La nécessaire modernisation des Ressources Humaines

Les DRH ont tout à gagner en se modernisant. Grâce à des processus simplifiés et fluides, elles améliorent leur propre qualité de travail et les relations avec les collaborateurs. Surtout, cette évolution est incontournable pour être en phase avec la transformation constante de l’entreprise.

La transformation numérique des entreprises avance comme une lame de fond. Difficile d’y résister sauf à prendre beaucoup de retard sur la concurrence, perdre des parts de marchés et finir par ruiner la pérennité de l’entreprise. Et puis, cette résistance ne pèse pas lourd devant les améliorations que ce mouvement apporte dans l’organisation. Comme tout changement, il faut bien sûr l’accompagner

• pour qu’il soit compris,
• que les bénéfices de tous soient appréciés correctement,
• et que les inquiétudes sur l’évolution des missions soient levées.

Faut-il rappeler que la transformation digitale n’induit pas moins d’humain ? Les organisations qui ont opté pour cette voie se trompent. Le digital et la dématérialisation permettent de

•     lever les lourdeurs des organisations,
•     gagner du temps dans les procédures
•     et fiabiliser les données partagées

pour accompagner et conseiller les collaborateurs. Et les mois qui viennent de s’écouler, en raison des confinements successifs, confirment cette utilité. Le digital est devenu transversal à toute l’entreprise, comme l’était avant lui le papier.

Par exemple, avec la COVID-19, les entreprises, qui avaient mis en place un traitement numérique de la paie, ont pu garder une gestion administrative efficace malgré les confinements et le télétravail imposés, y compris en prenant en compte les nombreux changements réglementaires. Pour les autres, une grande partie s’y est mise à marche forcée. Cette séquence leur a permis de constater que la mise en place de la dématérialisation s’avère simple et très rapidement opérationnelle. Les gains sont immédiatement mesurables, malgré une nécessaire adaptation des procédures en vigueur.

D’ailleurs, c’est sans doute par la gestion de la paie que doit débuter toute démarche de modernisation des Ressources Humaines. Non seulement, elle touche tout le monde, mais elle est très attendue par les salariés : près de 3 sur 5 selon un sondage d’Opinion Way¹ de 2019. Et les directions financières peuvent espérer un retour sur investissement très rapide. Ainsi, le cabinet de conseil Althéa relève que 9 entreprises sur 10 qui suivent un processus dématérialisé de la paie sont conquises.

Aujourd’hui, de nombreux outils digitaux permettent aux équipes RH de moderniser l’ensemble de leurs processus, et pas seulement la gestion de la paie. Il faut suivre cette voie, car elles ne peuvent pas se permettre d’être le parent pauvre de la transformation digitale de l’entreprise. Tout au contraire, elles doivent être le reflet de l’évolution des pratiques en vigueur, ni trop en avance, ni trop en retard. Cela tient à leur rôle central dans :

•     l’organisation de l’entreprise,
•     le plan de continuité d’activité,
•     le suivi et la montée en compétences,
•     la transmission de la culture et des valeurs de l’entreprise. 

Si l’ensemble des équipes viennent à utiliser les outils métiers digitaux, les RH ne peuvent pas refuser de suivre le mouvement mais avancer de concert. D’ailleurs, en la matière, il est difficile de parler de retard irrémédiable. En effet, les outils digitaux évoluent sans cesse et apportent des innovations constantes. De sorte qu’une entreprise à la traîne peut se retrouver à la pointe en quelques semaines.

Cette capacité à rattraper un gap technologique montre qu’il n’y a pas de bon ou de mauvais moment pour engager un chantier de modernisation des Ressources Humaines. Chacun peut avancer à son rythme, mais il faut éviter de se retrouver en marche forcée comme cela a été le cas il y a un an. Certes, le confinement a permis à de nombreuses entreprises de faire un saut d’innovation majeure, mais en termes de gestion des organisations, ce n’est pas viable sur la durée.

En effet, il ne faut pas brûler les étapes mais avancer marche par marche. Ce qui est en jeu c’est la qualité de l’expérience collaborateur et son impact sur l’image de la marque employeur. La lourdeur administrative peut être un facteur aggravant de mal-être. Aussi, chaque élément de modernisation se doit d’être non catégoriel et concerner chaque salarié. Ainsi, une fois la dématérialisation déployée, il paraît logique d’enchaîner avec

•     l’amélioration de la circulation de l’information,
•     la signature électronique,
•     l’accès aux outils métiers et RH par des identifiants et mots de passe uniques,
•     le traitement et l’analyse des données RH.

Le franchissement de cette dernière étape permet à la DRH de basculer vers un pilotage réel des Ressources Humaines. Elle dispose ainsi d’un juste regard, notamment sur :

•     les besoins et les ressources en personnel
•     la gestion des carrières
•     le suivi des formations
•     la qualité de vie au travail.

Le déploiement d’outils digitaux dans la gestion administrative des Ressources Humaines est une arme redoutable dans la guerre des talents. La souplesse et la fluidité des procédures s’avèrent des éléments concurrentiels déterminants chez les jeunes actifs avant de postuler pour un emploi ou accepter une offre qui leur est faite. Se moderniser c’est aussi une manière de montrer quel regard porte l’entreprise sur son avenir, le monde de demain, et la place qu’elle compte y occuper. Autrement dit, une autre façon de donner du sens à ce que font les collaborateurs, et les aider à se projeter dans le projet d’entreprise. Ainsi, stratégie et réalité se trouvent en cohérence.

1 “Les salariés et la dématérialisation RH”, Sondage Opinion Way 02-2019