Livret d’accueil en entreprise : quels facteurs clés de succès ?
15 Février 2022
L’époque où les nouveaux collaborateurs devaient s’installer sur un coin de table en attendant qu’on leur attribue une place et erraient pendant plusieurs jours à la recherche d’informations sur leurs premières missions est aujourd’hui révolue. Exigeants et habitués à certains standards en matière d’onboarding, les salariés n’ont plus de scrupule à quitter une entreprise avant la fin de leur période d’essai si celle-ci ne correspond pas à l’image véhiculée pendant le processus de recrutement. La phase d’intégration des nouvelles recrues ne peut plus être négligée. La clé est alors d’anticiper leur arrivée pour leur transmettre les informations clés de manière cohérente. La constitution d’un livret d’accueil prend alors toute son importance.
Quel doit-être son contenu ? Comment le créer et s’assurer qu’il soit lu ? Cet article répertorie tous nos conseils sur la construction d’un livret d’accueil pour faire en sorte que le vôtre ne passe pas inaperçu.
Quels sont les objectifs du livret d’accueil ?
Lors de leur intégration, les nouveaux collaborateurs engrangent une quantité importante d’informations sur l’entreprise, les process, les rituels… Une chose est sûre, si talentueux qu’ils soient, ils ne retiendront pas tout ! Leur distribuer un livret d’accueil répertoriant les éléments dont ils auront besoin au cours de leurs premiers mois peut alors s’avérer bénéfique. Ils pourront ainsi s’y référer en cas de question ou de doute. Cette mise à disposition des informations clés permet de renforcer leur autonomie dès les premiers jours, un bon point pour votre expérience collaborateur. De leur côté, les équipes en place y voient une manière de gagner du temps au quotidien lorsqu’elles accueillent un nouveau collègue.
L’accessibilité des informations revêt d’autant plus d’intérêt dans un contexte d’onboarding à distance. En effet, l’accueil des nouveaux collaborateurs en télétravail pose de nombreuses questions et fait souvent craindre aux managers et au service RH une mauvaise intégration. Les nouvelles recrues quant à elles, peuvent se sentir isolées et ne pas toujours avoir le réflexe de poser une question d’ordre administratif à leur équipe. Le livret d’accueil pallie alors en partie cet écueil.
Au-delà des vertus pratiques d’un livret d’accueil, il faut également y voir un moyen de transmettre l’ADN de l’entreprise. Réaffirmer les valeurs clés auprès des nouveaux arrivants leur permettra de constater un alignement avec les informations communiquées pendant la phase d’entretiens. Or, il apparaît que la cohérence est essentielle au succès d’un processus d’onboarding. En constatant que les pratiques de l’entreprise correspondent à ce qu’ils en ont perçu, les nouveaux collaborateurs verront progressivement leur niveau d’engagement et d’adhésion se renforcer 1.
Quelles sont les informations à faire figurer dans le livret d’accueil ?
Le livret d’accueil doit être pensé comme un support devant correspondre à tous les futurs nouveaux collaborateurs, quel que soit le service auquel ils seront rattachés. L’objectif n’est pas d’y faire figurer les spécificités opérationnelles de chaque équipe mais plutôt d’y concentrer les informations communes dont tout nouvel arrivant aura besoin au cours de ses premières semaines.
À noter, qu’un guide adapté à chaque service peut venir compléter le livret d’accueil dit « RH » mais qu’il ne doit pas s’y substituer.
Parmi les informations à faire apparaître dans le livret RH, nous distinguons 3 thématiques :
- L’activité de l’entreprise. L’idée est d’être factuel et de fournir au collaborateur une vision d’ensemble de la société qu’il vient de rejoindre. Vous pouvez alors intégrer un mot de la direction, le détail de l’offre de l’entreprise (produits ou services), les chiffres clés, la vision stratégique, le positionnement marché et enfin, la couverture géographique par exemple.
- Les valeurs de l’entreprise. Ce deuxième axe prendra l’importance que vous souhaiterez lui accorder. Rappelez les valeurs qui animent le quotidien et orientent les prises de décision. Attention aux fausses valeurs qui ne sont pas réellement incarnées. Les nouveaux collaborateurs ne tarderont pas à découvrir la supercherie ! N’hésitez pas à proposer un retour d’expérience de salarié ou un exemple concret pour illustrer chacune d’elles : labels, récompenses, ateliers, séminaires…
- Les renseignements pratiques. Cette troisième thématique peut permettre de développer plusieurs rubriques particulièrement utiles aux nouveaux « onboardés » :
- La réglementation : Placez les liens d’accès aux principaux documents juridiques (règlement intérieur, convention collective, charte informatique, charte de télétravail…) ainsi que les coordonnées des membres du CSE (Comité Economique et Social).
- Les avantages et la protection sociale : Précisez la prise en charge des frais de transports, la mutuelle proposée, les tickets restaurants ou tout autre mode de restauration mis à disposition.
- Les congés et RTT : Indiquez leur nombre et les règles de pose
- L’accompagnement de carrière : Détaillez le plan de formation et précisez les coordonnées de la personne de l’équipe RH en charge de ce sujet ainsi que l’éventuel accès à une plateforme d’apprentissage en ligne.
- L’organisation interne : Communiquez les coordonnées des principaux interlocuteurs (matériel informatique, notes de frais, paie, administration du personnel…) et l’organigramme de l’entreprise.
- Les outils et process internes : Répondez à la question « quels outils pour quels usages ? » Indiquez les noms des outils RH (pose de congés, notes de frais, avantages CSE…) et ceux d’ordre plus opérationnel (CRM, solution de visioconférence, plateforme collaborative…).
- Si les salariés reçoivent leurs fiches de paie et autres documents RH de manière dématérialisée, rappelez le nom de la plateforme d’accès aux documents (par exemple myPrimobox), l’url et la manière de procéder en cas de perte de mots de passe.
- Les locaux : Fournissez-en le plan, précisez si vos salariés ont accès à des infrastructures annexes (salle de sport, de repos…) ou si une éventuelle politique de flex office est en place.
Comment créer un livret d’accueil qui sera réellement lu ?
Vous l’aurez compris, constituer un livret d’accueil pour les nouveaux collaborateurs nécessite un travail méthodique de recherche et de centralisation des informations 2. Cela ne doit pas pour autant vous faire perdre de vue votre objectif : que celui-ci soit lu.
Pour arriver à vos fins, votre livret va devoir être impactant et authentique. C’est-à-dire faire transparaître votre culture d’entreprise !
Voici quelques conseils qui vous permettront de construire un livret d’accueil qui vous ressemble (et qui parle à vos collaborateurs).
- Misez sur la co-construction. Si consulter des exemples et des modèles avant de se lancer est une idée judicieuse, il ne faut toutefois pas sous-estimer la nécessité d’adaptation aux spécificités de votre entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à solliciter vos salariés, sur la base du volontariat, pour recueillir leurs idées et savoir quels éléments ils estiment qu’il est essentiel d’y faire figurer. Histoire de l’entreprise, organigramme, concurrence… Les informations qui vous paraissent secondaires auront peut-être une autre réalité pour vos collaborateurs. En procédant ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté de les embarquer dans ce projet. Ils se feront alors plus spontanément le relais de ce support dans leurs équipes respectives. Chez Primobox, nous avons par exemple constitué un groupe de travail composé d’un représentant par service afin de co-construire le livret d’accueil et l’onboarding de manière plus globale.
- Soignez l’aspect visuel. Veillez tout d’abord à respecter la charte graphique de votre entreprise. Si le livret d’accueil n’est visuellement pas cohérent avec les autres documents transmis, vos nouveaux collaborateurs risquent d’avoir un réel a priori sur son utilité. Mais l’aspect visuel ne s’arrête pas à la charte graphique. Pour être lu, le livret d’accueil doit se parer de ses plus beaux atouts. Photos, schémas et illustrations sont autant d’éléments qui peuvent attirer l’œil et inciter les nouveaux collaborateurs à la lecture tout en facilitant la compréhension.
- Faites vivre le support. Le mot d’ordre est ici la régularité dans les mises à jour. Chiffres clés obsolètes, outils internes délaissés, liste d’avantages incomplète… Au fil du temps, ces incohérences peuvent pousser les nouveaux collaborateurs à se détourner du livret d’accueil. Le risque est alors qu’ils se réfèrent à des sources internes plus ou moins fiables et que les messages clés paraissent brouillons. Pour avoir l’assurance que le livret continue à être utilisé, nous ne pouvons que vous conseiller de récolter les retours et feedbacks des nouveaux arrivants. Ajoutez alors une question sur leur usage du livret d’accueil dans la trame du rapport d’étonnement ou sondez les collaborateurs grâce à un rapide questionnaire quelques semaines après leur arrivée.
- Jouez la carte du numérique. La bonne pratique consiste à stocker le livret d’accueil sous un format PDF, dans un espace accessible par tous les collaborateurs, que ce soit dans leurs espaces personnels en ligne ou sur l’intranet de l’entreprise. L’accessibilité doit être facilitée au maximum, notamment dans un contexte de télétravail ou de mobilité des équipes. Côté RH, le format digital du livret d’accueil vous assure par la même occasion plus de flexibilité dans les futures mises à jour.
Le livret d’accueil constitue aujourd’hui l’une des composantes essentielles d’un onboarding de qualité. Mais pour être lu et consulté, celui-ci doit absolument répondre de manière précise aux interrogations des nouvelles recrues. Il doit par ailleurs être le plus authentique possible et conforme à la réalité de l’entreprise. Si tel n’est pas le cas, le risque est qu’il ne soit pas adopté par les collaborateurs et que le bénéfice pour l’entreprise soit nul.
Article rédigé par
Anne-Claire Thao
Chargée de marketing opérationnel
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