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Rencontre avec Boris Corazza, DevOps chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien. Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés. Cette semaine, découvrez le portrait de Boris, DevOps chez Primobox !
Quel est ton rôle chez Primobox ?
« Je suis DevOps dans l'équipe Exploitation de Primobox depuis environ 2 ans. Mon rôle est de gérer notre infrastructure IT. Concrètement, mon principal objectif est de maintenir l'infrastructure en condition opérationnelle, c'est ce qu'on appelle le MCO, de la faire évoluer, de la sécuriser et de l'optimiser pour améliorer notre qualité de service pour les clients.
En parallèle, je travaille aussi avec les développeurs pour améliorer la chaîne de développement de nos applications et optimiser leur mise à la disposition pour nos utilisateurs. Je suis donc en charge de maintenir à jour les outils nécessaires à la production, comme Jenkins par exemple, le logiciel d'intégration continue que nous utilisons. »
Avec quelles équipes de Primobox travailles-tu le plus ? Dans quel objectif ?
« Mon métier est assez transverse. Je travaille principalement avec deux pôles : les Chargés de relation clients et les Développeurs. Je participe tous les jours aux mêlées des équipes de Développement. Ça me permet de savoir s'ils ont rencontré des difficultés en production qui peuvent potentiellement être liées à notre infrastructure. Si c'est le cas, mon rôle est de leur apporter des solutions. Même chose avec les CSM (Customer Success Managers), j'échange au maximum avec eux pour répondre aux besoins de nos clients.
Je pense que l'une des forces de notre organisation interne chez Primobox, c'est d'avoir une très bonne communication entre les différents services. Ça nous permet d'être réactifs et donc d'améliorer la satisfaction client. »
Quel est l'aspect de ton métier que tu préfères ?
« Ce qui m'intéresse le plus c'est de travailler avec des nouvelles technologies pour optimiser notre infrastructure. J'aime bien trouver de nouvelles solutions qui vont contribuer à améliorer la performance de nos applications. Avant de rejoindre Primobox, j'ai travaillé pendant 10 ans dans le secteur de l'hébergement donc je peux apporter un regard complémentaire sur ce sujet. Chez Primobox, on a une bonne agilité et on évolue vite. J'aime bien cet état d'esprit et c'est important parce que les technologies évoluent vite aussi et il faut toujours s'y adapter pour s'améliorer. C’est ce que je trouve le plus intéressant dans mon métier, on apprend en continu. »
Tu as mentionné le fait que tu contribuais à sécuriser l'infrastructure, peux-tu nous en dire plus ?
« Sur ce sujet je travaille avec notre Responsable Sécurité. Il s'occupe de faire le diagnostic et préconise des optimisations pour corriger d'éventuelles vulnérabilités de notre système d'informations. De mon côté, je mets en place les solutions qui sont liées à l'infrastructure. Par exemple, il y a quelques temps, nous avons mis en place un SOC (Security Operation Center). C'est une plateforme qui permet de superviser et d'administrer la sécurité de notre SI en continu et en temps réel. Son rôle est de détecter, d'analyser et de corriger les incidents de sécurité ou les vulnérabilités sur nos infrastructures. Il fiabilise nos plateformes et contribue à améliorer nos performances. Concrètement, le SOC analyse chaque serveur, il lui attribue une note et une catégorie de vulnérabilité et on voit comment les améliorer. »
Comment Pro Impec a adapté son projet de dématérialisation RH aux spécificités du secteur de la propreté
5 000
collaborateurs
74%
de bulletins de paie dématérialisés
24 000
documents signés en moyenne / an
Pro Impec est un acteur reconnu du secteur de l’hygiène et de la propreté dont le siège social est basé à Lille. L’entreprise emploie environ 5 000 collaborateurs, dont une majorité d’agents de propreté qui effectuent des missions de nettoyage professionnel dans toute la France. Elle s’appuie pour cela sur un réseau de 366 agences locales réparties sur le territoire.
Dès 2019, le groupe a fait le choix de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Il a ensuite renforcé sa digitalisation RH en dématérialisant ses contrats de travail. Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de Pro Impec, à l’initiative du projet et utilisateur de la solution, nous livre son retour d’expérience.
Passer au bulletin de paie électronique en tenant compte des particularités du secteur de la propreté
Avant de rejoindre la société de propreté, Patrick Senneville a travaillé dans un groupe multimarque de prêt-à-porter où il a contribué une première fois à mettre en place la solution DEMAT RH de Primobox. Convaincu par les bénéfices, il a rapidement initié le projet de dématérialisation des fiches de paie en arrivant chez Pro Impec.
Cependant, les populations de salariés dans les secteurs du retail et de la propreté étant très différentes, Patrick Senneville et son équipe ont tenu à inclure ces spécificités dans leurs hypothèses. Ils ont alors identifié plusieurs zones d’incertitude en amont du projet :
« Nous avons une population composée à 90% d’agents de service qui sont rattachés à des chantiers. Ils n’ont donc pas de relation particulière avec leur agence locale. Cette notion d’éloignement géographique devait être prise en compte du point de vue de la communication. Le deuxième point d’interrogation était lié au fait qu’une partie de nos effectifs ne parlent pas français. Nous nous demandions si cette population allait adhérer à la dématérialisation. Nous avons aussi eu un doute sur le fait que nos salariés soient tous suffisamment à l’aise avec l’informatique. Certains sont en situation de fracture numérique et d’autres ne maîtrisent pas la langue française donc il y avait une difficulté supplémentaire par rapport à d’autres secteurs. En réalité, nous nous sommes aperçus au cours du projet que la grande majorité de nos salariés est très bien équipée en smartphone et autres outils connectés. Enfin, notre dernier questionnement concernait les salariés qui ont des petits contrats avec nous. Ils peuvent cumuler un contrat de 5 à 10h par mois avec Pro Impec et d’autres contrats avec d’autres sociétés de propreté. Donc pour eux, potentiellement, cela veut dire plusieurs espaces en ligne pour accéder à leurs bulletins. »
Les 4 freins à la dématérialisation des bulletins de paie identifiés par Pro Impec :
- L’éloignement géographique des agents de service par rapports aux agences
- Un manque de maîtrise de la langue française par une partie des collaborateurs
- La situation de fracture numérique dans laquelle se trouvent certains collaborateurs
- Le cumul de contrats avec différents employeurs pour certains collaborateurs
Ayant identifié ces points de blocage potentiels, Pro Impec a lancé le projet en s’interrogeant sur le taux de dématérialisation qui pouvait être atteint. Patrick Senneville explique la démarche de son équipe : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. »
Accélérer la distribution des bulletins de paie : un réel avantage pour les salariés en contrats courts
Pour Pro Impec, l’un des principaux objectifs de la dématérialisation des bulletins de paie était de raccourcir les délais de réception par les salariés. Patrick Senneville explique : « Avec le courrier, nous avions une vraie problématique liée aux délais de réception des bulletins. La paie est faite au 10 de chaque mois, mais à cause des délais postaux, il n’était pas rare que nos salariés reçoivent leur bulletin après le 15. Pour ceux qui sont en contrat court ou qui ont un faible nombre d’heures, c’est un vrai problème. S’ils bénéficient d’aides de la part de Pôle Emploi, ils doivent justifier leur activité avant le 15 du mois. Grâce à la dématérialisation, ils reçoivent leur bulletin dès que le service RH leur envoie, donc le 10 au lieu du 15. Ils peuvent transférer le PDF directement à Pôle Emploi pour actualiser leurs droits et sécuriser leur paiement pour le mois suivant. »
C’est d’ailleurs cet argument qui a permis au CSE d’adhérer rapidement au projet. « Les représentants du personnel ont été rassurés de constater qu’il n’y aurait pas d’impact négatif pour les collaborateurs. Ils ont rapidement identifié que la dématérialisation allait permettre à tous les salariés de recevoir leurs bulletins beaucoup plus rapidement. »
Depuis la mise en place du bulletin de paie électronique, Patrick Senneville note plus de sérénité au sein des équipes : les salariés qui pouvaient être préoccupés périodiquement par un courrier non reçu n’ont plus à s’en soucier. « C’est très important parce que l’entreprise a le devoir de distribuer les bulletins en temps et en heure. Même si le virement est fait, le salarié a besoin de son bulletin, pour Pôle Emploi par exemple. S’il ne le reçoit pas, ça peut devenir sa préoccupation première. »
Depuis, la mise en place du projet, le bouche à oreille a fait son chemin au sein de l’entreprise. « Les salariés qui avaient refusé la dématérialisation ont constaté que leurs collègues qui l’avaient acceptée recevaient leurs bulletins avant eux. On a donc eu un phénomène de rétropédalage de la part de certains salariés qui se sont aperçus que la dématérialisation leur évitait d’attendre le courrier chaque mois, de faire une photocopie et de l’envoyer à Pôle Emploi », explique Patrick Senneville.
Améliorer la productivité RH grâce à la dématérialisation
En raccourcissant les délais de réception des bulletins de paie, la mise en place de DEMAT RH a permis de dégager du temps aux équipes RH. « Auparavant, mes équipes avaient régulièrement des relances de la part des salariés qui n’avaient pas reçu leur bulletin. Aujourd’hui, elles n’ont plus d’appels sur ce sujet. Tout le temps passé à expliquer aux salariés que les courriers sont en route n’a plus lieu d’être », constate Patrick Senneville.
Mais les gains de productivité ne se cantonnent pas au bulletin de paie. « C’est la signature des contrats de travail qui nous fait gagner le plus de temps parce que c’est là où il y a le plus de volume. On n’a pas fait ça pour l’économie financière mais plus pour simplifier le processus et pour faire gagner du temps à nos managers propreté. »
Les managers propreté, ambassadeurs des contrats de travail dématérialisés et de la signature électronique
Au-delà de l’équipe RH, chez Pro Impec, les managers propreté sont les principaux gagnants de la dématérialisation des contrats de travail. Responsables du recrutement des agents de service et chefs d’équipe sur leurs chantiers et de l’administration du personnel, les managers propreté sont notamment garants de la signature des contrats par leurs nouvelles recrues.
Patrick Senneville détaille le gain de temps constaté : « Depuis que nous utilisons DEMAT RH pour faire signer les contrats, les managers propreté n’ont plus qu’à donner à l’assistante d’agence les éléments nécessaires à la rédaction des contrats (nom, prénom, RIB, date de début du contrat…). Une fois rédigés, ils sont envoyés en signature aux salariés via DEMAT RH. Les managers n’ont plus besoin d’aller les faire signer sur le chantier dès le premier jour. A partir du moment où les managers ont compris le gain de temps que ça représentait pour eux, ils sont devenus nos meilleurs ambassadeurs. Comme nous avons beaucoup de sites et que les horaires des salariés sont très disparates, le fait de ne plus avoir à se déplacer représente un gain de temps phénoménal pour eux. »
Sécuriser les recrutements en CDD grâce à la e-signature
Autre bénéfice associé à la signature électronique pour Pro Impec : la sécurité sur le plan juridique en ce qui concerne les CDD.
« Avant, il fallait impérativement récupérer le contrat papier signé par le salarié. Maintenant, avec DEMAT RH, si un salarié veut tenter une requalification en CDI, on peut prouver qu’il a bien reçu son contrat et à quelle date il l’a signé. C’est une sécurité pour les managers propreté. En cas de litige, cet élément peut servir de preuve complémentaire », résume Patrick Senneville.
De leur côté, les agences locales qui gèrent la centralisation des contrats de travail ont gagné en sérénité. Elles n’ont plus besoin de vérifier constamment si le salarié a retourné son contrat signé puisque ce dernier s’ajoute automatiquement au dossier RH du collaborateur.
Communication & flexibilité : les clés d’une forte adhésion en interne
L’équipe RH ayant identifié plusieurs freins en amont du projet, un plan de communication complet a été mis en place. L’objectif était double :
- Accompagner les collaborateurs dans ce changement, les informer sur ce qui allait changer.
- Leur expliquer les bénéfices que cela allait représenter pour eux.
La communication autour du bulletin de paie électronique s’est déroulée en 3 temps :
- L’envoi d’un courrier papier d’information à chaque salarié avec son bulletin,
- La présentation d’information au CSE,
- La tournée des agences pour expliquer les impacts aux futurs utilisateurs en face à face.
« Dès le lancement, le bulletin de paie électronique a été proposé par défaut à tous les collaborateurs, c’est ce qui a permis le succès du projet. Aujourd’hui, notre position en interne est que si un salarié refuse la dématérialisation pour une raison ou pour une autre, ce qui est son droit, alors il lui suffit de demander à son agence de passer en courrier papier. Pour nous, la dématérialisation représente une proposition d’amélioration pour les collaborateurs, mais il n’y a rien d’obligatoire. Pour ceux qui refusent, cela revient simplement à rester dans la même situation qu’avant. Il n’y a pas de perte de service« , estime Patrick Senneville.
Cette confiance dans la solution proposée s’est avérée payante puisqu’aujourd’hui 2 salariés sur 3 consultent régulièrement leurs bulletins depuis leur espace de stockage en ligne. « Pour nous c’est la preuve qu’ils apprécient ce service puisqu’ils l’utilisent vraiment. »
Un projet rapide à mettre en place et des interlocuteurs réactifs
Ayant mis en place la solution dans deux entreprises différentes, Patrick Senneville liste les 4 points forts du déroulé du projet mené par Primobox :
- « Contrairement à d’autres projets, il n’y a pas réellement de temps passé sur la mise en place. La formation et la prise en main sont très rapides et nous n’avons aucun paramétrage à faire.
- C’est allé très vite, nous avons pu envoyer les premiers bulletins électroniques deux mois après avoir lancé le projet.
- Concernant le coût il n’y a pas de surprise, il est défini dans le contrat.
- Au quotidien, nous avons un interlocuteur disponible qui répond rapidement en cas de question. Techniquement et humainement c’est très fluide, nous n’avons aucune difficulté. »
Vers une automatisation croissante des processus RH
Pour aller plus loin dans la digitalisation de ses activités RH, la société Pro Impec travaille actuellement sur l’intégration de son logiciel de gestion Trynet avec Primobox. « L’objectif est que les assistantes pilotent les contrats depuis notre outil métier. Demain, les contrats seront générés dans cet outil et envoyés en signature sur DEMAT RH par webservice », explique Patrick Senneville.
Ce projet d’interface a d’autant plus de sens que Pro Impec gère un volume important de contrats. « Nous faisons signer un peu plus de 24 000 documents par an. Si les assistantes en agences n’avaient plus à importer le contrat de notre outil métier dans DEMAT RH, ça pourrait nous faire gagner autant de minutes. Sur une année, si on cumule ce gain pour nos 37 agences, ça représente plus d’une journée de travail en moins par semaine. »
Secteur de la propreté : comment mieux gérer les remplacements de salariés absents grâce à la signature électronique ?
Dans le secteur de l'hygiène et de la propreté, absence rime avec remplacement. Que ce soit pour congés ou pour maladie, lorsqu'un salarié ne peut pas honorer une mission, il faut impérativement trouver une alternative. Qualité et continuité de service sont en jeu.
Pour contrer les absences au pied levé, les entreprises ont le choix entre le recours aux compléments d'heures et les recrutements en contrats temporaires. Dans ce second cas, les embauches doivent être conclues rapidement, parfois en quelques heures. Une fois le candidat sélectionné, il faut lui faire signer son contrat de travail au plus vite. Les services Ressources Humaines se heurtent alors aux lenteurs liées à la gestion papier du processus de contractualisation.
Dans cet article, nous vous expliquons comment la signature électronique de vos contrats de travail peut vous permettre d'accélérer vos recrutements tout en les sécurisant du point de vue juridique.
Sommaire :
Dématérialiser le contrat de travail pour recruter dans l'urgence
Collecte de pièces justificatives et rédaction du contrat : deux étapes clés
En cas d'absence d'un agent de service, le manager propreté et le service RH (ou l'agence locale) doivent réagir vite pour le remplacer et honorer le contrat établi avec le client. Ils disposent d'un laps de temps très court pour :
- Identifier un remplaçant potentiel (souvent par recommandation ou grâce à un vivier de candidats et anciens salariés),
- Collecter les documents nécessaires à la rédaction du contrat de travail (pièce d'identité, attestation de Sécurité Sociale, RIB…),
- Rédiger le contrat,
- Le faire signer par le candidat et par la Direction des Ressources Humaines.
La contractualisation avec les nouvelles recrues a bien souvent une allure de course contre la montre. En cause : les lenteurs liées aux manipulations de documents papiers accentuées par l'éloignement géographique entre le salarié, son agence locale et son manager.
En levant cette contrainte, la dématérialisation RH apparaît comme une solution efficace. En quelques clics, l'équipe RH demande les pièces justificatives du nouveau collaborateur. Il reçoit alors une notification et peut les envoyer facilement depuis son smartphone, quel que soit l'endroit où il se trouve. Les deux parties gagnent du temps, ce qui permet de passer plus rapidement à l'étape suivante : la rédaction du contrat. Celle-ci peut alors être automatisée grâce à la génération de documents (interconnectée ou non avec le SIRH de l'entreprise). Les informations concernant le candidat sont automatiquement ajoutées dans le modèle de contrat pré-paramétré, les clauses spécifiques sont intégrées, les règles métiers sont appliquées. En quelques minutes, le contrat est prêt à être envoyé en validation puis en signature.
Replay webinar | Pénurie de candidats : Soigner l’étape de la contractualisation pour sécuriser les recrutements
Signature électronique du contrat et réactivité dans les recrutements
Une fois le contrat rédigé, sa signature peut s'avérer particulièrement problématique si elle doit se faire sur papier : comment faire signer manuellement le futur collaborateur alors que sa mission doit démarrer dans les prochaines heures ? Difficile (voire impossible) de convenir d'un rendez-vous en amont ou de mobiliser le manager au pied levé. Pourtant, le contrat doit bien être signé avant que le salarié ne commence à travailler.
La signature électronique propose alors une flexibilité appréciable. Elle permet au futur collaborateur de signer son contrat de travail à distance et au moment qui lui convient, depuis son smartphone par exemple. De son côté, le manager propreté n'a plus besoin de se déplacer sur le chantier le matin de la première journée de travail de l'agent pour lui faire signer son contrat. Il économise ainsi de précieuses heures dans son emploi du temps déjà bien chargé et peut se concentrer sur la gestion opérationnelle de son équipe. Un avantage indéniable du point de vue de l'expérience collaborateur !
À lire | Comment la signature électronique contribue-t-elle à améliorer l'expérience collaborateur ?
La solution de signature électronique proposée par Primobox et son partenaire Lex Persona offre un parcours intuitif et rapide :
- Le signataire reçoit une notification par email l'invitant à signer son contrat.
- Il clique sur le bouton dans l'email pour ouvrir le document et le consulte depuis son smartphone ou son ordinateur.
- Il clique sur le bouton permettant de signer le contrat et reçoit un code par SMS pour vérifier son identité.
- Il saisit le code dans la zone prévue à cet effet et valide pour signer son contrat.
L'équipe RH reçoit alors en quelques heures (voire quelques minutes) le contrat signé par le salarié. Celui-ci y accède également dans son espace personnel en ligne et peut aussitôt démarrer sa mission. L'épreuve de vitesse est gagnée !
Limiter le risque de requalification en CDI grâce à la signature électronique
Si la rapidité avec laquelle un collaborateur signe son contrat de travail est cruciale dans le secteur de la propreté, il existe un second critère tout aussi essentiel : celui de la traçabilité.
En effet, faire signer le contrat de travail par le collaborateur avant son premier jour (ou dans un délai maximum de 2 jours après l'embauche) représente une précaution sur le plan juridique, et a fortiori dans le cadre d'un CDD. Pour ce type de contrat, l'absence de signature du salarié peut donner lieu à une requalification en CDI. Celle-ci entraîne alors des sanctions financières et un versement d'indemnités en cas de licenciement. En fonction des volumes, le montant des contentieux peut rapidement atteindre des sommes importantes.
À noter | La requalification d'un CDD en CDI par le conseil de prud'hommes a un effet rétroactif et immédiat. On considère que le salarié a été embauché en CDI et non en CDD. Au-delà des conséquences sur l'ancienneté du salarié, celui-ci bénéficie d'une indemnité de requalification supérieure ou égale à un mois de salaire.
Source : service-public.fr
En comparaison avec une signature manuscrite, le processus de signature électronique renforce la traçabilité des échanges. En cas de tentative de requalification en CDI, l'employeur dispose alors d'un élément de preuve opposable devant un juge. Deux cas de figure peuvent se présenter :
- Si le salarié a bien signé son CDD alors l'employeur ayant eu recours à la e-signature peut facilement le prouver, notamment grâce à l'horodatage. Dans ce cas, par définition, la signature électronique garantit l'intégrité du document et en authentifie l'auteur. Il est donc possible de prouver que le contrat de travail n'a pas été modifié depuis sa signature et que la personne qui a signé le contrat est bien le salarié.
- Si le salarié n'a pas signé son CDD malgré les relances écrites de l'employeur, ce dernier dispose de preuves supplémentaires à faire valoir devant la justice pour démontrer une éventuelle mauvaise foi ou une intention frauduleuse de la part du salarié. En effet, ces deux motifs sont en réalité les seuls qui peuvent empêcher la requalification d'un CDD en CDI en cas de défaut de signature, conformément à la jurisprudence constante dans ce domaine.
Comment Fnac Darty a simplifié sa gestion documentaire RH dans un contexte multi-sites
17 000
collaborateurs
750
magasins en France
90%
de bulletins de paie dématérialisés
Le groupe Fnac Darty, issu du rapprochement des deux enseignes, est un leader français et européen dans la distribution de produits techniques, d’appareils électroménagers, de biens culturels et de loisirs. Il dispose d’un réseau de plus de 750 magasins répartis sur le territoire français.
Tourné vers la digitalisation de sa distribution pour répondre aux nouveaux standards de consommation, Fnac Darty a également opté pour celle de ses processus RH. Dès 2020, le groupe a ainsi dématérialisé l’envoi de plusieurs documents RH, dont les bulletins de paie, ainsi que le stockage des dossiers du personnel.
Mais la collaboration entre Fnac Darty et Primobox ne s’arrête pas là puisque deux projets actuellement en cours de déploiement, doivent permettre au groupe d’aller plus loin dans sa démarche de digitalisation.
Retour sur les étapes du projet de dématérialisation RH du spécialiste français de la distribution de produits culturels et de loisirs.
Uniformiser les processus RH suite au rapprochement de deux enseignes
Initié en 2020, le projet de dématérialisation RH du groupe avait pour objectif d’uniformiser les processus des entités Fnac et Darty suite à leur rapprochement. Chacune d’entre elles gérait jusqu’alors de manière indépendante les envois postaux de ses bulletins de paie, eux-mêmes édités à partir de deux logiciels SIRH distincts : Cegedim et HR Access. Il était impératif que la solution retenue puisse dialoguer avec les deux outils. Dans ce contexte, la société Fnac Darty a sélectionné la solution DEMAT RH de Primobox. Cette dernière, interfacée avec les deux SIRH, permet aujourd’hui d’envoyer les fiches de salaire de l’ensemble des salariés du groupe de manière automatique via un protocole de transfert de fichiers sécurisé (le protocole SFTP).
Le projet, mené en collaboration avec les équipes RH des deux entités, a permis de renforcer le dialogue entre des personnes aux fonctions similaires qui n’avaient pas l’habitude de travailler ensemble. Stéphanie Danuc, Coordinatrice projets SIRH du groupe Fnac Darty précise : « Depuis la mise en place du projet, je remarque beaucoup plus de collaboration entre les équipes SIRH des deux entités ».
Gérer les particularités d’une organisation multi-sites
Au-delà d’uniformiser les processus RH entre ses deux entités, Fnac Darty souhaitait rationaliser la gestion documentaire entre ses différents sites. En effet, jusqu’en 2020, le stockage était réparti entre le siège, les sites logistiques et les magasins. Désormais, les bulletins de paie étant dématérialisés, leur accessibilité par le service Ressources Humaines est renforcée.
« Les membres de l’équipe RH peuvent avoir la responsabilité de plusieurs sites donc, avec le stockage papier, ils n’avaient pas toujours accès aux documents des collaborateurs quand ils en avaient besoin, explique Stéphanie Danuc. Aujourd’hui c’est beaucoup plus pratique, nous avons gagné en accessibilité. »
De nombreux bénéfices opérationnels pour les équipes RH
Pour les équipes paie du groupe, la dématérialisation RH a permis de limiter les actions manuelles. Auparavant, les bulletins devaient être imprimés, mis sous pli et affranchis, ce qui représentait plusieurs heures de travail chaque mois. La mise en place de DEMAT RH a mis fin à ces différentes tâches, ce qui a permis d’importants gains de productivité pour les gestionnaires de paie.
Ces derniers ont également constaté un gain de temps en ce qui concerne la gestion des demandes de duplicata. « Aujourd’hui, si un salarié n’a pas reçu son bulletin de paie par courrier ou s’il l’a perdu et qu’il y a une urgence, nous pouvons le lui pousser dans son espace personnel myPrimobox de façon très simple. C’est apprécié à la fois par les salariés qui ont un retour rapide et par le service paie qui a une charge de travail en moins » précise Stéphanie Danuc.
En dehors du bulletin de salaire, Fnac Darty a également dématérialisé l’ensemble des communications auprès de ses collaborateurs : « Aujourd’hui, nous nous servons énormément de DEMAT RH pour faire des communications à l’attention des salariés. Nous sommes sûrs qu’ils les reçoivent puisqu’ils ont tous un espace en ligne. C’est très appréciable. »
Enfin, les utilisateurs de DEMAT RH constatent un bénéfice opérationnel très concret : l’amélioration du suivi des traitements. « DEMAT RH nous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les traitements effectués donc nous pouvons tracer les envois, ce qui n’était pas possible avant avec les courriers papiers. On sait à quel moment le bulletin de chaque collaborateur a été envoyé. »
Stéphanie Danuc ajoute : « la dématérialisation est totalement entrée dans les habitudes des équipes RH. Il y a eu une très bonne adhésion et aujourd’hui chacun se rend compte du bénéfice de tout avoir au même endroit. L’utilisation quotidienne est beaucoup plus simple. »
Une forte adhésion de la part des collaborateurs
Parmi les critères de réussite observés par Fnac Darty, l’adhésion des collaborateurs occupe une place centrale : avec un taux de dématérialisation de 90%, soit 15 points de plus que le seuil de rentabilité calculé par le groupe, le projet est un réel succès.
Si des disparités sont à noter sur les différents sites en fonction de l’appétence au numérique, l’anticipation de la communication interne a permis un très bon accueil global.
Stéphanie Danuc revient sur les étapes clés de la communication qui a été faite autour du projet : « Nous avons commencé par présenter le projet aux membres du CSE. En tant que porte-parole des salariés, c’était essentiel de les inclure dans notre démarche et d’avoir leur adhésion. Pour le bulletin de paie, nous avons passé tous les salariés en dématérialisation par défaut, tout en leur laissant la possibilité de revenir au papier par la suite. L’objectif était d’inciter les collaborateurs à passer à la dématérialisation pour leur en démontrer les avantages. Nous savions que si les salariés étaient en électronique dès le début, ils allaient avoir moins avoir tendance à revenir au courrier par la suite. Alors que dans la situation inverse, ils auraient eu tendance à rester en papier et à ne pas faire la démarche de basculer en électronique puisqu’ils auraient eu à se connecter à leur espace pour le faire. Nous savions qu’ils risquaient de ne pas le faire. Nous avons donc envoyé un courrier à tous les collaborateurs pour les informer du passage au bulletin de paie dématérialisé et leur préciser qu’ils avaient la possibilité de continuer à les recevoir au format papier s’ils le souhaitaient. Cette décision a été très bien accueillie par nos salariés, notamment parce que nous avons fait en sorte de leur faciliter l’accès au maximum. Nous voulions éviter qu’il y ait des barrières. Pour simplifier encore un peu plus l’usage, nous avons donc mis le lien vers le coffre-fort et le guide utilisateur sur la page d’accueil du portail collaboratif de chaque entité (Fnac et Darty). C’était une forte demande de la part des salariés d’avoir toutes les informations au même endroit pour simplifier la connexion. Nous avons également mis le guide utilisateur myPrimobox sur l’intranet du groupe au même titre que tous les outils qui peuvent leur être utiles dans leur quotidien. En parallèle, nous avions prévu un dispositif de communication sur écran en magasin (qui n’a finalement pas été déployé en raison du confinement de mars 2020). Une fois le projet lancé, nous avons communiqué par email pour récapituler la procédure de connexion et rediriger nos collaborateurs vers l’équipe Support myPrimobox en cas de question. »
Les 4 étapes du dispositif de communication de Fnac Darty autour de la dématérialisation du bulletin de paie :
- Une présentation du projet aux membres du CSE
- Un courrier d’information à tous les collaborateurs
- Une campagne d’affichage sur écran en magasin
- Un email récapitulatif pour rediriger vers l’équipe support myPrimobox en cas de question
Si dès 2020 la plupart des salariés du groupe avaient adhéré au projet, notons que l’enthousiasme ne fait que se renforcer au fil des années. Aujourd’hui encore, quatre ans après l’envoi des premières fiches de paie dématérialisées, des collaborateurs qui avaient initialement exprimé le souhait de continuer à recevoir leurs bulletins au format papier changent d’avis et optent pour la dématérialisation. Leur principale motivation : la perspective de les recevoir plus rapidement. « Occasionnellement, des salariés reviennent sur leur décision initiale parce qu’ils se rendent compte que le digital leur permet d’avoir les éléments plus rapidement et que c’est une garantie pour eux de recevoir leur bulletin (contrairement au courrier qui peut se perdre par exemple). D’après notre expérience, les collaborateurs s’habituent à la dématérialisation et s’aperçoivent au fur et à mesure que c’est plus pratique. De plus, nous constatons que les nouveaux collaborateurs acceptent de plus en plus facilement la dématérialisation. Ils ont moins de frein au départ » constate Stéphanie Danuc.
Une mise en place fluide et la perspective de nouveaux projets avec Primobox
Stéphanie Danuc qui a piloté le projet de dématérialisation RH au sein du groupe Fnac Darty se souvient : « La mise en place s’est faite très facilement, il n’y a pas eu de complexité particulière. L’accompagnement proposé par Primobox était très appréciable. Pendant toute la durée du projet, j’ai senti que mes interlocuteurs maîtrisaient parfaitement chacune des étapes. »
Pour faire un choix entre les différents éditeurs rencontrés, Fnac Darty a été particulièrement attentif à la capacité d’adaptation à leur contexte. « La dimension humaine de Primobox a été très appréciée en interne. Nos interlocuteurs nous ont démontré qu’ils étaient en mesure de s’adapter à nos processus et à nos besoins. Avec d’autres éditeurs, cela aurait été l’inverse : nous aurions dû adapter notre façon de faire à la leur. »
Stéphanie Danuc souligne que depuis que la solution est en place, la qualité de service est restée la même. « La relation avec les équipes au quotidien est agréable et sereine. Il y a eu des changements d’interlocuteurs bien sûr mais il y a une vraie continuité dans les échanges. En cas de question ou de difficulté, il y a une très bonne réactivité. Tout est mis en œuvre pour nous apporter une réponse rapidement ».
Dès le départ, le projet global de dématérialisation de Fnac Darty avait été scindé en plusieurs lots pour en simplifier le déploiement. Après avoir dématérialisé l’ensemble des documents RH et les dossiers du personnel, le groupe est en train de déployer deux nouvelles briques avec Primobox :
- Un passage à la signature électronique des contrats de travail et autres documents RH.
- Une reprise d’historique des dossiers du personnel. L’objectif : centraliser dans DEMAT RH les documents des collaborateurs échangés au cours des dernières années pour faciliter leur accès par l’équipe RH et limiter l’espace physique nécessaire à leur stockage.
Deux pas de plus dans la gestion électronique des documents de Fnac Darty !
Pénurie de candidats : soigner l’étape de la contractualisation pour sécuriser les recrutements
La concurrence est rude : plus d'une entreprise sur deux a rencontré des difficultés de recrutement en 2022.
Cette situation impose aux professionnels RH de faire preuve de réactivité. Une fois les bons profils identifiés, il n'y a plus de temps à perdre ! Des délais de contractualisation trop longs pourraient nuire à votre image employeur… et vous faire courir le risque de passer à côté des meilleurs candidats.
Pourtant, entre la collecte des pièces justificatives, la rédaction du contrat et sa signature, il peut facilement s'écouler plusieurs semaines. Un délai incompatible avec les tensions qui règnent sur les recrutements en 2023 !
Découvrez comment la dématérialisation du processus de contractualisation peut vous permettre de gagner du temps pendant cette étape clé du parcours de vos collaborateurs.
À la clé : des recrutements sécurisés et une expérience collaborateur renforcée.
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Nous vous partagerons notamment 3 cas pratiques inspirés par nos clients.
Comment Inorix a sécurisé ses recrutements dans un environnement concurrentiel
600
collaborateurs
7
secteurs géographiques couverts
370
contrats signés en moyenne / an
Inorix est une entreprise française spécialisée dans les métiers de la sécurité privée. Elle compte 600 collaborateurs répartis entre le siège bordelais et 6 des principales agglomérations françaises. Elle opère principalement dans les secteurs de la distribution, du tertiaire, de l’industrie, de la défense et de l’évènementiel.
Raccourcir les délais de contractualisation pour sécuriser les recrutements
Dès 2018, constatant une tension croissante sur les recrutements de ses agents de sécurité, la société Inorix a misé sur la réactivité de son processus de contractualisation. L’objectif ? Accélérer la signature du contrat de travail pour sécuriser les embauches dans un secteur particulièrement concurrentiel.
Cédric Dagueneau-Gauchot, Responsable Administratif et Financier d’Inorix précise : « Aujourd’hui, une fois que le profil d’un candidat est validé, nous pouvons lui envoyer son contrat de travail pour signature en 10 minutes. »
Cette réactivité est notamment possible grâce à l’intégration entre le logiciel de gestion de la planification Comète de la société Aexae, dédié au secteur de la sécurité privée, et la solution DEMAT RH de Primobox.
« Notre contrat type est intégré dans Comète donc lorsque que le nouveau salarié est saisi, les champs personnels de son contrat sont remplis automatiquement. Ensuite, le contrat est envoyé dans DEMAT RH pour la signature électronique. Le salarié reçoit alors une notification en temps réel. Il signe son contrat puis celui-ci est automatiquement envoyé pour signature au niveau de notre direction. Tout cela a lieu dans un laps de temps très court. C’est ce qui nous a poussés à utiliser DEMAT RH. Aujourd’hui nous avons l’assurance que le salarié a signé son contrat avant d’arriver sur site, ce qui sécurise les embauches. »
Une expérience collaborateur renforcée grâce à la signature électronique
En mettant en place la signature électronique des contrats de travail, la société Inorix a constaté des bénéfices concrets pour ses salariés. En effet, cette fonctionnalité introduit davantage de flexibilité dans le processus de contractualisation : les candidats qui s’apprêtent à rejoindre l’entreprise peuvent signer à distance depuis leur smartphone. Ils n’ont plus besoin de se déplacer ni de numériser le document pour le renvoyer une fois signé.
« Le but était de rassurer les futurs salariés sur la signature de leur contrat. Les agents de sécurité reçoivent leur contrat dans la journée, ils peuvent le signer avant d’arriver sur site le premier jour. Pour eux c’est vraiment une sécurité et un confort d’utilisation« , explique Cédric Dagueneau-Gauchot.
Une gestion administrative RH plus fluide
Du point de vue de l’équipe RH, la mise en place de la signature électronique a également eu des impacts positifs à la fois en termes d’empreinte écologique et d’efficacité. Cédric Dagueneau-Gauchot revient sur les principaux bénéfices ressentis : « Nous constatons une diminution du nombre de feuilles de papier manipulées et imprimées. Cela va dans le sens de notre démarche RSE et d’un allègement de la gestion administrative. »
Deux tâches fréquentes sont par exemple particulièrement impactées : l’envoi du contrat et son archivage. Leur optimisation permet un gain de temps opérationnel important : « En 3 clics, le gestionnaire envoie un contrat à un candidat et il revient signé. Il est ensuite automatiquement classé dans le dossier électronique du collaborateur. Le fait de ne pas avoir à archiver les différents documents RH au format papier facilite beaucoup les recherches. Tout est sécurisé et tracé dans DEMAT RH. Cela permet à l’équipe de gagner en moyenne une journée de travail par mois. »
Portrait collaborateur de Laureen Lecurieux-Lafferronnaye, Sales Team Leader chez Primobox
Peux-tu nous parler de ton rôle chez Primobox ?
"J'ai rejoint Primobox en 2019 en tant que Chargée d'Affaires. Depuis 4 ans, j'accompagne mes interlocuteurs ETI / grands comptes dans leur projet de dématérialisation RH. Mon objectif est de comprendre leurs problématiques pour leur proposer la solution digitale et le niveau de service qui leur conviennent.
En fin d'année 2022, j'ai évolué vers une mission de Team Leader. J'ai donc ajouté à mon rôle de Chargée d'Affaires (Account Executive) une dimension de coaching auprès de 6 commerciaux."
Quel est l'aspect de ton métier qui te passionne le plus ?
"Je pense que ce qui me challenge le plus au quotidien c'est d'accompagner d'autres personnes pour leur permettre d'atteindre leurs propres objectifs. Je retrouve cet aspect à la fois avec mes interlocuteurs grands comptes et avec mon équipe :
- Avec les prospects, mon rôle est de les guider dans leur réflexion (souvent pendant plusieurs mois) pour affiner leur besoin et faire en sorte que la solution retenue leur apporte le plus de valeur possible dans leurs missions du quotidien.
- Avec mon équipe, c'est une autre sorte d'accompagnement bien sûr. Mais il y a aussi une dimension de transmission et de recherche de solutions pour que chacun puisse accompagner au mieux ses propres interlocuteurs."
Comment est organisée ton équipe et comment travaillez-vous ensemble ?
"J'encadre 6 commerciaux qui ont tous des expertises différentes : certains sont spécialisés sur les PME (petites et moyennes entreprises), d'autres sur les ETI (entreprises de taille intermédiaire) et enfin nous sommes deux à nous concentrer sur les grandes entreprises.
Côté organisation, nous avons plusieurs rituels d'équipe :
- Une réunion commerciale hebdomadaire, pour discuter de la veille marché faite par chacun au cours de la semaine passée,
- Une mêlée, une semaine sur deux, pour prendre de la hauteur sur certains dossiers,
- Un atelier métier, une semaine sur deux également, pour monter en compétences sur une thématique particulière.
L'objectif de ces moments est à la fois de partager des informations pour répondre avec le plus de précision possible aux besoins de nos interlocuteurs et de progresser dans notre métier. Au-delà de ces temps d'échange propres à l'équipe commerciale, nous avons aussi des ateliers réguliers avec différents pôles :
- Avec les équipes Clients et Marketing : nous nous réunissons pour améliorer la manière dont nous communiquons avec nos prospects et clients et leur niveau de satisfaction.
- Avec l'équipe Produit : l'objectif est à la fois de leur remonter les demandes d'évolution de la plateforme DEMAT RH faites par nos interlocuteurs et d'avoir de la visibilité sur les évolutions à venir."
Peux-tu nous expliquer concrètement les étapes par lesquelles passe un prospect de son premier point de contact jusqu'à la contractualisation avec Primobox ?
"Lorsqu'un prospect prend contact avec nous, il commence par échanger avec un SDR (Sales Development Representative) au sujet de son projet. L'objectif est de bien comprendre son besoin pour valider que Primobox est en mesure d'y répondre. Si c'est bien le cas, alors le SDR transmet les informations clés sur le projet à un Chargé d'Affaires. Celui-ci étudie de manière détaillée comment la solution et l'accompagnement proposés par Primobox vont pouvoir répondre au besoin. Un second rendez-vous a alors lieu et le Chargé d'Affaires propose une réponse adaptée au contexte de son interlocuteur. L'estimation budgétaire est présentée en suivant. S'ensuit alors une phase de discussion pour préparer la signature du contrat. Enfin, l'équipe commerciale passe le relais au pôle Clients et lui transmet toutes les informations nécessaires au lancement et à l'accompagnement du client (spécificités, interlocuteurs…)."
Selon toi, quels sont les principaux bénéfices de l'accompagnement commercial proposé par Primobox du point de vue des prospects ?
"Je vois trois avantages principaux pour les entreprises que nous accompagnons :
Le premier est que notre organisation nous permet de les accompagner de manière précise dans leur projet. Dans nos équipes, plusieurs de nos collaborateurs sont issus du domaine RH (recrutement, paie, ADP, SIRH…). Ils ont donc une connaissance pratique des problématiques administratives de nos interlocuteurs, des obligations réglementaires et de l'écosystème RH. Selon moi c'est une force puisque chaque commercial peut s'appuyer sur cette expertise et être force de proposition dans son accompagnement.
Le deuxième, c'est la transparence de notre processus commercial. A chaque étape, l'équipe s'assure que la solution proposée par Primobox répond au besoin exprimé par le prospect. L'objectif de notre démarche est de ne pas faire perdre de temps à notre interlocuteur si on estime que Primobox n'est pas le bon partenaire pour son projet.
Le troisième est que nous capitalisons sur l'expertise de nos clients pour faire évoluer nos plateformes. Nous sommes dans une démarche de co-construction. Si plusieurs prospects nous font part d'un souhait d'évolution ou d'un manque, l'équipe commerciale transmet l'information à l'équipe Produit. Cela peut donner lieu au développement de nouvelles fonctionnalités. C'est par exemple le cas de la fonctionnalité de collecte de documents que nous avons sortie récemment."
Rédaction, envoi, signature, stockage de documents RH : vous avez un projet de dématérialisation ? Demandez une démo
Renforcer l'engagement collaborateur grâce à la reconnaissance au travail
Ces derniers temps, vous constatez une baisse de régime de la part de vos collaborateurs. Qu'il s'agisse de "quiet quitting" ou non, a priori, vous n'êtes pas les seuls à percevoir un désengagement au travail. Dans un contexte social et économique morose encore marqué par les conséquences de la crise sanitaire, les salariés sont loin d'avoir la pêche. En atteste l'étude Ifop pour la Fondation Jean Jaurès parue le 23 janvier dernier qui met en évidence un rapport de plus en plus distendu entre les Français et leur vie professionnelle. Ainsi seul 1 salarié sur 5 estime que la place du travail dans sa vie est "très importante" (contre 3 sur 5 en 1990). La motivation au travail suit la même tendance.
En cause, un manque de reconnaissance pour le travail accompli, caractéristique du management "à la française". Ainsi, 42% des salariés considèrent qu'ils en font plus que ce qui est attendu d'eux, sans que cela ne soit remarqué par leur direction. Certains RH peuvent alors se sentir désemparés face à ce constat. Pourtant, n'y voyez là aucune fatalité, il existe de nombreux leviers pour booster la reconnaissance de vos salariés. Suivez le guide !
Reconnaissance au travail & expérience collaborateur
Dans le cadre professionnel, la reconnaissance consiste à souligner les résultats, les réussites et les efforts fournis par les collaborateurs. Il s'agit donc d'admettre l'implication et la légitimité de chaque salarié en allant au-delà des engagements réciproques fixés dans le cadre du contrat de travail.
Instaurer cette pratique permet alors de replacer l'Humain au cœur de la relation managériale et d'activer deux leviers essentiels de l'expérience collaborateur :
- La motivation des collaborateurs. Reconnus pour le travail qu'ils ont fourni, les salariés ont conscience de leur contribution au projet global de l'entreprise, ils s'y projettent donc plus facilement. Ce faisant, la reconnaissance au travail favorise la fidélité salariale et limite le turnover.
- Le bien-être des collaborateurs. En mal de reconnaissance, les salariés se retrouvent malgré eux dans une situation d'attente (plus ou moins passive). Ils attendent une parole ou une action de la part de leur direction. Donc, pour le management, identifier ce besoin et y répondre revient donc à contrer un sentiment de frustration. S'installe alors une ambiance de travail plus sereine accompagnée de risques psychosociaux maîtrisés.
Le cercle vertueux de la reconnaissance au travail
Si la reconnaissance au travail contribue activement à améliorer l'expérience collaborateur, ses bénéfices ne s'arrêtent pas là ! Une fois ce climat de confiance et cette sérénité dans les échanges managériaux instaurés, deux conséquences ne tardent pas à se faire sentir :
- L'amélioration de la satisfaction client. Grâce à une plus grande motivation, les salariés au contact des clients véhiculent une image positive de l'entreprise. Ils font preuve d'un plus grand esprit d'initiative, remontent les difficultés aux personnes concernées, partagent les retours d'expérience en interne… Les échanges sont plus rapides et les clients sont témoins d'une meilleure prise en compte de leurs intérêts.
- Une performance accrue. Boostés par la reconnaissance de leur travail, les salariés sont davantage incités à atteindre leurs objectifs, voire à les dépasser. Collectivement, la productivité et la performance de l'entreprise s'en ressentent.
Entre responsabilité managériale et enjeu stratégique RH
La reconnaissance est avant tout une pratique managériale. Pourtant, pour être perçue comme cohérente et efficace, elle doit impérativement être soutenue et encouragée par la Direction des Ressources Humaines. Le rôle de celle-ci est alors d'outiller ses managers pour qu'ils soient en mesure de répondre aux attentes de leurs équipes. Pour cela, la DRH doit les éclairer sur ces attentes et leur donner les clés pour les appréhender.
Des actions concrètes peuvent alors être mises en place pour mettre en place une culture d'entreprise favorable à la reconnaissance :
- Former et sensibiliser les managers aux nouvelles attentes des salariés,
- Réaliser des sondages en interne sur les attentes des collaborateurs et en restituer les résultats auprès des managers,
- Favoriser les recrutements de managers déjà sensibilisés à l'importance de la reconnaissance de leurs équipes,
- Proposer des retours d'expérience et interventions extérieures inspirantes sur cette thématique.
5 leviers pour améliorer la reconnaissance au travail
En favorisant une culture de reconnaissance au travail, le service RH met à disposition des managers une "boîte à outils" dans laquelle ils peuvent piocher en fonction de leurs besoins. Chacun d'entre eux peut ainsi exprimer sa gratitude envers ses équipes à travers des moyens concrets qui font partie intégrante de la culture d'entreprise :
- Les petits gestes. Dire "merci", envoyer un email de félicitations, inviter la personne pour un déjeuner : ces attitudes a priori anodines sont en réalité la base de la reconnaissance au travail.
- La valorisation auprès des tiers. Il s'agit ici de partager la bonne performance d'un collaborateur au cours d'une réunion interne, dans un email collectif ou au cours d'un rendez-vous extérieur avec un client par exemple. Ce faisant, le manager contribue à renforcer le sentiment de légitimité de la personne concernée.
- Les récompenses en nature. Offrir un chèque cadeau, un week-end dans un hôtel, un bon pour un restaurant … autant de manières de récompenser ponctuellement les équipes pour leur travail.
- Le dispositif de rémunération. Souvent perçu comme le levier ultime de la reconnaissance au travail, il est toutefois loin d'être le seul. Proposer une récompense financière (prime, bonus, augmentation…) aux salariés qui performent permet de reconnaître factuellement que le travail fourni va au-delà des attentes initiales.
- Les évolutions de carrière. Confier de nouvelles missions, proposer un nouveau périmètre, une formation, une promotion… La gestion des talents fait partie intégrante de la reconnaissance ! Dessiner un plan de carrière plus clair pour l'ensemble des collaborateurs est justement l'un des enjeux phares de la fonction RH en 2023.
Améliorer l'expérience collaborateur fait partie de vos enjeux RH ? Et si vous découvriez comment la dématérialisation peut contribuer à améliorer le quotidien de vos salariés ?
Améliorez le quotidien de vos collaborateurs grâce à la signature électronique
En 2022, la moitié des entreprises françaises étaient engagées dans une démarche d'expérience collaborateur (1). Un chiffre qui devrait encore augmenter en 2023 tant l'enjeu pour les services RH est fort.
Plus les années passent et plus l'attention des Ressources Humaines se porte sur l'amélioration de la qualité de l'expérience vécue par leurs salariés au quotidien. Chaque interaction est vue comme un axe d'optimisation potentiel. C'est notamment le cas de la signature électronique de documents RH qui jalonne la relation collaborateur-employeur, de l'onboarding jusqu'à la fin du contrat.
Comment la mise en place de la signature électronique peut-elle concrètement améliorer le parcours des salariés dans l'entreprise ?
Primobox vous livre son analyse complète.
Sommaire :
Signature électronique de documents RH & efficacité
La signature manuscrite d'un document implique de nombreux allers-retours entre les différentes parties prenantes. Mails, courriers et relances allongent fatalement les délais. La lourdeur des démarches administratives peut alors rapidement se faire sentir ! D'autant plus si l'on considère le nombre de documents à signer chaque année côté RH : contrats de travail, avenants, entretiens annuels, soldes de tout compte…
A l'inverse, en choisissant le niveau adapté de signature électronique (simple ou avancé dans le cas de documents RH), la DRH contribue à simplifier l'usage pour tous les signataires et à réduire les délais de traitement. Un bon point pour le collaborateur qui attend son document signé avec impatience.
Plusieurs fonctionnalités permettent en effet de supprimer les actions chronophages à faible valeur ajoutée. Il devient ainsi possible de :
- Accélérer la validation du document avant signature. Personnalisé, le workflow de signature permet d'envoyer un document en relecture (auprès du service juridique par exemple), avant son envoi automatique pour signature.
- Éviter les oublis grâce au paramétrage de relances automatiques. Les signataires reçoivent une notification par email ou par SMS pour leur rappeler qu'ils ont un document à signer.
- Signer des documents en masse. Un DRH peut par exemple signer plusieurs avenants en même temps. Il évite alors de répéter la même opération pour chaque salarié concerné.
Pour les collaborateurs, ces fonctionnalités sont la garantie d'un processus de signature plus court et plus fluide. À la clé : moins d'énergie et de temps perdus.
Plus de flexibilité pour les collaborateurs grâce à la signature électronique
Au-delà d'accélérer le processus, le fait de pouvoir signer électroniquement un document à distance offre une plus grande flexibilité aux collaborateurs. Cette pratique va alors dans le sens du travail hybride, priorité stratégique pour les RH en 2023.
Concrètement, un salarié peut consulter le document qu'il doit signer de n'importe où et à n'importe quel moment. Il ne lui reste alors plus qu'à y apposer sa signature électronique depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Plus besoin de se rendre au siège pour y réaliser la signature en face à face avec les Ressources Humaines ou avec son manager ! Une flexibilité particulièrement appréciable dans le cas où le salarié :
- a recours au télétravail,
- est géographiquement éloigné de l'équipe RH,
- a un emploi du temps particulièrement chargé.
À l'heure où la flexibilité devient une condition essentielle du bien-être collaborateur, la signature électronique marque un point de plus !
Focus : signature électronique du contrat de travail et accélération des recrutements
Tous les documents RH nécessitant une signature n'ont pas la même importance aux yeux des collaborateurs. L'un d'eux revêt une importance particulière : le contrat de travail. Point de départ de la relation contractuelle, il donne le ton sur la suite des interactions. Impossible donc de négliger ce point clé de l'onboarding !
Proposer la signature électronique du contrat de travail permet ainsi de réduire les délais de contractualisation. Chacun leur tour, les signataires reçoivent une notification pour signer le contrat et sont automatiquement relancés en cas d'oubli. Le délai de plusieurs jours, initialement incompressible, passe alors à quelques heures seulement. Du point de vue du candidat, cela permet de lever l'incertitude qui plane inévitablement dans son esprit tant qu'il n'a pas signé son contrat.
Encore un bon point pour l'expérience salarié.
Renforcer l'accessibilité des documents RH pour les collaborateurs
Enfin, la signature électronique permet de simplifier l'accès des collaborateurs à leurs documents une fois ces derniers signés. Par exemple, avec Primobox, les salariés accèdent à leurs documents RH en quelques clics depuis leur espace personnel et sécurisé myPrimobox. Contrats, avenants et autres documents professionnels sont accessibles de manière sécurisée 24h/24 et 7j/7, et ce, depuis n'importe quel appareil connecté à internet (tablette, smartphone, ordinateur).
Le risque de perte de document est alors écarté. Autre bénéfice tangible pour le collaborateur : la possibilité de transférer ses documents à des tiers. Ses démarches personnelles sont ainsi facilitées (demande de prêt bancaire, constitution d'un dossier de location ou de caution, actualisation auprès de Pôle Emploi…). Un poids en moins pour le salarié, à un moment charnière de sa vie personnelle.
Pour en savoir plus, n'hésitez pas à regarder le replay de notre webinar sur le sujet.
Source :
Cahier des charges SIRH : les 12 éléments indispensables
Vous avez un projet de digitalisation RH ?
Dans un premier temps, place à la consultation des éditeurs !
Votre objectif (en tant que chef de projet SIRH) : rédiger un cahier des charges à la fois complet et synthétique.
Mais savez-vous réellement ce qu'il doit contenir ? Si certaines composantes tombent sous le sens, d'autres peuvent facilement être oubliées. Pourtant, bien intégrées, ces informations ont le pouvoir de faire gagner du temps à toutes les parties prenantes du projet.
Rien que ça !
Découvrez donc 12 points clés à inclure absolument dans votre cahier de charges SIRH.
A la clé :
- Moins d'allers-retours avec les éditeurs et des délais de consultation plus courts
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