Pour les services Ressources Humaines, remplacer les documents papiers par des versions électroniques a une conséquence directe sur :

  • La quantité de consommables nécessaires à l’impression (papier, encre…)
  • Les émissions de gaz à effet de serre associées au transport et au stockage des documents.

Si la réduction de l’usage du papier associée à la dématérialisation RH la positionne souvent comme une pratique vertueuse sur le plan environnemental, qu’en est-il des émissions de CO2 qu’elle induit ?

La question divise ! À commencer par les indicateurs à prendre en compte pour dresser un bilan. Une fois celui-ci établi, comment peut-on améliorer l’impact environnemental de sa digitalisation RH ? C’est à ce moment qu’intervient la notion d’achats responsables.

La suite dans cet article.

 

Dématérialisation RH et réduction de l’usage du papier

En dématérialisant ses documents RH (fiches de paie, contrats de travail, avenants, notes d’informations…), une entreprise réduit mécaniquement sa consommation de papier, d’encre et d’eau. À noter que le papier est le consommable le plus utilisé par le secteur tertiaire. Il représente à lui seul environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. De ce point de vue, la dématérialisation des dossiers du personnel s’inscrit donc bien dans le cadre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

Pour de nombreuses organisations, réduire l’usage du papier est ainsi un point de passage obligé pour améliorer leur impact environnemental. C’est notamment le cas de la société Challancin, acteur de la propreté et de la sécurité privée.

 

« Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction voire la suppression du papier. »

Olivier Laude, DSI de Challancin

Découvrir l’intégralité du témoignage

 

Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone

Pour comparer l’impact écologique d’une solution digitale avec celui du papier, il est nécessaire d’analyser les émissions de gaz à effet de serre (GES) de chacun des deux processus. Cela revient à mesurer leur empreinte carbone, traduite en quantité de dioxyde de carbone (CO2).

Au même titre que le reste du secteur numérique, la dématérialisation RH n’est pas neutre en émissions de CO2. Qu’en est-il si on compare ces dernières à celles du papier ?

 

  • Premier élément de comparaison : l’envoi des documents

Selon les calculs de l’Ademe, (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), envoyer un document de 1 Mo à une personne émet environ 3 grammes de CO2. En comparaison, l’envoi d’une lettre prioritaire à une dizaine de kilomètres émet environ 15 grammes de CO2 selon La Poste.

 

Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone

  • Deuxième élément de comparaison : le stockage de documents

Là encore, la comparaison semble favorable à la dématérialisation. Selon les calculs du cabinet Serda Conseil, stocker électroniquement 1 Mo de données dans un outil collaboratif de GED (Gestion Electronique de Documents) pendant 5 ans émet entre 17,7 et 75 grammes de CO2. Cette estimation tient compte de la redondance des fichiers sur différents serveurs.

En revanche, pour un classement papier d’une durée équivalente, on compte entre 916 et 2 500 grammes de CO2, en considérant l’espace physique que cela nécessite.

Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone

Pour comparer en un coup d’œil l’impact écologique de la dématérialisation RH et celui du papier, vous pouvez consulter notre infographie “Digital RH & RSE”.

 

Au regard de ces chiffres, la dématérialisation RH remporte le match de l’empreinte carbone, au détriment du papier, plus émetteur de CO2. Bien évidemment, le digital ne permet véritablement de réduire les émissions de gaz à effet de serre qu’à condition que le service RH renonce à imprimer les documents pour les stocker physiquement “au cas où”. Qui dit double usage dit double impact !

 

À noter : du côté des salariés, une fois arrivé à destination, le bulletin de paie papier n’a plus d’empreinte carbone puisque l’espace nécessaire à son stockage est négligeable. En revanche, le stockage d’un document au format PDF continue d’engendrer des émissions de CO2 tout au long de sa durée de conservation. Serda Conseil estime ainsi que l’archivage d’un document de 1 Mo pendant une durée de 50 ans émet au total entre 8 et 100 grammes de CO2. Malgré cela, le bilan reste favorable à la dématérialisation.

 

Attention toutefois à ne pas faire de raccourci, ce premier constat est à nuancer ! En effet, n’oublions pas que la digitalisation des entreprises accroît le besoin en équipement informatique : ordinateurs, smartphones, serveurs…). Or, une large majorité des émissions des gaz à effet de serre du numérique sont à attribuer à la fabrication de ce matériel (78% contre seulement 21% à l’usage).

Mais alors, comment maîtriser de bout en bout l’impact environnemental de sa digitalisation RH ?

 

Les achats responsables : un indispensable pour allier digital RH et RSE

Nous l’avons vu, la dématérialisation RH contribue de manière positive aux enjeux environnementaux des entreprises. Toutefois, de manière indirecte, elle peut avoir un impact négatif si l’on considère l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement : achat du matériel informatique, émissions de CO2 des éditeurs de logiciels eux-mêmes, gestion de la fin de vie des équipements…

Pour contrer cela, il peut être intéressant de mettre en place une liste de critères à respecter afin d’identifier les prestataires les plus vertueux sur le plan environnemental. Nous parlerons alors d’une politique d’achats responsables.

 

Qu’est-ce qu’un achat responsable ?

L’ObsAR (Observatoire des Achats Responsables) définit un achat responsable comme « un achat intégrant, dans un esprit d’équilibre entre parties prenantes, des exigences, spécifications et critères en faveur de la protection et de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social et du développement économique ».

 

Dans la mesure où la majorité des gaz à effet de serre du numérique proviennent de la fabrication du matériel, il semble judicieux de respecter certains critères dans la gestion de son parc informatique. Pour aller plus loin, les entreprises les plus engagées peuvent aussi choisir d’observer le même niveau d’exigence en ce qui concerne leurs fournisseurs de solutions numériques.

La liste des critères à observer peut être très longue. Elle dépend par ailleurs des objectifs que chaque organisation se fixe. À titre d’exemple, nous avons donc choisi de vous partager quelques-uns des critères auxquels Primobox est particulièrement sensible. À vous d’ajuster cette liste en fonction de vos priorités :

  • La gestion responsable des infrastructures (réseaux, serveurs, centre de données…)
  • La maîtrise des impacts des émissions de gaz à effet de serre et la réalisation d’un bilan carbone

 

À noter : Sélectionner des éditeurs qui mesurent leur empreinte carbone (grâce à un bilan carbone) et mettent en place des actions pour la limiter est une manière de contribuer à réduire sa propre empreinte carbone. Il peut donc être intéressant de comparer les résultats des différents fournisseurs envisagés.

 

  • L’écoconception des solutions digitales développées

 

À noter : L’écoconception vise à réduire la quantité de ressources informatiques (serveurs, bande passante, puissance des terminaux utilisateurs…) nécessaires au fonctionnement d’un logiciel, d’une application ou d’un site web tout en répondant au besoin utilisateur. Ces solutions sont ainsi conçues pour être évolutives et durer plus longtemps : mises à jour simples et montées en version des langages et frameworks sans avoir besoin de tout recoder.

 

  • La réparation du matériel informatique
  • La récupération des équipements hors d’usage pour les orienter vers des filières de valorisation, en favorisant le recyclage ou le reconditionnement
  • La réduction de la production de déchets et leur gestion responsable
  • L’achat de matériel d’occasion lorsque cela est possible

 

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