Améliorer votre communication avec vos conducteurs grâce à un coffre-fort salarié

Le secteur du transport et de la logistique répond à la fois aux besoins de circulation des marchandises et des personnes. Il emploie plus de 770 000 salariés en France.

Malgré un rôle central dans l’économie, les acteurs de la branche font face à des difficultés de recrutement et de fidélisation de leur personnel roulant (conducteurs de poids lourds, de véhicules touristiques, de véhicules scolaires ou encore ambulanciers).

Par définition, les conducteurs passent une grande partie de leur temps de travail en dehors des locaux de l’entreprise. Ils accèdent donc en différé aux documents papiers mis à leur disposition en agence ou envoyés par courrier à leur domicile. L’enjeu pour les Ressources Humaines est de s’assurer que le personnel roulant accède à ses bulletins de paie, rapports d’activité, notes de service et autres attestations dans les mêmes conditions que le personnel sédentaire.

Dans ce contexte, quelles solutions pour mieux inclure les conducteurs dans les communications RH ?

Éclatement géographique & mobilité : les casse-têtes de l’administratif RH

Les entreprises du secteur du transport et de la logistique sont majoritairement organisées en multi-sites, ce qui signifie que plusieurs dépôts et agences sont répartis sur le territoire. Cette organisation décentralisée comporte des difficultés en matière de gestion du personnel :

• Latences entre les actions impulsées par le siège et leur exécution sur le terrain,
• Délais de transmission de l’information allongés,
• Disparités entre les processus RH appliqués par les différentes entités.

Les difficultés ne s’arrêtent pas là.

Dans un secteur où plus de 68% des effectifs sont des conducteurs (1), et donc en mobilité quasi constante, les différents établissement ne constituent qu’un lieu de passage pour une large majorité des salariés. Une fois arrivés au dépôt ou en agence, les documents n’ont donc pas encore été consultés par leurs destinateurs finaux : les collaborateurs.

Plusieurs options se présentent alors à la Direction des Ressources Humaines pour que chaque salarié reçoive les informations qui lui sont destinées :

• Envoyer un courrier au domicile des collaborateurs, avec le risque de subir les aléas postaux,
• Charger le manager de remettre le courrier à chaque membre de son équipe lors de leur passage au dépôt,
• Le mettre à disposition en agence, dans un casier nominatif par exemple.

Quelle que soit l’option choisie, l’instantanéité est loin d’être de la partie ! Et pour les conducteurs longue distance, le temps d’attente pour prendre connaissance du document peut même être de plusieurs jours.

Dans ce contexte, le support papier présente de trop nombreuses limites. Le digital, qui permet beaucoup plus d’instantanéité, est alors à même de combler un certain nombre de ces manques. Comment la digitalisation RH peut-elle bénéficier au personnel roulant du secteur du transport ?

Passer au bulletin de paie électronique pour raccourcir les délais de réception

En tant qu’obligation légale garantie par les articles L3243-1 à L3243-9 du Code du travail, le bulletin de salaire représente un enjeu particulier pour les services RH. Côté collaborateur, il cristallise également de nombreuses attentes puisqu’il constitue un justificatif indispensable dans le cadre de certaines démarches personnelles (demande de prêt, actualisation auprès de Pôle Emploi…).

Le mettre à disposition en même temps que le virement bancaire permet alors de limiter les craintes qui pourraient survenir en cas de retard. Pour les salariés itinérants, l’avantage est encore plus important puisqu’ils n’ont pas à faire un détour par leur agence régionale pour récupérer leur bulletin.

Pour aller plus loin et simplifier encore l’accessibilité des fiches de salaire, il peut être intéressant de proposer une application mobile à ses collaborateurs. Les conducteurs y accèdent alors à n’importe quel moment depuis leur smartphone.

Vous craignez que vos collaborateurs ne soient pas suffisamment à l’aise avec les outils digitaux ?

Et si nous regardions les chiffres de plus près ?

D’après le dernier baromètre du numérique réalisé par le CREDOC (2), 95% des actifs possèdent un smartphone. Parmi les ouvriers (catégorie socioprofessionnelle des conducteurs), le constat est sensiblement identique : le taux d’équipement est de 94%.

Ces chiffres n’incluent pas les smartphones professionnels dont sont par exemple équipés les conducteurs de marchandises. En effet, le métier se digitalise de plus en plus et chacun accède désormais à son plan de tournée sur un smartphone ou une tablette.

Dans ce contexte de digitalisation, la mise à disposition d’un coffre-fort électronique est donc un avantage du point de vue de l’expérience collaborateur. Accessible depuis un navigateur web ou une application mobile, il améliore la disponibilité des documents qui accompagnent le parcours des salariés.

A noter que, conformément à la réglementation, le bulletin de paie électronique n’a rien d’obligatoire pour les salariés. Ceux qui souhaitent continuer à recevoir leur bulletin papier pourront le faire savoir au service RH. Donc aucun risque de pénaliser les collaborateurs les plus réfractaires ou en situation de fracture numérique ! Chacun aura accès à son bulletin de paie selon les modalités qu’il aura lui-même définies.

Dématérialiser tous les documents RH pour simplifier les échanges avec les conducteurs

Bonne nouvelle : en dématérialisant vos bulletins de paie, vous ouvrez la porte à de nombreuses autres innovations RH qui vous permettront d’entretenir le lien avec vos collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise. En effet, grâce à la dématérialisation, plus besoin d’attendre l’envoi du prochain bulletin pour envoyer vos communications. Les documents qui accompagnent traditionnellement la fiche de salaire peuvent ainsi être envoyés dès qu’ils sont finalisés.

Chaque mois, le conducteur reçoit les différents documents qui le concernent dans son coffre-fort électronique :

• Relevé d’activité,
• Relevé d’infractions,
• Modification d’heures,
• Modification d’activités,
• Note de service,
• Feuille de découcher.

Grâce à un accès quasi instantané à leurs différents documents administratifs, l’emploi du temps des conducteurs n’est plus dicté par le besoin d’aller récupérer un document au dépôt. Un bon point pour des profils souvent très attachés à leur autonomie.

Pour les RH, le gain est également important : la dématérialisation permet de rester en contact très facilement avec les salariés tout en s’assurant que chacun a bien reçu les communications qui lui sont destinées. Les envois sont répertoriés dans un tableau de suivi. Autre bénéfice important : la répartition des documents se faisant sur la base du matricule salarié, la confidentialité des envois est considérablement renforcée.

Finalement pour les collaborateurs, et plus particulièrement pour le personnel roulant, la dématérialisation des documents RH permet de :

• Raccourcir les délais de réception,
• Gagner en flexibilité dans l’organisation de leurs tournées,
• Accéder à leurs documents professionnels plus facilement et à n’importe quel moment.

(1) Rapport 2022 de l’Observatoire Prospectif des métiers et des qualifications dans les Transports et la Logistique

(2) Baromètre du numérique 2022 – Etude publiée par l’Arcep et l’Arcom, réalisée par le CREDOC – 30/01/2023