3 leviers pour lutter contre l'épuisement des professionnels RH

3 leviers pour lutter contre l'épuisement des professionnels RH

Depuis plusieurs mois, les RH sont épuisés.

63% d'entre eux sont même en situation de burn-out, d'après un sondage réalisé par le cabinet Empreinte Humaine. A noter que ce taux est presque deux fois plus élevé que celui de l'ensemble des salariés toutes fonctions confondues. De quoi s'inquiéter sur l'état de santé des collaborateurs RH.

Le moral en berne de la fonction RH nous a incité à mener l'enquête.

Quelles sont les causes de ce mal-être ? Comment y remédier dans les mois à venir ?

 

 

Un contexte global qui pèse sur le moral des RH

Plusieurs raisons semblent pousser les professionnels des Ressources Humaines vers l'épuisement. La plus évidente d'entre elles est liée au contexte dans lequel nous évoluons collectivement depuis trois ans.

Cette fonction a en effet été en première ligne pendant toute la durée de la crise sanitaire. Dès mars 2020, il a fallu se retrousser les manches, mettre en place de nouveaux protocoles, les adapter en fonction de l'évolution des directives gouvernementales, gérer les absences, instaurer le télétravail, déployer des outils de travail à distance… En parallèle, les RH ont eu un rôle de soutien vis-à-vis de leurs collaborateurs : écouter, expliquer, rassurer, encore et encore.

Mais toute cette période, bien qu'intense et éprouvante, avait un air de défi à relever. Les RH, sur le pont, n'ont pas compté leurs heures, animés par l'idée qu'il fallait construire le monde professionnel d'après.

Aujourd'hui, 3 ans plus tard, la situation est différente. Cette période de fortes turbulences a laissé des traces, modifiant en profondeur la relation au travail et l'engagement des collaborateurs. Certaines entreprises ont quant à elles été fragilisées et tentent désormais d'amorcer leur reprise dans un contexte d'inflation galopante. Ce qui n'arrange rien !

A nouveau, les RH sont au premier plan, confrontés à des défis de taille pour l'année 2023. L'épuisement les gagne, lassés de devoir sans cesse revoir leurs lignes directrices en fonction du contexte global.

 

La fonction RH particulièrement exposée à l'épuisement professionnel

Le facteur conjoncturel ne suffit toutefois pas à expliquer le taux particulièrement élevé de burn-out dans la fonction RH. On note également des causes plus structurelles.

Parmi elles :

  • Un manque de temps et de ressources. Cette cause est pointée du doigt par 65% des professionnels RH, d'après le baromètre des Editions Tissot 2022. Bien souvent, et notamment en période de crise, le service RH est parmi les premiers à subir des coupes budgétaires. On lui demande alors de faire plus avec moins.
  • Une complexification du métier. Les responsabilités juridiques du service RH sont croissantes et 37% des professionnels affirment qu'ils ont de plus en plus de mal à suivre les évolutions réglementaires.
  • Une diversité croissante dans les missions. Recrutement, marque employeur, onboarding, gestion de la paie, QVT (qualité de vie au travail), formation, soutien du management… Les RH sont sur tous les fronts et la liste des missions s'allonge au gré de l'évolution des attentes des collaborateurs.
  • Un isolement au sein de l’entreprise et un manque de considération en interne. Le devoir de confidentialité des RH sur la plupart de leurs missions en fait, bien souvent, un département à part. Le travail fourni est, la plupart du temps, invisible par les salariés. Ceux-ci ont alors du mal à comprendre leurs missions, leurs objectifs concrets et leur pouvoir de décision … Il s'agit souvent de la fonction mystère !
  • Un manque de reconnaissance de la part de la direction. Celle-ci ne se montre en effet pas toujours prompte à intégrer la DRH dans les décisions stratégiques de l'entreprise. Ce constat, qui semble s'atténuer depuis que la crise sanitaire a redistribué les cartes, reste toutefois valable en 2023.
  • Des qualités humaines et un engagement particulièrement importants. Bien souvent, pour les professionnels RH, il s'agit d'un métier passion. Ainsi, 71% d'entre eux ont choisi cette profession pour sa dimension humaine et sociale. Un état d'esprit qui va de pair avec une forte empathie, une volonté de soutenir les collaborateurs et de montrer l'exemple. Or, ce sont précisément ces traits de caractère qui exposent les RH au burn-out. En effet, ce mal-être touche plus particulièrement les personnes confrontées à un écart entre leurs idéaux et la réalité. Une situation fréquente dans la fonction Ressources Humaines.

 

Il est donc urgent de réagir et de mettre en place des stratégies pour rendre le quotidien des équipes RH un peu plus doux. Quels leviers les entreprises peuvent-elles activer pour remédier à ce mal-être ?

 

Levier n°1 : sensibiliser aux risques psycho-sociaux de la fonction RH

La fonction RH est, aux côtés du CSE (Comité Social et Économique), responsable de la prévention des risques psycho-sociaux (RPS). Alors qu'arrive-t-il lorsque ce sont les membres de l'équipe RH eux-mêmes qui sont en souffrance ? Qui tire la sonnette d'alarme ?

Selon les organisations et le climat social, la réponse peut se situer du côté de la Direction des Ressources Humaines et/ou de celui du CSE.

La DRH, en tant que supérieur hiérarchique, a la possibilité d'anticiper les risques psycho-sociaux de son équipe ou de déceler d'éventuelles souffrances déjà installées. Elle pourra alors proposer des actions concrètes et s'appuyer sur l'expertise du CSE (dont la prévention des RPS est l'une des missions principales). La démarche doit idéalement relever d'un dialogue entre les deux parties et d'actions conjointes.

Ces actions de prévention peuvent bien sûr bénéficier à l'ensemble des collaborateurs. L'idée est toutefois d'apporter une attention particulière aux professionnels RH en leur rappelant, si besoin, qu'ils sont des salariés "comme les autres" : ce qui est valable pour leurs collègues l'est aussi pour eux. Parmi les actions pouvant être mises en place, nous citerons par exemple :

 

  • L'organisation d'ateliers de sensibilisation dédiés au risque d'épuisement dans la fonction RH. De la même manière qu'un technicien intervenant sur un site de production est sensibilisé aux risques inhérents à son poste, il convient d'anticiper ceux auxquels s'expose inévitablement la fonction RH.
  • L'organisation de formations sur la gestion du stress. Celles-ci bénéficieront à l'ensemble des collaborateurs, mais réserver quelques places pour les RH semble judicieux.
  • Prendre des mesures en faveur de la QVT en veillant à ce qu'elles soient respectées par les RH eux-mêmes : équilibre vie privée / vie professionnelle, droit à la déconnexion, travail hybride…

 

Levier n°2 : clarifier les missions de l'équipe RH auprès des collaborateurs et de la direction

Nous l'avons vu, le service RH est souvent considéré comme un service à part du fait de la confidentialité de certaines de ses missions. Dans les faits, cette relative discrétion l'isole des autres équipes et la pénalise.

L'enjeu est donc de clarifier le champ d'action RH aux yeux du reste de l'entreprise.

En interne, la lisibilité de la feuille de route du service RH peut être renforcée par :

 

  • Des sondages réguliers sur les attentes des collaborateurs, leur moral, leurs difficultés. En améliorant la connaissance terrain, ces études permettent à l'équipe RH d'être proactive dans la mise en place de plans d'action adaptés au contexte.
  • Une transparence sur les missions du service. Comme pour tous les départements d'une entreprise, la visibilité est un facteur de crédibilité et de considération. Partager les objectifs, actions clés et indicateurs de succès est donc essentiel. Pour aller plus loin, pourquoi ne pas s'inspirer de la méthode OKR (Objectives and Key Results), notamment adoptée par les grands noms de la tech ?
  • Un cadre d'échange défini entre RH et collaborateurs. Une fois les missions du service Ressources Humaines clarifiées aux yeux de tous les collaborateurs, il pourra être utile de préciser qui au sein de l'équipe est à même de fournir des renseignements sur tel ou tel sujet : question relative à la paie ou au contrat de travail, difficulté avec un manager, souhait de formation, d'évolution de carrière…

Bien sûr, pour ce faire, encore faut-il du temps ! Or justement, du temps, les RH n'en ont pas.

Le serpent ne se mordrait-il pas la queue ? Comment dégager plus de bande passante à l'équipe Ressources Humaines ?

 

Levier n°3 : le digital comme solution face au risque d'épuisement des RH

Il se trouve que si 86 % des RH utilisent des outils numériques au quotidien, c'est précisément pour gagner du temps et améliorer leur efficacité. En effet, au cours des trois dernières années, cette digitalisation a permis de réduire le nombre d'heures allouées aux tâches administratives : 63 % des RH y consacrent aujourd'hui plus de la moitié de leurs journées de travail contre 73% en 2020 (d'après le baromètre des Editions Tissot 2022).

 

La solution DEMAT RH de Primobox permet par exemple d'automatiser certaines tâches répétitives liées à la gestion documentaire :

  • rédaction et signature de contrats de travail,
  • envoi des bulletins de paie et autres documents RH aux collaborateurs,
  • archivage…

De quoi économiser plusieurs heures de travail chaque mois !

Ainsi, en améliorant la productivité RH, la digitalisation permet de revoir l'allocation du temps et des ressources. Cette nouvelle donne peut alors être vue comme une opportunité de travailler sur un plan d'action visant à résoudre un éventuel mal-être au sein de l'équipe.

Pour ne pas vous arracher les cheveux pendant votre projet de digitalisation RH, consultez notre guide pratique ! Nous y détaillons les étapes à suivre pour vous permettre de ne rien oublier et d'aborder votre projet sereinement.


Labellisation Numérique Responsable

Labellisation Numérique Responsable

Chez Primobox, notre impact numérique et environnemental est un véritable sujet. En 2018, nous avons finalisé et validé notre premier dossier pour le label Entreprise Numérique Responsable (ENR) avec France IT pour 2 ans. Convaincus par l’aide apportée et par les progrès réalisés, nous avons réitéré l’opération pour deux années supplémentaires avec un nouveau dossier en 2020. 

À partir de septembre 2021, le label ENR a fusionné avec la première version du label Numérique Responsable (NR) pour ne faire plus qu’un. Les différentes entités responsables des labels, l’Institut du Numérique Responsable, France IT et l’Agence LUCIE, se sont regroupées dans le but de donner un nouveau souffle au mouvement du numérique responsable et aux enjeux environnementaux

Cette nouvelle version du label, plus complète, permet à toutes les sociétés de s’identifier et d’intégrer dans leurs activités numériques des préoccupations éthiques, sociales et environnementales

Lorsque le Label ENR disparaît au profit du Label NR, c’est une évidence pour nos équipes de continuer avec cette nouvelle communauté pour un meilleur engagement. 

C’est ainsi que nous avons terminé l’année 2022 avec l'obtention du label Numérique Responsable pour 2 années. 

Labellisation Numérique Responsable

Cette nouvelle labellisation se passe en 3 temps :

- un fichier à remplir représentant toutes nos actions sur le Numérique Responsable, que ce soit envers nos clients, nos fournisseurs ou en interne,

- un entretien d’une demie journée pour détailler nos actions avancées dans le document précédent,

- une certification. 

 

Comment Primobox va plus loin dans sa démarche numérique responsable ?

 

Aujourd’hui, nous savons qu’internet pollue de diverses manières : notre utilisation quotidienne mais aussi le réseau en lui-même (data centers). C’est parce que la dématérialisation et le numérique sont notre cœur de métier, que nous accompagnons nos clients durant leur transformation digitale. Notre objectif est qu'ils aient toutes les cartes en main pour faire les meilleurs choix pour eux, leurs collaborateurs et l’environnement.

 

En interne

Chez Primobox, le numérique responsable n’est pas qu’une question d’image pour la direction. Tous les collaborateurs sont intégrés dans la démarche. Depuis l'onboarding et pendant tout le parcours dans la société, des points de formation, des rendez-vous réguliers et des challenges sont mis en place afin de diffuser et partager les bonnes pratiques de chacun (compostage, objets réutilisables).

Chaque année depuis 3 ans, nous réalisons, en partenariat avec Sami, notre Bilan Carbone. Tous les salariés remplissent leurs consommations énergétiques par rapport à la société (déplacements, consommation électrique/chauffage en télétravail, matériel utilisé…). Le coaching qu’ils proposent nous a permis d’identifier nos enjeux numériques. À travers les actions identifiées, nous en avons fait un objectif majeur de société pour l’année à venir.  

Notre équipe d’exploitation a par ailleurs mis en place une démarche pour rechercher le meilleur fournisseur pour tous les processus d’achat. Enfin, un suivi rigoureux est réalisé sur l’ensemble du matériel pour limiter les impacts des équipements, la récupération après le départ d’un collaborateur et le recyclage du matériel défectueux par Ecomicro

 

Nos clients

Enfin, nous poussons cette démarche environnementale jusqu’à notre proposition commerciale. En effet, nous profitons du premier rendez-vous avec les entreprises pour comprendre leurs besoins. Notre but est de proposer un package qui répondra au mieux à leurs attentes. Par exemple, nous pouvons réduire l’espace de stockage si l’utilisation ne s’en fait pas ressentir ou encore activer ou non l'ouverture d'espaces de stockage myPrimobox en fonction de la demande des collaborateurs. 

 

Prêt pour votre premier rendez-vous avec nous ? Contactez-nous !


Fonction RH : quels enjeux en 2023 ?

Fonction RH : quels enjeux en 2023 ?

2022 était supposée marquer un retour vers plus de stabilité. S'il était entendu qu'il n'y aurait pas de "retour à la normale" post-covid, dirigeants et DRH tablaient tout de même sur une accalmie dans leur quotidien. Pourtant, alors que l'année s'achève, force est de constater que, comme le dit l'adage, "la seule constante c'est le changement". Une fois encore, les entreprises ont dû ruser pour s'adapter tant bien que mal à un contexte mouvant.

L'heure est aujourd'hui au bilan et à la projection. Dans cet article, Primobox décrypte les enjeux RH 2023 et vous donne plusieurs clés pour aborder cette nouvelle année sereinement.

Fonction RH : quels enjeux en 2023 ?

 

 

Enjeu RH n°1 : structurer le travail hybride

Amorcé au moment des déconfinements, le mode de travail hybride s'impose aujourd'hui comme une nouvelle norme dans bon nombre d'entreprises (lorsque la nature du poste le permet). Ainsi, selon une étude Opinionway, 80% des cadres souhaitent continuer à alterner télétravail et présentiel en 2023.

 

Contrairement aux années passées, les raisons invoquées ne sont plus seulement liées à la QVT (qualité de vie au travail) : meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle, réduction du temps de trajet… En 2022, des arguments d'ordre financier ont également été mis en avant. En effet, l'inflation galopante fait réfléchir les salariés à deux fois devant se rendre sur leur lieu de travail. Carburant, déjeuner… Chaque dépense liée à la présence sur site est scrutée et donne lieu à de nouveaux arbitrages.

 

Concrètement, comment ce souhait de flexibilité va-t-il impacter la feuille de route 2023 des services RH ? Voici quelques pistes pour mettre en place un modèle de travail hybride efficace dans les prochains mois :

  • Sonder les attentes de vos collaborateurs
  • Mettre en place des outils de communication adaptés
  • Réaménager les bureaux et les transformer en espaces de travail collaboratif
  • Délimiter le cadre et le transmettre aux salariés sous forme d'une charte de télétravail par exemple.

 
 

À noter : bien que facultative, la rédaction d'une charte de télétravail permet d'harmoniser les pratiques entre les différents services et de prévenir d'éventuels conflits. Si votre organisation ne dispose ni d'un accord collectif ni d'une charte sur le sujet alors nous vous conseillons de mettre ce dossier en haut de la pile de vos priorités pour 2023.

 

Le + : pensez à la dématérialisation RH pour communiquer votre charte de télétravail à vos salariés.

 

Enjeu RH n°2 : lutter contre le désengagement grâce à la formation

Syndrome post-covid, le désengagement des collaborateurs a atteint des sommets en 2022, notamment à travers le phénomène de quiet quitting (ou démission silencieuse).

À l'aube de l'année 2023, l'un des leviers à considérer pour contrer cette tendance de fond est de proposer des parcours de carrière évolutifs et cohérents. En effet, les collaborateurs sont plus que jamais conscients qu'il est nécessaire de savoir s'adapter à un environnement qui évolue à la vitesse de l'éclair et peut se retourner du jour au lendemain.

Dans ce contexte, la demande de formation et d'amélioration des compétences est donc forte. Pourtant, selon le rapport Gartner sur les priorités et tendances clés des RH en 2023, 44% des responsables RH considèrent que leur entreprise ne propose pas un plan de carrière convaincant. La gestion des ressources humaines doit donc être revue.

La stratégie à adopter en 2023 ? Mettre en place un parcours de formation cohérent.

À la clé, plusieurs atouts du point de vue l'expérience collaborateur :

  • Maintien à jour des connaissances
  • Meilleure performance dans les missions
  • Reconnaissance et valorisation
  • Meilleure employabilité future

 

De quoi améliorer l'engagement en interne, renforcer la fidélisation des salariés et la marque employeur.

 

Enjeu RH n°3 : anticiper la question des augmentations salariales

L'inflation sur l'année 2022 n'a échappé à personne : +6,2% entre novembre 2021 et novembre 2022 selon l'INSEE. Et si l'on en croit les dernières prévisions, la tendance devrait se maintenir en 2023.

Conséquence logique, les prévisions d'augmentations de salaires pour l'année 2023 atteignent leur plus haut niveau depuis 10 ans, soit +4,05%, selon l'étude du cabinet People Base CBM.

Nous parlons ici d'augmentations salariales globales. Celles-ci incluent :

  • Les augmentations individuelles, dont le taux moyen devrait atteindre +4,25% en 2023
  • Les augmentations générales (celles qui concernent l'ensemble des salariés) pour lesquelles les prévisions pour l'année 2023 atteignent +2,99%. À noter que ce taux prévisionnel a presque doublé en comparaison avec l'année 2022.

 

La question de la rémunération revient donc sur le devant de la scène parmi les défis des politiques RH 2023.

 

Enjeu RH n°4 : relever le défi de la RSE et de l'inclusion

D'après le Baromètre des tendances des DRH de WTW, en 2022, 42% des DRH considéraient le développement des politiques RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) comme une priorité.

 

Parmi les principales préoccupations, on note :

  • L’amélioration de la QVT et du bien-être au travail (extrêmement importante pour 87% des DRH)
  • L’égalité professionnelle femme-homme (83%)
  • La non-discrimination au travail (69%)
  • La réduction de l'empreinte carbone (57%).

 

Cette volonté d'engagement à la fois social et environnemental est toutefois à mettre en parallèle avec la réalité. En effet, selon le Baromètre Human & Work sur les nouveaux enjeux RH, 76% des DRH déclarent avoir du mal à mettre en place des plans d’actions concrets en lien avec la RSE.

Dans un contexte marqué par un affaiblissement de l'engagement salarié et par des pénuries de candidats, la RSE représente pourtant un levier efficace d'attractivité et de fidélisation des collaborateurs. Ainsi en 2023, ce sujet a toutes les chances d'être central dans les stratégies RH les plus performantes.

 

Enjeu RH n°5 : continuer à accompagner le changement sans lasser les équipes

Les trois dernières années ont été marquées par de nombreux changements au sein des entreprises : changements organisationnels, transformations digitales régulières, incertitude économique…

Alors que 2022 s'achève, la capacité d'adaptation des salariés commence à atteindre ses limites. Des signes de lassitude apparaissent et la bonne volonté des collaborateurs s'effrite.

Problème : le taux d'adhésion aux projets de transformation semble aller de pair avec la fidélité envers l'employeur. En effet, parmi les collaborateurs lassés par les changements, seuls 43% ont l'intention de rester dans leur entreprise, contre 74% des autres salariés (selon le rapport Gartner sur les tendances RH 2023).

Face à ce constat, 53% des responsables RH considèrent que la conduite du changement est une priorité pour 2023. Mais la stratégie adoptée a son importance. De nouvelles pratiques émergent et la gestion du changement en mode collaboratif s'impose peu à peu comme une nouvelle norme. On passe donc d'une stratégie de conduite du changement descendante dans laquelle les informations émanent uniquement de la Direction à une organisation dans laquelle les salariés co-créent et participent activement aux décisions liées au changement.

Dans les faits, les entreprises qui ont recours à une conduite du changement collaborative ont 14 fois plus de chances de mener leurs projets vers le succès.

En 2023, pour garder le cap, place au changement dans la conduite du changement !
 

Si comme 53% des responsables RH, la conduite du changement fait partie de vos priorités 2023, consultez notre livre blanc pour devenir incollable sur le sujet !

 


Rencontre avec Vincent Dubois, Développeur chez Primobox

Rencontre avec Vincent Dubois, Développeur chez Primobox

Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients.

Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Découvrez leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients.

Rencontre avec Vincent Dubois, Développeur chez Primobox

Peux-tu te présenter en quelques mots ?

« Je m’appelle Vincent Dubois, je suis développeur chez Primobox depuis 1 an. J’ai 22 ans d’expérience dans le développement web, principalement en ESN (Entreprise de Services Numériques) et chez des éditeurs de différents secteurs. »

 

En quoi consiste ton rôle chez Primobox ?

« Je fais partie de l’équipe de développement de la solution myPrimobox, qui est l’espace de stockage mis à disposition des salariés de nos clients. Ils y reçoivent tous les documents transmis par leur employeur. Je travaille sur l’amélioration continue de cette plateforme. 

En plus de mes missions de développeur, j’ai aussi un rôle d’accompagnant en interne sur la méthode DDD (Domain-Driven Design). C’est d’ailleurs l’un des aspects de mon métier que je préfère. »

 

Tu peux nous en dire un peu plus sur le Domain-Driven Design (DDD) et nous expliquer comment il est appliqué chez Primobox ?

« C’est une méthode de conception de projet informatique qui repose sur la connaissance et la compréhension des besoins des utilisateurs finaux. L’objectif est de développer des fonctionnalités qui répondent réellement à leurs attentes. C’est une approche qui repose sur une bonne communication entre l’équipe de Développement et les experts fonctionnels (pôles Produit et Clients). 

Concrètement, chez Primobox, l’équipe technique travaille au quotidien avec le Produit pour identifier les fonctionnalités les plus utilisées ou celles dont le développement est prioritaire. Pour cela, on se base sur des données chiffrées. Ces résultats sont ensuite recoupés avec les retours d’expériences utilisateurs partagés par les Customer Success Manager. Ils nous permettent de bien comprendre de quelle manière les fonctionnalités sont utilisées. Ces échanges nous sont utiles pour prioriser les développements les plus pertinents du point de vue de l’utilisateur final. »

 

As-tu des exemples de situations dans lesquelles le DDD vous est particulièrement utile ?

« Dans le cadre d’un développement web, les principes du DDD peuvent être appliqués au quotidien. Par exemple, quand le Product Owner (Chef de Projet en mode agile) expose une nouvelle User Story à l’équipe de Développement, mon objectif est d’amener tout le monde à utiliser le même vocabulaire. Il faut éviter le jargon technique et utiliser des mots compréhensibles par tous et orientés métier pour faciliter les échanges avec les autres équipes.

De manière plus générale, le DDD est très utile quand on constate que les équipes Produit et Développement ne sont pas alignées sur un sujet. Parfois, les personnes impliquées sur le projet n’ont pas la même vision du besoin de l’utilisateur final. Chacun a son propre point de vue. C’est tout à fait normal puisque les expertises de chacun sont différentes, donc les prismes sont différents. Dans ces cas-là, il faut prendre du recul et mettre les choses à plat. On peut par exemple organiser un atelier collaboratif pour que les équipes se parlent et qu’elles puissent se mettre d’accord. Une fois que tout le monde est aligné sur le besoin métier, on peut passer au développement de la fonctionnalité correspondante. L’idée est de faire les choses dans l’ordre : on ne passe en développement qu’une fois que le besoin est clarifié. »

Rencontre avec Vincent Dubois, Développeur chez Primobox

Selon toi, quels sont les principaux bénéfices du DDD à la fois pour l’équipe technique et pour l’utilisateur final ?

« On peut voir le DDD comme une boîte à outils qui permet de développer des fonctionnalités adaptées aux besoins des utilisateurs finaux. Les bénéfices pour les deux parties sont donc similaires, ou en tout cas très liés. 

Dans la mesure où tous les interlocuteurs du projet utilisent le même vocabulaire, on retrouve des mots clés orientés métier directement dans le code de l’application (« espace documentaire » ou « distribution de documents » par exemple). Cela permet d’éviter de complexifier inutilement le projet. Il y a donc trois bénéfices principaux : 

  • Les développements sont plus rapides, ils demandent moins d’énergie à l’équipe technique et répondent mieux aux attentes des utilisateurs,
  • L’application est plus facilement maintenable à long terme,
  • Les nouveaux développeurs qui rejoignent le projet comprennent plus facilement la finalité de ce qu’ils développent, ils peuvent être autonomes plus rapidement et apporter plus de valeur aux utilisateurs. »

 

Si vous vous êtes reconnu dans cet article, n’hésitez pas à postuler chez Primobox !


Groupe coopératif Maïsadour : accompagner au changement pour gagner en productivité

Groupe coopératif Maïsadour : accompagner au changement pour gagner en productivité

4 300
collaborateurs

209
sites de production

93%
de bulletins de paie dématérialisés

Maïsadour est un Groupe coopératif qui valorise les productions végétales et animales de ses 5 000 agriculteurs adhérents à travers plusieurs marques destinées aux professionnels et aux particuliers (Delpeyrat, Comtesse du Barry, St Sever, Agralia…).

Implantée dans le Sud-Ouest de la France depuis 80 ans, la coopérative est engagée dans le déploiement de pratiques agricoles durables au service du développement de l’économie locale. Elle emploie plus de 4 300 collaborateurs répartis entre 209 sites de production à travers le monde.

Groupe coopératif Maïsadour : accompagner au changement pour gagner en productivité

Passer au bulletin de paie dématérialisé pour gagner en productivité

Jusqu’à la fin de l’année 2019, l’éditique des bulletins de paie était gérée en interne. Chaque mois, sur les 9 sites de production de paie, les gestionnaires procédaient à l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, l’envoi ou la remise en main propre des fiches de salaire. La question de la productivité des équipes paie était alors clé puisque ces actions étaient très chronophages.

« Les gestionnaires de paie n’avaient pas de valeur ajoutée à mettre les bulletins dans les enveloppes. Nous avons donc souhaité prendre le virage de la dématérialisation pour leur permettre de gagner du temps dans l’édition des fiches de paie« , déclare Patrice Bosselli, chef de projet SIRH du groupe Maïsadour.

Le groupe ne s’était pas trompé. En adoptant la solution DEMAT RH au début de l’année 2020, le gain de temps s’est rapidement fait sentir en interne. « Nous nous étions fixé un objectif de 75% de dématérialisation. C’était le seuil à atteindre pour que nous puissions totalement décharger nos gestionnaires de paie de l’éditique. Ce chiffre a été largement atteint dès le premier mois. Au bout de trois mois, nous avons pu confier à Primobox l’envoi postal des bulletins des collaborateurs ayant refusé la dématérialisation. »

Aujourd’hui, Maïsadour a atteint un taux de dématérialisation des bulletins paie de 93%. Très stable dans le temps, il représente un succès pour le groupe.

 

Pour découvrir comment réduire le délai de distribution des bulletins de paie dans une entreprise multi-sites grâce à la solution DEMAT RH de Primobox, téléchargez notre infographie.

 

Un objectif : dématérialiser un maximum de documents RH

Au-delà du bulletin de paie, le groupe Maïsadour a fait le choix de dématérialiser de plus en plus de documents RH. Fiches horaires, certificats de travail, soldes de tout compte, newsletters et notes de service sont aujourd’hui envoyés aux salariés au format digital. Chacun peut y accéder à n’importe quel moment depuis son espace myPrimobox.

« Nous souhaitons envoyer de plus en plus de documents via DEMAT RH, explique Patrice Bosselli. Cela nous permet de gagner du temps au moment de l’envoi et en cas de demande de duplicata. Aujourd’hui, nous n’avons plus besoin de renvoyer aux salariés leurs documents émis après le 1er janvier 2020. Ils sont tous stockés dans leur espace en ligne. »

Autre avantage non négligeable au fait de dématérialiser un maximum de documents RH : le gain de place. « L’objectif à moyen terme est de digitaliser la totalité du dossier du collaborateur dans DEMAT RH et ainsi vider les armoires des dossiers papiers. Cela permettra aux différentes personnes habilitées d’accéder aux informations centralisées en toute autonomie. »

 

Proximité et disponibilité des équipes : deux critères qui ont fait la différence

Comme dans tout projet digital RH, certains critères ont eu davantage de poids que d’autres au moment de sélectionner un éditeur. Patrice Bosselli revient sur ceux qui ont eu le plus d’impact dans leur décision.

« Ce qui nous a plu avec Primobox c’est la proximité et la disponibilité de ses équipes commerciales et techniques. Par la suite, cela s’est avéré crucial. Certains de nos interlocuteurs ont changé mais nous avons eu une véritable continuité de service depuis le début du projet. De plus, l’outil en lui-même était intuitif et facile à utiliser. Autre élément important : le prix. Il s’est révélé ajusté et concurrentiel. Des éléments qui ont pesé dans notre décision. Enfin, nous avons pu échanger avec des clients de Primobox et avons eu un excellent ressenti. Ils nous ont fait part de taux de dématérialisation importants pour des populations proches des nôtres. La capacité de Primobox à faire évoluer sa solution a aussi été un critère de choix (nouvelle fonctionnalité de « génération de documents » par exemple). »

 

Les 5 critères de décision du groupe Maïsadour :

  • La proximité et la disponibilité des équipes de Primobox
  • Un outil intuitif et facile à utiliser
  • Un prix ajusté et concurrentiel
  • Des taux de dématérialisation élevés chez des acteurs ayant des challenges similaires
  • La capacité de Primobox à faire évoluer sa solution

 

Communiquer auprès des collaborateurs pour accompagner le changement

Le groupe Maïsadour a dès le départ pris en compte les spécificités du secteur dans lequel il évolue et de la composition de ses effectifs. En effet, en tant qu’acteur de l’agroalimentaire, une part importante de sa population n’a pas accès à l’informatique dans le cadre de ses fonctions. Une véritable démarche de conduite du changement RH a alors été mise en place pour accompagner tous les collaborateurs dans le cadre de ce projet digital.

« Le projet aurait pu voir le jour deux ans auparavant, explique Patrice Bosselli. A l’époque, nous avons estimé que c’était un peu tôt pour dématérialiser le bulletin de paie dans la mesure où les outils informatiques n’étaient pas aussi démocratisés que maintenant. »

Dans sa réflexion, Maïsadour a tenu compte du fait que le bulletin de paie est un document critique pour les salariés. Ces derniers l’associent souvent au virement du salaire. L’enjeu était donc de taille.

Patrice Bosselli complète : « En 2019, la configuration était plus propice à la dématérialisation puisque la plupart des collaborateurs avaient un smartphone par exemple, ce qui n’était pas le cas deux ans auparavant. Malgré cela, le risque de rencontrer des résistances parmi les collaborateurs n’était pas exclu. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de communiquer massivement pour amorcer la transition. »

Anticipant l’impact de ce changement pour ses collaborateurs, le groupe a choisi de les en informer dès le mois de septembre 2019, en vue d’une mise en place en janvier 2020. La communication s’est faite par différents canaux : journal interne, présentations animées par les RH, affichage dans les ateliers de production… Le CSE a également été informé du passage à la dématérialisation grâce à des présentations animées par la Direction des Ressources Humaines.

 

Vous souhaitez mettre en place une démarche de conduite de changement RH ? Découvrez les 6 étapes clés pour y parvenir.
Regarder le replay du webinar

 

Passer à la signature électronique des contrats de travail pour contrer la saisonnalité des recrutements

Fin 2022, Maïsadour travaille sur un nouveau projet avec Primobox : la mise en place de la signature électronique des contrats de travail.

En effet, le groupe Maïsadour est sujet à une forte saisonnalité de ses activités et doit gérer des flux importants à certaines périodes de l’année.

« Notre objectif avec la signature électronique des contrats est de sécuriser, fluidifier et accélérer les flux« , précise Patrice Bosselli.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos équipes.


Entreprises multi-sites : réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation

Entreprises multi-sites : réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation

Dans les entreprises organisées en réseau, l'éloignement géographique des différents sites allonge considérablement le délai de distribution des bulletins de salaires pour les collaborateurs. C'est notamment le cas dans les secteurs de l'agroalimentaire, du retail, de la sécurité ou encore de la propreté.

 

Entreprises multi-sites : réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation

 

Ce temps de distribution des fiches de paie vous paraît incompressible ?

Téléchargez notre infographie pour découvrir comment permettre à vos collaborateurs de recevoir leur bulletin beaucoup plus rapidement grâce à DEMAT RH de Primobox !

À la clé : gain de temps pour les gestionnaires de paie et satisfaction collaborateur accrue.


Vous désirez plus d’informations sur la dématérialisation RH et organisation multi-sites : découvrez notre livre blanc.


12 points essentiels pour bien cadrer votre projet de digitalisation RH

12 points essentiels pour bien cadrer votre projet de digitalisation RH

Pour valider l'intérêt et la faisabilité d'un projet de digitalisation RH, la première étape est celle du cadrage. Bien que souvent sous-estimée, elle n'en est pas moins essentielle pour mettre toutes les chances de succès de votre côté !

 

12 points essentiels pour bien cadrer votre projet de digitalisation RH

 

Pour vous simplifier cette tâche, nous avons regroupé dans une checklist, les 12 points essentiels à valider pour cadrer efficacement votre projet digital RH et aborder les étapes suivantes avec sérénité.

L'objectif : vous permettre de constituer une feuille de route claire et synthétique, accessible par toutes les parties prenantes, tout au long du projet.

 


 


webinar GES urgence de recrutement pour les JO 2024

Secteur sécurité privée : urgence recrutement JO 2024

Comment réduire les délais de contractualisation en vue des JO 2024 ?

Webinar du salon GES, urgence sur les recrutements pour les JO 2024

Selon le Ministre de l’Intérieur, Gérald Darmanin, 25 000 agents de sécurité seront recrutés en plus pour les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. Un défi immense pour le secteur de la sécurité privée !

Retrouvez le replay de notre webinar animé par Valentin Di Cristofano, SDR chez Primobox, aux côtés de Cédric Dagueneau-Gauchot, Responsable Administratif et Financier chez Inorix qui vous partagera son retour d’expérience.



Fonction paie : comment fidéliser ces profils si convoités ?

Fonction paie : comment fidéliser ces profils si convoités ?

C’est un paradoxe. L’une des fonctions essentielles à la bonne marche de toute organisation et à la qualité de son climat social est aussi l'une des moins valorisées. 

Un constat à mettre en parallèle avec une raréfaction de ces expertises sur le marché de l’emploi. 

Pour les services Ressources Humaines, mettre en place les conditions d’une expérience collaborateur satisfaisante pour leurs responsables et gestionnaires de paie revêt donc une importance croissante.

Primobox vous propose d'explorer plusieurs pistes.

 

Une fonction paie indispensable mais pénurique

En 2021, le cabinet de recrutement Robert Half a établi son top 10 des « jobs en or », en se basant sur 3 critères : 

  • l’importance du rôle dans l’entreprise,
  • les raisons pour lesquelles le profil est très demandé,
  • le salaire.

Parmi ces 10 fonctions particulièrement recherchées : les gestionnaires de paie et responsables de paie. Pour les experts du cabinet, ces 2 métiers sont considérés comme indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise puisqu'ils permettent d'assurer un versement des salaires en temps et en heure, quels que soient les aléas et le niveau d’activité. Le caractère crucial de ces missions avait été mis en lumière lors des phases les plus difficiles de la pandémie, au moment où il avait fallu relever de multiples défis administratifs et réglementaires dans l'urgence : chômage partiel, activité partielle, arrêts de travail...

Cependant, aussi indispensable soit-elle, la fonction paie n'en est pas moins pénurique. En cause, 2 facteurs principaux : 

  • Un manque d'attractivité de la profession, encore trop souvent perçue comme poussiéreuse et très tournée vers la gestion administrative,
  • Un manque de reconnaissance et de valorisation des professionnels de la paie.

 

Contrer le manque d'attractivité de la fonction paie grâce à des missions à haute valeur ajoutée

La première vigilance doit porter sur les missions des responsables et gestionnaires de paie. Leur haut niveau d’expertise leur permet de se positionner sur des activités à forte valeur ajoutée. Hors de question alors de les cantonner à de la simple saisie de données !

Leur rôle est davantage de fournir des éléments d’analyse au top management pour l’aider à prendre des décisions en temps réel et à mieux planifier. Dans une démarche de reporting RH, le gestionnaire de paie est ainsi attendu pour définir et alimenter les tableaux de bord de suivi du personnel (masse salariale, congés, absentéisme, accidents du travail, etc.) qui permettront d’établir des projections à court et moyen termes. Des données relatives à la paie qui peuvent également être couplées à d’autres indicateurs (recrutement, turn-over, rémunération hommes-femmes, etc.) pour orienter les priorités de la politique RH.

Un autre volet réellement créateur de valeur relève des missions d’information et de conseil aux collaborateurs, notamment pour répondre à toute question relative à la rémunération et à la compréhension de la fiche de salaire. En effet, malgré la mise en place du bulletin de paie clarifié le 1er janvier 2018, le service paie reste très sollicité pour répondre à des demandes d'explications.

Cet effort de communication et de pédagogie peut être régulier et individuel (pour expliquer les modalités d’attribution d’une prime ou le versement d'indemnités kilométriques par exemple). Il peut aussi être ponctuel et collectif s'il est lié à une évolution réglementaire majeure, comme cela a été le cas au moment du passage au prélèvement à la source en 2019. 

Le volume de demandes des salariés concernant leur fiche de paie n'a rien de surprenant si l'on considère qu'en 2022, selon une enquête Robert Half, la rémunération est le critère n°1 dans le choix d'un nouvel emploi. Un constat qui ne fait que se renforcer dans le contexte actuel où l’inflation, qui pèse fortement sur le pouvoir d’achat, pousse les salariés à recentrer leurs préoccupations sur leur rémunération. La fonction paie a alors tout intérêt à contribuer au développement de la culture financière des collaborateurs.

 

Valoriser les professionnels de la paie grâce à l’automatisation des processus

Au-delà de l'attrait des missions proposées, la qualité de l'expérience employé des professionnels de la paie passe également par un regain de reconnaissance. Cela suppose alors la mise à disposition de tous les outils nécessaires à leur activité.

En premier lieu, des formations permettant de s’adapter à la complexité de la législation en vigueur, s'avèrent indispensables. L'objectif : maintenir leurs connaissances à jour malgré des évolutions fréquentes. Une autre option peut consister à s’appuyer sur un partenaire spécialisé qui va opérer une veille réglementaire à destination du service paie.

Qui dit outils dit aussi automatisation des processus. Les solutions proposées aujourd’hui par l’écosystème RH affichent une maturité technologique et fonctionnelle de haut niveau, facilitant ainsi considérablement la gestion de la paie. L'interopérabilité des différentes plateformes avec le SIRH (ou avec le logiciel de paie) permet en effet de centraliser le pilotage de cette activité. Le service tout entier peut alors gagner du temps sur les tâches chronophages, au bénéfice de ses missions à plus haute valeur ajoutée. 

 

Vous souhaitez en savoir plus sur la question de l'interopérabilité des logiciels RH ?
Consultez notre avis d'expert sur les différents types de SIRH.

Lire l'article

 

Les innovations digitales ouvrent aussi la voie à l’amélioration de l’expérience collaborateur de l’ensemble des salariés, avec le responsable paie à la manœuvre. Il va par exemple s’agir de déployer des outils de self-service (saisie de congés, accès aux bulletins de paie, demande d’avance de salaire, etc.) ou des chatbots qui s’appuient sur l’IA pour répondre à des questions simples.

 

Améliorez le quotidien de vos collaborateurs et du service paie avec la solution de dématérialisation des documents RH de Primobox.

En savoir plus

 

In fine, c'est en replaçant la fonction paie au cœur de l'efficacité organisationnelle et en lui fournissant tous les outils nécessaires au bon accomplissement de ses missions qu’elle restera motivée et engagée sur le long terme.

 

Expérience collaborateur, quels enjeux en 2022 ?


webinar panorama des fonctionnalités de la solution de dématérialisation DEMAT RH

Panorama des fonctionnalités de la solution de dématérialisation RH Primobox

Pour répondre aux enjeux de conformité réglementaire, sécurisation des données, valorisation de la marque employeur, automatisation et pilotage des processus RH, nous délivrons une solution SaaS, rapide à mettre en place pour créer, distribuer, signer électroniquement et stocker tous les documents.

Découvrez en quoi notre solution complète de dématérialisation RH, interfaçable avec tous les SIRH et logiciels du marché, est une réponse aux enjeux de vos clients.

 

Au programme de ce webinar : 

  • Quels sont les enjeux des services RH aujourd'hui ?
  • Quels sont les bénéfices de la dématérialisation complète des processus RH ?
  • Quelles sont les fonctionnalités de la solution ?
  • Quels sont les niveaux de partenariat et comment choisir ?

 

Inscrivez-vous dès maintenant !