CAP SANTÉ est un groupement privé d’établissements de soins. Implanté dans le sud de la France, le groupe compte plus de 1 200 salariés œuvrant dans 16 structures dans l’Hérault, le Gard et l’Aude. Il connaît une croissance régulière depuis ses débuts tout en restant sur un périmètre géographique défini : la région Occitanie. L’activité hospitalière est le cœur de métier de Cap Santé qui a aussi développé une offre de crèche et d’ambulance.

Une gestion complexe et inadaptée aux contraintes quotidiennes de l’équipe

La paie est centralisée sur un établissement où est rassemblée l’équipe des Ressources Humaines. Une personne était mobilisée une demi-journée par mois sur la mise sous pli des documents et leur envoi à chaque établissement. Elle devait garder en mémoire la liste des salariés de chaque structure pour assurer la bonne diffusion des documents, ce qui générait parfois des erreurs et donc des réclamations.

Concernant les contrats de travail, il est important de préciser que l’équipe RH doit gérer de nombreux remplacements en urgence afin d’assurer la continuité des soins des patients et leur qualité. C’est pourquoi un salarié peut avoir jusqu’à dix contrats par mois si nécessaire. En pratique, le contrat était généré et transmis par l’équipe RH aux directeurs d’établissements qui convoquaient le collaborateur pour la signature. Pour les salariés travaillant de nuit, le contrat était laissé dans un registre pour signature lors de la prise de garde, sans possibilité de prouver que le document ait effectivement été transmis. Il est difficile pour le personnel hospitalier de dégager du temps sur des gardes chargées pour gérer de l’administratif. Ce procédé impliquait donc de nombreuses relances, les délais de retour des documents n’étaient pas satisfaisants.

Avec la croissance constante du groupe, la quantité de contrats à signer et de documents à transmettre s’accroît. Cette organisation n’était plus acceptable pour les RH car trop chronophage, génératrice d’erreurs et sans valeur ajoutée pour l’équipe. Elle ne permettait pas d’assurer une conformité légale satisfaisante, les collaborateurs en remplacement n’ayant pas toujours signé leur contrat au début de leur mission. Enfin, le service RH étant amené à changer de locaux, un besoin de rationaliser et réduire la masse documentaire s’est également fait sentir.

Une solution pour simplifier le quotidien et améliorer le taux de retour des contrats

L’équipe RH s’interroge alors sur les solutions pour simplifier cette situation, d’autant plus qu’elle a entendu parler de la dématérialisation et du décret sur le bulletin de paie électronique. C’était le moment de lancer le projet, et Primobox s’est démarqué de ses concurrents.

Caroline Cerutti, chargée de mission RH : « Nous avons choisi Primobox car leur solution répond à nos problématiques. De plus nous avons pu échanger directement avec un de leurs clients avant de prendre notre décision, ce qui nous a rassuré sur la qualité de la prestation et la réactivité de leur service client. »

Après une formation à distance dispensée par son chargé de compte dédié, Cap Santé a débuté sa transition numérique avec la mise en place du bulletin de paie électronique, envoyé directement dans les espaces personnels de chaque salarié. Caroline CERUTTI nous raconte : « Les retours des collaborateurs étaient positifs, nous avons pu aller plus loin avec la signature électronique des contrats de travail et la gestion dématérialisée des dossiers du personnel. »

Lors du lancement, l’équipe RH a créé un programme d’accompagnement des salariés pour leur présenter myPrimobox et leur expliquer le changement à venir lors de permanences tenues dans chaque établissement. Avec un taux de dématérialisation des bulletins de paie de 83%, c’est une réussite.

Caroline CERUTTI : « L’accompagnement des collaborateurs était un point important de la réussite de ce projet. Nous avons pu leur expliquer en face à face comment fonctionnait la signature électronique et l’envoi de documents RH dans leurs espaces. C’est un service supplémentaire que nous leur proposons, avec la possibilité de leur transmettre instantanément des pièces importantes en toute sécurité : contrats de travail, copie de leur diplôme, etc. »

Au-delà des économies réalisées en supprimant les frais liés au papier, l’équipe RH constate un gain de temps considérable et apprécie la sécurité et la conformité légale que lui apporte DEMAT RH®. En cas de besoin, elle peut désormais prouver que les contrats de travail sont transmis et signés dans les délais.

Solution complémentaire aux outils déjà en place, DEMAT RH® a permis d’améliorer le processus global de gestion des contrats et la collaboration avec les directeurs d’établissements. La prochaine étape sera d’ouvrir des droits d’accès à ces derniers afin qu’ils puissent consulter certaines pièces des dossiers du personnel de leur(s) établissement(s), comme les contrats de travail par exemple.

Caroline CERUTTI : « DEMAT RH® est une solution complète et intuitive, très facile à utiliser. Elle simplifie notre quotidien et s’adapte à notre organisation interne et ses évolutions. »

Pour plus d’informations, contactez notre équipe.