Les API au secours de la fonction RH, ou comment éviter la ressaisie de données

Ces dernières années et a fortiori depuis que la crise sanitaire est passée par là, les outils RH se sont multipliés dans les entreprises : paie, dématérialisation, recrutement, gestion des temps, absences, formation, évaluation… À chaque processus RH sa solution ! À tel point qu’aujourd’hui, ce foisonnement d’applications donne des envies de rationalisation et de cohérence aux Responsables RH. Une question centrale se pose alors : comment mieux faire circuler les données entre les différents logiciels RH ?

En effet, saisir les mêmes informations concernant un nouveau salarié à la fois dans le SIRH, dans son contrat de travail puis dans le logiciel de paie s’avère contre-productif (et même frustrant). Pourtant le manque de communication entre les différents outils utilisés rend souvent cette double, voire triple, saisie nécessaire. Pas étonnant que 45% des RH rêvent de voir leurs tâches de ressaisie allégées !

Découvrez les clés pour décrypter les enjeux de l’interopérabilité entre les différentes briques qui composent un écosystème SIRH.

Un besoin croissant d’interopérabilité entre les logiciels de gestion RH

Vers une hyperspécialisation des applications de gestion RH

Selon Markess by Exaegis, le marché des SIRH devrait croître de 8% par an d’ici 2024. Cette tendance est portée par des besoins métiers de plus en plus poussés auxquels les éditeurs répondent par des solutions toujours plus pointues. Cette spécialisation peut être soit sectorielle, pour répondre aux spécificités d’un domaine d’activité (propreté, sécurité privée, transport, logistique…), soit fonctionnelle, pour accompagner la généralisation de nouveaux usages métiers.

Ainsi, plus de 600 acteurs se partagent aujourd’hui le marché français des logiciels SIRH. Parmi eux, une large majorité d’acteurs SaaS qui devraient s’accaparer 80% du marché d’ici 2025.

Déjà centrale depuis plusieurs années dans les préoccupations de la fonction RH, la question de l’interopérabilité des outils prend encore un peu plus de place au regard des perspectives du marché SIRH.

Des besoins métiers concrets

La multiplication des logiciels de gestion RH conduit naturellement à une explosion des échanges de données entre eux.

Selon le baromètre Les RH au quotidien 2023, plus de la moitié des RH estiment qu’au moins 7 outils sont essentiels dans le cadre de leurs fonctions.

Les outils considérés comme indispensables par plus de 50% des RH :

• Paie
• Gestion des absences
• Stockage des informations salariés
• Génération de documents
• Recrutement
• Procédures RH
• Gestion de carrière

Comment faire circuler les données entre ces logiciels ? Quelles sont les différentes méthodes ?
 

Transfert de fichiers RH : 3 options possibles

Prenons l’exemple d’un fichier devant être régulièrement actualisé : le référentiel salariés. À chaque arrivée/départ d’un salarié mais également à chaque fois qu’un salarié fait part d’un changement dans ses informations personnelles (email, numéro de téléphone…), le gestionnaire RH doit le mettre à jour dans le SIRH. Il doit ensuite l’importer dans sa solution de dématérialisation notamment avant tout envoi de documents RH nominatifs (bulletins de paie, avenants, attestations…). Plusieurs alternatives se présentent alors :

L’import / export manuel de fichier

Si aucune interface n’est mise en place entre le SIRH et la solution de dématérialisation, le gestionnaire RH doit successivement :

• Créer le référentiel salariés dans le SIRH
• L’exporter et le mettre au bon format
• Se connecter à la solution de dématérialisation pour déposer le fichier

Avantages : L’import de fichiers aux formats CSV ou XLS est une fonctionnalité simple que la plupart des logiciels de gestion des Ressources Humaines proposent. Elle ne nécessite pas de compétence technique particulière de la part du gestionnaire RH.

Inconvénients : De l’export initial du fichier à son import dans le second outil, les manipulations sont nombreuses : modification de la structuration des données, ajout d’une colonne, changement du format du fichier… Le danger est alors de commettre des erreurs au fil de ces étapes. En fonction de la fréquence et de la complexité des modifications à effectuer, un second risque s’ajoute au premier, celui de perdre du temps.

Le dépôt de fichier par sFTP

L’interface en sFTP (File Transfert Protocol) permet au gestionnaire RH de déposer le fichier sur un serveur pour que la solution de dématérialisation le récupère. À noter que le dépôt initial sur la plateforme d’échange peut également être automatisé.

Avantages : Le sFTP permet un transfert beaucoup moins chronophage que l’import/export de fichier. Le rôle du gestionnaire RH se limite à exporter le fichier, le modifier si besoin et le déposer sur la plateforme. Il n’a pas besoin de se connecter à sa solution de dématérialisation pour y importer le fichier.

Inconvénients : La solution de dématérialisation récupère le fichier déposé à une certaine fréquence définie en amont. L’échange de données n’est pas instantané, ce qui, selon les usages, peut s’avérer problématique.

Le dépôt de fichier RH par API

Dans le cas où le logiciel de gestion SIRH est interfacé par API (Application Programming Interface) avec la solution de dématérialisation, le dépôt du référentiel salarié est entièrement automatisé : le premier outil appelle l’API du second et y dépose le fichier.

« Concrètement, une API web, que l’on peut également appeler webservice, est une passerelle qui permet d’échanger des données entre deux applications qui ne sont pas liées. Elle prend une requête ou une information venant de l’une et traduit le message pour le transmettre à l’autre », explique Anne Gibut, Product Owner API chez Primobox.

Avantages : Contrairement au sFTP, les API permettent de transférer des données en temps réel, ce qui permet de détecter et de corriger les éventuelles erreurs au fil de l’eau. Autre intérêt : le gestionnaire n’a pas de manipulation de fichier à effectuer. Le paramétrage est effectué en amont ce qui allège le quotidien de l’équipe RH. Enfin, la mise en place d’une API permet de gérer des volumes importants de données.

Inconvénients : Si l’équipe RH bénéficie incontestablement de l’automatisation du transfert de données par API, il ne faut pas oublier qu’une partie de la charge de travail peut se déporter sur la DSI. En effet, la configuration de chaque API nécessite un travail amont qui peut être réalisé en interne ou externalisé, en fonction de l’expertise du service informatique sur le sujet et sa bande passante.

Zoom sur les API proposées par Primobox

Quels webservices pour quels usages métiers ?

Primobox met à disposition plusieurs API web qui permettent de recevoir les informations venant de n’importe quel système d’information RH. À chaque besoin métier correspond une API (ou plusieurs selon les cas). Les outils de gestion RH utilisés dans une entreprise peuvent par exemple appeler les webservices de la solution DEMAT RH pour :

• Transmettre ou mettre à jour le référentiel de salariés
• Transmettre un flux de bulletins à traiter ou un contrat à faire signer
• Récupérer des documents traités ou signés
• Consulter les documents classés dans le dossier RH d’un salarié.

Nous l’avons vu, le paramétrage d’une API nécessite un travail amont qui inclut une phase de développement. Pour faciliter la mise en place des API chez ses clients, Primobox propose donc des connecteurs avec plusieurs éditeurs RH. Cette technologie permet de disposer d’une solution d’interface éprouvée et opérationnelle très rapidement.

Pour découvrir les connecteurs dont dispose Primobox, contactez-nous.

Comment simplifier l’échange de données RH grâce aux API de Primobox ?

Pour illustrer la manière dont la solution DEMAT RH de Primobox peut communiquer avec un logiciel de gestion de type SIRH, nous avons choisi le cas concret de l’arrivée d’un salarié cadre en CDD. Dans notre exemple, nous distinguons 2 étapes réalisées successivement dans 2 outils différents :

1. Le chargé de RH saisit les informations concernant le nouveau collaborateur dans le SIRH.
2. Sur la base de ces informations, il rédige le contrat de travail puis le fait signer à sa direction et au salarié. Ces actions sont effectuées dans DEMAT RH.

Une fois que le gestionnaire RH a saisi les informations concernant le nouveau salarié dans le SIRH (nom, prénom, poste, date d’arrivée, type de contrat, durée du contrat, statut, échelon, rémunération…), tout l’enjeu est de lui éviter une double saisie dans le contrat de travail. Pour cela, la solution DEMAT RH propose un lien API avec l’ensemble des SIRH du marché qui permet de créer le nouveau salarié dans DEMAT RH avec les informations nécessaires. Le gestionnaire RH se contente alors de choisir le modèle de document “contrat de travail” dans DEMAT RH et le salarié nouvellement créé. Une seconde API va ensuite chercher automatiquement les données nécessaires dans le SIRH et les fait apparaître dans le contrat. Dans notre exemple :

• Le statut “cadre” étant renseigné dans le SIRH, la clause relative au “forfait annuel jours” apparaît automatiquement.
• Le type de contrat “CDD” et sa durée sont des informations présentes dans le SIRH, ce qui permet le calcul automatique de la date de fin de contrat et son inscription dans le document.
• La clause relative à la fin de la période d’essai est automatiquement rédigée en fonction de la durée du CDD.

Une fois le contrat rédigé sur la base des informations contenues dans le SIRH, les équipes RH et juridique ont la possibilité de relire et valider le document avant de l’envoyer en signature auprès de la direction RH et du salarié.