertise complémentaire. Les consulter vous permettra d’être plus précis dans la définition du besoin et donc, de crédibiliser le projet aux yeux de la Direction.

Vous pouvez ainsi vous appuyer sur :

• La DSI (Direction des Systèmes d’Information). Les solliciter vous permettra d’anticiper la question de l’interopérabilité avec le reste du système d’information RH.

• Le service juridique ou le Délégué à la protection des données (DPO). Ils seront d’une grande aide pour construire votre projet conformément au RGPD.

En incluant ces deux services dans la réflexion, le chef de projet s’assure d’avoir une vision globale des besoins à l’échelle de l’organisation. La clé d’un bon cadrage de projet !

by Marine Appercé

Améliorer votre communication avec vos conducteurs grâce à un coffre-fort salarié

Le secteur du transport et de la logistique répond à la fois aux besoins de circulation des marchandises et des personnes. Il emploie plus de 770 000 salariés en France.

Malgré un rôle central dans l’économie, les acteurs de la branche font face à des difficultés de recrutement et de fidélisation de leur personnel roulant (conducteurs de poids lourds, de véhicules touristiques, de véhicules scolaires ou encore ambulanciers).

Par définition, les conducteurs passent une grande partie de leur temps de travail en dehors des locaux de l’entreprise. Ils accèdent donc en différé aux documents papiers mis à leur disposition en agence ou envoyés par courrier à leur domicile. L’enjeu pour les Ressources Humaines est de s’assurer que le personnel roulant accède à ses bulletins de paie, rapports d’activité, notes de service et autres attestations dans les mêmes conditions que le personnel sédentaire.

Dans ce contexte, quelles solutions pour mieux inclure les conducteurs dans les communications RH ?

Éclatement géographique & mobilité : les casse-têtes de l’administratif RH

Les entreprises du secteur du transport et de la logistique sont majoritairement organisées en multi-sites, ce qui signifie que plusieurs dépôts et agences sont répartis sur le territoire. Cette organisation décentralisée comporte des difficultés en matière de gestion du personnel :

• Latences entre les actions impulsées par le siège et leur exécution sur le terrain,
• Délais de transmission de l’information allongés,
• Disparités entre les processus RH appliqués par les différentes entités.

Les difficultés ne s’arrêtent pas là.

Dans un secteur où plus de 68% des effectifs sont des conducteurs (1), et donc en mobilité quasi constante, les différents établissement ne constituent qu’un lieu de passage pour une large majorité des salariés. Une fois arrivés au dépôt ou en agence, les documents n’ont donc pas encore été consultés par leurs destinateurs finaux : les collaborateurs.

Plusieurs options se présentent alors à la Direction des Ressources Humaines pour que chaque salarié reçoive les informations qui lui sont destinées :

• Envoyer un courrier au domicile des collaborateurs, avec le risque de subir les aléas postaux,
• Charger le manager de remettre le courrier à chaque membre de son équipe lors de leur passage au dépôt,
• Le mettre à disposition en agence, dans un casier nominatif par exemple.

Quelle que soit l’option choisie, l’instantanéité est loin d’être de la partie ! Et pour les conducteurs longue distance, le temps d’attente pour prendre connaissance du document peut même être de plusieurs jours.

Dans ce contexte, le support papier présente de trop nombreuses limites. Le digital, qui permet beaucoup plus d’instantanéité, est alors à même de combler un certain nombre de ces manques. Comment la digitalisation RH peut-elle bénéficier au personnel roulant du secteur du transport ?

Passer au bulletin de paie électronique pour raccourcir les délais de réception

En tant qu’obligation légale garantie par les articles L3243-1 à L3243-9 du Code du travail, le bulletin de salaire représente un enjeu particulier pour les services RH. Côté collaborateur, il cristallise également de nombreuses attentes puisqu’il constitue un justificatif indispensable dans le cadre de certaines démarches personnelles (demande de prêt, actualisation auprès de Pôle Emploi…).

Le mettre à disposition en même temps que le virement bancaire permet alors de limiter les craintes qui pourraient survenir en cas de retard. Pour les salariés itinérants, l’avantage est encore plus important puisqu’ils n’ont pas à faire un détour par leur agence régionale pour récupérer leur bulletin.

Pour aller plus loin et simplifier encore l’accessibilité des fiches de salaire, il peut être intéressant de proposer une application mobile à ses collaborateurs. Les conducteurs y accèdent alors à n’importe quel moment depuis leur smartphone.

Vous craignez que vos collaborateurs ne soient pas suffisamment à l’aise avec les outils digitaux ?

Et si nous regardions les chiffres de plus près ?

D’après le dernier baromètre du numérique réalisé par le CREDOC (2), 95% des actifs possèdent un smartphone. Parmi les ouvriers (catégorie socioprofessionnelle des conducteurs), le constat est sensiblement identique : le taux d’équipement est de 94%.

Ces chiffres n’incluent pas les smartphones professionnels dont sont par exemple équipés les conducteurs de marchandises. En effet, le métier se digitalise de plus en plus et chacun accède désormais à son plan de tournée sur un smartphone ou une tablette.

Dans ce contexte de digitalisation, la mise à disposition d’un coffre-fort électronique est donc un avantage du point de vue de l’expérience collaborateur. Accessible depuis un navigateur web ou une application mobile, il améliore la disponibilité des documents qui accompagnent le parcours des salariés.

A noter que, conformément à la réglementation, le bulletin de paie électronique n’a rien d’obligatoire pour les salariés. Ceux qui souhaitent continuer à recevoir leur bulletin papier pourront le faire savoir au service RH. Donc aucun risque de pénaliser les collaborateurs les plus réfractaires ou en situation de fracture numérique ! Chacun aura accès à son bulletin de paie selon les modalités qu’il aura lui-même définies.

Dématérialiser tous les documents RH pour simplifier les échanges avec les conducteurs

Bonne nouvelle : en dématérialisant vos bulletins de paie, vous ouvrez la porte à de nombreuses autres innovations RH qui vous permettront d’entretenir le lien avec vos collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise. En effet, grâce à la dématérialisation, plus besoin d’attendre l’envoi du prochain bulletin pour envoyer vos communications. Les documents qui accompagnent traditionnellement la fiche de salaire peuvent ainsi être envoyés dès qu’ils sont finalisés.

Chaque mois, le conducteur reçoit les différents documents qui le concernent dans son coffre-fort électronique :

• Relevé d’activité,
• Relevé d’infractions,
• Modification d’heures,
• Modification d’activités,
• Note de service,
• Feuille de découcher.

Grâce à un accès quasi instantané à leurs différents documents administratifs, l’emploi du temps des conducteurs n’est plus dicté par le besoin d’aller récupérer un document au dépôt. Un bon point pour des profils souvent très attachés à leur autonomie.

Pour les RH, le gain est également important : la dématérialisation permet de rester en contact très facilement avec les salariés tout en s’assurant que chacun a bien reçu les communications qui lui sont destinées. Les envois sont répertoriés dans un tableau de suivi. Autre bénéfice important : la répartition des documents se faisant sur la base du matricule salarié, la confidentialité des envois est considérablement renforcée.

Finalement pour les collaborateurs, et plus particulièrement pour le personnel roulant, la dématérialisation des documents RH permet de :

• Raccourcir les délais de réception,
• Gagner en flexibilité dans l’organisation de leurs tournées,
• Accéder à leurs documents professionnels plus facilement et à n’importe quel moment.

(1) Rapport 2022 de l’Observatoire Prospectif des métiers et des qualifications dans les Transports et la Logistique

(2) Baromètre du numérique 2022 – Etude publiée par l’Arcep et l’Arcom, réalisée par le CREDOC – 30/01/2023

by Marine Appercé

Comment simplifier la collecte des pièces justificatives des candidats pour améliorer l’onboarding RH ?

Vous vous apprêtez à intégrer de nouvelles recrues ?

Tout d’abord, félicitations ! Dans le contexte actuel de pénurie de candidats, cette première étape est loin d’être facile.

Objectif désormais : les accueillir dans les meilleures conditions possibles.

D’un point de vue RH, l’onboarding commence avec la demande des documents nécessaires à l‘embauche. Un moment clé qui marque le début de la phase de contractualisation. Donc, qui dit collecte de documents rapide dit délais de contractualisation raccourcis.

L’occasion idéale de démontrer aux futurs collaborateurs l’implication du service RH dans leur prise de poste !

Dans cet article, découvrez comment améliorer l’onboarding RH de vos salariés en accélérant la collecte de leurs pièces justificatives.

La contractualisation : un moment clé de la relation employeur - salarié

La contractualisation est un moment charnière de la relation employeur - salarié.

Pour les RH, la période comprise entre la validation du recrutement et la signature du contrat de travail présente plusieurs risques :

• Un risque de désistement. Le candidat peut poursuivre ses recherches et accepter la proposition d’un autre employeur qui aura concrétisé l’embauche plus rapidement.
• Un risque d’ordre juridique. Dans le cas d’un CDD, si la signature du contrat intervient après le premier jour de travail du collaborateur, le risque est qu’il soit requalifié en CDI.
• Un impact opérationnel. Un retard dans la signature peut entraîner un report de la prise de poste. Dans ce cas, ce sont les équipes opérationnelles et le manager qui sont pénalisés.

Côté collaborateur, la période de contractualisation n’est pas plus confortable ou moins décisive. Elle correspond à :

• Un premier aperçu de la réactivité de son employeur. Le candidat utilise cette période riche en interactions pour jauger sa future entreprise : lourdeur administrative ou simplicité ? La première impression est souvent déterminante !
• Un tunnel d’incertitude. Tant que le contrat n’est pas signé, le candidat peut ressentir inconfort et insécurité à l’idée que son futur employeur lui tourne le dos.
• Une difficulté de projection dans l’entreprise. Idem, tant que le contrat n’est pas signé, le candidat aura du mal à se projeter dans ses futures missions et à s’imprégner de la culture de l’entreprise.

Au regard des différents écueils de la phase de contractualisation, il est nécessaire d’y apporter le plus grand soin ! Objectif : sécuriser les recrutements, a fortiori dans un contexte de guerre des talents.

Les enjeux d’une collecte de documents efficace

Pour bien amorcer le processus de contractualisation, la première étape est de rassembler rapidement les documents nécessaires à l’embauche.

Le candidat doit en effet fournir un certain nombre de documents :

• une photocopie de sa pièce d’identité : passeport ou carte d’identité
• son RIB
• une photocopie de sa carte vitale ou de son attestation de sécurité sociale

Selon le secteur d’activité et le poste concerné, le service RH peut également demander au salarié de fournir :

• son diplôme
• sa carte professionnelle
• son permis de conduire
• un justificatif de transport
• un extrait de casier judiciaire
• un titre de séjour et/ou une autorisation de travail pour les salariés étrangers

La liste de documents à collecter pouvant être longue, le service RH a tout intérêt à automatiser et centraliser ses demandes. Cela lui permettra notamment d’éviter les oublis, d’améliorer le suivi des documents reçus et d’alimenter les dossiers des collaborateurs.

Simplifier la mise à jour des dossiers RH grâce à la collecte de documents de Primobox

Pour simplifier les échanges entre le service Ressources Humaines et les candidats, Primobox a conçu une solution de collecte de documents permettant de fluidifier les actions chronophages et répétitives.

Quelles sont les étapes de la collecte de documents avec la solution DEMAT RH ?

1. Le gestionnaire RH se connecte sur la plateforme DEMAT RH. Il sélectionne les types de documents dont il a besoin ainsi que le candidat auquel il souhaite envoyer sa demande.
2. Le candidat concerné reçoit un email de notification et charge ses pièces justificatives depuis son explorateur de fichiers.
3. Le gestionnaire suit l’état d’avancement des documents reçus. Il constate en un coup d'œil si le candidat a transmis tous les documents demandés ou s’il en manque.
4. Il les valide manuellement depuis DEMAT RH.
5. Les documents sont automatiquement ajoutés dans le dossier RH du futur collaborateur.

Quels bénéfices les gestionnaires RH peuvent-ils attendre de la collecte de documents ?

• Une sécurisation des échanges et une meilleure conformité RGPD. En évitant les envois par email des documents personnels des candidats et collaborateurs, l’entreprise contribue à renforcer la sécurité de certaines données à caractère personnel.
• Une meilleure accessibilité des documents personnels des salariés. Automatiquement ajoutés dans les dossiers RH, les différents documents transmis au moment de l’embauche sont facilement accessibles pour l’ensemble du personnel RH autorisé. La traçabilité des échanges est donc renforcée.
• Une accélération du processus de recrutement. Les documents collectés plus rapidement permettent d’enchaîner dans un laps de temps plus court avec les étapes suivantes. Les recrutements sont finalisés plus rapidement.
• Une meilleure efficacité administrative RH. L’équipe des Ressources Humaines gagne un temps précieux sur les échanges par emails avec les candidats, les relances, etc. Autant de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la préparation du parcours d’onboarding par exemple.
• Une limitation du risque d’erreur et d’oubli grâce notamment à un suivi de l’état d’avancement des documents à collecter.

Une meilleure expérience collaborateur. Les candidats les moins technophiles bénéficient d’un parcours plus simple pour transmettre leurs documents à leur employeur.

by Marine Appercé

Dématérialisation RH : mesure & maîtrise de son impact environnemental

Pour les services Ressources Humaines, remplacer les documents papiers par des versions électroniques a une conséquence directe sur :

• La quantité de consommables nécessaires à l'impression (papier, encre…)
• Les émissions de gaz à effet de serre associées au transport et au stockage des documents.

Si la réduction de l'usage du papier associée à la dématérialisation RH la positionne souvent comme une pratique vertueuse sur le plan environnemental, qu’en est-il des émissions de CO2 qu’elle induit ?

La question divise ! À commencer par les indicateurs à prendre en compte pour dresser un bilan. Une fois celui-ci établi, comment peut-on améliorer l’impact environnemental de sa digitalisation RH ? C’est à ce moment qu’intervient la notion d’achats responsables.

La suite dans cet article.

Dématérialisation RH et réduction de l’usage du papier

En dématérialisant ses documents RH (fiches de paie, contrats de travail, avenants, notes d'informations…), une entreprise réduit mécaniquement sa consommation de papier, d'encre et d'eau. À noter que le papier est le consommable le plus utilisé par le secteur tertiaire. Il représente à lui seul environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. De ce point de vue, la dématérialisation des dossiers du personnel s'inscrit donc bien dans le cadre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

Pour de nombreuses organisations, réduire l'usage du papier est ainsi un point de passage obligé pour améliorer leur impact environnemental. C'est notamment le cas de la société Challancin, acteur de la propreté et de la sécurité privée.

"Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction voire la suppression du papier."

Olivier Laude, DSI de Challancin

Découvrir l'intégralité du témoignage

Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone

Pour comparer l’impact écologique d’une solution digitale avec celui du papier, il est nécessaire d’analyser les émissions de gaz à effet de serre (GES) de chacun des deux processus. Cela revient à mesurer leur empreinte carbone, traduite en quantité de dioxyde de carbone (CO2).

Au même titre que le reste du secteur numérique, la dématérialisation RH n’est pas neutre en émissions de CO2. Qu'en est-il si on compare ces dernières à celles du papier ?

• Premier élément de comparaison : l'envoi des documents

Selon les calculs de l’Ademe, (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), envoyer un document de 1 Mo à une personne émet environ 3 grammes de CO2. En comparaison, l’envoi d’une lettre prioritaire à une dizaine de kilomètres émet environ 15 grammes de CO2 selon La Poste.

• Deuxième élément de comparaison : le stockage de documents

Là encore, la comparaison semble favorable à la dématérialisation. Selon les calculs du cabinet Serda Conseil, stocker électroniquement 1 Mo de données dans un outil collaboratif de GED (Gestion Electronique de Documents) pendant 5 ans émet entre 17,7 et 75 grammes de CO2. Cette estimation tient compte de la redondance des fichiers sur différents serveurs.

En revanche, pour un classement papier d'une durée équivalente, on compte entre 916 et 2 500 grammes de CO2, en considérant l'espace physique que cela nécessite.

Au regard de ces chiffres, la dématérialisation RH remporte le match de l’empreinte carbone, au détriment du papier, plus émetteur de CO2. Bien évidemment, le digital ne permet véritablement de réduire les émissions de gaz à effet de serre qu’à condition que le service RH renonce à imprimer les documents pour les stocker physiquement “au cas où”. Qui dit double usage dit double impact !

Attention toutefois à ne pas faire de raccourci, ce premier constat est à nuancer ! En effet, n’oublions pas que la digitalisation des entreprises accroît le besoin en équipement informatique : ordinateurs, smartphones, serveurs…). Or, une large majorité des émissions des gaz à effet de serre du numérique sont à attribuer à la fabrication de ce matériel (78% contre seulement 21% à l’usage).

Mais alors, comment maîtriser de bout en bout l’impact environnemental de sa digitalisation RH ?

Les achats responsables : un indispensable pour allier digital RH et RSE

Nous l'avons vu, la dématérialisation RH contribue de manière positive aux enjeux environnementaux des entreprises. Toutefois, de manière indirecte, elle peut avoir un impact négatif si l’on considère l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement : achat du matériel informatique, émissions de CO2 des éditeurs de logiciels eux-mêmes, gestion de la fin de vie des équipements…

Pour contrer cela, il peut être intéressant de mettre en place une liste de critères à respecter afin d’identifier les prestataires les plus vertueux sur le plan environnemental. Nous parlerons alors d’une politique d'achats responsables.

Dans la mesure où la majorité des gaz à effet de serre du numérique proviennent de la fabrication du matériel, il semble judicieux de respecter certains critères dans la gestion de son parc informatique. Pour aller plus loin, les entreprises les plus engagées peuvent aussi choisir d'observer le même niveau d'exigence en ce qui concerne leurs fournisseurs de solutions numériques.

La liste des critères à observer peut être très longue. Elle dépend par ailleurs des objectifs que chaque organisation se fixe. À titre d’exemple, nous avons donc choisi de vous partager quelques-uns des critères auxquels Primobox est particulièrement sensible. À vous d’ajuster cette liste en fonction de vos priorités :

• La gestion responsable des infrastructures (réseaux, serveurs, centre de données…)
• La maîtrise des impacts des émissions de gaz à effet de serre et la réalisation d'un bilan carbone

• L'écoconception des solutions digitales développées

• La réparation du matériel informatique
• La récupération des équipements hors d'usage pour les orienter vers des filières de valorisation, en favorisant le recyclage ou le reconditionnement
• La réduction de la production de déchets et leur gestion responsable
• L'achat de matériel d'occasion lorsque cela est possible

by Marine Appercé

Les API au secours de la fonction RH, ou comment éviter la ressaisie de données

Ces dernières années et a fortiori depuis que la crise sanitaire est passée par là, les outils RH se sont multipliés dans les entreprises : paie, dématérialisation, recrutement, gestion des temps, absences, formation, évaluation... À chaque processus RH sa solution ! À tel point qu'aujourd'hui, ce foisonnement d'applications donne des envies de rationalisation et de cohérence aux Responsables RH. Une question centrale se pose alors : comment mieux faire circuler les données entre les différents logiciels RH ?

En effet, saisir les mêmes informations concernant un nouveau salarié à la fois dans le SIRH, dans son contrat de travail puis dans le logiciel de paie s'avère contre-productif (et même frustrant). Pourtant le manque de communication entre les différents outils utilisés rend souvent cette double, voire triple, saisie nécessaire. Pas étonnant que 45% des RH rêvent de voir leurs tâches de ressaisie allégées !

Découvrez les clés pour décrypter les enjeux de l'interopérabilité entre les différentes briques qui composent un écosystème SIRH.

Un besoin croissant d'interopérabilité entre les logiciels de gestion RH

Vers une hyperspécialisation des applications de gestion RH

Selon Markess by Exaegis, le marché des SIRH devrait croître de 8% par an d'ici 2024. Cette tendance est portée par des besoins métiers de plus en plus poussés auxquels les éditeurs répondent par des solutions toujours plus pointues. Cette spécialisation peut être soit sectorielle, pour répondre aux spécificités d'un domaine d'activité (propreté, sécurité privée, transport, logistique…), soit fonctionnelle, pour accompagner la généralisation de nouveaux usages métiers.

Ainsi, plus de 600 acteurs se partagent aujourd'hui le marché français des logiciels SIRH. Parmi eux, une large majorité d'acteurs SaaS qui devraient s'accaparer 80% du marché d'ici 2025.

Déjà centrale depuis plusieurs années dans les préoccupations de la fonction RH, la question de l'interopérabilité des outils prend encore un peu plus de place au regard des perspectives du marché SIRH.

Des besoins métiers concrets

La multiplication des logiciels de gestion RH conduit naturellement à une explosion des échanges de données entre eux.

Selon le baromètre Les RH au quotidien 2023, plus de la moitié des RH estiment qu'au moins 7 outils sont essentiels dans le cadre de leurs fonctions.

Les outils considérés comme indispensables par plus de 50% des RH :

• Paie
• Gestion des absences
• Stockage des informations salariés
• Génération de documents
• Recrutement
• Procédures RH
• Gestion de carrière

Comment faire circuler les données entre ces logiciels ? Quelles sont les différentes méthodes ?
 

Transfert de fichiers RH : 3 options possibles

Prenons l'exemple d’un fichier devant être régulièrement actualisé : le référentiel salariés. À chaque arrivée/départ d’un salarié mais également à chaque fois qu’un salarié fait part d’un changement dans ses informations personnelles (email, numéro de téléphone…), le gestionnaire RH doit le mettre à jour dans le SIRH. Il doit ensuite l’importer dans sa solution de dématérialisation notamment avant tout envoi de documents RH nominatifs (bulletins de paie, avenants, attestations…). Plusieurs alternatives se présentent alors :

L'import / export manuel de fichier

Si aucune interface n'est mise en place entre le SIRH et la solution de dématérialisation, le gestionnaire RH doit successivement :

• Créer le référentiel salariés dans le SIRH
• L’exporter et le mettre au bon format
• Se connecter à la solution de dématérialisation pour déposer le fichier

Avantages : L'import de fichiers aux formats CSV ou XLS est une fonctionnalité simple que la plupart des logiciels de gestion des Ressources Humaines proposent. Elle ne nécessite pas de compétence technique particulière de la part du gestionnaire RH.

Inconvénients : De l'export initial du fichier à son import dans le second outil, les manipulations sont nombreuses : modification de la structuration des données, ajout d'une colonne, changement du format du fichier… Le danger est alors de commettre des erreurs au fil de ces étapes. En fonction de la fréquence et de la complexité des modifications à effectuer, un second risque s'ajoute au premier, celui de perdre du temps.

Le dépôt de fichier par sFTP

L'interface en sFTP (File Transfert Protocol) permet au gestionnaire RH de déposer le fichier sur un serveur pour que la solution de dématérialisation le récupère. À noter que le dépôt initial sur la plateforme d'échange peut également être automatisé.

Avantages : Le sFTP permet un transfert beaucoup moins chronophage que l'import/export de fichier. Le rôle du gestionnaire RH se limite à exporter le fichier, le modifier si besoin et le déposer sur la plateforme. Il n’a pas besoin de se connecter à sa solution de dématérialisation pour y importer le fichier.

Inconvénients : La solution de dématérialisation récupère le fichier déposé à une certaine fréquence définie en amont. L'échange de données n'est pas instantané, ce qui, selon les usages, peut s'avérer problématique.

Le dépôt de fichier RH par API

Dans le cas où le logiciel de gestion SIRH est interfacé par API (Application Programming Interface) avec la solution de dématérialisation, le dépôt du référentiel salarié est entièrement automatisé : le premier outil appelle l'API du second et y dépose le fichier.

"Concrètement, une API web, que l’on peut également appeler webservice, est une passerelle qui permet d’échanger des données entre deux applications qui ne sont pas liées. Elle prend une requête ou une information venant de l'une et traduit le message pour le transmettre à l'autre", explique Anne Gibut, Product Owner API chez Primobox.

Avantages : Contrairement au sFTP, les API permettent de transférer des données en temps réel, ce qui permet de détecter et de corriger les éventuelles erreurs au fil de l'eau. Autre intérêt : le gestionnaire n'a pas de manipulation de fichier à effectuer. Le paramétrage est effectué en amont ce qui allège le quotidien de l'équipe RH. Enfin, la mise en place d'une API permet de gérer des volumes importants de données.

Inconvénients : Si l'équipe RH bénéficie incontestablement de l'automatisation du transfert de données par API, il ne faut pas oublier qu'une partie de la charge de travail peut se déporter sur la DSI. En effet, la configuration de chaque API nécessite un travail amont qui peut être réalisé en interne ou externalisé, en fonction de l'expertise du service informatique sur le sujet et sa bande passante.

Zoom sur les API proposées par Primobox

Quels webservices pour quels usages métiers ?

Primobox met à disposition plusieurs API web qui permettent de recevoir les informations venant de n'importe quel système d'information RH. À chaque besoin métier correspond une API (ou plusieurs selon les cas). Les outils de gestion RH utilisés dans une entreprise peuvent par exemple appeler les webservices de la solution DEMAT RH pour :

• Transmettre ou mettre à jour le référentiel de salariés
• Transmettre un flux de bulletins à traiter ou un contrat à faire signer
• Récupérer des documents traités ou signés
• Consulter les documents classés dans le dossier RH d’un salarié.

Nous l'avons vu, le paramétrage d'une API nécessite un travail amont qui inclut une phase de développement. Pour faciliter la mise en place des API chez ses clients, Primobox propose donc des connecteurs avec plusieurs éditeurs RH. Cette technologie permet de disposer d'une solution d'interface éprouvée et opérationnelle très rapidement.

Pour découvrir les connecteurs dont dispose Primobox, contactez-nous.

Comment simplifier l’échange de données RH grâce aux API de Primobox ?

Pour illustrer la manière dont la solution DEMAT RH de Primobox peut communiquer avec un logiciel de gestion de type SIRH, nous avons choisi le cas concret de l'arrivée d'un salarié cadre en CDD. Dans notre exemple, nous distinguons 2 étapes réalisées successivement dans 2 outils différents :

1. Le chargé de RH saisit les informations concernant le nouveau collaborateur dans le SIRH.
2. Sur la base de ces informations, il rédige le contrat de travail puis le fait signer à sa direction et au salarié. Ces actions sont effectuées dans DEMAT RH.

Une fois que le gestionnaire RH a saisi les informations concernant le nouveau salarié dans le SIRH (nom, prénom, poste, date d'arrivée, type de contrat, durée du contrat, statut, échelon, rémunération…), tout l'enjeu est de lui éviter une double saisie dans le contrat de travail. Pour cela, la solution DEMAT RH propose un lien API avec l'ensemble des SIRH du marché qui permet de créer le nouveau salarié dans DEMAT RH avec les informations nécessaires. Le gestionnaire RH se contente alors de choisir le modèle de document “contrat de travail” dans DEMAT RH et le salarié nouvellement créé. Une seconde API va ensuite chercher automatiquement les données nécessaires dans le SIRH et les fait apparaître dans le contrat. Dans notre exemple :

• Le statut “cadre” étant renseigné dans le SIRH, la clause relative au “forfait annuel jours” apparaît automatiquement.
• Le type de contrat “CDD” et sa durée sont des informations présentes dans le SIRH, ce qui permet le calcul automatique de la date de fin de contrat et son inscription dans le document.
• La clause relative à la fin de la période d’essai est automatiquement rédigée en fonction de la durée du CDD.

Une fois le contrat rédigé sur la base des informations contenues dans le SIRH, les équipes RH et juridique ont la possibilité de relire et valider le document avant de l'envoyer en signature auprès de la direction RH et du salarié.

by Marine Appercé