Groupe coopératif Maïsadour : accompagner au changement pour gagner en productivité

Implantée dans le Sud-Ouest de la France depuis 80 ans, la coopérative est engagée dans le déploiement de pratiques agricoles durables au service du développement de l’économie locale. Elle emploie plus de 4 300 collaborateurs répartis entre 209 sites de production à travers le monde.

Passer au bulletin de paie dématérialisé pour gagner en productivité

Jusqu’à la fin de l’année 2019, l’éditique des bulletins de paie était gérée en interne. Chaque mois, sur les 9 sites de production de paie, les gestionnaires procédaient à l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, l’envoi ou la remise en main propre des fiches de salaire. La question de la productivité des équipes paie était alors clé puisque ces actions étaient très chronophages.

« Les gestionnaires de paie n’avaient pas de valeur ajoutée à mettre les bulletins dans les enveloppes. Nous avons donc souhaité prendre le virage de la dématérialisation pour leur permettre de gagner du temps dans l’édition des fiches de paie« , déclare Patrice Bosselli, chef de projet SIRH du groupe Maïsadour.

Le groupe ne s’était pas trompé. En adoptant la solution DEMAT RH au début de l’année 2020, le gain de temps s’est rapidement fait sentir en interne. « Nous nous étions fixé un objectif de 75% de dématérialisation. C’était le seuil à atteindre pour que nous puissions totalement décharger nos gestionnaires de paie de l’éditique. Ce chiffre a été largement atteint dès le premier mois. Au bout de trois mois, nous avons pu confier à Primobox l’envoi postal des bulletins des collaborateurs ayant refusé la dématérialisation. »

Aujourd’hui, Maïsadour a atteint un taux de dématérialisation des bulletins paie de 93%. Très stable dans le temps, il représente un succès pour le groupe.

Un objectif : dématérialiser un maximum de documents RH

Au-delà du bulletin de paie, le groupe Maïsadour a fait le choix de dématérialiser de plus en plus de documents RH. Fiches horaires, certificats de travail, soldes de tout compte, newsletters et notes de service sont aujourd’hui envoyés aux salariés au format digital. Chacun peut y accéder à n’importe quel moment depuis son espace myPrimobox.

« Nous souhaitons envoyer de plus en plus de documents via DEMAT RH, explique Patrice Bosselli. Cela nous permet de gagner du temps au moment de l’envoi et en cas de demande de duplicata. Aujourd’hui, nous n’avons plus besoin de renvoyer aux salariés leurs documents émis après le 1er janvier 2020. Ils sont tous stockés dans leur espace en ligne. »

Autre avantage non négligeable au fait de dématérialiser un maximum de documents RH : le gain de place. « L’objectif à moyen terme est de digitaliser la totalité du dossier du collaborateur dans DEMAT RH et ainsi vider les armoires des dossiers papiers. Cela permettra aux différentes personnes habilitées d’accéder aux informations centralisées en toute autonomie. »

Proximité et disponibilité des équipes : deux critères qui ont fait la différence

Comme dans tout projet digital RH, certains critères ont eu davantage de poids que d’autres au moment de sélectionner un éditeur. Patrice Bosselli revient sur ceux qui ont eu le plus d’impact dans leur décision.

« Ce qui nous a plu avec Primobox c’est la proximité et la disponibilité de ses équipes commerciales et techniques. Par la suite, cela s’est avéré crucial. Certains de nos interlocuteurs ont changé mais nous avons eu une véritable continuité de service depuis le début du projet. De plus, l’outil en lui-même était intuitif et facile à utiliser. Autre élément important : le prix. Il s’est révélé ajusté et concurrentiel. Des éléments qui ont pesé dans notre décision. Enfin, nous avons pu échanger avec des clients de Primobox et avons eu un excellent ressenti. Ils nous ont fait part de taux de dématérialisation importants pour des populations proches des nôtres. La capacité de Primobox à faire évoluer sa solution a aussi été un critère de choix (nouvelle fonctionnalité de « génération de documents » par exemple). »

Communiquer auprès des collaborateurs pour accompagner le changement

Le groupe Maïsadour a dès le départ pris en compte les spécificités du secteur dans lequel il évolue et de la composition de ses effectifs. En effet, en tant qu’acteur de l’agroalimentaire, une part importante de sa population n’a pas accès à l’informatique dans le cadre de ses fonctions. Une véritable démarche de conduite du changement RH a alors été mise en place pour accompagner tous les collaborateurs dans le cadre de ce projet digital.

« Le projet aurait pu voir le jour deux ans auparavant, explique Patrice Bosselli. A l’époque, nous avons estimé que c’était un peu tôt pour dématérialiser le bulletin de paie dans la mesure où les outils informatiques n’étaient pas aussi démocratisés que maintenant. »

Dans sa réflexion, Maïsadour a tenu compte du fait que le bulletin de paie est un document critique pour les salariés. Ces derniers l’associent souvent au virement du salaire. L’enjeu était donc de taille.

Patrice Bosselli complète : « En 2019, la configuration était plus propice à la dématérialisation puisque la plupart des collaborateurs avaient un smartphone par exemple, ce qui n’était pas le cas deux ans auparavant. Malgré cela, le risque de rencontrer des résistances parmi les collaborateurs n’était pas exclu. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de communiquer massivement pour amorcer la transition. »

Anticipant l’impact de ce changement pour ses collaborateurs, le groupe a choisi de les en informer dès le mois de septembre 2019, en vue d’une mise en place en janvier 2020. La communication s’est faite par différents canaux : journal interne, présentations animées par les RH, affichage dans les ateliers de production… Le CSE a également été informé du passage à la dématérialisation grâce à des présentations animées par la Direction des Ressources Humaines.

Passer à la signature électronique des contrats de travail pour contrer la saisonnalité des recrutements

Fin 2022, Maïsadour travaille sur un nouveau projet avec Primobox : la mise en place de la signature électronique des contrats de travail.

En effet, le groupe Maïsadour est sujet à une forte saisonnalité de ses activités et doit gérer des flux importants à certaines périodes de l’année.

« Notre objectif avec la signature électronique des contrats est de sécuriser, fluidifier et accélérer les flux« , précise Patrice Bosselli.

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