Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

Conformément à la réglementation, chaque collaborateur a le droit de refuser la dématérialisation de son bulletin de paie, et ce, à n’importe quel moment. Leur adhésion peut donc évoluer au cours de leur parcours dans l’entreprise.

Dans ce contexte, suivre le succès d’un projet de dématérialisation des fiches nécessite donc de monitorer plusieurs KPI (Key Performance Indicators – ou indicateurs clés de performance). L’objectif : identifier les éventuels blocages et proposer des axes d’amélioration adaptés.

Primobox vous propose une liste de 5 indicateurs clés dans le cadre de votre projet de bulletin de paie électronique.

#1 – Le taux de dématérialisation global

Le taux de dématérialisation correspond à la part des salariés d’une entreprise ayant accepté de recevoir leur bulletin au format électronique.

Le calculer permet de faire une photographie de la situation à un moment donné et de mesurer la part des salariés qui adhèrent au projet. Pourtant, ce taux seul ne fournit que peu d’informations. Sans point de comparaison, comment savoir s’il traduit une bonne ou une mauvaise performance ? Comment l’interpréter ?

Notre premier conseil est de mesurer votre taux de dématérialisation à intervalles réguliers. Vous constaterez rapidement qu’il n’est pas statique. Pour mieux suivre l’évolution de votre projet digital, nous vous conseillons de monitorer votre taux de dématérialisation chaque mois, après le dépôt des bulletins dans les coffres-forts salariés.

« Le fait de suive cet indicateur au fil du temps permet d’identifier les actions qui ont encouragé le passage à la dématérialisation, ou au contraire, celles qui ont favorisé le retour au papier. Grâce à un reporting régulier, le service RH peut par exemple détecter si l’arrivée d’un nouveau manager, la mise en place d’une newsletter interne ou d’un portail RH ont eu une incidence sur le taux de dématérialisation global », précise Agnès Turpaud, Responsable Grands Comptes chez Primobox.

Pour aller plus loin dans l’analyse, il peut être intéressant de mettre votre taux de dématérialisation en parallèle avec d’autres indicateurs :

– Comparer le taux de dématérialisation effectif avec le taux cible

Avant d’initier le projet, il est important de se fixer un objectif à atteindre. Celui-ci pourra servir de baromètre par la suite pour évaluer la réussite du projet. Agnès Turpaud nous explique « Lorsque je réalise des comités de pilotage avec nos clients, je constate que mes interlocuteur RH sont souvent agréablement surpris par le taux de dématérialisation atteint un an après le déploiement de la solution. Il est très souvent supérieur à celui qui était visé au départ ». Le témoignage d’Adrien Petit, directeur informatique de La Vie Active reflète parfaitement cet écart entre attentes et réalité : « Nous souhaitions atteindre a minima un taux de

dématérialisation de 50%. Aujourd’hui, 90% de nos salariés reçoivent un bulletin de paie électronique dans leur espace personnel sécurisé. C’est une belle réussite ! »

Découvrez l’intégralité du retour d’expérience de La Vie Active, association reconnue d’utilité publique, dont l’activité couvre tous les secteurs du médico-social.

– Comparer le taux de dématérialisation effectif avec les moyennes du marché

Pour compléter l’analyse du taux de dématérialisation, nous conseillons également de le comparer à la moyenne des entreprises du même d’activité et/ou de la même taille. En effet, le taux moyen constaté sera sensiblement différent selon qu’il s’agit d’un acteur du retail ou de l’industrie par exemple. Se comparer avec des entreprises aux problématiques similaires permet de se situer plus précisément et d’évaluer son éventuelle marge de progression.

#2 – Le taux de dématérialisation par typologie de salarié

Dans un projet de digitalisation des bulletins de paie, la conduite du changement est cruciale. La capacité du service RH à embarquer les collaborateurs est clé. Votre rôle est d’identifier les salariés réfractaires au changement pour mettre en place des actions permettant de les convaincre.

Pour cela, notre conseil est d’analyser les caractéristiques des salariés ayant refusé la dématérialisation. Vous pouvez ainsi calculer les taux de dématérialisation suivants :

– Par tranche d’âge
– Par date d’arrivée dans l’entreprise (en regroupant les arrivées par trimestres ou par semestres par exemple)
– Par nombre d’années d’ancienneté
– Par site géographique
– Par fonction (production, vente, achats, logistique…)
– Par statut (cadres, maitrises, ouvriers)

L’idée est de segmenter votre taux global pour identifier les éventuels freins à la dématérialisation. Selon les disparités qui apparaissent, cette étude peut par exemple vous permettre de déceler :

– La présence de détracteurs dans un établissement
– Un manque de communication sur le sujet dans le parcours d’onboarding
– L’impact négatif de l’arrivée d’un manager sur un site ou dans un service

Une fois ces éléments déclencheurs repérés, vous pourrez, selon les situations, mettre en place une communication ciblée sur un site ou par l’intermédiaire du CSE, une formation dédiée aux managers ou encore une refonte du processus d’onboarding.

#3 – Le taux d’activation des coffres-forts salariés

Pour comprendre ce qu’est le taux d’activation, il est nécessaire d’avoir en tête que les salariés ne s’étant pas opposés en amont à recevoir leur bulletin de paie au format électronique se voient tous ouvrir un coffre-fort numérique personnel. Leurs bulletins y sont ensuite déposés chaque mois. Pour les consulter, les salariés doivent activer leur coffre-fort numérique. C’est notamment à cette occasion qu’ils choisissent leurs identifiants de connexion.

Le taux d’activation représente la part de coffres-forts numériques activés parmi l’ensemble des coffres-forts numériques ouverts. Bien souvent, ce taux vous est fourni directement par votre prestataire.

Le monitorer régulièrement vous fournit des indications sur l’usage de la solution de stockage proposée à vos collaborateurs. Son suivi est donc complémentaire avec celui du taux de dématérialisation.

#4 – Le taux de satisfaction en interne

Pour évaluer le succès rencontré par votre projet digital RH, il est essentiel de mesurer la part des salariés ayant un haut niveau de satisfaction parmi ceux ayant activé leur coffre-fort. Vous pouvez par exemple envoyer une communication expliquant votre démarche et renvoyant vers un questionnaire en ligne. Les résultats de l’enquête vous permettront de savoir si le coffre-fort mis à disposition des salariés répond à leurs attentes et d’identifier d’éventuels axes d’amélioration.

Connaître le ressenti des salariés n’est pas le seul bénéfice de ce type d’étude. Les résultats collectés constitueront autant d’arguments pour convaincre les éventuels réfractaires à la dématérialisation.

#5 – Les économies réalisées grâce à la dématérialisation

Au-delà des indicateurs qui reflètent l’adhésion au projet, vous pouvez mettre en place un suivi des impacts concrets de la dématérialisation :

– Le montant économisé chaque année

– Le report du temps de travail administratif vers des tâches à plus forte valeur ajoutée

– Les économies de CO2

Agnès Turpaud précise les objectifs de ce suivi : « Ces chiffres permettent de mettre en avant la pertinence du projet auprès de la direction. Vous pouvez également en partager certains en interne. C’est le cas notamment de l’impact sur l’empreinte carbone de l’entreprise qui a de plus en plus d’importance aux yeux des collaborateurs. »

Comme nous l’avons vu, évaluer le succès d’un projet de dématérialisation des bulletins nécessite de monitorer plusieurs indicateurs. Le nombre de KPI importe peu. Si vous devez faire un arbitrage, concentrez-vous sur ceux qui sont en cohérence avec les spécificités de votre organisation. Le plus important est d’être régulier dans leur suivi.