Gestion des contrats de travail : et si votre expérience collaborateur en dépendait ?

Les difficultés de recrutement ne sont pas nouvelles mais elles ont eu tendance à s’accentuer au cours des deux dernières années. En 2021, 45% des projets de recrutement en France étaient jugés comme étant difficiles, contre 32% en 2016¹. La guerre des talents est donc plus que jamais une réalité dans un contexte post-covid.

Certains secteurs la subissent avec plus d’intensité. C’est notamment le cas du bâtiment, du service à la personne, du paramédical ou encore de l’hôtellerie-restauration. Pour certains métiers du bâtiment (charpentier ou couvreur par exemple), les difficultés de recrutement concernent ainsi plus de 80% des projets¹.

Dans ce contexte, pas question de passer à côté de bons profils pour des raisons administratives !

Considérons un candidat qui a postulé, a passé plusieurs entretiens et a convaincu l’ensemble de ses interlocuteurs. Pourquoi le laisser filer au dernier moment ? Le danger est là.

Pour un candidat, la signature du contrat de travail représente l’étape ultime du processus de recrutement. Tant qu’il ne l’a pas signé, il reste potentiellement en contact avec d’autres recruteurs et est susceptible d’accepter une autre proposition si une entreprise se montre plus réactive.

Le risque de voir un candidat se désister avant la contractualisation est donc réel. 43% des cadres ont ainsi déjà renoncé à un poste en raison de la longueur du processus de recrutement²).

Chaque jour perdu avant la signature représente un risque supplémentaire de voir le candidat tant attendu s’envoler et de devoir reprendre le processus de recrutement depuis le début. Le maître mot est donc la réactivité. Un contrat signé rapidement permet à l’expérience candidat de prendre fin dans de bonnes conditions et ouvre la voie à une expérience collaborateur de qualité.

Ne noircissons pas le tableau. Un candidat qui attend de pouvoir signer son contrat de travail ne se désiste pas obligatoirement. Toutefois, le fait de lui faire signer tardivement (voire après son arrivée) lui envoie un premier signal négatif. Or, lorsqu’on considère que 22% des salariés démissionnent dans les 45 premiers jours³, il s’avère nécessaire de ne négliger aucune étape de l’onboarding. Pour cela, les aspects matériel, administratif et humain de l’accueil du nouveau collaborateur ont tous leur importance.

En effet, côté candidat, la signature anticipée du contrat de travail est synonyme de confort et de sécurité. Le futur collaborateur est rassuré. Lorsqu’il prend son poste, le fait de ne pas avoir à se préoccuper des questions administratives lui permet de se projeter dans l’entreprise et de passer plus rapidement à la prochaine étape de son parcours d’onboarding : l’intégration.

Au-delà de la tranquillité d’esprit, le fait de signer son contrat rapidement peut, dans certains cas, permettre d’avancer la date d’arrivée du collaborateur de plusieurs jours. Un véritable avantage pour les salariés entre deux contrats courts par exemple.

Enfin, la signature du contrat de travail est un acte symbolique pour le nouveau collaborateur et lui donne un avant-goût de son expérience dans l’entreprise. Elle lui fournit des indications précieuses sur la disponibilité du service RH, la capacité des différentes équipes à collaborer et le niveau de priorité accordé à l’onboarding. La nouvelle recrue appréciera par ailleurs certainement le soin apporté à la modernisation des processus.

Vous êtes convaincu de la nécessité de gagner en réactivité dans la signature de vos contrats de travail, mais vous ne savez pas comment faire ? Plusieurs étapes préalables peuvent en réalité être optimisées et vous permettre d’accélérer la contractualisation.

Considérons par exemple un processus composé de 4 étapes successives :

• rédaction du contrat par le service RH
• relecture par le service juridique (ou tout autre service, en fonction de vos pratiques internes)
• signature par la Direction des Ressources Humaines
• signature par le futur salarié

Comment gagner du temps sur chacune de ces étapes ?

La rédaction du contrat de travail est un processus chronophage : trouver le bon modèle parmi de multiples versions, intégrer des données souvent issues de différents outils, vérifier le respect des règles métiers… Les occasions de perdre du temps (et de commettre d’éventuelles erreurs) sont nombreuses. Un outil de rédaction automatisée de documents RH peut alors vous permettre de générer en quelques clics tous vos contrats de travail. D’autant plus s’il est interfacé avec votre écosystème logiciel en place (SIRH ou logiciel métier). Vos règles métiers RH sont alors respectées. La rémunération du salarié est par exemple ajoutée à l’endroit prévu, en fonction de votre grille de salaires internes. Les clauses et mentions correspondant aux éléments contractuels issus de votre SIRH sont elles aussi automatiquement intégrées. Le salarié dispose d’une rémunération variable ? Vous n’avez pas besoin de rédiger la clause associée, l’outil le fait pour vous !

Une fois la rédaction terminée, la collaboration avec les autres parties prenantes est également facilitée. Les envois en interne pour relecture et pour signature se font en un clic.

Une fois le contrat de travail prêt pour envoi au futur collaborateur, ce dernier appréciera de ne pas avoir à se déplacer dans les locaux de l’entreprise pour le signer. La possibilité d’opter pour la signature électronique de son contrat de travail est une source de satisfaction supplémentaire. Elle lui permet d’allier confort et rapidité. Choisir un outil de rédaction de documents qui s’inscrit dans un processus global de dématérialisation, (de la rédaction à la signature) vous permet ainsi de proposer aux candidats une expérience cohérente, du début à la fin.

Pour l’entreprise, soigner son processus de gestion des contrats de travail grâce à une solution adaptée est donc un moyen de réduire ses délais de signature et de sécuriser ses recrutements. A la clé : un meilleur contrôle du taux de désistement avant signature et du taux d’abandon dans les premières semaines de l’onboarding. Une équation gagnante pour l’employeur et pour les nouveaux collaborateurs.